Документ  – замовлення – перший документ у зв’язаній за змістом послідовності документів, якими оформляються взаєморозрахунки з постачальниками та покупцями (наприклад, вхідний рахунок, рахунок – фактура, договір тощо).

    Опишемо конкретний приклад обліку розрахунків  з постачальниками з використанням  «1С: Бухгалтерія 7.7».

    25.09.2008р.  АТЗТ «Херсонська кондитерська  фабрика» погасило заборгованість  у розмірі 1836 грн., у т.ч. ПДВ  20%, перед підприємством ВАТ «Львівмолоко»  за поставлену нам сировину (молоко  згушене).

    25.09.2008р.  виписано платіжне доручення  № 2 і надіслано у Лівівську філію «Укрексімбанку», того ж дня на підприємство надійшла виписка з поточного рахунку (із вказанням факту перерахування грошових коштів у повному обсязі на рахунок ВАТ «Львівмолоко» у супроводі копії платіжного доручення № 2.

    Необхідно цей факт господарської діяльності відобразити за допомогою системи «1С: Предприятие», виписати платіжне доручення (ручне введення документа) та сформувати банківську виписку (з використанням екранної кнопки Заполнить по платежам / Заповнити по платіжках.

    Розв’язання

    Для реєстрації платіжного доручення необхідно  ввести його в документ Платёжное  поручение / Платіжне доручення ( Документы / Документи – Бланк / Бланк –  Платёжное поручение / Платіжне доручення).

    На  екран буде виведена форма діалогу  для введення документа «Платіжне доручення».

    Під час заповнення довідника Назначения платежей / Призначення платежів необхідно  в групі елементів верхнього  рівня Сплата постачальникам сформувати групу За сировину і матеріали, а  в ній, в свою чергу, створити елемент  Оплата за поставлену сировину.

    Нагадаємо, що документ «Платіжне доручення» не формує проведень і потрапляє  лише в журнали Бланк / бланк та Полный журнал / Повний журнал, оминаючи журнал операцій та журнал проведень.

    Для правильного розв’язання задачі нам необхідно скористатися діалоговою формою для введення документа «Банківська виписка» (Документы / Документи – Бланк / Бланк – Банковская выписка / Банківська виписка).

    Під час розв’язання цієї задачі реквізит Вид прихода / расхода денег / Вид  оприбуткування / видатку грошей набуває значення В связи с веденим хоз. деятельности / В зв’язку з веденням госп. діяльності, а поле Д/Р/Д/В – «0».

    Запис про оплату платіжного доручення  № 2, виконану за допомогою документа  «Банківська виписка» знайшов своє відображення в журналах Бланк / Бланк та Полный журнал / Повний журнал, сформувавши операцію в журналі операцій та проведення в журналі проведень:

    Дт 631 «Розрахунки з вітчизняними постачальниками» Кт 311 «Поточні рахунки в національній валюті» на суму 1836 грн.

    Для перевірки правильності розв’язання цієї конкретної задачі необхідно враховувати таке твердження: «Оскільки АТЗТ «Херсонська кондитерська фабрика» повністю погасило свою заборгованість перед ВАТ «Львівмолоко», кінцеве сальдо за рахунком 631 (субконто Львівмолоко, ВАТ) на 26.09.08 повинно дорівнювати «0»».

    Скористаємося стандартнам звітом «Аналіз рахунку  за субконто» (Отчёты / Звіти – Анализ счёта по субконто / Аналіз рахунку  за субконто), що містить підсумки кореспонденцій цього рахунку з іншими рахунками  за вказаний період, а також залишки за рахунком на початок і на кінець періоду в розрізі об’єктів аналітичного обліку. На екрані з’явиться діалогове вікно для налаштування параметрів звіту, реквізити якого описані в табл. 7.

 

Таблиця 7 – Пояснення щодо заповнення реквізитів діалогового вікна для налаштування параметрів звіту «Аналіз рахунку за субконто»

 

Примітка: Для  рахунків, за якими не передбачено ведення аналітичного обліку, формування звіту Аналіз рахунка за субконто є неможливим.

 

Формування звіту  відбувається після натискання екранної кнопки ОК або Сформировать / Сформувати. Друкована форма звіту «Аналіз  рахунка за субконто» зображена на рис. 5.

 

      Рис. 5. Друкована форма стандартного звіту «Аналіз рахунка по субконто» за 01.09.08 – 26.09.08

 

    Як  видно із звіту кінцеве сальдо за рахунком 631 (субконто Лівівмолоко, ВАТ) на 26.09.08 р. рівне нулю, що свідчить про відсутність заборгованості нашого підприємства перед цим контрагентом на звітну дату.

 
 

Синтетичні  та аналітичні рахунки.Їхній взаємозв’язок

 
 

    Бухгалтерський  облік має велику кількість об'єктів. Тільки різновидів товарно-матеріальних цінностей вчені нараховують  декілька мільйонів. Щоб отримати інформацію про господарські засоби, джерела їх утворення, зобов'язання, господарські процеси та інші об'єкти обліку, необхідно все це згрупувати на бухгалтерських рахунках. Система рахунків також передбачає вертикальну (ієрархічну) та горизонтальну (інформаційні зв'язки) структуру. При цьому необхідно пам'ятати, що рахунки - це елементи системи рахівництва, а інформаційні зв'язки між ними здійснюються за допомогою проводок. Горизонтальні зв'язки проявляються через кореспонденцію рахунків, виражену подвійним записом даних про факти господарської діяльності.

    Вертикальні зв'язки виражені в підпорядкуванні  інформаційних рівнів синтетичного та аналітичного обліку - синтетичних  і аналітичних рахунків. Вертикальний розріз в інформаційній системі  бухгалтерського обліку представляє собою структуру, що складається з кількох рівнів, кожний з яких виконує свої інформаційні функції в системі управління підприємством.

    Однак, можливим є виділення четвертого і більш низьких рівнів аналітичного обліку в залежності від ступеня  деталізації даних про господарські операції.

    Виділення таких рівнів зумовлена потребами  управління. Для оперативного управління і керівництва роботою підприємства, контролю та планування обсягу матеріально-технічного постачання; для контролю за збереженням  всіх видів власності необхідний детальний облік витрат на виробництво; для здійснення розрахунків з працівниками (персоналом), з постачальниками, з бюджетом також необхідні конкретні дані, що детально характеризують всі сторони діяльності підприємства. Для управління, керівництва, контролю і планування господарських процесів, організації розрахунків з робітниками, замовниками, бюджетом, власниками у адміністрації підприємства виникає потреба в інформації, з різним ступенем узагальнення: як зведеній, так і більш детальній.

    Розглянемо  більш детально кожен з наведених  рівнів.

    Синтетичні  або, як їх ще називають, об'єднуючі  рахунки надають узагальнені  дані з економічно однорідних груп засобів, джерел їх утворення і господарських  операцій. Синтетичні рахунки на практиці визначені Планом рахунків.

      Система синтетичних рахунків - це  система вартісного обліку складових  засобів (майна) підприємства. Відповідно  до принципу єдиного грошового  вимірника інформація, що відображається  на синтетичних рахунках, містить  тільки вартісну оцінку, яка дозволяє отримати узагальнені дані про різноманітні об'єкти бухгалтерського обліку.

    Облік, що здійснюється на синтетичних рахунках, називається синтетичним (зведеним). Його дані використовуються при заповненні форм бухгалтерської звітності, передусім складанні балансу, а отже, служать для аналізу фінансово-господарської діяльності підприємства.

    Таким чином, в балансі відображаються сумарні, вартісні оцінки узагальнюючих  показників або дані синтетичних  рахунків.

    За  ступенем узагальнення господарських засобів, джерел їхнього утворення та господарських процесів у поточному бухгалтерському обліку рахунки поділяються на:

    — синтетичні,

    — аналітичні.

    Рахунки, що групують ресурси підприємства, джерела їхнього утворення в  узагальненому грошовому вимірюванні за економічно-однаковими ознаками, називаються синтетичними, а облік на цих рахунках — синтетичним.

    Наприклад: такі рахунки як «Основні засоби», «Готова  продукція», «Розрахунки з постачальниками» дають узагальнену інформацію про  стан таких засобів підприємства і називаються синтетичними.

    Для систематичного контролю за наявністю  та рухом товарно-матеріальних цінностей, коштів, зобов’язань, за своєчасністю розрахунків з постачальниками, покупцями, для прийняття управлінських  рішень крім узагальнених показників потрібна більш докладна інформація.

    Наприклад: підприємство має знати не лише загальну суму дебіторської заборгованості, а  мати інформацію щодо кожного дебітора, щоб контролювати стан розрахунків  з ними. Рахунки, що відкривають з  метою розширення систематичного обліку для деталізації складу засобів підприємства та джерел фінансування, називаються — аналітичними, а облік, що ведеться на цих рахунках, — аналітичним. Записи в аналітичних рахунках і відповідному синтетичному рахунку роблять по мірі виконання господарських операцій.

    Розглянемо  це на прикладі.

    Припустимо, що синтетичний рахунок «Розрахунки  з постачальниками» містить такі дані (в грн) (рис. 3.2.1(г))

 

    Цей синтетичний рахунок об’єднує двох конкретних постачальників:

    — підприємство «А»

    — підприємство «Б».

    В аналітичних рахунках цих підприємств  будуть такі записи:

 

    Як  видно, аналітичні рахунки мають  докладнішу інформацію, ніж синтетичні. Так, якщо дані синтетичного рахунка  містять суму кредиторської заборгованості, їхнє виникнення та погашення, то аналітичний облік дає інформацію щодо конкретних постачальників і стан розрахунків з кожним із них. Розглянутий приклад показує, що між аналітичними рахунками і відповідним синтетичним рахунком є тісний взаємозв’язок, який полягає в тому, що сальдо і господарські операції, що відображуються у дебеті і кредиті синтетичного рахунка, мають бути відображені у дебеті та кредиті відповідних аналітичних рахунків.