При этом в соответствии с подпунктом «т» пункта 8 Инструкции Госналогслужбы России от 29 июня 1995 г. № 35 «По применению закона Российской Федерации "О подоходном налоге с физических лиц"» (в редакции последующих изменений и дополнений) с суммы, получаемой физическим лицом от продажи имущества, принадлежащего ему на праве собственности, в части, превышающей тысячекратный установленный законом размер минимальной месячной оплаты труда, организация должна удержать подоходный налог.

     Кроме того, по мнению Госналогиснпекции  по г. Москве (письмо от 1 марта 1995 г. № 11-13/3206), стоимость горюче-смазочных материалов относится на издержки производства и обращения организации только при условии их приобретения непосредственно самой организацией, в том числе при оплате наличными деньгами через подотчетных лиц, выданных в установленном порядке. 

1.3. Этапы проведения аудиторской проверки

расчетов  с  подотчетными лицами

       1.3.1. Подготовительная деятельность до начала проверки

       Для принятия обоснованного решения  необходимо целенаправленно и, по возможности, оперативно ознакомиться с аудируемым лицом. Прежде всего, необходимо ознакомиться с учредительными документами, в которых оговорены виды деятельности предприятия, причем очень часто предусматривается достаточно широкий спектр разнородных видов хозяйственной и коммерческой деятельности. Можно предположить, что в этом случае персонал бухгалтерии клиента, будучи недостаточно подготовленным в области учета разнородной деятельности, допустит значительное количество ошибок и нарушений. Вероятно, в результате этого обстоятельства осложнится проверка, увеличится время на ее проведение и оплата.

       При знакомстве с потенциальным клиентом аудитор получает, в частности, материалы заседаний акционеров и отчетность по хозяйственной деятельности, уясняет направления и масштабы работы, проводит беседы с администрацией и персоналом бухгалтерии, получает необходимую информацию от банков, налоговой службы и других организаций, с которым клиент имеет деловую связь.

       В результате предварительного ознакомления аудитор делает вывод о степени  деловой безупречности клиента  и принимает решение о проведении аудиторской проверки или отказе от нее. Например, едва ли аудитору имеет смысл осуществлять проверку сомнительных хозяйствующих субъектов (фирм, товариществ), возглавляемых лицами криминогенных наклонностей, ставящих целью получение максимальных доходов любым путем.

       1.3.2. Сбор аудиторских доказательств, применяемых при проверке расчетов

      При аудиторской проверке расчетов с  подотчетными лицами используются различные  методы получения аудиторских доказательств:

• наблюдение или участие в инвентаризации;
• наблюдение за выполнением хозяйственных или бухгалтерских операций;
• устный опрос;
• получение письменных подтверждений;
• проверка документов, полученных клиентом от третьих лиц;
• проверка документов, подготовленных на предприятии клиента;
• проверка арифметических расчетов;
• анализ.

      Указанные методы применяются к различным объектам контроля и служат для выявления одного или нескольких возможных нарушений. В Приложении 1 дано обобщение методов контроля для выявления типичных нарушений.

       1.3.3. Оформление результатов аудиторской проверки

      Аудиторская проверка заканчивается оформлением двух итоговых документов — акта аудиторской проверки бухгалтерского учета и достоверности отчетности и аудиторского заключения.

      В акте аудиторской проверки с достаточной подробностью и доказательностью, однако, без включения малосущественных деталей, аудиторы сообщают клиенту о проделанной работе, о ее основных направлениях и о том, какие из этих направлений подвергнуты сплошной проверке, а какие — выборочной. После этого указываются выявленные недостатки в последовательности, соответствующей их значимости. При этом в акте наряду с отмеченными недостатками должны быть изложены конкретные рекомендации по их исправлению и недопущению в будущем. Вместе с тем аудиторы не должны сами делать такие исправления, то есть выполнять работу персонала бухгалтерии.

      Акт аудиторской проверки является строго конфиденциальным документом, с содержанием  которого аудиторы не вправе без согласия на это клиента знакомить третьих  лиц, за исключением случаев, предусмотренных  действующим законодательством (выявление хищений, мошенничества и других особых случаев). В связи с этим акт аудиторской проверки составляется в двух экземплярах, одни из которых передается аудиторами лично главному бухгалтеру предприятия или лицу, его замещающему, а второй экземпляр остается в аудиторской организации, проводившей проверку, для последующего контроля за устранением выявленных недостатков.

      После подготовки проекта акта аудиторы знакомят с его содержанием руководство  предприятия, рассматривают высказанные  при этом возражения и замечания, при необходимости вносят в акт соответствующие коррективы и подписывают его.

      Аудиторское заключение — официальный документ, дающий оценку достоверности бухгалтерского учета и отчетности аудируемого предприятия, подтвержденный подписью имеющего лицензию руководителя проверяющей группы аудиторской фирмы и печатью этой фирмы. В случае, если проверка осуществлялась самостоятельным независимым аудитором, имеющим лицензию, то подтверждение заключения производится его подписью и личной печатью.

      Возможны четыре вида аудиторских заключений:

• заключение без замечаний (безоговорочное заключение);
• заключение с замечаниями (заключение с оговорками);
• отрицательное заключение;
• заключение не дается совсем, либо дается отказное заключение.

      Первый  вид заключения аудиторами дается в том случае, если не было обнаружено ошибок и недостатков в отчетности, а финансовое положение устойчиво и, по мнению аудиторов, не вызывает каких-либо опасений. Однако такое положение маловероятно и, скорее всего, имеет место один из двух вариантов: ошибки аудиторами найдены, но вносить соответствующие исправления нецелесообразно, либо аудиторская проверка произведена недостаточно профессионально или недобросовестно.

      Заключение  с замечаниями делается при выявлении  аудиторами отдельных легко устранимых недостатков, в целом не меняющих положительной оценки состояния бухгалтерского учета и отчетности. По всем выявленным недостаткам аудиторы обязаны дать свои рекомендации и проконтролировать их выполнение.

      Отрицательное заключение дается в случае выявления серьезных нарушений и запущенности бухгалтерского учета и отчетности, в связи с чем бухгалтерская документация квалифицируется как недостоверная.

      Четвертый вариант завершения аудиторской  проверки возможен, если аудиторам не предъявляются все материалы, необходимые для оценки состояния бухгалтерского учета и отчетности. В результате аудиторы вынуждены прекратить проверку, официально уведомив об этом предприятие и свою вышестоящую организацию.

ГЛАВА 2. Аудит расчетов с подотчетными лицами

      2.1.Нормативные документы (с краткими комментариями), регламентирующие расчеты с подотчетными лицами

      Общие документы по расчетам с подотчетными и  командированными лицами:

1. ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН от 21.11.96 N 129-ФЗ "О БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ" — Содержит перечень обязательных реквизитов первичных документов (статья 9, п. 2). Разрешает составлять документы на машинных носителях(статья 9, п. 7). Руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером утверждает перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов(статья 9, п. 3). Обязывает директора организации и главного бухгалтера либо уполномоченных ими лиц подписывать первичные бухгалтерские документы по операциям с денежными средствами(статья 9, п. 3).
2. ПОЛОЖЕНИЕ ПО БУХГАЛТЕРСКОМУ УЧЕТУ "УЧЕТ ИМУЩЕСТВА И ОБЯЗАТЕЛЬСТВ ОРГАНИЗАЦИИ, СТОИМОСТЬ КОТОРЫХ ВЫРАЖЕНА В ИНОСТРАННОЙ ВАЛЮТЕ" утверждено ПРИКАЗОМ Минфина РФ от 13.06.95 N 50 — Положение регулирует особенности бухгалтерского учета имущества и обязательств организаций, стоимость которых выражена в иностранной валюте, заключающиеся в пересчете стоимости этих имущества и обязательств в рубли, учет курсовых разниц. Приложение к данному Положению содержит указание, что пересчет расходов, произведенных подотчетным лицом при загранкомандировках, в рубли производится по курсу, действующему на дату его составления авансового отчета.
3. ПОЛОЖЕНИЕ О СОСТАВЕ ЗАТРАТ ПО ПРОИЗВОДСТВУ И РЕАЛИЗАЦИИ ПРОДУКЦИИ (РАБОТ, УСЛУГ), ВКЛЮЧАЕМЫХ В СЕБЕСТОИМОСТЬ ПРОДУКЦИИ (РАБОТ, УСЛУГ), И О ПОРЯДКЕ ФОРМИРОВАНИЯ ФИНАНСОВЫХ РЕЗУЛЬТАТОВ, УЧИТЫВАЕМЫХ ПРИ НАЛОГООБЛОЖЕНИИ ПРИБЫЛИ, утверждено ПОСТАНОВЛЕНИЕМ Правительства РФ от 05.08.92 N 552 (ред. от 31.12.97) — содержит полный перечень затрат, которые фирма вправе относить на себестоимость (п.2 "и" — затраты на командировки).
4. ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ. Утвержден письмом Центрального Банка России от 22 сентября 1993 г. N 40 — Содержит правила приема, хранения, выдачи наличных денег и оформления первичных документов; ведения кассовой книги; ревизии кассы и соблюдения кассовой дисциплины. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним ( гл. 1, пункт 11).
5. ПЛАН СЧЕТОВ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА ФИНАНСОВО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЙ И ИНСТРУКЦИЯ ПО ЕГО ПРИМЕНЕНИЮ, утвержден ПРИКАЗОМ Минфина РФ от 31.10.2000 г. N 94н — правила синтетического учета операций в бухгалтерском учете. В частности, содержит проводки по отнесению в доход работника подотчетных сумм, не возвращенных в срок.
6. ИНСТРУКЦИЯ Госналогслужбы РФ от 11.10.95 N 39 (ред. от 29.12.97) "О ПОРЯДКЕ ИСЧИСЛЕНИЯ И УПЛАТЫ НАЛОГА НА ДОБАВЛЕННУЮ СТОИМОСТЬ" — в соответствии с пунктом 19 Инструкции, НДС по приобретенным у организаций оптовой торговли и производителей за наличный расчет материальным ценностям принимается к зачету лишь при наличии соответствующих первичных документов (приходный кассовый ордер, накладная на отпуск товаров), содержащих сумму НДС отдельной строкой). При этом, в соответствии с пунктом 1 "ПОРЯДКА ВЕДЕНИЯ ЖУРНАЛОВ УЧЕТА СЧЕТОВ - ФАКТУР ПРИ РАСЧЕТАХ ПО НАЛОГУ НА ДОБАВЛЕННУЮ СТОИМОСТЬ" утвержденным ПОСТАНОВЛЕНИЕМ Правительства РФ от 29.07.96 N 914 (ред. от 02.02.98) обязательным условием для зачета НДС, помимо упомянутых выше документов, является наличие счета-фактуры на приобретенные товары, содержащей сумму НДС отдельной строкой.
7. ИНСТРУКЦИЯ Госналогслужбы РФ от 29.06.95 N 35 (ред. от 08.12.97) "ПО ПРИМЕНЕНИЮ ЗАКОНА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ "О ПОДОХОДНОМ НАЛОГЕ С ФИЗИЧЕСКИХ ЛИЦ" — в соответствии с пунктом 8 Инструкции, суммы возмещения работнику командировочных расходов в пределах норм не включаются в совокупный годовой доход работника.
8. Указание ЦБ РФ от 07.10.98 N 375-У "ОБ УСТАНОВЛЕНИИ ПРЕДЕЛЬНОГО РАЗМЕРА РАСЧЕТОВ НАЛИЧНЫМИ ДЕНЬГАМИ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ МЕЖДУ ЮРИДИЧЕСКИМИ ЛИЦАМИ" — устанавливает следующие предельные размеры расчетов наличными деньгами по одному платежу: между юридическими лицами — 10 тысяч рублей; для предприятий потребительской кооперации и организаций торговли ГУИН МВД России — 15 тысяч рублей.
9. ПОСТАНОВЛЕНИЕ Минтруда РФ от 29.06.94 N 51 (ред. от 15.06.95) "О НОРМАХ И ПОРЯДКЕ ВОЗМЕЩЕНИЯ РАСХОДОВ ПРИ НАПРАВЛЕНИИ РАБОТНИКОВ ПРЕДПРИЯТИЙ, ОРГАНИЗАЦИЙ И УЧРЕЖДЕНИЙ ДЛЯ ВЫПОЛНЕНИЯ МОНТАЖНЫХ, НАЛАДОЧНЫХ, СТРОИТЕЛЬНЫХ РАБОТ, НА КУРСЫ ПОВЫШЕНИЯ КВАЛИФИКАЦИИ, А ТАКЖЕ ЗА ПОДВИЖНОЙ И РАЗЪЕЗДНОЙ ХАРАКТЕР РАБОТЫ, ЗА ПРОИЗВОДСТВО РАБОТ ВАХТОВЫМ МЕТОДОМ И ПОЛЕВЫХ РАБОТ, ЗА ПОСТОЯННУЮ РАБОТУ В ПУТИ НА ТЕРРИТОРИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ" — содержит правила компенсации затрат на проезд и проживание работникам, находящимся в поездках, которые не считаются командировками.

По командировкам в пределах Российской Федерации:

10. ПИСЬМО Минфина РФ от 12.05.92 N 30 "О ПОРЯДКЕ ВОЗМЕЩЕНИЯ КОМАНДИРОВАННЫМ РАБОТНИКАМ ЗАТРАТ ЗА ПОЛЬЗОВАНИЕ ПОСТЕЛЬНЫМИ ПРИНАДЛЕЖНОСТЯМИ В ПОЕЗДАХ" — компенсация работнику данных расходов с отнесением их к затратам предусмотрена документом [10]).

По  представительским  расходам:

11. ПИСЬМО Минфина РФ от 06.10.92 N 94 (ред. от 19.10.95) "НОРМЫ И НОРМАТИВЫ НА ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ РАСХОДЫ, РАСХОДЫ НА РЕКЛАМУ И НА ПОДГОТОВКУ И ПЕРЕПОДГОТОВКУ КАДРОВ НА ДОГОВОРНОЙ ОСНОВЕ С УЧЕБНЫМИ ЗАВЕДЕНИЯМИ, РЕГУЛИРУЮЩИЕ РАЗМЕР ОТНЕСЕНИЯ ЭТИХ РАСХОДОВ НА СЕБЕСТОИМОСТЬ ПРОДУКЦИИ (РАБОТ, УСЛУГ), И ПОРЯДОК ИХ ПРИМЕНЕНИЯ" — относительно представительских расходов содержит:

• определение представительских расходов;

• расходы включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) в пределах утвержденных советом (правлением) смет предприятия на отчетный год (но не более норм);
• требования к первичным документам, подтверждающим представительские расходы;
• предельные нормы представительских размеров в год, принимаемые при налогообложении прибыли (0,5 % от объема реализации (при реализации до 2 млн. руб. в год).

       2.2. Аудит расчетов с подотчетными лицами

2.2.1. Составление программы аудиторской проверки

расчетов  с подотчетными лицами

      Перед началом основной проверки расчетов с подотчетными лицами необходимо составить примерную программу изучения документов в зависимости от состояния данного раздела учета на предприятии. Для сбора информации при составлении программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами можно использовать вопросник, приведенный в Приложении 2.

      По  результатам опроса ответственных  работников проверяемого предприятия  по вышеназванному вопроснику  можно сделать следующие выводы:

1. Внутренний контроль за расходованием и целевым использованием денежных средств из кассы предприятия осуществляется в соответствии с установленным приказом руководителя круга лиц, которым могут быть выданы деньги на хозяйственные нужды, перечень лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм отражен в Учетной политике предприятия.
2. Приказы о направлении работников в командировку не оформляются — следует проверить, не допускается ли под видом командировочных расходов скрытое авансирование работников предприятия.
3. В нарушение ПОРЯДКА ВЕДЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ суточные, возмещаемые сверх норм работникам предприятия, не облагаются подоходным налогом. Кроме того, со сверхнормативных суточных необходимо начислить взносы в Пенсионный фонд, Фонд обязательного медицинского страхования и Фонд занятости населения.