Федеральное агентство по образованию Российской Федерации

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Томский  государственный университет»

(Бурятский  филиал)

Кафедра «Бухгалтерский учет, анализ и аудит» 
 
 
 
 
 
 

Курсовая работа

По дисциплине «Аудит»

на тему «Аудит расчетов с подотчетными лицами»

 (на примере предприятия ЗАО «Байкалжилстрой») 
 
 

        Выполнила: студентка заочного

            отделения  группы Б-41

            Дылыкова  О.Ц.

            Проверила:  Атрикова П.И. 
 
 
 
 
 
 

г. Улан-Удэ

2007 г.

Содержание 

Введение

 

      В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто  возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. При этом в бухгалтерском учете операции по расчетам с подотчетными лицами отражаются достаточно просто.

      Тем не менее, практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверяемых  объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при  расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Нередко ошибки допускают сами руководители организаций.

      В данной работе я собираюсь рассмотреть  актуальную в настоящее время  тему аудита расчетов с подотчетными лицами. В первой главе будет рассмотрен бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами и приведен состав первичных документов и учетных регистров по расчетам с подотчетными лицами и возможные нарушения и ошибки в учете расчетов с подотчетными лицами на предприятии.

      Во  второй главе будет приведен обзор нормативных документов, регламентирующих расчеты с подотчетными лицами, будут изучены этапы проведения аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами. Особое внимание планируется уделить методам сбора аудиторских доказательств, применяемых при проверке расчетов, применительно к типичным нарушениям расчетов с подотчетными лицами. Также здесь будет описано оформление результатов аудиторской проверки.

 

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ОСНОВА расчетов с подотчетными лицами

1. Понятие и бухгалтерский учет расчетов с  подотчетными лицами

       Подотчетными  лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

• приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярских товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;
• оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
• расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу;
• представительские расходы.

       Все эти хозяйственные операции связаны  с выдачей денежных средств из кассы предприятия или непосредственно  из банка по отчет.

       Учет  по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете № 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

       Выдачу  денежных авансов подотчетным лицам  отражают по дебету счета 71 и кредиту  счета 50 «Касса». Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с  кредита счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».

       Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой выдаче.

 

       

 

       Регистром для учета операций по движению подотчетных  сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7 — комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Следовательно, каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использованием средств.

       Основанием  для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты — на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера — на расхождения в суммах, полученных и израсходованных.

       Подотчетные суммы, не возвращенные работниками  в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 84 в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», если они могут быть удержаны из заработной платы работники или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», когда они не могут быть удержаны из заработной платы работника

      При командировке работников за границу  им выдается аванс в валюте страны командирования исходя из установленных  законодательством норм суточных и  квартирных. Полученную в банке валюту оприходуют по счету 50 «Касса» с кредита счета 52 «Валютный счет». Выданную под отчет валюту списывают со счета 50 в дебет счета 71 и отражают в учете в валюте платежа и ее рублевом эквиваленте по курсу Центрального банка РФ на момент выдачи.

      По  возвращении из командировки и сдачи авансового отчета с приложением оправдательных документов задолженность подотчетных лиц списывают с кредита счета 71 в дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» и других счетов в зависимости от вида расходов по курсу на день представления отчета. При изменении за период командировки курсов валют курсовую разницу списывают на счет 80 «Прибыли и убытки»: положительную — на прибыль (дебет счета 71, кредит счета 80), отрицательную — на убыток (дебет счета 80, кредит счета 71). 

      1.2.Краткая  характеристика предприятия ЗАО «Байкалжилстрой»

    Изучаемое предприятие –ЗАО «Байкалжилстрой» существует с 1991 года. Основным видом деятельности предприятия является строительство зданий на территории Республики Бурятия.    Местонахождение предприятия – г. Улан-Удэ, проспект Автомобилистов, 16А..

    Новая редакция Устава утверждена общим собранием  акционеров ЗАО «Байкалжилстрой» от 25.04.2000 года, протокол №4.

    Уставный  капитал ЗАО «Байкалжилстрой» составляет 60 000 руб.

    Генеральный директор ЗАО «Байкалжилстрой» - М.В.Рютин, утвержден общим собранием акционеров учредителей ЗАО «Байкалжилстрой» (протокол от 25.05.2001.) Главный бухгалтер ЗАО «Байкалжилстрой» - Сансуев Н.А.

    На  предприятии существует вертикальная  структура управления.

       Состав  первичных документов по расчетам с  подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок — это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т. д. и, следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

       Основными документами, которые необходимо подвергнуть  изучению при проверке расчетов с  подотчетными лицами, являются:

• авансовые отчеты;
• приказы о направлении сотрудников в командировки;
• командировочные удостоверения;
• копии загранпаспортов с отметками о пересечении границы;
• список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;
• сметы представительских расходов;
• приказы об утверждении смет представительских расходов;
• оправдательные первичные документы.

       Операции  по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих бухгалтерских регистрах:

• журнал-ордер № 7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (при журнально-ордерной форме учета);
• главная книга;
• иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами, в зависимости от принятой на предприятии форме счетоводства.

     Рассмотрим  подробнее ряд допускаемых организациями  ошибок при выдаче денег под отчет и контроле за их использованием.

     Нарушение: неправильный порядок выдачи денег под отчет.

     Нарушения данного вида возникают вследствие несоблюдения основных принципов, установленных  пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций.

     Выдача  наличных денег под отчет должна осуществляться на основании приказа руководителя организации, в котором должен быть зафиксирован круг лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм, указаны размеры подотчетных сумм и сроки, на которые они выданы.  Запрещается выдача наличных денег под отчет работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным подотчетным средствам, а также не допускается передача выданных под отчет денег одним работником другому. 

     Нарушение: в организации не проводится инвентаризация расчетов с подотчетными лицами.

     В соответствии с пунктом 15 Положения  о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 26 декабря 1994 г. № 170, для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности необходимо регулярно проводить инвентаризацию имущества и денежных обязательств организации, в том числе расчетов с подотчетными лицами. В частности, инвентаризация обязательна перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.