Аудит кассовых операций

Денежные средства могут поступать  из банков, от работников организации  в оплату каких-либо услуг, могут  быть остатками неиспользованных авансов  и др.

Тщательной проверке аудитора подлежат полнота и своевременность оприходования  денег, полученных по каждому чеку из банка, путем сверки идентичных сумм, записанных на корешках чеков, выписок банка (по шифру, соответствующему получению наличных денег) и приходных кассовых ордеров.

Но это только формальная часть проверки, и поэтому аудитору необходимо также проверить законность поступления денежных средств в кассу по существу.

Известны случаи, когда  организации получали в банках значительные суммы денежных средств в кассу  якобы на выплату пособий или  на операционно-хозяйственные нужды, а впоследствии эти суммы присваивались должностными лицами путем использования фиктивных расходных ведомостей на вымышленных лиц или фиктивных расходных документов на подотчетных лиц.

Аудитору следует тщательно  проверить также полноту оприходования выручки от реализации продукции основного производства, общественного питания, услуг вспомогательных, жилищно-коммунального, обслуживающих производств и хозяйств.

При проверке приема наличных денежных средств аудитору следует  сверить записи в кассовой книге, приходных кассовых ордерах, на корешках чеков и выписках банка с отчетами, накладными и счетами по реализации продукции (работ, услуг). [14, с.89]

Аудитор должен помнить, что в настоящее время в  некоторых организациях умышленно скрывают денежные доходы от государственного налогообложения.

Так, например, поступление  наличной денежной выручки отражают проводками: дебет счета 50 «Касса»  и кредит счетов: 76 «Расчеты с разными  дебиторами и кредиторами», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 20 «Основное производство» и т.д.

В таких ситуациях  аудитору необходимо провести встречные  сверки дебетовых записей по перечисленным  счетам на проверяемые суммы с  кредитовыми записями на счете 90 «Продажи», и если на кредите счета 90 данных контрольных сумм не окажется, то это представляет собой сокрытый объект (выручка) налогообложения.

В таких случаях аудитору необходимо немедленно сообщить об этом руководителю аудируемого лица и  предупредить о том, к каким последствиям могут привести эти нарушения налогового законодательства.

Кроме того, подобные нарушения  и ошибки искажают соответствующие  показатели бухгалтерской отчетности организации, а, как известно, основная цель аудита - подтверждение достоверности  годовой бухгалтерской отчетности организации.

При проверке приходных  кассовых документов аудитор должен тщательно изучить (по отдельным  не свойственным профилю организации  операциям) договоры, заключенные по данным операциям с юридическими и физическими лицами. [18, с.93]

Так, зачастую денежные средства за реализованную продукцию, товары (работы, услуги), полученные от юридических и физических лиц, отражают в учете в соответствии с выдуманными договорами о совместной деятельности (простого товарищества) или трастовыми договорами.

В подобных ситуациях аудитору необходимо помнить, что физическое лицо, если оно не зарегистрировано как предприниматель, не может заниматься никакими совместными видами деятельности с целью получения прибыли, а трастовыми операциями могут заниматься специальные трастовые компании, имеющие государственное разрешение (лицензию) на данный вид деятельности.

Подобные операции проводятся умышленно с целью сокрытия части  валовой продукции от государственного налогообложения.

Особое внимание при  проверке кассовых операций аудитору необходимо уделить полноте и правильности учета внереализационных доходов:

- процентов и дивидендов  по финансовым вложениям, 

- штрафов по хозяйственным  договорам,

- арендной платы, 

- безвозмездно полученных  сумм и т.д.), а также начисления  налогов от этих доходов.

Аудитору необходимо проверить соблюдение размера лимита наличных расчетов с организациями  и физическими лицами - предпринимателями  за товарно-материальные ценности.

На данном участке  аудита иногда встречаются нарушения, когда денежные средства приходуют или выдают из кассы сверх установленного лимита наличных расчетов через выдуманные фамилии физических лиц путем оформления на них приходных или расходных кассовых ордеров. Фиктивные лица выявляются путем проверки наличия заключенных договоров с физическими лицами.

Проверяя расходование наличных денежных средств из кассы  организации, аудитор должен помнить, что эти операции оформляются  расходными кассовыми ордерами или  другими надлежаще оформленными документами (платежными ведомостями, счетами, заявлениями и др.).

Документы на выдачу денежных средств должны быть подписаны руководителем  и главным бухгалтером организации  или лицами, ими уполномоченными.

При проверке необходимо убедиться в юридическом обосновании  выдачи из кассы наличных денег:

- зарплата - есть ли приказы о приеме на работу, перемещениях, увольнениях, отпусках, поощрениях, трудовые договоры, акты приемки выполненных работ и др.;

- выдача в подотчет - приказы на командировку, о выдаче  в подотчет; выдача сторонним  лицам - доверенность, если это от организации, фактура или корешок приходного ордера и др.;

- выдача алиментов  - исполнительный лист и др. [9, с.82]

 Во всех расходных  кассовых ордерах должны быть  проставлены паспортные данные.

Такая тщательная проверка необходима, потому что, например, встречаются такие умышленные нарушения, когда в организациях крупные суммы денежных средств из кассы выдаются под видом различных операционно-хозяйственных и представительских расходов, а потом эти суммы списывают на издержки производства (обращения) по фиктивным документам.

Другой пример: когда  с кредита счета 50 «Касса» без  основания списывают на затраты  производства или на издержки обращения  суммы выплаченных пособий по социальному страхованию, разовой  материальной помощи, что необоснованно увеличивает себестоимость продукции (работ, услуг).

Практика аудиторских  проверок показывает также, что из кассы  иногда в организациях необоснованно  выдают денежные средства физическим лицам (не включенным в списочный  состав работников и без предварительного начисления заработной платы) под видом оплаты за маркетинговые, информационные, агентские и другие услуги, включая эти суммы в состав издержек производства (обращения)

С кредита счета 50 «Касса»  на затраты производства в организациях списывают также суммы, оформленные как якобы стоимость купленных за наличный расчет материалов (без предварительного их оприходования и без составления по ним расходных документов).

Подобные нарушения  и ошибки выявляются аудиторскими организациями  довольно часто, и поэтому аудитор должен по таким операциям сначала определить размеры сокрытого объекта налогообложения и размеры скрытых по нему сумм для начисления платежей во внебюджетные фонды социального страхования и социального обеспечения.

После этого аудитор  должен в письменной форме предупредить руководство аудируемого лица о последствиях указанных нарушений и рекомендовать ему исправить допущенные ошибки. [7, с.89]

Особое внимание необходимо обращать на оформление кассовых документов:

- имеются ли на каждом  документе расписки получателей;

- наличие на титульном  листе платежной ведомости разрешения  на выдачу денег (заработной  платы, пособий, премий и т.д.) руководителя и главного бухгалтера  организации с их подписями  и указанием сроков выдачи  и сумм прописью;

- составлен ли реестр депонированных сумм и сделана ли надпись о фактически выплаченной и депонированной сумме;

- погашаются ли кассовые  документы (приходные - штампом  «получено», расходные - «оплачено») с указанием даты, нет ли на  них следов подчисток или исправлений.

На достоверность финансовой отчетности оказывает влияние правильность отражения операций по движению денежных средств на счетах бухгалтерского учета. [18, с.112]

Имеют место случаи, когда  бухгалтер, принимающий отчеты кассира, умышленно или из-за незнания неправильно составляет корреспонденцию счетов, что необоснованно приводит к искажению доходов организации и уменьшению отчисления налогов в бюджет.

Поэтому тщательной проверки требует корреспонденция счетов по каждой кассовой операции.

Выявленные нарушения и ошибки целесообразно фиксировать в рабочей таблице (ведомости).

При проверке кассовых операций аудитором используются такие приемы контроля, как:

- чтение документов,

- проверка (обследование) документов,

- встречная сверка  документов и записей,

- счетная проверка  арифметических данных.

Кассовые операции по приему и списанию денег в расход изучаются аудитором по всем документам, приложенным к кассовым отчетам, по возможности за весь период, подлежащий проверке.

При аудите исследуются  следующие формы учетной документации по кассовым операциям:

- № КО-1 «Приходный  кассовый ордер»,

- № КО-2 «Расходный  кассовый ордер»,

- № КО-3 и КО-За «Журнал  регистрации приходных и расходных  кассовых документов», 

- № КО-4 «Кассовая книга»,

- № КО-5 «Книга учета  принятых и выданных кассиром  денег»,

- документы безордерного  оформления приема и выдачи  денег, 

- регистры по счету  50 «Касса», Главная книга, балансы  на соответствующие даты, отчеты  о движении денежных средств  и др. [5, с.97]

В ходе проверки кассовых операций аудитор должен, кроме того, проверить:

- периодичность сдачи  отчетов кассира в бухгалтерию,  расписки главного бухгалтера  или его заместителя о проверке  и принятии отчетов и документов  к ним; 

- своевременно ли возвращаются в банк остатки денежных средств, полученные на организационно-хозяйственные расходы и на оплату труда;

- сдается ли в банк  вся выручка; имеются ли случаи, когда незаполненные чеки были  подписаны руководителем и главным  бухгалтером организации; имеются ли случаи выдачи наличных денег в подотчет физическим лицам, не являющимся работниками данной организации.

Необходимо также установить:

- имеются ли случаи, когда кассир самостоятельно  передоверяет кому-либо выполнение  порученной ему работы;

- оборудовано ли помещение кассы звуковой, сетевой или иной сигнализацией;

- работает ли кассир  только на данной должности  или совмещает работу бухгалтера  и кассира или, кроме основной  работы, по совместительству обслуживает  другие организации; имеются ли  случаи доступа посторонних лиц в кассу.

Ответы на поставленные вопросы аудитор может получить не только путем фактической проверки, обследования, наблюдения и т.д., но и путем тестирования.

При этом аудитор может  использовать тестирование по указанным  вопросам в устной форме или в письменной - путем получения ответов на письменный запрос.

Наиболее эффективной  формой здесь является письменное тестирование, когда в заранее подготовленном аудитором вопроснике кассир и бухгалтерская  служба отвечают на поставленные вопросы, а потом данная анкета заверяется подписями главного бухгалтера и кассира.

Важное значение для  аудитора имеет взаимная сверка оборотов в регистрах соответствующих  корреспондирующих счетов со счетом 50 «Касса».

Так, кредитовые обороты  по журналу-ордеру № 1-АПК необходимо сверить:

- по счету 51 - с соответствующими  данными в разделе дебетовых  оборотов журнала-ордера № 2-АПК,

- по счету 55 - с данными  ведомости № 25-АПК, 

- по счету 70 - с данными  ведомости № 59-АПК, 

- по счету 71 - с данными  ведомости № 7-АПК и т.д.

Дебетовые обороты по журналу-ордеру № 1-АПК необходимо сверить:

- по счету 51 - с данными  журнала-ордера № 2-АПК, 

- по счету 55 - журнала-ордера  № 3-АПК, 

- по счетам 90, 91, 62 - журнала-ордера  № 11-АПК, 

- по счету 76 - журнала-ордера № 8-АПК и т.д. [11, с.124]

Правильность цифрового  материала (оборотов и остатков) на счете 50 «Касса» за проверяемый период можно установить при сравнении  данных последнего месяца проверяемого периода кассовой книги (или отчета кассира), журнала-ордера № 1-АПК, Главной книги, баланса.

Если выявятся расхождения  между сравниваемыми показателями указанных регистров, то это означает, что имеется ошибка.

Ошибки должны быть найдены  и исправлены бухгалтерской службой  аудируемого лица.

Однако ошибка может быть здесь не только механической, но и умышленной, что требует получения письменных объяснений.