Аудит движения денежных средств

В  составе  квартальной  отчетности  главный  бухгалтер  составляет  Отчет  о  движении  денежных  средств  с  учетом  требований  ПБУ  23/20011  «Положение  по  бухгалтерскому  учету»,  «Отчет  о  движении  денежных  средств»

Отчет  о  движении  денежных  средств  представляет  собой  обобщение  данных  о  денежных  средствах,  а  также  высоколиквидных  финансовых  вложениях  (Приложение).

Учет денежных документов.

Находящиеся в кассе организации почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты, марки государственной пошлины и другие денежные документы учитывают на субсчете 2 "Денежные документы" счета 50 "Касса" в сумме фактических затрат на их приобретение.

Учет кассовых операции на предприятий автоматизирован, за исключением оформления кассовых ордеров. Приходные и расходные кассовые ордера выписывают в ручную.

Движение наличных денег по кассе учитывается на активном счете 50 "Касса". Счет 50 имеет субсчет: 50-1 "Касса денежная".

Рассмотрим порядок учета по субсчету 50-1 "Касса денежная ".

По дебету субсчета 50-1 отражается поступление денег в кассу:

- поступили деньги в кассу с расчетного счета:

дебет счета 50 "Касса", субсчет 1 кредит счета 51 "Расчетный счет";

- оприходованы деньги от подотчетных лиц:

дебет счета 50 "Касса", субсчет 1 кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами";

- поступили деньги в кассу в порядке краткосрочного кредита:

дебет счета 50 "Касса" кредит счета 66 "Расчеты по краткосрочным кредитам и займам";

- по кредиту субсчета 50-1 "Касса" отражается расход наличных денег:

- выдана заработная плата рабочим и служащим:

дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" кредит счета 50 "Касса", субсчет 1;

- выданы деньги подотчетным лицам:

дебет счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредит счета 50 "Касса", субсчет 1;

- оплачены из кассы мелкие общехозяйственные расходы:

дебет счета 26 "Общехозяйственные расходы" кредит счета 50 "Касса", субсчет 1;

- внесены деньги из кассы на расчетный счет в банке:

дебет счета 51 "Расчетные счета" кредит счета 50 "Касса", субсчет 1.

Регистрами синтетического учета кассовых операции является журнал-ордер № 1  и  Главная  книга.

Рассмотрим схему движения кассовых операций ЗАО  «Константиново» (рис.2):

сверка

сверка

Рис. 2. Схема учета кассовых операций ЗАО  «Константиново».

  Денежные документы бухгалтерия считает недействительными и не принимает к исполнению без подписи главного бухгалтера или лица, заменяющего его на время его отсутствия (болезнь, командировка и т.п.). Бухгалтерия исправленные кассовые документы не принимает к учету. Для примера рассмотрим выписку операции по кассе за декабрь месяц и документы, на основании которых производятся бухгалтерские записи (Приложение):

3. Совершенствование  учета  кассовых  операций.

Качественные изменения в организацию бухгалтерского учета денежных средств вносит  использование предприятием автоматизированных систем управления (АСУ).

На данном этапе бухгалтерия исследуемого экономического субъекта использует автоматизацию рабочих мест  по  программе  «Бисер».

Предприятию можно предложить автоматизировать формирование первичной документации, т.к. выписка кассовых ордеров осуществляется в ручную. На сегодняшний день это можно сделать при помощи программного продукта 1С:Предприятие 7.7 либо 8.0. Данная программа поддерживает решение всех задач бухгалтерской службы предприятия, включая выписку первичных документов.

Рассмотрим более подробно возможности программы в разрезе формирования первичной кассовой документации. Прием наличных денег производится по приходному кассово­му ордеру (форма № КО-1), который заполняется бухгалтером и подписывается главным бухгалтером и руководителем. Чтобы открыть приходный кассовый ордер в программе «1С Предприятие» заходим в меню [Документы] =>[Приходный кассовый ордер]   

Открывается приходный кассовый ордер 

В приходном кассовом ордере заполняется:

- «№ приходного кассового ордера» ставится автоматически (при желании можно изменить);

- «дата» ставится рабочая (можно изменить у не проведенного документа);

- «движение денежных средств» заполняется, пользуясь подсказкой в конце строки . В открывшемся справочнике «Движение денежных средств» выбираем нужное движение денежных средств согласно хозяйственной операции;

- «корр. счет» заполняется согласно хозяйственной операции, выбрав в открывшемся плане счетов необходимый счет и субсчет.

- согласно выбранного корр. счета появляются дополнительные строки (субконто). Они заполняются пользуясь подсказкой в конце строки , выбирая информацию в открывающихся справочниках.

- «документ поставки» заполняется согласно хозяйственной операции, если он требуется используя подсказку в конце строки .

- «принято от» можно заполнить, напечатав на клавиатуре, воспользоваться подсказкой в конце строки , либо строка заполнится автоматически после заполнения субконто по счету.

- «основание» заполняется согласно хозяйственной операции, напечатав на клавиатуре;

- «приложение», указывается, какие документы прикладываются к приходному кассовому ордеру;

- «сумма» указывается согласно операции;

- «ставка НДС» указывается согласно хозяйственной операции, если НДС не предусматривается, то указывается «Без налога (НДС)»;

- в строке «формировать проводки» ставятся галочки обязательно;

- в строке «указывать в тексте НДС» ставится галочка только в том случае, если указана ставка НДС.

               После заполнения приходного кассового ордера, распечатать его можно нажав кнопку «Печать». После заполнения и распечатки документа нажимаем кнопку «ОК». На вопрос «Провести документ» нажимаем «Да». Приходный кассовый ордер автоматически появляется во всех необходимых журналах и имеет проводки.  

Выдача денежных средств оформляется расходным кассовым ордером (форма № КО-2). Чтобы открыть расходный кассовый ордер в программе «1С Предприятие» заходим в меню [Документы]=> [Расходный кассовый ордер]

Открывается расходный кассовый ордер 

В расходном кассовом ордере заполняется:

- «№ расходного кассового ордера» ставится автоматически (при желании можно изменить);

- «дата» ставится рабочая (можно изменить у не проведенного документа);

- «движение денежных средств» заполняется пользуясь подсказкой в конце строки . В открывшемся справочнике «Движение денежных средств» выбираем нужное движение денежных средств согласно хозяйственной операции;

- «корр. счет» заполняется согласно хозяйственной операции, выбрав в открывшемся плане счетов необходимый счет и субсчет;

- согласно выбранного корр. счета появляются дополнительные строки (субконто). Они заполняются, пользуясь подсказкой в конце строки , выбирая информацию в открывающихся справочниках;

- «документ поставки» заполняется согласно хозяйственной операции, если он требуется, используя подсказку в конце строки ;

- «выдать» можно заполнить, напечатав на клавиатуре, воспользоваться подсказкой в конце строки , либо строка заполнится автоматически после заполнения субконто по счету;

- «основание» заполняется согласно хозяйственной операции, напечатав на клавиатуре;

- «приложение», указывается, какие документы прикладываются к расходному кассовому ордеру;

- «сумма» указывается согласно операции;

- в строке «формировать проводки» ставится галочка обязательно, если надо сформировать проводки по данной хозяйственной операции. 

После заполнения расходного кассового ордера, распечатать его можно нажав кнопку «Печать». После заполнения и распечатки документа нажимаем кнопку «ОК» . На вопрос «Провести документ» нажимаем «Да». Расходный кассовый ордер автоматически появляется во всех необходимых журналах и имеет проводки.  

После занесения всех приходных и расходных кассовых ордеров за рабочую дату формируется кассовая книга. Чтобы открыть кассовую книгу в программе «1С Предприятие» заходим в меню [Отчеты] => [Кассовая книга].

В открывшемся окне «Кассовая книга» указываем период и нажимаем кнопку «ОК» или «Сформировать», в результате сформируется кассовая книга на двух листах: вкладной лист кассовой книги и отчет кассира.

В этом случае бухгалтер не выписывает ручным способом приходные и расходные кассовые ордера. Первичные документы оформляются путем заполнения соответствующих реквизитов на макетах форм документов, воспроизводимых на дисплее ЭВМ. После этого документы распечатываются и передаются для исполнения.

Использование компьютерной обработки кассовых документов позволит бухгалтерии значительно повысить контрольные функции, достоверность и оперативность бухгалтерского учета денежных средств.

Заключение

В условиях рыночной экономики наиболее ликвидная часть имущества организации — денежные средства, которые представляют ее рабочий капитал. От его размера и четкой постановки бухгалтерского учета зависит финансовая устойчивость фирмы, ее платежеспособность.

Наличные расчеты в сравнении с безналичными расчетами имеют следующие недостатки:

- наличные денежные средства применяются главным образом в платежном обороте, в

  котором участвуют физические лица, а также расчеты на незначительные суммы;

- хранение денежной наличности в кассах предприятий (учреждений, организаций)

  лимитируется банком, т.е. наличные денежные средства должны хранится в кассах до

  определенной суммы.

Организация учета кассовых операций рассмотрена на примере ЗАО  «Константиново».

Основной вид деятельности предприятия – выращивание  и реализация  племенного  скота.

Общество возглавляет директор, который осуществляет текущее руководство деятельностью общества.

Учет операции с наличными денежными средствами (хранение, поступление, расход) на предприятии осуществляются в кассе.

Ведение кассовых операций возложено на кассира, который несет полную индивидуальную материальную ответственность за сохранность принятых ценностей согласно договора о материальной ответственности.

В кассе предприятия разрешается хранить небольшие денежные суммы в пределах установленного банком лимита для оплаты мелких хозяйственных расходов, выдачи авансов на командировки и на другие небольшие платежи.

Лимит остатка кассы установлен в размере 45,0 тыс руб. Денежные средства сверх установленного лимита предприятие сдает в банк. Учет денежной наличности ведется на счете 50 «Касса».

Из кассы денежные средства выдаются:

- на выплату заработной платы;

- под отчет лицам предприятия;

- на командировочные расходы и другие цели.

Поступление и выдача наличных денежных средств осуществляется по кассовым ордерам формы № К0-1,2.

В целях контроля за правильностью отражения в учете кассовых операций и соблюдения кассовой дисциплины, проводится внутренний аудит кассовых операций.

Комиссия, созданная приказом директора, сверяет сальдо по кассовой книге с фактической кассовой наличностью. Результаты проверки оформляются актом в двух экземплярах.

Банк, обслуживающий ЗАО  «Константиново», один раза в квартал проверяет состояние кассовой дисциплины клиента. При выявленных нарушениях банк направляет в налоговый орган представление с приложением копий справок по указанной проверке для принятия мер финансовой и административной ответственности.

Изучение  вопроса  учета  денежных  средств  в  кассе  на  примере  ЗАО  «Константиново»  позволило  достичь  определенных  целей:

       изучить  законодательно-нормативную  базу  учета  денежных  средств  в  РФ;

       ознакомиться  с  позицией  ученых-экономистов  по  ряду  вопросов,  связанных  с  совершенствованием  учета кассовых  операций;

       убедиться  на  практическом  примере  ЗАО  «Константиново»  в  важности  четкой  организации  учета  денежных  средств для  достижения  поставленных  экономических  целей.