Аудит адміністративної діяльності

 

- неофіційною (внутрішні  документи суб’єктів контролю щодо розгляду або оцінки результатів контрольних заходів).

 

Супровідна документація, яка має офіційний характер, є  невід’ємною частиною матеріалів контрольних  заходів.

При складанні офіційної  та супровідної документації необхідно  дотримуватись таких принципів викладення інформації:

 

- об’єктивність і  обґрунтованість;

 

- лаконічність, чіткість, вичерпність і системність;

 

- ясність і доступність.

 

Неприпустимим є викладення інформації, що не стосується діяльності об’єкта аудиту або інформації, одержаної не за результатами контрольних заходів, у тому числі з матеріалів правоохоронних органів.

Загальною вимогою до оформлення офіційної та супровідної, що має офіційний характер, документації, складеної за результатами контрольних заходів, є зазначення обов’язкових реквізитів: назви міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади; назви виду документа; дати; номера; місця складання; тексту; позначки про наявність додатків; підпису (підписів) уповноважених осіб.

Матеріали контрольного заходу являють собою повну або  часткову сукупність офіційної, додаткової та супровідної, що має офіційний  характер, документації, складеної  за результатами контрольного заходу.

 При проведенні  контрольного заходу посадові  особи суб’єкта аудиту або залучені спеціалісти Міністерства (учасники контрольного заходу) зобов’язані виконувати наступне [11, с. 250].:

- керівник контрольного  заходу повинен докладно ознайомитися з матеріалами, підготовленими кожним учасником контрольного заходу, та розглянути їх на предмет змісту і форми документування результатів контрольних заходів та дотримання основних принципів викладення інформації;

 

- за результатами розгляду  керівник контрольного заходу оцінює повноту та якість розкриття теми контрольного заходу і ухвалює відповідне рішення про достатність або необхідність доопрацювання матеріалів контрольних заходів;

 

- про ухвалене рішення  керівник контрольного заходу  обов’язково повідомляє його учасника (учасників) і, у разі необхідності, ставить вимоги (в усній чи письмовій формі) про доопрацювання матеріалів контрольного заходу.

 

Учасник контрольного заходу повинен доопрацювати матеріали  контрольного заходу і у визначений керівником термін подати їх для узагальнення.

При проведенні спільних контрольних заходів посадовими особами суб’єктів аудиту центральних органів виконавчої влади або інших контролюючих органів матеріали передаються керівникові контрольного заходу, який відповідає за узагальнення всіх матеріалів контрольних заходів;

- в офіційній документації, що складається керівником контрольного  заходу, підлягають відображенню  матеріали контролю всіх учасників  контрольного заходу чи результати  спільних контрольних заходів.

За умови, коли на одному об’єкті контролю одночасно проводяться контрольні заходи посадовими особами різних суб’єктів аудиту, матеріали контрольних заходів, що складені ними, за рішенням ініціаторів контрольних заходів можуть надаватися в порядку обміну інформацією. Порядок надання матеріалів визначається керівником органу, що надає матеріали, з урахуванням звернення органу – одержувача матеріалів або відповідно до визначеного порядку взаємодії цих органів.

Якщо отримані в порядку  обміну інформацією матеріали контрольних заходів містять відомості, які їх доповнюють і сприяють розкриттю теми власне контрольного заходу, припустимим є їх використання і включення до офіційної документації з обов’язковим посиланням на джерело інформації.

Основним принципом  використання матеріалів контрольних заходів, що надаються в порядку обміну інформацією між органами, суб’єкти контролю яких одночасно проводили контрольні заходи на одному об’єкті контролю, є дотримання конфіденційності та інших обмежень, визначених законодавством.

У разі одночасного проведення контрольних заходів посадовими особами декількох суб’єктів аудиту за умови визначення органу, який відповідає за узагальнення всіх матеріалів контрольних заходів, матеріали надсилають до цього органу в офіційному порядку із супровідною документацією.

 Основні засади  доступу і користування засобами  електронного зберігання і обробки  інформації об’єкта аудиту, на якому проводиться контрольний захід.

Посадові особи суб’єктів аудиту під час здійснення контрольних заходів мають право користуватися засобами електронного зберігання і обробки інформації, що застосовуються об’єктами контролю в процесі здійснення фінансово-господарської діяльності, ведення бухгалтерського обліку і фінансової звітності.

Посадові особи суб’єктів аудиту під час здійснення контрольних заходів можуть використовувати службові портативні засоби електронного зберігання і опрацювання інформації.

Інформація в електронному вигляді об’єкта контролю може переноситися на портативні засоби електронного зберігання і обробки інформації або на інші власні носії електронної інформації посадової особи суб’єкта контролю лише з відома керівника об’єкта контролю та в подальшому використовуватися виключно в рамках контрольного заходу.

Посадові особи об’єкта  контролю, на якому проводиться контрольний захід, зобов’язані забезпечити посадових осіб суб’єктів контролю доступом до своїх засобів електронного зберігання і обробки інформації, а також гарантувати отримання повної і достовірної інформації, що в них міститься.

Посадова особа суб’єкта контролю перед початком проведення контрольного заходу повинна впевнитися у достовірності і цілісності інформації, що міститься в засобах електронного зберігання і обробки інформації об’єкта контролю, яка підлягає опрацюванню.

Посадові особи суб’єктів контролю повинні мати необхідні знання і досвід роботи з електронною обчислювальною технікою, електронними інформаційними ресурсами та програмним забезпеченням і дотримуватися визначених правил користування ними.

У разі необхідності суб’єкти контролю можуть залучати до здійснення контрольних заходів сторонніх спеціалістів з інформаційних технологій, про що повідомляють керівника об’єкта контролю.

Неприпустимим є технічне втручання  у функціонування засобів електронного зберігання і опрацювання інформації об’єкта контролю, зокрема встановлення посадовою особою суб’єкта контролю індивідуальних засобів захисту (паролів, кодів тощо) на інформацію, що є власністю об’єкта контролю, за винятком інформації, яка з відома керівника об’єкта контролю чи уповноважених ним осіб скопійована для проведення контрольного заходу або створена посадовою особою в ході цих заходів.

Основні засади використання інформації, що міститься у засобах електронного зберігання і обробки інформації об’єкта контролю в процесі документування результатів контрольних заходів

 

Для оформлення посадовими особами суб’єктів контролю офіційної  та додаткової документації за результатами контрольних заходів, проведених в  умовах застосування об’єктом контролю засобів електронного зберігання і  обробки інформації, необхідна для документування інформація переноситься на паперові носії, завіряється підписом посадової особи суб’єкта контролю та підписами керівника і відповідальних осіб об’єкта контролю.

Метою оцінки аудиту адміністративної діяльності є дослідження рівня досягнення об’єктом аудиту таких цілей [8, с. 91]. :

 

 

 

- усі рішення керівництва  ухвалюються у межах власних  повноважень та у відповідності  з вимогами чинного законодавства;  налагоджено контроль за їх  дотриманням;

 

- усі фінансово-господарські  операції здійснюються за погодженням із керівництвом;

 

- усі фінансово-господарські  операції достовірно і у повному  обсязі фіксуються в бухгалтерському  обліку;

 

- доступ до коштів  і матеріальних цінностей можливий  лише за погодженням з керівництвом;

 

- аналізується відповідність між відомостями бухгалтерського обліку і фактичною наявністю активів, забезпечується їх належне зберігання.

 

Основними критеріями оцінки ефективності аудиту адміністративної діяльності є:

 

• наявність контрольного підрозділу в структурі об’єкта контролю або відповідної посади у штатному розписі; внутрішніх нормативних документів, які регулюють здійснення внутрішнього фінансового контролю; закріплення осіб, відповідальних за його здійснення та визначення кола їхніх обов’язків, що передбачають повноту і комплексність контрольних заходів;
• ефективність механізму інформування керівництва об’єкта контролю про результати внутрішнього контролю, надання практичних рекомендацій щодо вдосконалення досліджених процесів діяльності та своєчасність адекватного зворотного реагування; дієвість внутрішнього фінансового контролю і практичне впровадження його результатів.

 

 

З метою запобігання  порушенням з боку суб’єкта аудиту та їх посадових осіб вимог законодавства з питань контролю, прав та законних інтересів об’єктів контролю керівники суб’єктів контролю зобов’язані:

 

- ознайомити підлеглих  з нормативно-правовими актами, які  передбачають відповідальність  працівників за неправомірні  дії або бездіяльність;

 

- періодично проводити  з підлеглими навчання і атестації  з питань дотримання вимог законодавства щодо аудиту адміністративної діяльності, про дотримання прав та законних інтересів суб’єктів господарювання і громадян;

 

- не допускати проведення  контрольних заходів на об’єктах аудиту посадовими особами суб’єкта контролю, які проводили попередні контрольні заходи, або особами, які мають близькі родинні зв’язки з працівниками об’єкта контролю чи працювали там на керівних посадах;

 

- до участі у проведенні  контрольних заходів на об’єктах  контролю залучати не менше  двох посадових осіб суб’єкта контролю;

 

- наглядати за виконанням  службових обов’язків підлеглими  і запобігати таким негативним  явищам, як:

 

- зловживання владою  або службовим становищем;

 

- дії, які відповідно  до законодавства вважаються  корупційними;

 

- перевищення влади або службових повноважень;

 

- упередженість або  прихильність до будь-якого об’єкта  контролю чи конкретної особи; 

 

- службове підроблення;  службова недбалість; одержання,  давання та провокація хабара;

 

- безпідставна відмова  в інформації, надання якої передбачено законодавством, умисне затримування її, надання недостовірної інформації, необґрунтоване обмеження доступу до такої інформації;

 

- розголошення державної  або іншої таємниці, що охороняється  законом або інформації, що не  підлягає розголошенню.

 

Відповідальність за порушення вимог законодавства  з питань аудиту прав та інтересів суб’єктів господарювання і громадян базується на таких основних принципах:

- законності;

 

- рівності усіх громадян  перед законом;

 

- невідворотності відповідальності за порушення законодавства.

 

Суб’єкт аудиту при оприлюдненні результатів контролю за погодженням з керівництвом Міністерства може використовувати такі форми висвітлення інформації:

 

- підготовка матеріалів  для розгляду результатів аудиту на засіданнях колегії Міністерства;

 

- випуск і розповсюдження  інформаційних та довідкових  збірників, бюлетенів (спеціальних  бюлетенів), журналів, оглядів, прес-релізів,  експрес-інформації;

 

- забезпечення публікацій  та виступів керівництва Міністерства  або інших відповідальних працівників суб’єктів контролю у засобах масової інформації;

 

• створення і функціонування власних веб-сторінок в Інтернеті;
• інші форми поширення офіційної інформації, що не суперечать чинному законодавству.

 

 Публічність і прозорість  діяльності суб’єкта контролю досягається шляхом налагодження зв’язків із громадськістю шляхом розгляду та надання на звернення громадян письмової або усної інформації за погодженням із керівництвом Міністерства.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

РОЗДІЛ 3.  Аудит адміністративної діяльності в організаційному контексті.

 

Громадськість очікує, що ті, хто розпоряджається державними коштами, повинні бути повністю відповідальними  за ці кошти. Основна відповідальність за доброчесне та мудре використання державних коштів покладена на міністрів, державні органи та посадових осіб. Державний аудит є важливою ланкою в цій відповідальності. Він посилює відповідальність, як знизу вверх до обраних або призначених осіб, що надають ресурси, так і назовні до споживачів, платників податків і громадськості в цілому. Як було зазначено Комітетом з стандартів державного управління у своєму Першому звіті: