Аудит адміністративної діяльності

- на будь-якій стадії  контрольного заходу приймати від посадових, матеріально відповідальних та інших осіб об’єкта аудиту подані з їх ініціативи усні та письмові заяви, зауваження, пояснення щодо предмета контрольного заходу та, за потреби, проводити їх перевірку;

- за результатами контрольного заходу складати акт або довідку. Акт складається у разі виявлення порушень у трьох примірниках, з ним ознайомлюють посадових осіб об’єкта аудиту під розписку. Один примірник акта залишається керівникові, а за його відсутності - іншій уповноваженій особі об’єкта аудиту, під розписку;

- у разі відмови  від підписання керівником або  іншою відповідальною посадовою  особою акта контрольного заходу, зробити у ньому відповідний  запис;

- у разі незгоди  керівника чи іншої посадової особи об’єкта аудиту з фактами, викладеними у акті, запропонувати подати упродовж п’яти робочих днів письмові зауваження, провести їх перевірку і з результатами перевірки та висновками ознайомити зазначених посадових осіб. Зауваження та результати перевірки разом із висновками додати до довідки чи акта як невід’ємну частину;

- у разі невиконання  або неналежного виконання посадовою  особою об’єкта аудиту законних вимог посадової особи, уповноваженої проводити контрольний захід, скласти відповідний акт із зазначенням дати, часу, місця, відомостей про посадову особу, що припустилася таких дій, і негайно доповісти про це керівництву Міністерства.

Контрольний захід - сукупність способів і методичних прийомів адміністративного  аудиту, які застосовуються суб’єктами внутрішнього контролю у межах повноважень, визначених Стандартами державного фінансового контролю та цим Положенням. Контрольний захід здійснюють у формі перевірки, ревізії, оцінки, вивчення, дослідження, моніторингу, аналізу.

Мета контрольного заходу полягає в обстеженні та вивченні окремих ділянок організаційно-розпорядчої і фінансово-господарської діяльності;  здійсненні оцінки ефективності діяльності об’єкта контролю та законності, ефективності і доцільності використання коштів державного бюджету і державного майна.

За типами контрольні заходи поділяються на:

- превентивні (попереджувальні), які здійснюються на стадії  проектування програм, планів;

-   поточні, які  здійснюються у процесі виконання  програм, планів;

-  результативні, які  здійснюються за результатами  діяльності за звітний період;

- тематичні, які здійснюються  за конкретними проблемами або  напрямами.

Контрольні заходи проводяться  планово і позапланово.

Планові контрольні заходи проводяться на підставі піврічних  планів контрольних заходів Міністерства. План контрольних заходів затверджується Міністерством за погодженням із ГоловКРУ.

Позапланові контрольні заходи проводяться за рішенням керівництва  або колегії Міністерства. Рішення  щодо проведення позапланового контрольного заходу доводять до відома Головного  контрольно-ревізійного управління України (далі – ГоловКРУ) за 10 днів до початку такого заходу.

План контрольних заходів містить:

-  тему контрольного  заходу;

-  назву об’єкта  контролю та місце його розташування;

-  період, який підлягає  контролю;

-  термін проведення  контрольного заходу;

- перелік суб’єктів  державного фінансового контролю, які будуть спільно проводити  контрольні заходи (за їх погодженням).

До плану контрольних  заходів не вносять об’єкти контролю щодо яких:

 

- уже здійснено контрольні  заходи іншими суб’єктами державного фінансового контролю або контрольними органами з тих самих питань та за період, який підлягає контролю;

- термін проведення  попередніх контрольних заходів  з тих же питань менший одного  року (365 календарних днів).

Організація і виконання  контрольних заходів

Організація і виконання  контрольних заходів передбачає такі етапи: підготовка документів, що дають право посадовим особам суб’єкта контролю здійснювати контрольні заходи; ознайомлення з ними керівників об’єкта контролю; проведення контрольного заходу.

Організація контрольних  заходів

Підготовка до контрольних  заходів розпочинається із набуттям посадовими особами суб’єкта контролю права на виконання контрольних  заходів на об’єктах контролю в  плановому або позаплановому  порядку.

Обов’язковою умовою проведення планового контрольного заходу є наявність затвердженої програми контрольного заходу. Суб’єкт контрольного заходу розробляє проект програми на підставі затверджених планів контрольних заходів Міністерства.

Перед складанням програми контрольного заходу суб’єкт контролю аналізує:

 

 

 

- інформацію, документацію, нормативно-правову базу, що  стосується  предмета контрольного заходу, та  додаткову інформацію про характеристики  предмета і об’єкта контролю;

- отриманий у разі  необхідності від Юридичного управління Міністерства або іншого структурного підрозділу висновок про правовий механізм, який регулює питання, що є предметом контрольного заходу, та діяльності об’єкта контролю щодо використання бюджетних коштів;

- отриману від інших  суб’єктів державного фінансового контролю інформацію про раніше проведені контрольні заходи на визначеному об’єкті контролю.

Програма контрольного заходу визначає:

- мету проведення контрольного  заходу;

- його предмет;

- перелік об’єктів  контролю;

- перелік конкретних  питань, які підлягають вивченню або перевірці;

- термін проведення  контрольного заходу і термін, упродовж якого необхідно скласти  звіт про його результати;

- перелік базових нормативно-правових  актів, що регулюють предмет  контрольного заходу;

- склад контрольної групи.

Програму контрольного заходу підписує керівник суб’єкта контролю і затверджує керівник певного Міністерства.

Якщо у ході проведення контрольного заходу виникає потреба  у доповненні або скороченні його програми, то внесення таких змін проводиться у встановленому порядку.

 На підставі програми  контрольного заходу керівник  суб’єкта контролю підписує доручення  на право проведення контрольного  заходу.

Доручення на право проведення контрольного заходу повинно бути складене на паперових носіях і містити такі обов’язкові реквізити:

- назву міністерства  і структурного підрозділу, що  здійснює контрольні заходи;

-  назву документа  і номер;

-  дату виписки доручення;

- посаду, прізвище, ім’я  і по батькові посадової особи  суб’єкта контролю, уповноваженої  на проведення контрольного заходу;

-  тему контрольного  заходу;

- зазначення об’єкта  контролю, де проводитиметься контрольний  захід;

- період діяльності об’єкта аудиту, який охоплюється контрольним заходом;

-  підставу для проведення  контрольного заходу;

- термін дії доручення;

- посаду, прізвище, ім’я, по батькові та підпис керівника  суб’єкта контролю, що видав доручення,  завірений печаткою Міністерства.

Зворотний бік доручення  містить такі реквізити:

- номер і дату повідомлення  об’єкта контролю про проведення контрольного заходу;

- термін продовження  дії доручення;

- посаду, прізвище, ім’я, по батькові та підпис керівника  суб’єкта контролю, що видав доручення; 

- посаду, прізвище, ім’я, по батькові посадової особи  суб’єкта контролю, що  здійснює  контроль за проведенням контрольних заходів.

Не пізніше ніж за 10 днів до початку проведення планових контрольних заходів керівництво  суб’єкта аудиту письмово повідомляє об’єкт аудиту про дату початку проведення контрольного заходу.

Посадові особи суб’єкта контролю зобов’язані надати керівництву об’єкта аудиту свої службові посвідчення та оформлені на їх ім’я доручення на право проведення контрольного заходу.

 

 

У разі неможливості ознайомлення керівництва об’єкта аудиту з дорученням на проведення контрольного заходу в день, визначений початком проведення контрольних заходів, посадові особи, уповноважені проводити контрольний захід,  невідкладно інформують про це керівника суб’єкта аудиту, який ухвалює відповідне рішення.

Термін контрольного заходу, склад контрольних груп визначаються з урахуванням обсягу та особливостей його проведення та, як правило, не перевищує 30 робочих днів.

Термін проведення контрольного заходу і термін складання за його результатами звіту може бути змінено  у кожному конкретному випадку  рішенням керівництва Міністерства за клопотанням керівника суб’єкта контролю.

У разі зміни терміну  проведення контрольного заходу посадова особа суб’єкта контролю зобов’язана  поінформувати про це керівництво  об’єкта контролю і надати належним чином оформлене доручення на право проведення контрольного заходу, що засвідчує цю зміну.

За наявності взаєморозрахунків  об’єкта контролю з будь-якими  іншими суб’єктами господарювання, посадова особа суб’єкта контролю має право  здійснювати контрольні заходи і  на цих суб’єктах господарювання у межах визначеної теми контрольного заходу та власних повноважень.

За три робочих дні  до закінчення визначеного терміну  проведення контрольних заходів  посадові особи суб’єкта аудиту зобов’язані подати керівництву об’єкта аудиту результати контрольного заходу для ознайомлення і підпису.

Результати контрольного заходу оформлюються довідкою, а, у  разі виявлення фактів незаконного  або нецільового використання коштів і матеріальних цінностей чи інших  порушень, – актом.

Документування результатів та оформлення матеріалів контрольних заходів здійснюється з метою надання керівництву Міністерства та іншим визначеним законодавством користувачам суттєвої, повної і достовірної інформації про результати контрольних заходів, які проводилися на об’єктах аудиту.

Документування результатів  контрольних заходів за змістом  і формою складається з робочої, офіційної, додаткової та супровідної  документації.

Робоча документація, складена за результатами контрольних  заходів, являє собою допоміжні  неофіційні записи, в яких посадова особа, уповноважена проводити контрольний захід, фіксує отриману під час перевірки інформацію. Робочу документацію можна оформити у вигляді записів, таблиць із групуванням цифрових чи інших відомостей та їх аналізом тощо.

Після завершення контрольного заходу особа, що склала робочу документацію, знищує її, за винятком передбачених законодавством випадків, що регламентують необхідність її зберігання.

Офіційна документація, складена за результатами контрольних  заходів, є основною частиною матеріалів контрольних заходів і являє собою обов’язкові для подання документи.

До офіційної документації належать акти, довідки і протоколи.

Офіційний документ має  таку структуру:

- вступну частину,  в якій повністю або стисло  зазначено такі відомості: підстава для здійснення контрольного заходу; тема контрольного заходу; назва об’єкта аудиту, місце його розташування та загальні відомості про нього; дата початку і закінчення контрольного заходу; період, що підлягає дослідженню в ході контрольного заходу; перелік посадових осіб, що його здійснювали; посада, прізвище, ім’я та по батькові керівника об’єкта контролю, з відома якого проводились контрольні заходи;

- констатуючу частину,  в якій зазначено зміст, характер  і результати контрольного заходу.

Констатуюча частина може бути розділена на тематичні розділи за окремими напрямами чи процедурами контрольного заходу.

Додаткова документація, складена за результатами контрольних  заходів, є невід’ємною частиною матеріалів контрольних заходів  і являє собою оформлену як додатки (як правило, у вигляді зведених реєстрів, розрахунків, пояснень тощо) інформацію, що підтверджує підсумки дослідження за окремими напрямами або процедурами контрольного заходу, які зафіксовані в офіційній документації.

Посадова особа, що здійснює контрольний захід, самостійно визначає зміст і форму викладення додаткової документації.

Супровідна документація, складена за результатами контрольних  заходів, може бути:

 

-  офіційною (листування  з органами державної влади,  в тому числі з правоохоронними органами, органами місцевого самоврядування, суб’єктами господарювання і громадянами з питань, які стосуються результатів контрольного заходу, інші офіційні документи, оформлені після закінчення контрольного заходу);