Анализ учета ТМЦ

      Описи подписываются всеми членами  комиссии и материально ответственными лицами, которые подтверждают, что все материалы проверены в их присутствии и претензий к комиссии они не имеют.

      Данные  инвентаризационных описей используются для составления сличительных ведомостей, в которых фактические данные описей сопоставляются с учетными данными. При выявлении недостач или излишков материально ответственные лица должны лап, им соответствующие объяснения. Комиссия устанавливает характер, причины выявленных расхождений или порчи материалов  определяет порядок регулирования разниц и возмещения потерь.

      Независимо  от причин возникновения все недостачи материалов по их фактической себестоимости списывают с кредита счета Материалов в дебет счета Недостач и потерь от порчи ценностей. После выяснения всех обстоятельств возникновения недостач или порчи материалов руководитель организации принимает решение о порядке их списания со счета Недостач и потерь от порчи ценностей.

      Недостачи материальных ценностей в пределах норм естественной убыли, утвержденных в установленном законодательством порядке, списывают с кредита счета Недостач и потерь от порчи ценностей на издержки производства или обращения хозяйствующих субъектов. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм. Нормы естественной убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач.

 

       Глава 3. Рекомендации по совершенствованию  учета материалов и контроля за их использованием

      В процессе работы на предприятии были выявлены следующие недостатки в  работе отдела бухгалтерии данной организации.

1. Плохо организовано разделение труда, т.е. нет документов четко определяющих обязанности каждого отдельного работника предприятия. Не ведется работа по унификации и анализу должностных инструкций. Вследствие этого возникают различного рода накладки, связанные с несвоевременной подготовкой документов, получением информации, необходимой главному бухгалтеру, с опозданием и т.д.

      Таким образом, будет целесообразным разработать  перечень, четко определяющий обязанности  работников предприятия, а также  номенклатуру дел бухгалтерской  службы.

      2. Еще одним недостатком организации бухгалтерского учета на предприятии является отсутствие автоматизации учета. Нет внутренних рабочих программ для формирования базы данных.

      Совершенствование организации бухгалтерского учета  в значительной степени способствует создаваемые на предприятиях автоматизированные рабочие места бухгалтеров (АРМБ).

      При решении проблемы организации автоматизированного  рабочего места бухгалтера можно  выделить несколько этапов. На первом этапе предполагается создание в  подразделениях учетного аппарата отдельных АРМБ на основе средств организационной и вычислительной техники. На втором этапе внутри учетного аппарата будут созданы локальные сети АРМБ (многотерминальные системы). На третьем этапе локальные сети документирования и обработки учетной информации будут объединены в одну систему со средствами организационной и вычислительной техники. Это приведет в перспективе к созданию безбумажной технологии обработки информации.

      В качестве технической базы для построения АРМБ могут быть использованы микроЭВМ различных сетей. Автоматизированный канал должен включать помимо микроЭВМ периферийное оборудование – дисплей, накопители, на магнитных лентах, твердых и гибких дисках, устройство печати.

      Перспективным направлением развития отечественной  микропериферии  является разработка компактных твердых дисков (накопителей) и печатающих устройств на основе «ромашки», обеспечивающих качественное документирование информации (на уровне машинописного изготовления).

      Можно выделить следующие основные функциональные направления использования АРМБ: обработка учетной информации; информационно – справочное обслуживание производственно – хозяйственной и финансовой деятельности; анализ функционирования АРМБ для подразделения учетного аппарата, где создано АРМБ.

      Первое  направление предполагает автоматизацию таких стадий учетного процесса, как изготовление, регистрация документов, контроль использования и обработка документов и т.п.

      Второе  направление предполагает создание локальных баз данных нормативно – справочной информации, используемой в деятельности учетного аппарата.

      Функциональное  направление, связанное с деятельностью  учетного аппарата и его анализом на базе АРМБ, предполагает решение  ряда задач по определению эффективности  процессов обработки (оценка времени, экономических показателей, параметров надежности и качества процесса обработки) и общей организации работ по учету, планированию и анализу. Уделяется внимание также вопросам использования полученной информации в условиях функционирования АРМБ для подготовки  и принятия соответствующих управленческих решений. Получаемая информация дифференцируется по уровням ее применения.

      При автоматизации бухгалтерского учета  используются различные программы. Рынок бухгалтерских программ насыщен  сравнительно недорогими, но достаточно мощными программами (особенно для малых и средних предприятий).

      Среди них особое место занимает «1С: Бухгалтерия» – универсальная бухгалтерская  программа, применяемая при ведении  как простого, так и двойного учета. За счет полной настраиваемости она  успешно используется на промышленных предприятиях, в малых организациях, в торговле, бюджетных организациях и т.п. Программа построена по инициативе «от простого  - к сложному». Ее можно применять для простых операций: печатать платежные поручения, формировать оборотные ведомости, реестры счетов, главную книгу, отдельные отчеты. Программа может автоматизировать бухгалтерский учет по всем разделам. Основным документом для всех современных бухгалтерских программ, в том числе и программ «1 С: Бухгалтерия», является Журнал операций.

      Поскольку программа «1 С: бухгалтерия» предназначена  для ведения бухгалтерского учета  на предприятии, отрасли, адрес, фамилии  директора, главного бухгалтера предприятия, код, телефон. Программа как бы запоминает все эти данные и затем автоматически выводит в документах.

      Один  раз освоив универсальные возможности  программы, бухгалтер сможет автоматизировать различные разделы учета, в том  числе и учет товарно-материальных ценностей.

      Основные  особенности «1С: Бухгалтерии»:

      • ведение синтетического и аналитического учета применительно к потребностям предприятия;

      • возможности ведения количественного  и многовалютного уче¬та;

      • возможности быстрого создания первичной  документации;

      • получение всей необходимой отчетности и разнообразных документов по синтетическому и аналитическому учету;

      • полная настраиваемость: возможность  изменять и дополнять план счетов, систему проводок, настройки аналитического учета, формы первичных документов, формы отчетности;

      • возможности автоматической печати выходных (первичных) документов.

      Исходными данными для программы являются проводки, вносимые в журнал хозяйственных  операций. Программа рассчитана на хранение большого числа проводок - десятков и сотен тысяч, однако всегда можно найти среди них нужные по дате, счетам дебета и кредита, сумме или содержанию. Кроме того, можно ограничить количество проводок некоторым временным интервалом, пересматривая проводки за год, квартал, месяц и день. При выводе проводок программа позволяет автоматически формировать и распечатывать исходящие документы. Программа также предоставляет возможности по созданию отчетов произвольной формы: баланс предприятия, приложения к нему, расчеты налогов и многое другое.

      Для любой типовой операции можно  задать форму первичного документа. Это позволяет при вводе данной типовой операции сформировать и распечатать соответствующий первичный документ (что касается основных средств, то это акт сдачи-приемки, акт на списание основных средств, инвентарная карта и многое другое). Форма первичного документа хранится в отдельном файле и представляет собой обычный текстовый файл, в котором квадратными скобками отмечены поля для подстановки значений. В форме документа могут присутствовать также команды для расчета показателей, задания периода расчета итогов по счетам указания числа цифр в дробной части и многое другое. Также в форме первичного документа можно использовать строки комментариев, они служат для записи замечаний. Все это говорит об огромных возможностях новой версии «1С: Бухгалтерии».

      Программа «1 С: Бухгалтерия» способна работать при любых изменениях, вызванных законодательством. Бухгалтер может и сам вносить  коррективы в План Счетов, схемы проводок, перечень объектов аналитического учета, формы документов и регистров.

      3. На рассматриваемом предприятии  отсутствует график документооборота. Это является значительным упущением, так как точное соблюдение графиков документооборота способствует своевременному и полному отражению в учетных регистрах совершаемых хозяйственных операций.

      Главному  бухгалтеру следует составить схему или перечень работ по созданию и обработке документов, выполняемых инженерно-техническими, коммерческими, бухгалтерскими службами с указанием сроков исполнения.

      4. В целях недопущения подделки  документации целесообразно создать  документ с образцами подписей сотрудников, наделенных правом подписывать финансовые документы.

      В учете товарно-материальных ценностей  были выявлены следующие недостатки:

• Отражение товарно-материальных ценностей следует с опозданием;
• Имеют место случаи отсутствия счетов-фактур. Следует проводить проверки наличия документов на предприятии не реже одного раза в полгода;
• Инвентаризация оформляется не должным образом (в отсутствии материально ответственных лиц); На данном предприятии инвентаризация проводится один раз в год, а инвентаризация основных средств раз в три года. Рекомендуется проводить инвентаризацию каждые полгода, а инвентаризацию основных средств каждые два года, т.к. на предприятии были случаи выявления недостачи.

      Устранение  этих недостатков в большей мере зависит от применения на предприятии вышеуказанных рекомендаций.

 

       Заключение

      Наличие у предприятия материальных запасов  во многом определяют финансовое состояние.

      Эффективное использование материалов играет большую  роль в обеспечении нормализации работы предприятия, повышения уровня рентабельности производства и зависит от множества факторов. В современных условиях огромное негативное влияние на изменение эффективности использования материалов оказывают факторы кризисного состояния экономики:

      · снижение объёмов производства и потребительского спроса;

      · высокие темпы инфляции;

      · разрыв хозяйственных связей;

      · нарушение договорной и платежно-расчетной дисциплины;

      · высокий уровень налогового бремени;

      Все перечисленные факторы влияют на использование материалов вне зависимости от интересов предприятия. Вместе с тем предприятие имеет внутренние резервы для на повышение эффективности использования материалов, на которое оно может активно влиять. К ним относятся:

      · рациональная организация материалов (ресурсоснабжение, оптимальное нормирование, использование прямых длительных хозяйственных связей);

      · более экономное использование имеющихся запасов (внедрение новейших технологий, особенно безотходных, применение современных более дешевых материалов);

      · обновление производственного аппарата;

      · эффективная организация обращения (рациональная организация сбыта, приближение потребителей продукции к ее изготовителям, выполнение заказов по прямым связям);

      Конкретные  размеры материалов определяются текущей  потребностью и зависят от:

      · характера и сложности производства;

      · длительности производственного цикла;

      · сезонности работы;

      · темпов роста производства, изменений объемов и условий сбыта продукции;