Административные методы управления на примере отеля "Лиана"

Курорт-отель «Лиана», представляя собой целенаправленную систему, состоит из элементов - людей, имеющих собственные целевые установки, и одновременно являющихся частью одной или более целенаправленных систем. Качество функционирования и эффективность отеля зависят от характера влияния на него как составляющих элементов, так и систем, в которые он входит. Поэтому необходимое условие эффективного управления заключается, прежде всего, в максимальном достижении согласованности действий всех работников отеля. 

     Большое значение на эффективность деятельности отеля «Лиана» оказывает влияние организованная и действующая на предприятии система управления. Эффективность работы системы управления в отеле основана на том, что четко определены, сбалансированы и взаимосвязаны все части управляющей системы. Достигнуть этого директору отеля помогают правильно разработанные положения о должностях, охватывающие не отдельные категории, а всех работников аппарата управления.

Наличие  положений о должностях в отеле обусловлено тем, что такие документы позволяют управляющему:

- поддерживать рациональную технологию управления в отеле, включая порядок выполнения и взаимосвязь управленческих работ;

- точно определять обязанности, права и ответственность каждого работника, в том числе фиксировать взаимные обязательства руководителей и подчиненных;

- регламентировать разделение и организацию управленческого труда в отеле;

-   распределять и упорядочивать потоки инфляции в отеле;

- формировать требования к соответствующим должностям с целью рационального подбора, расстановки, использования и оценки кадров.       Построенная на таких принципах система положений о должностях позволяет определить необходимый для нормального функционирования отеля объем работ и на этой основе рассчитать потребную численность работников для каждого подразделения предприятия.  В положении содержатся все основные сведения о должности, необходимые для ясного и четкого понимания работником своих целей и задач, прав и ответственности в принятой организационной структуре управления, для этого оно отвечает следующим требованиям:

- отражает весь круг обязанностей, прав и ответственности, временных работнику, занимающему данную должность;

- имеет точные и краткие формулировки;

- содержит единообразные положения для идентичных и взаимосвязанных должностей;

- является гибкими и динамичными, что обеспечивает учет особенностей каждой должности и своевременным пересмотром положений о должностях. Положение о должности, в отеле «Лиана» в первую очередь включает в себя общую часть. В данном разделе содержатся основные требования к должности. Например, для администратора: вовремя поселить и выселить гостя, всегда быть вежливым, не нарушать правил профессионального этикета и т.д.

В этом же разделе указывается, кому непосредственно подчиняется работник, занимающий данную должность, и кем он руководит. Например, администратор подчиняется директору, а руководит офис-менеджерами. Это дает возможность определить нормы управляемости. Наряду с этими сведениями в общей части в общих чертах указан порядок регламентирования работы по данной должности, т.е. указано, какого рода приказы, распоряжения и инструкции определяют работу работника, занимающего данную должность.

Определяющим разделом положения о должности является так называемая "Основная часть". В данном разделе главными пунктами являются:

- должностные обязанности;

- права;

- ответственность;

- должностные характеристики;

- критерии оценки выполнения служебных обязанностей и т.д.

Важное значение в положении о должности имеет четкое изложение прав, необходимых для выполнения всех предписанных должности действий (обязанностей) с целью достижения необходимых результатов. В положении о должности указываются, прежде всего, права работника в отношении подчиненных или подконтрольных ему должностей. Эти права в отеле «Лиана» состоят в том, что, например,  администратор требует от нижестоящих работников выполнения определенных действий, разрешает те или иные действие, запрещает или пресекает соответствующие действия, а также проверяет и контролирует их, принимает на работу, увольняет, повышает в должности, налагает штраф, взыскания и поощряет подчиненных.

Не менее важное значение имеет раздел, в котором определяется ответственность. Ответственность предполагает, что определенный работник отвечает перед вышестоящими организациями в соответствии с занимаемой должностью за результаты. Например, главный бухгалтер ежеквартально сдает отчет о прибыли директору отеля.

Эффективность работы системы управления в отеле обусловлена тем, что четко определены, сбалансированы и взаимосвязаны все части управляющей системы. Достигнуть этого помогли правильно разработанные положения о должностях, охватывающие не отдельные категории, а всех работников аппарата управления.

Глава 3.       Пути совершенствования  административных методов управления в отеле «Лиана».

3.1.  Пути совершенствования административных методов управления в отеле «Лиана».

  Для совершенствования административных  методов управления персоналом отеля «Лиана», в первую очередь я бы посоветовал директору отеля усовершенствовать систему управления персоналом.

Для этого можно добавить некоторые нормативные документы в раздел организационных воздействий. Например, такие как: коллективный договор между администрацией и  трудовым  коллективом, а так же   положения  о  структурных  подразделениях.

Так же можно добавить некоторые изменения в должностные инструкции. Например, в общую часть можно добавить, что для руководителей, специалистов и технических исполнителей можно использовать различные цифровые или буквенные индексы. Это дает возможность проанализировать качественный состав управленческих кадров и кадровых изменений в организации за определенный период времени. Здесь же следует указать наименование подразделения, которым руководит или в котором работает лицо, занимающее данную должность. Здесь же должно определяться  назначение должности, т.е. должны указываться главные задачи, которые должен решать работник, занимающий данную должность. Это особенно важно для специалистов и технических исполнителей. Во многих случаях целесообразно указывать количество работников, занимающих одинаковую должность, в конкретном подразделении, т.к. при типовых единообразий их основных обязанностей разделение труда между работниками одинаковых должностей может породить специфические обязанности.

В основную часть положения, следует добавить, что при описании обязанностей в должностной инструкции следует учитывать, что в процессе управления можно выделить несколько однотипных функций, таких как, например, планирование (включая анализ), организация (как деятельность, направленная на упорядочение выполнения различных работ), оперативное руководство и контроль, координация и связь. В связи с этим должностные обязанности руководителей можно разбить на четыре раздела:

- должностные обязанности по планированию;

- должностные обязанности, связанные с организационной работой;

- должностные обязанности, связанные с оперативным руководством и контролем;

- должностные обязанности, связанные с координацией и связями.

Для каждой конкретной должности соотношение обязанностей, связанных с той или иной функцией может существенно различаться в зависимости от места данной должности в практической структуре организации. Чем более высокое место занимает должность в организационной структуре, тем более высокий удельный вес приходится на функции, связанные с планированием и организацией.

В положении о должности указываются права работников в отношении подчиненных, но ничего не сказано о правах по отношению к вышестоящим инстанциям, подразделениям и должностям, не подчиненным и неподконтрольным данной должности. Так, работник имеет право: докладывать о положении дел, выносить на рассмотрение определенные вопросы и предложения, участвовать в их обсуждении, принимать участие в рассмотрении вопросов касающихся данного должностного лица; представлять материалы по вопросам, требующим вмешательства других инстанций (включая материалы на поощрение или взыскание), запрашивать определенные сведения от других подразделений. При описании прав руководителей целесообразно указывать решения, которые они могут принимать самостоятельно без доклада или с последующим докладом вышестоящему руководству; решения, подлежащие предварительному согласованию в вышестоящей инстанции; решения во исполнение приказов и распоряжений вышестоящего руководства.

Так же отелю «Лиана» можно дать следующего рода советы:

- желательно постоянное присутствие руководства в отеле. Руководитель должен устранять все затруднения прямо на месте. Если после происшествия пройдет много времени, то причина может остаться незамеченной и это породит хроническое чувство апатии среди рабочих к возникшим трудностям или привести к безответственности;

- неплохо было бы внести гласность и корпорационные ценности. В основе этой идеи должно лежать правило, что все уровни управления и рабочие должны пользоваться общей информацией о политике и деятельности отеля. Постоянные совещания с целенаправленной информацией улучшают взаимоотношение и влияют на производительность.

- управление - основанное на информации. Следует улучшить человеческие отношения: согласованность, групповая ориентация, гармоничные отношения. Это ключевые задачи управления. Но важно также организовать сбор правильных данных, систематически их анализировать и использовать для повышения экономической эффективности производства и качественных характеристик услуг;

- управление, ориентированное на качество. Здесь не столько следует беспокоиться о росте производительности, сколько об уменьшении дефектов в конечной продукции. Почему такое внимание к качеству? Иначе, потребитель теряет доверие к нашим услугам. Этой идеологии должны придерживаются все работающие в компании. А личная гордость руководителя должна проявляться в организации работы, по контролю качества;

- поддерживание чистоты и порядка. Эта деятельность должна быть одной из важнейших, она рассматривается как необходимое условие высокого качества продукции. Задача руководителя должна формулируется следующим образом: установить дисциплину, которая бы служила гарантией контроля качества и повышала производительность благодаря вниманию к чистоте и порядку. Однако поддержание дисциплины и порядка может быть затруднено по таким причинам, как: привычки рабочих, их образ жизни, квалификация, а также экономические условия.

Заключение

Исходя из проведённых мною исследований по данной  теме,  можно сделать следующие теоретические выводы:

Главная  цель  системы  управления  персоналом:  обеспечение кадрами, организация  их  эффективного  использования,  профессионального  и социального развития. В соответствии с этим формируется  система  управления персоналом предприятия. В  качестве  базы  для  её  построения  используются методы, разработанные наукой и апробированные практикой.

Различают три метода управления персоналом:

Административный метод (организационно-распорядительный);

Экономический метод;

Социально-психологический метод.

Административные  методы  базируются  на  власти,   дисциплине   и взысканиях и известны в истории  как  «метод  кнута». 

       Административные методы ориентированы на  такие  мотивы  поведения, как осознанная необходимость дисциплины  труда,  чувство  долга,  стремление человека трудиться в определённой организации и т.п. Эти методы  воздействия отличает   прямой   характер   воздействия:   любой   регламентирующий или административный акт подлежит обязательному исполнению. Административные  методы  управления   являются   мощным   рычагом достижения поставленных целей в случаях, когда нужно подчинить  коллектив  и направить его на решение конкретных задач управления. Идеальным условием  их эффективности является высокий уровень регламентации управления  и  трудовой дисциплины, когда  управленческие  воздействия  без  значительных  искажений реализуются нижестоящими  звеньями  управления.  Это  особенно  актуально  в больших многоуровневых системах  управления,  к  которым  относятся  крупные предприятия. Демократизация управления  и  развитие рыночных  отношений  в  стране,  развал  централизованной   административной системы и деформация морального кодекса строителя коммунизма  понизили  роль административных методов  управления  на  предприятиях.  Ряд  противоречивых процессов  в  обществе  также  препятствует  использованию  административных методов.  К  ним  относятся  рост  безработицы  и  частичная  занятость   на предприятиях, значительная инфляция  в  течение  последних  лет,  превышение темпов роста цен на  потребительные  товары  над  темпами  роста  заработной платы, нарушение привычного уклада жизни в семье.