Анализ организации бухгалтерского учета движения денежных средств в ООО «Агрофирмы «Ломовская»»

Основным документом, определяющим отношение между Нижнеломовским филиалом  ОАО «Россельхозбанк» и ООО «Агрофирма «Ломовская»» при осуществлении расчетно-кассового обслуживания является Договор об оказании банковских услуг. Согласно этого договора банк обязуется производить прием денежных средств (выручки), пересчитывать и зачислять на счет ООО «Агрофирма «Ломовская»» сумму денежной наличности. На расчетный счет поступают денежные средства за проданную продукцию, за выполненные работы и услуги, кредиты банка, свободные денежные средства и т.д.

При оформлении и учете кассовых операций ООО «Агрофирма «Ломовская»» руководствуется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Центральным банком Российской Федерации от 22 сентября 1993 г. №40 (ред. от 26.02.1996) (ред. от 31.10.2002). Порядок ведения наличного обращения для организаций установлены специальным Положением организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 05 января 1998 г. №14-П, и утвержденных Советом директоров Банка России (протокол от 19 декабря 1997 г. №47)( с внесенными изменениями и дополнениями ЦБР от 22 января 1999 г. N 488-У , ЦБР от 31 октября 2002 г. N 1201-У.)

Все свободные денежные средства предприятия хранятся, как отмечалось выше, на расчетном счете в банке. Но для необходимой текущей хозяйственной деятельности определенная сумма наличных денег находится в кассе – специально оборудованном помещении для хранения, приема и расходования наличных денег.

Касса ООО «Агрофирма «Ломовская»» находится в собственном здании. Помещение изолировано, двери во время совершения операций закрыты с внутренней стороны, посторонние лица внутрь не допускаются. Кроме этого касса оборудована охранно-пожарной сигнализацией, оконных проемов нет. Ценностей, не принадлежащих предприятию, в кассе нет. Денежные средства хранятся в металлическом сейфе, который по окончании рабочего дня закрывается на ключ и опечатывается. Один ключ хранится у кассира, другой – у директора предприятия. Все операции по приему и выдаче денег из кассы осуществляет кассир.

Кассир – это материально-ответственное  лицо, несущее полную материальную ответственность за сохранность  принятых ценностей. При оформлении на работу кассир принимает на себя материальную ответственность за денежные суммы и прочие ценности в кассе. Если по какой-то причине кассиром будет причинен ущерб обществу, то он обязан его возместить. В случае отпуска, болезни и других причин все ценности кассы передаются другому лицу по акту.

Для выполнения различных поручений предприятия выдают денежные суммы под отчет отдельным лицам. Работники, получившие эти суммы, считаются подотчетными лицами. Как правило, деньги под отчет выдаются на командировки, на приобретение различных материалов, на мелкие хозяйственные, почтовые, телеграфные и другие административно-хозяйственные затраты. Деньги под отчет не могут получать лица, которые не работают на данном предприятии. Список лиц, имеющие право пользоваться подотчетными суммами, устанавливает руководитель предприятия. В ООО «Агрофирма «Ломовская»»  список лиц, имеющих право получать наличные денежные средства на хозяйственные нужды, существует.

Аванс подотчетному лицу выдают по расходному кассовому ордеру только на основании заявления подписанного руководителем предприятия и главным бухгалтером. Если данное лицо не имеет задолженности по раннее полученным суммам. Расходуются полученные суммы на цели, на которые они выданы. После выполнения поручения в течение трех дней подотчетное лицо обязано предоставить в бухгалтерию авансовый отчет о проведенных расходах, к которому прилагаются все оправдательные документы (счета, квитанции, железнодорожные билеты и т.д.), авансовые отчеты проверяются с точки зрения обоснованности произведенных платежей и их размеров, после чего израсходованная сумма утверждается руководителем предприятия, а бухгалтерия окончательно рассчитывается с подотчетным лицом [25, с. 33].

Не реже одного раза в месяц проводится внезапная проверка кассы, в результате которой полностью пересчитываются наличные деньги и проверяются все прочие наличные ценности. Эти проверки необходимы для обеспечения сохранности ценностей в кассе. Проверка кассы в ООО «Агрофирма «Ломовская»» проводится один раз в месяц, но приказа о создании комиссии для проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей нет. По окончании проверки составляется Акт инвентаризации наличных денежных средств ф. № инв.-15. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается материально-ответственными лицами. Один экземпляр передается в бухгалтерию, второй остается в кассе. Остатки денежной наличности сверяются с данными учета. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием денежных средств и данными бухгалтерского учета отражаются на соответствующих субсчетах.

Недостача взыскивается с кассира. Денежные средства не подтвержденные первичными документами относят  к излишкам.

На удовлетворение неотложных хозяйственных нужд в кассе разрешается иметь минимальные суммы денежных средств, для чего устанавливается лимит остатка средств в кассе учреждением банка. Для ООО «Агрофирма «Ломовская»» установлен лимит в размере 180 рублей (согласно Расчету на установление предприятию лимита остатка кассы.) Превышение лимита допускается только в дни выдачи заработной платы, но не более 3-х рабочих дней, включая день получения денег в банке. Не использованные суммы в течение этого времени подлежат сдачи в банк на расчетный счет. Все кассовые операции ООО «Агрофирма «Ломовская»» ведутся в валюте РФ, т.е. в рублях.

Для получения денег с расчетного счета учреждение банка выдает на основе специального заявления чековую книжку, в которой заранее пронумерованы все чеки и на каждом из них проставлено наименование учреждения банка, номер расчетного счета, наименование владельца. При выписке чека, на обороте обязательно указываются назначение получаемой суммы (оплата труда, хозяйственные расходы и т.д.). Исправления в чеках не допускаются. Сумму в чеке обязательно пишут прописью и с заглавной буквы. Чек выписывают на имя кассира, на предъявителя выдавать чеки запрещено [19, с. 17].

Наличные деньги, возврат подотчетных  сумм или остатка, принимаются в  кассу по приходным кассовым ордерам (см. приложение). В приходном кассовом ордере указаны следующие реквизиты: от кого поступили денежные средства, на какие цели, сумму, дату.

Приходный кассовый ордер заполняется в бухгалтерии и поступает в кассу при оформлении приема денег. После приема денег (возврат подотчетных сумм и т.д.) плательщику выдается квитанция, которая удостоверяет, что деньги действительно поступают в кассу, за подписью главного бухгалтера и кассира. При поступлении наличных денег из банка по чеку квитанция не выписывается.

Расходный кассовый ордер (см. приложение), применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации.

Учет движения денежных средств и денежных документов в кассе, как правило, оформляется выпиской приходных и расходных кассовых ордеров.

В специальном журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров. Журнал, как правило, открывают раздельно на приходные и расходные кассовые документы. При небольшом числе кассовых операций можно регистрировать ордера в одном журнале, выделяя самостоятельные разделы для приходных и расходных кассовых ордеров. Он может использоваться несколько лет, но порядковые номера для кассовых ордеров устанавливают с начала года.

На все кассовые документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, после их использования кассир ставит специальный штамп или подпись: «Получено» - на приходных документах и «Оплачено» - на расходных документах с указанием даты (число, месяц, год). Движение денег в кассе кассир учитывает в кассовой книге. В ней записывает номер документа, от кого получены или кому выданы деньги и в какой сумме. По окончании рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги оборотов по приходу и расходу и выводит остаток по кассе на следующий день. [26, с. 105].

Операции по кассе в ООО «Агрофирма «Ломовская»» фиксируют в кассовой книге. В ней отражается приход и расход денег по кассе за день, а также указывается остаток наличных денег в кассе на начало и на конец дня.

Книгу заводят на определенный период: год, квартал, месяц (в зависимости от количества кассовых операций у организации). По окончании этого периода кассовая книга должна быть опечатана, все ее листы должны быть пронумерованы и прошнурованы.

Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одна из них заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой.

Записи кассовых операций ежедневно начинаются на лицевой стороне листа после строки «Остаток на начало дня», а заканчиваются заполнением графы «Остаток на конец дня».

В конце дня заполненный лист кассовой книги подписывают кассир и бухгалтер, а отрывной лист отрезают. Документы, по которым были получены (выданы) деньги, подшивают по порядку вместе с отрывным листом кассовой книги.

Деньги, которые кассир выдает из кассы организации доверенному лицу (раздатчику), а также возврат наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям фиксируются в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств.

Как отмечалось ранее, выдачу наличных денег из кассы ООО «Агрофирма «Ломовская»» оформляют расходным кассовым ордером. Правда, деньги из кассы можно выдавать еще и по платежной или расчетно-платежной ведомости. Эти ведомости обычно оформляют при выдаче зарплаты сотрудникам организации. Их можно оформлять и на выплату пособий, стипендий. В данной организации применяют Платежную ведомость ф. № Т-53.

После того как истечет срок выдачи зарплаты или иных выплат, установленный в организации, в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости кассир должен указать, сколько денег по ней выплачено и сколько будет депонировано. На общую сумму, которая выплачена по ведомости, оформляют один расходный кассовый ордер. Номер этого ордера и дату его составления указывают в ведомости. На депонированные суммы, которые сдают в банк, также составляют один расходный кассовый ордер.

Учреждениям банка предоставлено право проверять  ООО «Агрофирму «Ломовская»», на соблюдение кассовой дисциплины. Нарушениями кассовой дисциплины считаются: расходование полученных в банке наличных денег не по назначению; несоблюдение правил о расчетах наличными деньгами; не сдача в банк денежной наличности в установленные сроки и использование выручки не по назначению; выдача наличных денег из кассы в займы другим предприятиям, учреждениям и организациям. Ответственность за соблюдение кассовой дисциплины возлагается на руководителя общества, главного бухгалтера и кассира. Лица, виновные в систематическом нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности.

Для хранения денежных средств и осуществления безналичных расчетов в ООО «Агрофирма «Ломовская»» открыт расчетный счет в Нижнеломовском филиале ОАО «Россельхозбанк» №40702810600020000304. Деньги на текущий счет зачисляют по ордеру (типовой формы) на основании типовых денежных и расчетных документов. Условия предоставления банковских услуг предприятию определяются договором на расчетно-кассовое обслуживание.

Со счета осуществляются расходы и выплаты, связанные с хозяйственной деятельностью ООО «Агрофирма «Ломовская»», включая выплаты наличных денег в кассу предприятия для оплаты труда.

Расчеты проводятся с использованием банковских документов, которые составляются на бланках единой формы и исполняются банком в день их поступления (при наличии денежных средств на счете клиента).

К таким документам относятся платежные поручения, чеки и т.д. Все документы выписываются в бухгалтерии ООО «Агрофирма «Ломовская»» и предъявляются в Нижнеломовский филиал ОАО «Россельхозбанк».

На основании этих документов банк осуществляет операции по счету в пределах остатка средств на счете в соответствии с законодательством РФ и нормативными актами Банка России, действующими тарифами банка и договором на расчетно-кассовое обслуживание.

При осуществлении безналичных  расчетов допускается расчеты платежными поручениями, по инкассо, по аккредитиву, чеками, а также расчеты в иных формах, предусмотренных законом, установленными в соответствии с ним банковскими правилами и применяемыми в банковской практике обычаями делового оборота [15, с. 118].

К расчетным документам относятся, прежде всего, платежное поручение и платежное требование. Платежное поручение – поручение организации банку о перечислении соответствующей суммы с его расчетного счета на расчетный счет получателя. Организация-плательщик предоставляет в банк поручение на бланке установленной формы. Поручения действительны в течение десяти дней со дня выписки (день выписки в расчет не принимается). Платежное поручение содержит следующие реквизиты: наименование расчетного документа, его номер и дата выписки, сумму перечисленных средств (цифрами и прописью) и назначение, номер и наименование банка плательщика и его счета в банке, наименование банка получателя. Кроме этого указываются вид операций и очередность платежа. На первом экземпляре документа ставятся подписи руководителя ООО «Агрофирма «Ломовская»» и главного бухгалтера, проставляется оттиск печати.

Для получения чековых книжек ООО «Агрофирма «Ломовская»» заполняет специальное заявление в Нижнеломовском филиале ОАО «Россельхозбанк». В чековых книжках все чеки заранее пронумерованы. На каждом из них проставлены следующие реквизиты: наименование учреждения банка, номер текущего счета, наименование владельца. При выписке чека на обороте указывают назначение получаемой суммы: на оплату труда, на хозяйственные расходы. Все реквизиты в чеке заполняют чернилами или шариковой ручкой. Исправления не допускаются. Чек выписывают на имя кассира, сумму к получению пишут с заглавной буквы прописью и цифрами. Кассиру не выдаются незаполненные чеки, заверенные подписью директора и печатью, для заполнения в банке.