Внешние и внутренние стандарты обслуживания потребителей

Так как внешний вид персонала создает для гостя первое впечатление о гостинице, поэтому все сотрудники гостиничного предприятия должны позаботиться о том, чтобы выглядеть нарядными, ухоженными и опрятными.¹²

3.3 Требования к поведению сотрудников

• С гостями необходимо разговаривать только стоя.
• Выражение лица всегда приветливое. Голос доброжелательный.
• Движения спокойные, без суетливости.
• Следить за осанкой. Осанка отражает уверенность, достоинство и уважение.
• Необходимо обращать внимание на позу, когда сотрудник сидит – прямая спина, нельзя «разваливаться» в рабочем кресле.
• Во время регистрации гостя необходимо уметь расположить его к себе, уметь сгладить неловкие ситуации.
• Если клиент обращается с просьбой, которая заведомо кажется невыполнимой, ни в коем случае нельзя отвечать отказом. Необходимо попросить гостя немного подождать, постараться решить его проблему по телефону, обратившись к компетентным сотрудникам, либо пригласить начальника службы, который обязан постараться уладить проблему.
• Нельзя разговаривать громко, повышать голос.
• Речь должна быть четкая и грамотная.
• Необходимо уметь поддержать разговор, смотреть в глаза собеседнику, если перед работником пара (мужчина и женщина), слова должны быть обращены к женщине.
• Знание правил и умение разговаривать по телефону является обязательным.
• Во всех случаях, когда сотрудник знает Ф.И.О. гостя, необходимо минимум  1 раз в течение разговора назвать его по имени.
• Прощаясь с гостем, следует обязательно ему улыбнуться, пожелать всего доброго и поблагодарить за визит, это надо сделать искренне. У гостя должно появиться чувство, что в этой гостинице ему всегда рады, проблемы его способны разрешить и в следующий свой приезд он обязательно должен остановиться здесь, где дорожат мнением и настроением любого гостя, вне зависимости от его национальности, возраста и социального положения.

3.4 Основные правила ведения телефонных переговоров

Телефонные разговоры играют важную роль в деятельности работников гостиниц. Персонал гостиницы, контактирующий с  клиентами, должен общаясь по телефону, соблюдать правила ведения телефонных разговоров.

Телефонные звонки нарушают нормальный режим работы, разбивают рабочий  день на короткие отрезки времени  средней продолжительностью 10-30 минут (а порой 5-10 минут), что не позволяет  сосредоточиться на проблемах и  иногда провоцирует стресс. Около 60 % разговоров по служебному телефону приходится на первую половину дня. В этой связи  требуется не только умение вести  короткий разговор, но и мгновенно  перестраиваться, мобильно реагируя на разных клиентов.

Обучаясь искусству правильно  отвечать по телефону, следует помнить, что слова, сказанные в начале разговора, определяют тональность  дальнейшей беседы. В разговоре следует  следить за тем, чтобы речь была грамотной, избегать жаргона. Нельзя превращать беседу в допрос, задавать такие вопросы  как «С кем я разговариваю?»  или «Что вам нужно?». Надо следить  за своей дикцией, не зажимать микрофон рукой, когда передаете что-то из разговора тем, кто находится  рядом - ваши комментарии может услышать клиент, разговаривающий с вами по телефону. В случае высказывания жалобы или рекламации не говорить клиенту, что это не ваша ошибка, что вы этим не занимаетесь и что вам это неинтересно.

Ответы на звонки, поступающие в  гостиницу. Что и как говорит  персонал, формирует впечатление  у клиентов о гостинице. Прежде всего, вы должны снять трубку не позднее 3 гудка. Телефонный разговор следует начинать со слов: «Добрый день», «Доброе утро», «Добрый вечер», «Здравствуйте». Затем следует сказать название гостиницы, имя ответившего на звонок и спросить «Чем я могу Вам помочь?». Отвечать следует обстоятельно, но коротко, избегая монотонного перечисления. В большом рабочем помещении особенно важна согласованность действий, поэтому говорить по телефону следует так же, как и другие сотрудники, отвечающие по телефону.

Ответы на внутренние и внешние  звонки.

При ответе следует назвать как  имя, так и фамилию ответившего  на звонок. Согласно деловому этикету, звонящий представляется первым. Когда  на звонок ответили, не следует вступать в немедленную беседу. Необходимо проявить любезность и спросить, есть ли у абонента время для разговора. Партнер по общению оценит то, что  звонящий считается с его временем. Если номер набран неправильно, то необходимо извиниться, а затем только положить трубку.

Перезванивать следует: если вас нет  на месте и вы, естественно, не можете ответить на телефонный звонок, то вам  следует как можно скорее перезвонить  звонившему вам человеку.

Советы при разговоре по телефону, когда звонят в гостиницу: готовиться к разговору необходимо заранее; прежде чем ответить на телефонный звонок, необходимо отложить в сторону  другую работу. Улыбайтесь, когда вы отвечаете по телефону! Звонящий почувствует  искреннее расположение вашего звонка. Не следует перебивать собеседника  во время разговора, выдерживайте паузу.

Не заставляйте человека ждать, а если это необходимо, убедитесь  в том, что он или она будет  ждать (обычно не дольше 30 – 60с). Когда вы вновь берете трубку, возобновите разговор со слов: «Спасибо за ожидание». Ваша любезность позволит дать понять, что вы помните о том, что собеседник проявил любезность, потратив свое время на ожидание.

Пять приемов, с помощью которых  вы сможете справиться с малоприятным человеком:

• Не прерывайте собеседника.
• Повторяйте то, что вам сказали, - это значит, что его поняли.
• Несколько раз в течение разговора называйте человека по фамилии.
• Объясните, что вы намерены сделать, и выполните свое обещание.
• Если возможно, запишите суть разговора.

Советы работникам контактной зоны, звонящим по телефону: прежде чем набирать телефонный номер, следует сформулировать в нескольких предложениях причину  звонка. Тогда, если вас соединят с  системой голосовой связи, вы сможете  оставить немногословное сообщение. Говорить нужно медленно. Оставить номер своего телефона. Просьба подождать у  телефона должна быть скорее исключением, чем правилом. Говорить надо медленно, спокойно, достаточно громко и внятно. Чем меньше времени в вашем  распоряжении, тем меньше вы можете себе позволить углубляться в  разъяснения того, что ваш собеседник не понял с первого раза; выделять голосом особо значимые слова, меняйте  интонацию; сознательно менять силу голоса, не говорить монотонно; употреблять  короткие предложения, в которых  формулируйте только одну мысль; периодически делать паузы, давая возможность  собеседнику «переварить» сказанное  вами; говорить голосом зрелого человека, не манерничать; говорить по телефону, сидеть прямо, не напрягаясь, держаться  спокойнее, сосредоточеннее; улыбаться  во время разговора, тогда голос  делается более приятным. Значение телефонного общения трудно переоценить, так как это самый простой  способ установления контакта; телексы, телетайпы, факсы лишь дополняют  его. Умение персонала вести телефонную коммуникацию влияет на их личный авторитет  и на репутацию гостиничного предприятия  в целом.

Выводы

Обобщая вышесказанное, можно сделать  вывод, что работники гостиничной индустрии должны владеть основами профессиональной этики, правилами международных этических норм, обеспечивать высокую организованность труда и дисциплины. Однако овладение социальными нормами не свидетельствует о высокой культуре обслуживания. Только глубокое понимание ситуации, умение самостоятельно вырабатывать правила общения с клиентами, понимать себя и других – вот суть культуры человеческих отношений и высший тип моральной регуляции поведения, чем, несомненно, должен владеть обслуживающий персонал гостиничных предприятий.

Говоря о культуре поведения  работников сферы гостиничного сервиса, можно выделить 2 стороны: контакты с клиентом и контакты с персоналом, которые подразумевают в первую очередь организацию проживания и самое главное – общение  с клиентом. Независимо от интерьера  и условий проживания в гостинице  крайне важным остаются уровень обслуживания и общение с клиентом.

Гостиница является предприятием, деятельность которого направлена на обслуживание отечественных и иностранных  гостей. Поэтому неукоснительным  правилом для персонала является уважительное отношение к любым культурным традициям и образу мышления, а также готовность к общению без предрассудков со всеми. Гордостью любой гостиницы является персонал, способный говорить на разных языках и производить хорошее впечатление на гостей уровнем своих знаний и гибкостью общения.

Целью обслуживающего персонала является создание открытой, дружественной атмосферы, поэтому, обращаясь к гостю по имени или фамилии, любой работник гостиницы сможет добиться расположения гостя. Гости и сотрудники должны строить свои отношения на взаимном уважении, становясь равноправными  деловыми партнерами. Необходимо, чтобы  каждый гость мог обратиться к  любому сотруднику гостиницы со своими проблемами и заботами и его ожидания оправдались. Именно такой уровень  обслуживания является гарантией успеха и конкурентоспособности на рынке  гостиничных услуг.¹³

Необходимо проявлять заботу о  гостях, потому что гость – это  самая важная персона, независимо от того, позвонил ли он, написал письмо или пришел лично.

Гость – это не кто-то, кто мешает работе персонала, напротив, он – главная причина, по которой трудиться весь персонал. Обслуживание гостей не должно выглядеть как одолжение. Наоборот, это гости оказывают любезность, давая возможность каждому сотруднику проявить себя и заработать.

Гость не тот человек, с которым  следует спорить или которому следует доказывать, кто сильнее. Гость всегда прав.

Каждый сотрудник гостиницы  должен понимать, что качество –  это не недоступная роскошь, а  неусыпное внимание к потребностям гостей. Персонал любой гостиницы  должен быть открыт для перемен и  новых путей постоянного совершенствования  обслуживания гостей.

Немаловажную роль играют и взаимоотношения  персонала между собой. Если персонал гостиницы многонационален, сотрудники должны относится к друг другу  с уважением независимо от положения  и культурных различий. Должностные  лица, начальники отделов и департаментов, а также весь остальной персонал должны знать друг друга и общую организационную структуру. Очень важен навык персонала работать в команде. Необходимым для работы являются принцип демократического управления и возможность профессионального роста и повышение квалификации.

Каждый член коллектива становится единым целым с теми товарами и  услугами, которые предоставляет  гостиница.

Культура поведения гостиничного работника включает в себя все  стороны внешней и внутренней культуры человека, а именно: правила обхождения и обращения, умение правильно выражать свои мысли, соблюдать речевой этикет.

Вежливость свидетельствует о  культуре человека, его отношении  к работе и к коллективу. Для  гостиничного работника очень важно  быть тактичным во взаимоотношениях с гостями, постоянно помнить  об уважении к человеку.

Тактичное поведение гостиничных  работников складывается из ряда факторов. Главный из них – это умение не замечать ошибок и недостатков  в поведении гостей, не акцентировать  на них внимание, не проявлять излишнего  любопытства к их одежде, обычаям, традициям. Нельзя задавать ненужных вопросов, рассказывать о своих делах, проявлять  назойливость.

Нельзя показывать гостю нравится он тебе или нет, делать ненужные замечания, читать нравоучения, высказывать различные  претензии, расспрашивать гостей об их личной жизни.

Необходимо вести себя тактично и по отношению к посетителям  гостей – нельзя расспрашивать о  цели их визита, заходить в номер  без разрешения проживающего.

Тактичность проявляется и во внимании к гостю. Если гость заболел, нужно  помочь ему достать лекарство, позвонить  по телефону. Особенно внимательным и  тактичным надо быть к пожилым  людям, прощать их слабости – ведь они часто рассеяны, забывчивы  и ранимы.

Достоинство и скромность – обязательные для гостиничного работника черты  человеческого характера. Если скромность требует сдержанности и такта в общении, то дисциплина – соблюдение установленного порядка, аккуратности, точности. Скромность и дисциплина предполагают и высокое чувство ответственности за порученный участок работы.

Обслуживающий персонал должен помнить  всегда, что этаж или комната горничных  – это прежде всего служебные помещения, а персонал, занятый в смене, находится при исполнении служебных обязанностей.

Культура поведения и общения  связаны и с понятием культуры речи. Гостиничному работнику необходимо уметь грамотно, ясно излагать свои мысли. За культурой речи, как и  за тоном, нужно следить постоянно. Культура речевого этикета предполагает не только умение говорить, но и умение слушать. Внимательно выслушать  собеседника, не перебивая его, и  проявить при этом искренне участие  – искусство.

Многое зависит от умения правильно  встретить гостя. Гость должен быть встречен в администраторской и  на этаже приветливой фразой: «Добро пожаловать в нашу гостиницу!». Ему должны быть даны краткая характеристика гостиницы и точная информация о порядке проживания, об услугах, которыми он может воспользоваться. Провожая гостя, администрация и работники этажа помимо вежливого прощания должны обязательно пожелать гостю доброго пути и пригласить снова посетить отель. Разумеется, это не имеет ничего общего с раболепством и заискиванием перед гостями.