Планирование эксплутационной программы гостиницы

1. Планирование  эксплутационной программы гостиницы 
Эксплуатационная программа гостиницы – это предоставленный гостиницей объем услуг в натуральном и стоимостном выражении. Для номерного фонда эксплуатационная программа в натуральном выражении – это количество место – дней проживания. В процессе составления эксплуатационной программы определяются основные показатели деятельности гостиниц, которые позволяют дать реальную оценку возможностям номерного фонда: 
 
1.                 Единовременная вместимость, определяется путем умножения количества номеров каждой категории на количество мест в каждом номере. 
 
2.                 Общее годовое количество место – дней в гостинице определяется умножением показателя единовременной вместимости на число календарных дней в году. Полученный показатель характеризует максимальную пропускную способность гостиничных мест. 
 
3.                 Поскольку на практике максимальная загрузка невозможна, в связи с возникновением простоев на капитальный ремонт и реконструкцию, то рассчитывается фактическая пропускная способность с учетом простоев. Так число место – дней простоев номеров, вследствие проведения капремонта, определяется умножением вместимости номеров, которые нуждаются в капремонте на среднюю продолжительность проведения таких робот. Так как нет нормативов ремонтных работ, то число простоев определяется делением часов нужных на проведение таких работ на среднюю продолжительность смены и умножением на численность работников. В результате фактическая пропускная способность гостиницы определяется как разность между максимальной пропускной способностью и количеством место – дней капремонта. 
 
4.                 Коэффициент использования пропускной способности определяется путем деления фактической пропускной способности на максимальную пропускную способность. 
 
5.                 Среднее время проживания определяется путем деления числа оплаченных место – дней на число гостей. 
 
6.                 Коэффициент использования номерного фонда определяется путем деления числа оплаченных места – дней на фактическую пропускную способность. 
 
7.                 Средняя стоимость гостиничного места определяется путем деления выручки на число оплаченных место – дней. 
 
На показатель эксплуатационной программы гостиницы влияют следующие факторы: 
 
·         разрядность; 
 
·         количество мест и номеров; 
 
·         структура номерного фонда; 
 
·         структура туристов; 
 
·         продолжительность проживания; 
 
·         сроки проведения ремонта. 
 
Ряд оперативных показателей деятельности гостиницы целесообразно рассчитывать не исходя из числа место – дней, а на основе количества номеров: 
 
1.                 Коэффициент заполняемости номерного фонда определяется путем деления общего числа занятых номеров на общее количество номеров. В случае расчета коэффициента за месяц числитель дроби умножается на количество дней занятых, а знаменатель на количество всех номеров гостиницы. 
 
2.                 Коэффициент занятости гостиничных мест определяется путем деления числа занятых мест на число свободных мест. 
 
3.                 Среднее количество туристов приходящихся на один проданный номер определяется путем деления общего числа туристов на количество проданных номеров. 
 
 
 Мп • t + Mк • t 
 
Мпл = Т ,  
где  
 
·                   Мп и Мк число мест на начало и конец планируемого периода соответственно; 
 
·                   Т – количество месяцев в планируемом периоде; 
 
·                   t – период наличия соответствующих мест.  
 
Пропускная способность в планируемом периоде определяется путем умножения среднего количества мест в планируемом периоде на длительность планируемого периода. 
 
Таким образом, эксплуатационная программа гостиницы на планируемый период будет равна умножению максимальной пропускной способности гостиницы планируемого периода на планируемый коэффициент ее использования. 
 
На каком бы уровне ни осуществлялось планирование туризма, оно подчиняется одинаковому поэтапному процессу, в котором существует пять основных фаз: 
 
·                   предварительный ситуационный анализ; 
 
·                   детальное исследование и подробный ситуационный анализ;  
 
·                   промежуточные выводы по ситуационному анализу;  
 
·                    постановка целей, разработка стратегии, постановка задач.  
 
Туристское планирование должно быть всеобъемлющим и учитывать все составные части туризма, а также общие планы территориального развития. Его основой должны стать интересы общества, то есть необходимо обеспечить максимальное участие местного населения в принятии решений по вопросам планирования и развития туризма. Базисная концепция планирования связана с организацией некоторых решений в будущем для достижения определенных целей. Как правило, процесс планирования включает в себя следующие этапы:  
 
1. Подготовительный этап. 
 
2. Постановка целей и задач. 
 
3. Диагностика. 
 
4. Анализ и синтез. 
 
5. Формирование политики и плана. 
 
6. Рекомендации. 
 
7. Осуществление плана. 
 
8. Мониторинг. 
 
Подготовительный этап. На этой стадии необходимо принятие соответствующими органами управления решения о развитии туризма на основе планируемого и контролируемого подхода. Определяются рамочные условия по всем аспектам планирования. 
 
Постановка целей и задач. Этап целеполагания или постановки целей является одним из важнейших для эффективного планирования. [4; с. 34] 
 
Исходя из условия, что рыночные отношения основаны на доминанте горизонтальных связей в виде сетевых структур (ассоциации, холдинги, концерны и т. д.) при сохранении ряда вертикальных (административных) структур (комитеты, фонды имущества, налоговая полиция и др.), кардинальным образом изменяется подход к разработке перечня целей. Методической предпосылкой к формированию системы стратегических целей развития туризма является необходимость осуществления стратегического видения будущего состояния отрасли, главных стратегических ориентиров, частных целей и задач, конкретизирующих цели развития туризма. 
 
Во - первых, формирование стратегических целей развития туризма должно происходить в контексте общих целей общественного развития, главной среди которых является обеспечение качества жизни населения не ниже принятых общегосударственных минимальных социальных стандартов. 
 
Во - вторых, исходной базой разработки целей развития туризма должно быть видение будущего состояния отрасли представителями различных секторов туристской отрасли, общественности, органов управления и пр. 
 
В - третьих, в практической части туристская деятельность может быть ориентирована как на отдельные стратегические цели, так и на их совокупность, которая должна быть структурирована, определены стратегические задачи, более конкретные, выполнение которых приводит к желаемому результату. При этом основная задача состоит в удовлетворении потребностей людей, нуждающихся в различных туристских продуктах, при рациональном использовании всех имеющихся туристских ресурсов и обеспечении устойчивого развития туризма. 
 
В - четвертых, основными методами участия заинтересованных сторон в разработке общественных целей и способов их осуществления для развития туризма являются следующие: проведение общественных семинаров, обследований местных жителей, открытых слушаний, проведение общественных форумов, метод номинальной группы. 
 
Основным требованием, предъявляемым к блоку целей и задач, является обеспечение реальности. Цели должны быть конкретными и достижимыми, сбалансированы по экономическим, социальным и экологическим аспектам. [4; с. 35]  
 
Диагностика. Это этап сбора данных, где информация собирается как из первичных, так и из вторичных источников. В качестве необходимой информационной базы предплановых исследований используется весь комплекс статистических показателей, характеризующих хозяйственную деятельность на исследуемой территории, а также фактологический материал относительно всех факторов, оказывающих влияние на состояние и тенденции развития туризма. [4; с. 36] 
 
Инструменты маркетинга для сбора информации могут использоваться по следующей схеме: 
 
·                   сегментирование населения города по степени доступности различных форм и видов туризма. Спрос на туристские услуги в значительной мере характеризует такой фактор, как уровень дохода. Проведение сегментирования по вышеуказанному критерию позволит выбрать наиболее оптимальные для населения конкретного региона виды туризма в зависимости от финансовых возможностей каждой группы, выявить малообеспеченный сегмент потребителей и для него разработать особую программу поддержки; 
 
·                    измерение величины и характеристик потоков посетителей города. Здесь прослеживаются тенденции туристских прибытий в регион как международных, так и внутренних туристов, анализируются специфические характеристики туристов, посещающих регион, при необходимости проводятся специальные обследования туристов. Полученная информация позволит выработать ряд мер по привлечению въездных посетителей и ляжет в основу исследования востребованности существующего туристского предложения; предоставит возможность выявить и описать значимые позитивные и негативные факторы, влияющие на привлечение туристских потоков, как, например, привлекательный или непривлекательный имидж туристского центра в направляющих странах, как влияет политическая нестабильность, преступность; какова удаленность туристского центра от основных направляющих стран и стоимость проезда; 
 
·                    исследования в области туристского предложения территории. При этом для оценки туристского предложения целесообразно использование ресурсно-отраслевого подхода. Он предполагает проведение оценки основных видов туристских ресурсов по категориям: наличия, местоположения, доступности, привлекательности, состояния и удобства использования, емкости и пропускной способности, безопасности, проблемам и перспективам использования. В рамках данного подхода собирается и систематизируется информация по элементам, составляющим туристский потенциал территории. При этом оценки должны быть дифференцированными для различных форм и видов туризма; 
 
·                   исследование и выявление факторов, формирующих спрос на туристский продукт территории, и оценка уровня спроса при различных количественных значениях этих факторов. Существует большое число факторов, в различной степени влияющих на потребление туристского продукта. В этой связи необходимо определить ряд факторов, присущих данному региону, а также динамику изменения количественных значений этих факторов. При этом важно произвести оценку влияния существующих и потенциальных конкурирующих туристских центров на динамику посещения исследуемого региона; 
 
·                   исследования процесса туристского потребления на основе сбора данных о туристских расходах, что позволит в дальнейшем прогнозировать валовые и чистые доходы в иностранной и местной валюте; произведенный доход; эффект мультипликации; прямую, косвенную и генерированную занятость; вклад туризма в доходы региона и государства. 
 
На основании полученных данных проводится комплексная оценка достигнутого уровня развития туризма, анализируются актуальные проблемы использования потенциальных возможностей и важнейших направлений его развития.  
 
Анализ и синтез. Полученные в рамках ресурсно-отраслевого и маркетингового подходов сведения и материалы должны быть оценены комплексно и синтезированы. Анализ необходим для того, чтобы установить наличие информации о возможностях, проблемах и целях отрасли туризма, которые действующие лица, организации и учреждения считают важными. Это стандартный процесс, состоящий из следующих элементов: 
 
·                   поиски планов, программ, статистической информации и т. д.; 
 
·                   анализ документов;  
 
·                   анализ прессы, интервью с экспертами. [4; с. 37] 
 
При необходимости эта информация может быть дополнена объективными и субъективными данными рынка (опросы прохожих, анкетирование семей и организаций и пр.). 
 
В ходе информационного анализа проводятся исследования и принимаются решения по следующим основным вопросам: 
 
·                   определение имеющих отношение к делу достижений и сферы действия результатов работ с целью установления основных областей деятельности; 
 
·                   подробное описание рынков и областей деятельности с указанием необходимых данных и документов, а также дополнительной первичной статистической информации; 
 
·                   учет факторов внешней среды, влияющих на развитие туризма на данной территории и определяющих границы, в которых могут иметь место последствия этих влияний; 
 
·                   маркетинг, являясь результатом конкуренции, требует критического изучения конкурентов и их влияния и значения, включая сравнения сильных и слабых сторон с собственными проблемами и возможностями. 
 
Результатом аналитического этапа планирования является дифференцированный по отдельным областям деятельности проблемно-потенциальный профиль туристской отрасли в рамках исследуемой территории, а также уточненное перечисление настоящих и будущих целей, осуществляемых стратегий и выполняемых мероприятий. 
 
Разработка политики и плана. Разработка политики и плана туристского развития требует рассмотрения множества ранее изученных и проанализированных элементов. Важным моментом является интеграция туризма в общую политику и план развития данного региона. [4; с. 38] 
 
При разработке туристской политики необходимо учитывать, что она может принимать разнообразные формы. При этом основными вопросами являются следующие: 
 
·                   Обоснование развития туризма с экономических, экологических и социокультурных позиций (определены потенциальные выгоды). 
 
·                   Выбор целесообразных форм развития и соответствующих типов международных и внутренних рынков туризма, которые следует привлекать. 
 
·                   Обоснование принятия решения «Следует ли туризму «ориентироваться на рынок», развивая такие формы туризма, которые будут привлекать широкий рынок независимо от воздействия его развития; или «ориентироваться на продукт», развивая те формы туризма, которые наиболее совместимы с окружающей средой и обществом». Обычно выбирается сочетание этих двух подходов. 
 
·                   Определение допустимой степени развития – следует ли ограничивать развитие туризма, поддерживать его на среднем уровне или стимулировать его для того, чтобы туристский сектор стал приоритетным сектором экономики. Большая страна или регион могут принимать решения о развитии туризма на разных уровнях в различных районах и в различные сезоны, исходя из условий экологического, социокультурного и инфраструктурного развития. 
 
·                   Выбор темпов развития: медленного, среднего или ускоренного. Даже если имеется потенциал для быстрого роста, вполне возможно следует сдерживать его темпы по причинам: социального характера (привыкания местного населения к туризму); необходимости увязки строительства туристских объектов с развитием инфраструктуры; планирования людских ресурсов (подготовки кадров); экономического характера (увязка туризма с другими секторами без искажений в экономике). 
 
·                   Выработка соответствующих функций правительства и частного сектора в развитии и управлении туризмом. 
 
·                   Рассмотрение вопросов охраны окружающей среды, сохранения культурного наследия и необходимость устойчивого развития. 
 
·                   Указание районов предполагаемого развития и его этапов, которые затем уточняются в планах. 
 
Другие типы политик в туризме могут, например, относиться к многоцелевому использованию туристской инфраструктуры, взаимосвязям между внутренним и международным туризмом, программам образования и профессиональной подготовки, социальной интеграции туризма и вопросам, связанным с инвестициями и занятостью. 
 
На первом этапе работники плановых органов (плановики) должны учесть возможные тенденции развития проблем и потенциальных состояний, которые могут быть заранее предусмотрены с помощью следующих сценариев:  
 
·   «вероятностный сценарий» может дать основу для укрепления стратегических решений, стабильного развития туризма; 
 
·                   «пессимистический сценарий» способствует обоснованию для возможных планов управления кризисом; 
 
·                   «оптимистический сценарий» предусматривает минимальную степень активности при особо благоприятной комбинации возможных тенденций развития. [4; с. 39] 
 
Анализ актуальных проблем развития туризма осуществляется на основе системного подхода последующей технологии: описание проблемы; установление причин, вызывающих проблему; выявление и проверка вероятностных причин; подтверждение вероятностных причин. 
 
Под сценарием в данном контексте подразумевается предполагаемый или возможный ход событий и описание ведущих к ним путей. Прогнозы и предположения, на которых он строится, включают в себя, насколько это возможно, все факторы, относящиеся к изучаемому будущему данной сферы деятельности. 
 
Наличие нескольких путей для достижения доминирующих целей развития туризма диктует требование к построению сценария по принципу альтернативности с проигрыванием различных возможных ситуаций и с последующим выбором наиболее оптимальной из них. 
 
Целью сценарных и аналитических расчетов в общем случае является прогнозирование последствий и параметров развития туризма при определенном наборе доминирующих целей перспективного экономического и социального развития, в частном случае – выработка в этих условиях линии поведения органов управления. 
 
Сценарии позволяют получить ответы на следующие вопросы: 
 
·                   Что можно изменить в ходе развития? 
 
·                   Какие условия необходимо соблюдать? 
 
·                   Как можно предугадать дальнейшее развитие? 
 
Сценарии допускают различные картины развития туризма, что позволяет подготовить альтернативные планы и оценить, насколько они отвечают достижению целей туризма, обеспечивают максимальные экономические выгоды, минимизируют негативные последствия для окружающей природной и социокультурной среды и обеспечивают устойчивое развитие. Так, например, если высокие показатели плановых заданий по количеству туристских прибытий приводят к неприемлемым уровням экологических и социальных издержек, рыночные ориентиры и масштабы туризма должны быть пересмотрены в сторону снижения. 
 
Рекомендации. План, выбранный в результате анализа, дополненный деталями, является основой для выработки каталога мероприятий и проектов в форме полного описания рабочих, а иногда и принятых в работу проектов и программ развития отдельных секторов туризма. 
 
Комплекс мероприятий должен включать в себя рекомендации по следующим направлениям: 
 
·                   по организации работы с инвесторами; 
 
·                   по созданию и продвижению имиджа туристского центра или региона; 
 
·                   по поддержке приоритетных секторов; 
 
·                   по продолжению работ над концепцией туристского развития. [4; с. 40] 
 
Осуществление плана. Методы реализации плана должны рассматриваться  
 
на стадиях его становления, с тем чтобы к моменту окончания разработки плана ввести в действие необходимый механизм его реализации и контроля. 
 
Необходимым условием является поддержка политики и планов выборными органами законодательной власти, а также правительством, содействие всех групп заинтересованных лиц и организаций. 
 
Для успешной реализации плана необходим комплекс организационных мероприятий, включающий: 
 
·                   создание Координационного совета из представителей всех секторов и областей экономики; 
 
·                   изменения в системе управления отраслью для реализации плановых мероприятий. 
 
Мониторинг. При осуществлении плана его необходимо контролировать для того, чтобы вовремя заметить любые отклонения, которые могут случиться на запланированном пути развития. Контроль служит для сравнения теоретических данных с фактическими, анализа и последующего использования в области планирования и управления. [4; с. 41] 
 
Анализ выявленных отклонений важен для того, чтобы определить степень их влияния на развитие плана, реализацию его целей и задач. Когда этот вторичный анализ завершен, исследовательская группа должна выработать рекомендации по корректировке плана для достижения его окончательных целей. 
 
Контроль результатов должен быть организован в форме проверок в трех областях: управление, инструменты, результаты; и может проводиться консультантами со стороны или Координационным советом с целью определения достигнутой степени рыночной ориентации. 
 
Во многих гостиничных предприятиях существует система планирования, в которой маркетинговое планирование занимает свое достойное место и оценивается как необходимый процесс, обеспечивающий успешную деятельность гостиницы. Это отражает общую культуру предприятия, поддержку и понимание маркетинга со стороны руководства. Сильная общая культура ведения бизнеса акцентирует и поощряет планирование на всех уровнях управления гостиничным предприятием, что в итоге приносит свои результаты. В случае, когда рыночная ситуация ухудшается, падает загрузка номеров и новый конкурент угрожает снижением доли на рынке, планирование обеспечивает стабильность и уверенность в целях и направлениях. [1; с. 88] 
 
Некоторые полагают, что деятельность по плану только сдерживает предпринимательство. В небольших и начинающих фирмах руководители настолько заняты, что у них просто не остается времени на подготовку формальных планов. Они склонны считать, что в планировании нуждаются только большие корпорации. Даже в солидных организациях бытует мнение, что руководители отлично обходятся без формальных планов и им не стоит придавать большого значения. Обычно начальники служб гостиницы противятся составлению письменного плана, поскольку это требует усилий самоанализа и времени. Кроме того, они выдвигают еще один довод − рынок меняется слишком быстро, поэтому от планов нет никакой пользы. 
 
В реальности планирование необходимо для управления любой деятельностью любого предприятия. План маркетинга − один из нескольких деловых планов, который является частью общего стратегического планирования фирмы или организации. [1; с. 89] 
 
Стратегический план определяет направление деловой активности 
 
предприятия и его политику на данный период времени и ближайшую перспективу. 
 
Долгосрочный план описывает основные факторы и силы, которые будут влиять на предприятие на протяжении последующих лет. 
 
Годовой план представляет собой краткосрочный план, описывающий текущую ситуацию, цели гостиничного предприятия, стратегию на предстоящий год, программу действий, бюджет и формы контроля.  
 
Деловые планы управленческого уровня превращают стратегию гостиницы в деловую практику. Руководство гостиничного предприятия только обогатится знаниями из стратегического плана и будет его использовать как основу для развития компании в правильном направлении. Каждый деловой план хотя и является самостоятельным, но вместе с тем он сочетается с другими деловыми планами предприятия