Отчет по практике в ОАО "Талион"

- давать точные инструкции курьерам, менеджерам при оформлении документов  клиентов, отправляющихся в туристические  поездки;

- своевременно информировать бухгалтерию  о необходимости выставления  счетов для оплат но безналичному  расчету при работе с организациями;

- аккуратно вести делопроизводство, хранить документацию в специальных  файловых папках в хронологическом  порядке. Указывать в факсовых  сообщениях куда, кому и от  кого направляется документ, ставить  число, прикреплять к каждому  отправленному сообщению подтверждение  об отправке;

- хранить коммерческую тайну  фирмы, которая включает названия, адреса, номера телефонов н факсов  юридических и физических лиц-партнеров  фирмы, имена и фамилии партнеров  фирмы, себестоимость авиабилетов,  страхования туристов, обслуживания  в отелях, размеры должностных  окладов, а также, сведения о родственниках сотрудников, домашние телефоны и адреса, специальные электронные колы и пароли, используемые на работе;

- при возникновении конфликтных  ситуаций с клиентами постараться  разрешить спорные вопросы.

 

 Директор несет ответственность:

 

- за бездействие или ненадлежащее  исполнение своих обязательств;

- аа корректное обращение с  клиентами фирмы;

- аа исполнение приказов и  распоряжений руководства фирмы;

- за сохранность вверенной ему  документации фирмы;

- за сохранность вверенного  ему имущества;

- за разглашение коммерческой  тайны фирмы;

- за разглашение информации  о клиентах третьим лицам, если  это не связано с выполнением  им (менеджером) своих служебных  обязанностей, кроме случаев, предусмотренных  действующих законодательством. 

 

б) Должностные  инструкции менеджера

 

 Менеджер туристского отдела обязан:

 

- отвечать на рекламные телефонные  звонки подробно, четким и уверенным  голосом, разъяснять подробности  низовой поддержки, особенности  поведения туристов в стране  пребывания, давать пол-нос описание  места размещения туриста;

- разрабатывать программы пребывания  в стране (странах), которые он  ведет, т.е. быть создателем  группового или индивидуального  тура;

- с уважением относиться к  клиентам и посетителям фирмы;

- проверить паспорт(а) клиента(ов). уделив особое внимание сроку  окончания действия паспорта, наличия  предыдущих виз и отказов консульских  служб посольства той или иной  страны в выдаче въездной визы;

- обговорить все летали предстоящей  поездки с клиентом и правильно  оформить заказ-заявку на поездку;

- оформлять туристскую путевку,  договор с клиентом, заявку на  тур и проездные документы  туриста своевременно, внося четкую  и правильную информацию;

- правильно и своевременно вносить  паспортные данные туристов в  журнал регистрации (ФИО по-русски, имя и фамилия в латинской  транскрипции, серия и номер паспорта, когда и кем выдан, дата рождения, домашний адрес, телефон, место  работы, для женщин - указать девичью  фамилию, другие сведения, если  они необходимы для оформления  тура), помогать туристу в заполнении  анкет для получения виз;

- дать точные инструкции курьеру  (или взять на себя курьерские  функции) по оформлению и получению  виз в различных посольствах  и консульствах;

- выдавать туристам памятку  для каждого направления под  расписку;

- вес изменения в заказанный  тур вносить только на основании  письменного заявления клиента;

- выдавать клиентам сопроводительную  записку для оплаты в кассу,  где указывать ФИО туриста,  куда и на какой срок вылетает, сумму подлежащую оплате, и курс, по которому проводится оплата. После чего выдавать на основании  предъявленного туристом корешка  приходно-кассового ордера, копию  которого прикреплять к экземпляру  Договора, остающегося у фирмы,  путевку и Договор с клиентом;

- своевременно информировать дирекцию  и бухгалтерию фирмы о необходимости  проведения оплат. В случае  получения в кассе денег под  отчет предоставлять документ, подтверждающий  произведенные расходы (корешок  приходно-кассового ордера поставщика  с круглой печатью, авансовый  отчет);

- своевременно информировать бухгалтерию  о необходимости выставления  счетов для оплаты по безналичному  расчету при работе с организациями;

- вести переписку с зарубежными  туроператорами и партнерами  фирмы, контролировать бронирование  отелей, получение подтверждения,  приглашений на визы, оформление  проездных документов;

- посетить страну, которой он  занимается, с целью ознакомления  с культурой, традициями, экскурсионной  программой, отелями;

- отправлять официальные факсы  на бланках фирмы только за  подписью генерального директора  и заместителя генерального директора;

- аккуратно вести делопроизводство, хранить документацию в специальных  файловых папках в хронологическом  порядке;

- указывать в факсимильных сообщениях  куда, кому и от кого направляется  документ, ставить число, прикреплять  к каждому отправленному сообщению  подтверждение об отправке;

- своевременно составлять и  отправлять в страховую компанию  списки туристов на страхование,  содержащие всю необходимую информацию;

- отмечать в журнале регистрации  туристов, из какого источника  была получена информация туристами  о фирме;

- информировать дирекцию фирмы  о предложениях, поступающих от  туристов фирмы, туроператоров  и агентов, запросах на дополнительные  услуги:

- хранить коммерческую тайну  фирмы, которая включает названия, адреса, номера телефонов и факсов  юридических и физических лиц-партнеров  фирмы, имена и фамилии партнеров  фирмы, себестоимость авиабилетов,  страхования туристов, обслуживания  в отелях, размеры должностных  окладов, а также сведения о  родственниках сотрудников, домашние  телефоны и адреса, специальные  электронные коды и пароли, используемые  при работе;

- привлекать к работе помощников  менеджера;

- при возникновении конфликтных  ситуаций с клиентом фирмы  незамедлительно информировать  генерального директора или заместителя  генерального директора; обращаться  в дирекцию с докладной запиской.

 

 Менеджер туристского отдела  несет ответственность:

 

- за соответствие паспортных  данных и достоверность занесенной  в журналы информации, своевременность  отправки факсов на визовую  поддержку и бронирование;

- за правильность подписываемых  счетов и представлений об  оплатах в бухгалтерию, достоверность  данных в списках на визовую  поддержку и страхование туристов;

- за бездействие или ненадлежащее  исполнение своих обязанностей;

- за информацию, предоставляемую  клиентам по телефону и при  оформлении туристической путевки,  обеспечение всех туристов договорами  с клиентом, памятками туристу;

- за корректное обращение с  клиентами фирмы;

- за исполнение приказов и  распоряжений руководства фирмы;

- за сохранность вверенной ему  документации фирмы;

- за сохранность вверенного  ему имущества;

- за разглашение коммерческой  тайны фирмы;

- за разглашение информации  о клиентах третьим липам, если  это не связано с выполнением  им (менеджером) своих служебных  обязанностей, кроме случаев, предусмотренных  действующим законодательством. 

 

в) Должностные  инструкции помощника менеджера

 

 Помощник менеджера туристского  отдела обязан:

 

- помогать менеджеру, к которому  он прикреплен, в подготовке необходимых  документов при организации тура, заказанного клиентом;

- отвечать на рекламные телефонные  звонки подробно, четким и уверенным  голосом, разъяснять подробности  визовой поддержки, особенности  поведения туристов в стране  пребывания, давать полное описание  места размещения туриста;

- с уважением относиться к  клиентам и посетителям фирмы;

- проверять паспорта клиента  (ов), уделив особое внимание сроку  окончания действия паспорта, наличия  предыдущих виз и отказов консульских  служб посольства тон или иной  страны в выдаче въездной визы;

- при необходимости исполнить  курьерские функции для оформления  и получения виз в различных  посольствах и консульствах;

- выдавать туристам полный пакет  документов под расписку (авиабилеты, паспорт с визой, если страна  посещения имеет визовый режим,  страховку, ваучер на проживание, памятку для каждого направления);

- принимать участие в составлении  программы вместе с менеджером  с целью освоения данного направления;

- отправлять официальные факсы  на бланках фирмы только за  подписью генерального директора  и заместителя генерального директора;

- помогать менеджеру нести внутреннюю  переписку при составлении тура;

- учиться и далее помогать  составлять и отправлять в  страховую компанию списки туристов  на страхование, содержащие всю  необходимую информацию;

- отмечать в журнале регистрации  туристов, из какого источника  была получена информация туристами;

- хранить коммерческую тайну  фирмы, которая включает в себя  названия, адреса, номера телефонов  и факсов юридических и физических  лиц - партнеров фирмы, себестоимость  авиабилетов, страхования туристов, обслуживания сотрудников, домашние  телефоны и адреса, специальные  электронные коды и пароли, используемые  при работе;

- перенимать методы работы менеджера;

- изучать специальную литературу, касающуюся сферы туризма в  целом и относящуюся непосредственно  к своему направлению. Использовать  различного рода советы и рекомендации.

 

 Помощник менеджера туристского  отдела несет ответственность:

 

- за бездействие или ненадлежащее  исполнение своих обязанностей:

- за информацию, предоставляемую  клиентам по телефону и при  оформлении туристической путевки,  обеспечение всех туристов договорами  с клиентом, памятками туристу;

- за корректное обращение с  клиентом фирмы;

- за исполнение приказов и  распоряжений руководства фирмы;

- за сохранность вверенной ему  документации фирмы;

- за сохранность вверенного  ему имущества;

- за разглашение информации  о клиентах третьим лицам, если  это не связано с выполнением  им своих служебных обязанностей, кроме случаев, предусмотренных  действующим законодательством.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2.Информационные компьютерные технологии на предприятии.

Офис турфирмы «Талеон» оборудован двумя компьютерами, соединенными локальной  сетью с выходом в интернет, двумя телефонами, сканером, ксероксом, факсом, что позволяет в кратчайшие сроки предоставить сведения о доступности транспортных средств и возможностях номерного фонда гостиниц, обеспечивать быстрое резервирование и внесение корректив, а также автоматизировать решения вспомогательных задач при предоставлении туристских услуг: формирование таких документов, как билеты, счета, путеводители, обеспечение справочной информацией и т.д. Эти системы обеспечивают ведение справочных баз данных по клиентам, партнерам, гостиницам, транспорту, посольствам, а также ведение туров и учет платежей, прием заказов и работу с клиентами, формирование выходных документов.

Для бронирования отелей используются следующие программы: GTA, AMADEUS, GALILEO, HOTELBADS, TRAVKO.

Для бронирования авиабилетов: AMADEUS, SIRENA, GALILEO, GABRIEL.

Для бронирования железнодорожных билетов: ASU, ЭКСПРЕСС 3.

ООО «Талион» работает на базе «TURWIN MULTIPRO» являющимся мощным программным средством и предоставляющим пользователю возможность проведения разнообразных операций для работы с данными. В системе сочетаются доступность программы для рядового пользователя и максимальная реализация возможностей программного комплекса.