Звіт з переддипломної практики в кафе "Віват Вікторія"

Основними вимогами до раціональної організації документообігу у підприємствах є:

           прямоточність руху потоків документів, що передбачає прямий шлях проходження документації до одержувача;

           виконання принципу одноразового перебування документа в одному структурному підрозділі або в одного виконавця;

           додержання принципу паралельності - в разі потреби одночасної роботи з документом кількох структурних підрозділів або виконавців його необхідно копіювати.

Під час розробки раціонального документообігу складають схеми руху основних груп і видів документів. Це дає змогу визначити раціональні маршрути і етапи опрацювання документів, уніфікувати шляхи руху, порядок опрацювання їх і на цій основі - доцільний порядок роботи з документами.

Робота з документами, що надходять у підприємство

При розгляданні документів, що надходять, доцільно використовувати такі рекомендації.

Керівнику для розглядання і прийняття рішення (воно відбито у резолюції) слід передавати тільки найважливіші документи, в основному ті, які не можна використовувати без його вказівки. Практика свідчить, що кількість їх становить 10-20% загальної кількості документів, які надходять.

Тепер на багатьох підприємствах керівники розглядають усі документи, що надійшли. Такий порядок негативно позначається на роботі апарату управління, оскільки керівники розглядають другорядні документи (багато які з них не потребують вирішення), перетворюються у розподілювачів кореспонденції (розписують пошту).

В умовах різноманітності виробничих зв’язків підприємств, складних процесів виробництва та управління, маркетингового середовища, що швидко змінюється, і при дедалі зростаючому обсязі інформації керівник великого підприємства, як правило, позбавлений можливості приймати оптимальне рішення з конкретного питання безпосередньо при одержанні документу. У зв’язку з цим частину документів керівник направляє у структурні підрозділи без рішення.

Практика свідчить, що при первинному розгляданні керівник приймає певні рішення не більш ніж з 2 % документів, що надійшли до нього. Внаслідок цього резолюції не дають виконавцям нової інформації, крім тієї, яка є у документах, і на процес підготовки рішень не впливають (резолюції типу “До виконання”, “Прошу розглянути”, “Розібратися” та ін.). Підготовка рішень, а також пошук шляхів і засобів реалізації їх здійснюються працівниками апарату управління, а потім підготовлені ними проекти санкціонує або відкидає керівник. Щорічний документообіг на середньому або великому підприємстві становить від 30 до 250 тис. документів. Нерідко директор і його заступник розглядають до 100 і більше документів за день. Витрати праці при цьому, як показують численні дослідження, досягають 15-20 % їхнього робочого часу. Тим часом керівник здатний сприймати протягом дня документальну інформацію, обсяг якої не перевищує 25-30 сторінок зв’язного друкарського тексту.

Деякі керівники наполягають на одержанні усіх документів, мотивуючи це бажанням бути максимально поінформованими. В умовах значного обсягу інформації, що надходить на підприємства, і при фізіологічно обмежених можливостях сприйняття її ця вимога призводить до значних і малоефективних витрат праці керівників і не сприяє кращій обізнаності.

Керівники підприємств і великих структурних підрозділів через свою зайнятість нерідко розглядають кореспонденцію наприкінці і після закінчення робочого дня, а іноді і на другий - третій день після надходження її. У цих умовах пропускна здатність апарату управління залежить від працездатності керівника. Це є однією з причин накопичення невиконаних у строк документів.

Створюється парадоксальне становище, при якому другорядні документи, що безпосередньо надійшли співробітнику, виконуються у два-три рази швидше, ніж важливі і термінові, які було направлено спочатку керівнику, а потім виконавцю.

Зазначений порядок руху документів призводить до зростання витрат праці не тільки керівників, а й спеціалістів, а також технічних працівників. У кожній інстанції до розгляду документа залучають нового робітника; звідси нове читання документа, обмірковування його, написання резолюцій та ін., тобто ускладнюється внутрішня діяльність адміністративного органу. Крім того, перебування документа у кожній інстанції супроводжується кількома діловодними операціями - передавання, реєстрація та ін. Такий порядок розглядання документів призводить до повторення циклів цих операцій. Нерідко 7-10 чол. ознайомлюються із змістом документа ще до початку його фактичного виконання, що є неефективним. Керівник підприємства, його заступники, керівники підрозділів нерідко двічі повертаються до розглядання одного документа: при надходженні його в апарат управління і через 10-12 днів після руху його “знизу вгору” для підпису.

З метою уникнення зазначених недоліків і розподілу документів між виконавцями, підрозділами та їхніми керівниками на підприємствах запроваджено попередній розгляд документів, у ході якого необхідно:

           розподіляти документи між керівниками, начальниками структурних підрозділів і виконавцями з урахуванням основних критеріїв оцінки їх змісту і забезпечення апарату управління необхідною і достатньою інформацією;

           визначати конкретних виконавців документів, керуючись розподілом обов’язків, посадовими інструкціями, інструкціями з діловодства, практики, що склалася, та ін.;

           перешкоджати надходженню в апарат управління документів, виконання яких не є його прерогативою;

           визначати потребу у реєстрації документів. Попередній розгляд документів дає змогу:

           вивільнити керівника від вивчення документів, що не потребують його уваги, а апарат управління - від документів, виконання яких не входить до його функцій;

           скоротити документообіг, безпосередньо направляючи документи виконавцям;

           підвищити оперативність роботи апарату управління скороченням кількості пунктів обробки документів і часу перебування в них;

           зменшити трудомісткість зменшенням кількості операцій взагалі і дубльованих, зокрема;

           поліпшити якість управлінських рішень, які приймають спеціалісти, що мають необхідну інформацію;

           підвищити відповідальність виконавців за вирішення документів, що надходять;

           об’єктивно оцінювати можливості окремих виконавців, враховуючи оперативність і якість запропонованих ними рішень;

           підвищити технологічність обробки документів;

           проводити комплексний аналіз документації, що надходить, з метою її раціоналізації і скорочення;

Сучасна організація управлінського процесу передбачає, що основна маса (80-95%) документації апарату управління має надходити безпосередньо у структурні підрозділи або відповідальним виконавцям.

Те, що значна частина документації надходить безпосередньо в апарат управління, не знижує забезпеченість його керівників інформацією, оскільки їм передають документи організацій, листи і заяви робітників, довідки, доповідні записки, огляди, що висвітлюють ті або інші сторони діяльності системи, а також інші документи з принципових питань діяльності організації, які містять необхідну для керівника інформацію і потребують його рішення.

Ефективність попереднього розглядання документів повністю залежить від того, хто його здійснюватиме. Практика свідчить, що в міністерствах, відомствах, великих об’єднаннях і на підприємствах цю роботу виконують спеціально призначені кваліфіковані працівники або помічники керівника, референти, завідуючі канцеляріями, секретаріатами, загальними відділами та ін. У невеликих підприємствах цю функцію може виконувати досвідчений секретар.

Працівник, який виконує операції, пов’язані з оцінкою і розподілом документів, повинен докладно знати функції підприємства і його підрозділів, права і обов’язки провідних працівників, систему взаємовідносин, що склалися між ними; мати високий професійний рівень, необхідні навички і знання, користуватися довірою керівника, мати певну інтуїцію.

Попередній розгляд документів в апараті управління, що виключає численні операції передавання, погоджування, конфліктні ситуації та ін., можливий тільки за умови ретельного розподілу функцій між підрозділами, прав і обов’язків між працівниками, зафіксованого у положеннях про підрозділи і посадових інструкціях робітників. Це найважливіша передумова оптимально організованого управління. Вона вирішальною мірою визначає ефективність інформаційного забезпечення керівників, організацію раціонального документообігу і, зокрема, попереднього розгляду документів.

Попередній розгляд документів сприяє децентралізації повноважень, одному з найважливіших принципів сучасного управління, оскільки дає змогу реально делегувати повноваження керівника безпосередньо підлеглим йому особам.

При розгляданні документів, що надходять, слід прагнути до зменшення кількості резолюцій на них - не більше ніж одна-дві. Цьому сприяє спрощення організаційної структури управління - зменшення кількості рівнів і ланок управління.

У процесі попереднього розглядання може бути встановлено, що для оперативного виконання документа керівнику потрібна додаткова інформація. У цьому випадку добирають необхідні документи і подають керівнику одночасно з ініціативним документом.

Документи, що надійшли на підприємство, слід розглядати у день надходження і у той же день направляти виконавцям або повертати секретареві (у канцелярію, загальний відділ, секретаріат). Безпосереднє передавання документів від керівника виконавцю дасть змогу прискорити обробку їх в апараті управління.

Як виняток, керівник може повернути документи наступного дня. Якщо керівник відсутній, їх розглядає заступник.

Керівник підприємства повинен розглядати тільки зареєстровані документи. Він не повинен розглядати документи, передані йому під час відряджень, прийому громадян, працівниками інших організацій до їх реєстрації.

Документи, що надійшли, передає керівнику тільки секретар. Час передавання документів встановлює керівник за погодженням із секретарем. При цьому враховують час надходження пошти, умови роботи організації, розпорядок робочого дня керівника, можливості діловодної служби. Час повертання документів секретареві встановлюють таким чином, щоб у цей же день вони згідно з резолюцією були передані виконавцю.

У деяких організаціях кореспонденцію передають керівнику один раз на день, як правило, о 10-12 год., в інших-два рази на день - о 10 і 16 год. Телеграми, термінові документи передають керівнику негайно.

Як уже було зазначено, усі документи, що надійшли, керівник після розглядання щодня (у встановлені години) направляє виконавцям, або повертає у канцелярію (секретареві). Ні за яких умов керівник не повинен залишити документи у себе.

Нерідко бувають випадки, коли керівник вважає за необхідне мати на робочому місці ту або іншу інформацію, яка є у документах, що надійшли до нього. У цьому разі за його вказівкою (звичайно у вигляді спеціального позначення на документі) виготовляють копію документу або витяг з нього. Виготовлені копії або витяги направляють керівнику. У разі потреби на його вимогу копії завіряють і в цьому випадку вони стають офіційними документами.

Копії документів, витяги з них, вирізки з періодичних видань, чорнові тексти доповідей і повідомлень, інші подібні матеріали зберігають на робочому місці керівника. Для того щоб ними можна було користуватися, їх систематизують, що забезпечує оперативний їх пошук.

Тема 7. Аналіз економічних показників господарсько-фінансової діяльності госпрозрахункового об’єднання.

Товарооборот громадського харчування відрізняється по свойому складу від роздрібного товарообороту.

Всі кулінарні вироби, що виробляє громадське харчування, а також покупні товари носять назву продукції громадського харчування.

До продукції власного виробництва відносять сировину і продукти, що пройшли кулінарну обробку і що отримали вигляд кулінарного виробу.

Основну частину продукції власного виробництва складає обідня продукція, що реалізується через лінію роздачі або буфет, а також що відпускається додому. Показником обсягу виробництва цього вигляду продукції є блюдо. В залежності від призначення блюда поділяються на закуски, перші, другі і треті (солодкі) блюда.

Окрім обідньої продукції до продукції власного виробництва відноситься так звана інша продукція: кондитерські вироби, вироби що випікаються, гарячі напої, напівфабрикати, бутерброди, морозиво і безалкогольні напої власного виробництва, молоко і молочні продукти, якщо вони реалізуються через кухню або буфет, яйця варені і ін.

До покупних товарів відносяться продукти, що набуваються підприємствами громадського харчування у промисловості або торгівлі і реалізуються без кулінарної обробки. Сюди входять: збіжжя; хлібобулочні вироби; цукерки; соки; тютюнові вироби; алкогольні і безалкогольні напої; пиво; консерви, що реалізуються в банках; морозиво промислового вироблення; сирі яйця; фрукти; ягоди; виноград; цитрусові і баштанні (окрім що відпускаються в вигляді блюд) і ін. Реалізація Продукції власного виробництва і покупних товару населенню для індивідуального або спільного споживання являє собою роздрібний товарооборот громадського харчування. Його обсяг враховується ї планується по роздрібним цінам громадського харчування, т. е. З включенням в ціну націнок громадського харчування.

Роздрібний Товарооборот громадського харчування включається в роздрібний товарооборот державної і кооперативної торгівлі. В склад роздрібного звороту підприємств громадського харчування включаються: зворот по продажу власної продукції і покупних товару безпосередньо населенню через обідні зали, буфети, в вигляді відпустки додому, а також від реалізації цієї же продукції і товару через крамниці кулінарії, палатки, розвізну і розносну мережі; зворот від реалізації готової продукції (блюд) і напівфабрикатів власного виробництва різноманітним підприємствам, організаціям і установам (школам, дитячим садам і ін.) для харчування обслуговуваного контингенту.

Таким чином, для включення в роздрібний товарооборот не важливо, відбувається чи продаж за рахунок особистих доходів населення або суспільних фондів споживання. Окрім реалізації продукції населенню для безпосереднього споживання окремі підприємства громадського харчування продають напівфабрикати, кондитерські і випечені вироби іншим підприємствам громадського харчування для доопрацювання або в роздрібну торговельну мережу. Оскільки в даному випадку відпуск продукції одніми підприємствами іншим не означає надходження продукту безпосередньо споживачу і рух його триває, цей вигляд реалізації відноситься до оптового обороту громадського харчування. Сукупність роздрібного і оптового оборотів являє собою валовий (весь) зворот громадського харчування.