Как организовать работу с кассой

Как организовать работу с кассой

   Содержание тома "Практическая бухгалтерия"                           

   Поисковый регистр тома "Практическая бухгалтерия"                    

  Единый поисковый регистр электронных версий бераторов                

Для работы с наличными деньгами фирма должна иметь кассу и соблюдать требования, установленные Порядком ведения кассовых операций в РФ.

Ответственность за сохранность находящихся в кассе ценностей несет кассир. В небольших фирмах функции кассира может выполнять главный бухгалтер.

Принимая кассира на работу, руководитель организации должен ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций и заключить с ним договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

Договор о полной материальной ответственности можно заключать только с работниками, достигшими 18-летнего возраста.

Если с кассиром заключен договор о полной индивидуальной материальной ответственности, то сумму недостачи наличных денег в кассе можно взыскать с него в полном объеме.

Типовой бланк договора приведен в постановлении Минтруда России от 31 декабря 2002 г. N 85.

Договор составляют в двух экземплярах: один экземпляр остается у кассира, второй экземпляр передают в кадровую службу или бухгалтерию.

После того как срок действия договора истечет, его хранят в архиве организации в течение пяти лет.

В кассе могут храниться не только наличные деньги, но и денежные документы, например почтовые марки, оплаченные авиабилеты, проездные билеты. Для учета денежных документов, которые хранятся в кассе, к счету 50 "Касса" откройте отдельный субсчет 50-3 "Денежные документы".

Наличная иностранная валюта может поступать в кассу только с валютного счета фирмы и только для оплаты командировочных расходов сотруднику, уезжающему в загранкомандировку. Для обособленного учета каждой наличной иностранной валюты к счету 50 нужно открыть отдельные субсчета.

Требования к ведению кассовых операций

Сумма наличных денег, которую вы можете оставлять в кассе на конец рабочего дня, ограничена.

Это ограничение называется лимитом остатка наличных денег в кассе или просто лимитом остатка кассы.

Размер лимита устанавливает банк, обслуживающий вашу фирму. При необходимости лимит может быть пересмотрен. Сверх лимита вы можете хранить в кассе наличные деньги, предназначенные только для выплаты заработной платы и пособий. Но даже в этом случае срок хранения сверхлимитной наличности - не более трех рабочих дней (включая день получения денег в банке).

Если вы оставите в кассе наличные деньги свыше установленного лимита, вашу фирму оштрафуют.

Размер штрафа - от 40 000 до 50 000 рублей.

За это же нарушение руководителя фирмы могут оштрафовать на сумму от 4000 до 5000 рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).

Если вы не согласовали с банком сумму лимита остатка кассы, он считается равным нулю. В этом случае вы будете обязаны сдавать в банк все наличные деньги.

Чтобы установить лимит остатка наличных денег в кассе, вы должны представить в банк специальный расчет (форма N 0408020). Бланк расчета можно получить в обслуживающем банке.

Банк может разрешить расходовать поступившие деньги на оплату труда и выплату социально-трудовых льгот, закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения, командировочные расходы, хозяйственные нужды, оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг, неоплаченные услуги, выплату страховых возмещений по договорам страхования физических лиц, выплату за оплаченные ранее за наличный расчет и возвращенные товары.

Однако обратите внимание: никакой ответственности за нарушение этого требования законодательство не предусматривает. Поэтому, если в вашей кассе скопилась "сверхлимитная наличность", а сдавать деньги в банк не хочется, выдайте их под отчет своим работникам.

Прием и выдача наличных денег

Поступление и выдачу наличных денег оформляют на бланках, утвержденных постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 года N 88.

При поступлении наличных денег в кассу составляют приходный кассовый ордер (форма N КО-1).

Если деньги выдают из кассы, то оформляют расходный кассовый ордер (форма N КО-2).

Все приходные и расходные кассовые ордера регистрируют в специальном журнале (форма N КО-3). Сумму денежных средств, поступившую или выданную из кассы, отражают в кассовой книге (форма N КО-4).

Если у организации несколько касс, то сумму наличных денег, выданную кассирам или раздатчикам, фиксируют в специальной книге (форма N КО-5).

Приходный кассовый ордер

Приходный ордер состоит из двух частей: собственно приходного ордера и отрывной квитанции.

Ордер выписывают в одном экземпляре. Его подписывают кассир и главный бухгалтер. Отрывную квитанцию заверяют печатью и передают человеку, сдавшему деньги в кассу.

Графу "Кредит" (столбец "Код структурного подразделения") заполняют обособленные подразделения фирмы. В этой графе указывают код, присвоенный подразделению головной организацией.

Графу "Код целевого назначения" заполняют, если в кассу поступили средства целевого финансирования и у фирмы есть собственные кодировки.

В строке "Основание" указывают содержание операции, в результате которой деньги поступили в кассу (например: "выручка от продаж", "заем" и т.д.).

По строке "В том числе" указывают сумму НДС, уплаченную покупателем (заказчиком) в составе наличной выручки. Если проданная продукция НДС не облагается, то в этой строке пишут: "Без налога (НДС)".

По строке "Приложение" указывают дату и номер документа, по которому деньги поступают в кассу (например: "по договору от 10.05.2007 N 23/4", "по счету-фактуре от 29.11.2007 N 345").

Если вы не оприходуете (или не полностью оприходуете) наличные деньги в кассу, вашу фирму оштрафуют.

Размер штрафа - от 40 000 до 50 000 рублей. За это же нарушение руководителя фирмы могут оштрафовать на сумму от 4000 до 5000 рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).

Обратите внимание: принимать наличные деньги (или оплату по платежным картам) за товары (работы, услуги) нужно с применением контрольно-кассовой техники (Федеральный закон от 22 мая 2003 г. N 54-ФЗ).

На выручку, полученную от населения, обычно составляют один приходный кассовый ордер в конце рабочего дня. Наличные деньги, поступившие от фирм и предпринимателей, можно приходовать в течение дня отдельными ордерами.

Поступившие в кассу деньги отразите проводкой:

Дебет 50 Кредит 51 (52)

- поступили в кассу наличные деньги с расчетного (валютного) счета;

Дебет 50 Кредит 62 (76)

- поступили наличные деньги от покупателей (заказчиков);

Дебет 50 Кредит 66 (67)

- поступили наличные деньги, полученные по договору краткосрочного (долгосрочного) кредита (займа);

Дебет 50 Кредит 71

- возвращены в кассу неиспользованные деньги, ранее выданные под отчет;

Дебет 50 Кредит 98-2

- оприходованы наличные деньги, полученные безвозмездно.

Срок хранения приходного кассового ордера в архиве организации - пять лет. Вот образец приходного ордера:

"Приходный кассовый ордер"

Расходный кассовый ордер

Расходным кассовым ордером оформляют выдачу наличных денег из кассы. Выдавая наличные деньги, помните, что расчеты наличными деньгами между фирмами ограничены - не более 100000 рублей по одному договору.

Если вы нарушите установленный лимит, то вас могут оштрафовать.

Обратите внимание: данное ограничение распространяется на отношения между фирмами, предпринимателями, фирмами и предпринимателями.

Размер штрафа - от 40 000 до 50 000 рублей. Штраф налагается только на фирму, которая расплатилась наличными (то есть на покупателя).

За это же нарушение руководителя фирмы могут оштрафовать на сумму от 4000 до 5000 рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).

Пример

ЗАО "Актив" решило приобрести у ООО "Пассив" материалы за наличные деньги на общую сумму 145 000 руб., в том числе:

- костюмную ткань стоимостью 100 000 руб.;

- подкладочную ткань стоимостью 45 000 руб.

Вместо одного договора "Актив" и "Пассив" заключили два: один - на поставку костюмной ткани и другой - на поставку подкладочной. За приобретенную ткань "Актив" единовременно выплатил "Пассиву" наличными 145 000 руб.

Поскольку платеж произведен по двум разным договорам (сделкам), предельный размер расчетов наличными в данном случае не нарушен. В основании приходного кассового ордера необходимо указать реквизиты обоих договоров.

Графу "Дебет" (столбец "Код структурного подразделения") заполняют обособленные подразделения фирмы.

Графу "Код целевого назначения", как правило, заполняют, если у фирмы есть самостоятельно разработанные кодировки.

В строке "Основание" указывают содержание операции, в результате которой деньги были выданы из кассы (например: "под отчет", "в оплату товаров" и т.д.).

В строке "Приложение" указывают дату и номер документа, на основании которого деньги были выданы из кассы (например: "по договору от 10.05.2007 N 34/8", "по счету-фактуре от 29.11.2007 N 150", "по служебной записке от 15.12.2007").

Ордер подписывают кассир, главный бухгалтер и руководитель фирмы. Однако если на прилагающихся к нему документах (например, на заявлении о выплате материальной помощи) стоит подпись руководителя, то расходный ордер он может уже не подписывать.

На основании расходного кассового ордера бухгалтер делает соответствующие проводки:

Дебет 51 Кредит 50

- внесены наличные деньги из кассы на расчетный счет;

Дебет 71 Кредит 50

- выданы из кассы наличные деньги под отчет;

Дебет 60 (76) Кредит 50

- погашена наличными деньгами задолженность перед поставщиком (подрядчиком);

Дебет 66 (67) Кредит 50

- выданы наличные деньги по договору краткосрочного (долгосрочного) кредита (займа);

Дебет 70 Кредит 50

- выплачена из кассы заработная плата работникам;

Дебет 75 Кредит 50

- выплачены из кассы дивиденды акционерам (участникам), которые не являются работниками фирмы;

Дебет 76-4 Кредит 50

- выплачены из кассы депонированные суммы.

Ордер регистрируют в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3) и хранят в архиве в течение пяти лет.

Вот образец расходного кассового ордера:

"Расходный кассовый ордер"

Кассовая книга

В кассовой книге указывают сумму наличных денег, выданных или принятых в кассу, а также реквизиты приходных (расходных) кассовых ордеров, по которым получены (выданы) деньги.

Книгу заводят на один календарный год. На одном листе книги отражают операции по приходу или расходу наличных денег за один день.

Все листы кассовой книги должны быть пронумерованы и прошнурованы. На последнем листе книги указывают их общее количество. Количество листов книги заверяют подписью руководителя и главного бухгалтера, а также печатью фирмы.

Каждый лист кассовой книги состоит из двух одинаковых частей, разделенных линией отреза.

В графе 1 "Номер документа" указывают номер приходного или расходного кассового ордера, которым оформлено поступление (выдача) денег.

В графе "Номер корреспондирующего счета, субсчета" указывают номер того счета, по которому отражено поступление или выдача денег. Например, если в кассу поступила оплата от покупателя, здесь записывают "62", если деньги в качестве возврата краткосрочного займа - "66" и т. д.

В графе "Приход, руб. коп." отражают сумму денег, полученную в кассу по одному ПКО.

В графе "Расход, руб. коп." отражают сумму денег, выданную из кассы по одному РКО.

Графу "Остаток на конец дня" заполняют так:

┌─────────────┐     ┌─────────────┐     ┌─────────────┐   ┌─────────────┐

│Остаток денег│     │Остаток денег│     │Приход денег │   │Расход денег │

│на конец дня │  =  │на начало дня│  +  │в течение дня│ - │в течение дня│

└─────────────┘     └─────────────┘     └─────────────┘   └─────────────┘

В конце дня заполненный лист кассовой книги подписывают кассир и бухгалтер, а второй (отрывной) лист, заполненный под копирку, отрезают.