Совещание, как управленческая технология

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ГОУ ВПО МАРИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

  

 

кафедра:  СНиТ

 

Реферат

по дисциплине: «Социальные  технологии»

на тему: «Совещание, как управленческая технология»

 

выполнила:

 ст. гр. СКСиТ-32

Телкова Д.В. 

 

проверил:

доц.

Тарбушкин А. Ю.

 

 

 

Йошкар-Ола

2011

Содержание

Введение…………………………………………………………………………...3

1.Совещание……………………………………………………………………….4

1.1 Виды совещаний……………………………………………………………....5

1.2 Классификация совещаний…………………………………………………...6

1.3 Сущность совещаний…………………………………………………………8

2. Эффективное совещание……………………………………………………...11

2.1 Подготовка совещаний………………………………………………………11

2.2 Основные задачи организации совещаний………………………………...14

2.3 Основные правила ведения  совещаний…………………………………….16

Заключение……………………………………………………………………….21

Список литературы………………………………………………………………22 

Введение

Совещания - необходимый инструмент управления организационными системами. Большинство важнейших решений разного уровня обсуждается и принимается на совещаниях, причем какова культура проведения совещаний в оргсистеме, таковы и решения.

Таким образом, вопрос эффективности  организации и проведения совещаний  -это важнейший вопрос государственного и даже надгосударственного уровня. Вместе с тем совещания на первый взгляд - это тривиальная тема, о чем тут говорить? Однако это не совсем так. Вне контекста элемент теряет определенность, объективные критерии оценки, его трудно всесторонне анализировать, оценивать и уж тем более эффективно оптимизировать.

Анализ показывает, что целым, придающим  определенность совещаниям, является система управления знаниями организации. Это понятие довольно новое (появилось  примерно четверть века назад) и по результатам поисковых исследований пока не связывалось со служебными совещаниями. Вместе с тем рассмотрение совещаний как элемента системы  управления знаниями организации в  значительной степени меняет, конкретизирует их смысл и позволяет применять  к ним концепции, инструментарий анализа и критерии оценки теории управления знаниями. Это помогает воспринимать и анализировать служебные  совещания более точно и глубоко, дает новые подходы к повышению  эффективности их проведения, что  определяет актуальность рассмотрения этой темы в контексте системы  управления знаниями.

 

1. Совещание

Совещание - элемент управленческой деятельности руководителя; наиболее распространенная форма управления, позволяющая:  
- использовать коллективный разум, знания и опыт специалистов для решения сложных проблем;  
- организовать обмен информацией между отдельными работниками и структурными подразделениями;  
- оперативно доводить конкретные задачи до непосредственных исполнителей.  
Совещания различаются:  
- по масштабам привлечения участников: федеральные, республиканские, отраслевые, региональные, городские, районные, внутренние;  
- по месту проведения: местные, выездные;  
- по периодичности проведения: регулярные, постоянно действующие;  
- по количеству участников: в узком составе (до 5 человек), в расширенном составе (25-30 человек);  
- по стабильности состава участников.

Совещания— одна из важнейших форм управленческой

деятельности. Во время совещания  происходит обмен информацией между

подчиненными и руководителем, принимаются управленческие решения.

Как свидетельствует опыт, совещания далеко не всегда приносят

должный эффект из-за того, что  многие руководители неясно представляют себе технологию их организации и проведения.

Совещание — способ привлечения  коллективного разума к выработке

оптимальных решений по актуальным и наиболее сложным вопросам, возникающим  на предприятии. Процесс управления в этом отношении сводится к трем основным стадиям:

·        сбор и переработка информации;

·        координация  деятельности всех служб фирмы и  всех сотрудников;

·        принятие решения.

Кроме своего прямого назначения, каждое рационально организованное совещание решает и важную учебно-воспитательную задачу. На совещании сотрудники учатся работать в коллективе, комплексно подходить к решению общих задач, достигать компромиссов, приобретают культуру общения и т.п.

Для некоторых сотрудников  пребывание на деловом совещании  — единственная возможность видеть и слышать руководителей высших уровней управления. Кроме того, на совещании руководителю предоставляется возможность показать

свой талант менеджера.

Таким образом, управленческие действия менеджера дополняются  коллективными заседаниями (совещаниями), на которых решаются повседневные деловые вопросы и проблемы.

1.1 Виды совещаний

Условно можно разделить все  совещания на четыре вида: 
- Оперативные:1. Информирование персонала о новостях. 
2. Обсуждение и принятие решений по вопросам текущей деятельности с учетом мнения участников. 
3. Обмен мнениями и постановка задач, поручения по текущей деятельности, координация работ. 
4. Проверка поручений с предыдущих совещаний. 
5. Вопросы участников по текущей деятельности. 
6. Прочие вопросы (например, можно запланировать заслушать отчет о проведении какого-либо мероприятия, например, участия в выставке). 
- Отчетные (итоговые):1. Подведение итогов (включая финансовые результаты деятельности) работы фирмы за определенный период (квартал, год). 
2. Заслушивание отчетов руководителей о выполненной работе. 
3. Постановка задач на новый период. 
4. Утверждение планов работы. 
- По развитию:1. Выявить и обсудить назревшие проблемы. 
2. Выработать возможные пути решения проблем. 
3 .Обсудить пути возможного развития организации (цели, стратегию). 
4 .Обсудить другие вопросы стратегического управления 
- Проблемные:1. Принять решение по локальному вопросу. 
2. Обсудить ситуацию. 
3. Провести мозговой штурм, собрать предложения по какому-либо вопросу.

1.2 Классификация совещаний

Наиболее распространенными  видами совещаний являются конференции, собрания, заседания, семинары, симпозиумы, круглые столы. Они отличаются стилем проведения, содержанием решаемых задач, отводимым на них временем, составом участников и порядком проведения.

Совещания представляют собой  особый вид организации труда, действующей в очень короткие сроки и имеющей определенную целенаправленность. Совещания классифицируют по следующим основным признакам. По назначению:

· вырабатывающие и принимающие решения;

· разъясняющие и уточняющие задачи по реализации ранее принятых решений;

· подводящие итоги и дающие оценку принятым ранее решениям;

· оперативные (диспетчерские). По периодичности (частоте) проведения:

· разовые;

· регулярные;

· периодические. По количеству участников:

· узкий состав (до пяти человек);

· расширенные (до двадцати человек);

· представительные (свыше двадцати человек).

· по степени стабильности состава участников совещания:

· с фиксированным составом;

· с приглашаемыми по списку, составленному для каждого совещания;

· комбинированные. По принадлежности:

· партийные (и других общественных организаций);

· административные;

· научные и научно-технические;

· объединенные.

По стилю проведения совещания  делят на четыре вида.

1. Автократические. Правом голоса пользуется в основном начальник. Он, как правило, доводит до сведения участников принятые им или вышестоящим руководством решения и иную информацию. Остальные своими вопросами лишь уточняют детали.

2. Свободные -без повестки дня, а иногда и без председателя. Они сводятся к обмену мнениями, проходят в форме беседы, без принятия формальных решений. Возникают стихийно и проходят где и когда угодно: в перерыве, на товарищеских встречах и т.д. Для стимуляции таких неформальных совещаний в обучающихся организациях создают специальные условия -- например, ставят кофейные автоматы и столики. Такого рода совещания способствуют обмену знаниями и опытом между сотрудниками.

3. Творческие. Проводятся в форме дискуссии с целью поиска вариантов решения какой-то проблемы. Их эффективность определяется тем, что идея, высказанная одним участником совещания, порождает у других новые идеи, в результате чего поток идей увеличивается (возникает «цепная реакция»).

4. Сегрегативные. На них создается видимость конструктивной дискуссии, а фактически руководитель манипулирует коллективом для принятия нужных ему решений, которые было бы затруднительно получить открытым путем, стремится обеспечить отсутствие тех, кто может высказать иное мнение, проголосовать «против». На совещании руководитель или кто-то по его поручению делает соответствующий доклад, затем проводятся прения, слово в которых дается заранее определенным сотрудникам; для них предварительно определяется канва или готовый текст выступления, а ход прений направляется в нужное русло. Такие совещания ведут к расколу коллектива, отчуждению сотрудников и иным негативным эффектам. Они характеризуют руководителя как не вполне компетентного и/или не вполне добросовестного.

Конструктивные служебные совещания  обычно включают элементы автократического и творческого стилей.

1.3 Сущность совещаний

Сколь бы ни был умен и опытен руководитель, суммарный опыт и интеллект подчиненных, как правило, значительно превосходит  его собственный. Регулярное взаимное сравнение, уточнение, подгонка этих частиц могут дать значительно более  полное, скоординированное, точное знание для более эффективной практики. Если начальник не использует эту  концепцию в повседневной деятельности - он бездарно тратит рабочее время, а возглавляемая им организация работает «вполнакала». Одним из эффективных способов использования коллективного опыта и интеллекта в управлении организацией являются совещания - способ служебного общения, преследующий ряд целей:

- обмен знаниями и опытом, их взаимное уточнение и дополнение, достижение единого понимания важных частных вопросов и общей ситуации в целом;

- быстрое получение обратной связи «снизу», т.е. сведений о том, что происходит в организации, каковы ее потребности и возможности, какие оценки происходящему дает коллектив, каково отношение к политике руководства, настроение персонала и пр.;

- привлечение коллективного интеллекта к анализу ситуации, прогнозированию и оценке сценариев ее развития, определению угроз и возможностей, подходов к решению проблем и т.д. - т.е. умножение интеллектуальных возможностей руководителя (а значит, и всей организации) в решении проблем;

- включение эффекта партисипативности (соучастия): как известно, решения, в разработке которых активное участие принимает персонал, обычно содержат меньше «сюрпризов», более рациональны, лучше воспринимаются персоналом и лучше выполняются;

-моральное и эмоциональное воздействие руководителя на участников совещания (а значит, и на весь коллектив) для повышения их вовлеченности в дела организации, заинтересованности в результатах работы, сознательности, в достижении более амбициозных целей и др.

Однако цели целями, а фактически совещания нередко бывают контрпродуктивными. Например, индивидуальные коэффициенты умственного развития (IQ) участников совещания могут «зашкаливать» за 100, а IQ коллектива совещания - не «дотягивать» и до 80. В результате должный результат на совещаниях не достигается, бесполезно тратится рабочее время, и потому совещания проводятся формально, для галочки. Почему это происходит? Рассмотрим ряд возможных причин.

1. Начальник не имеет достаточных  знаний и умений для эффективной  подготовки и проведения совещаний.

2. Личные и групповые взгляды  и интересы участников могут  противоречить друг другу и  общеорганизационным задачам, что  вызывает неконструктивную полемику, нерациональное смещение приоритетов  и, как следствие, ведет к  неэффективности совещания.

3. Некоторые участники не осознают  сущности совещания, не в полной  мере знают, как следует вести  себя на нем, или не умеют  держать себя в руках. Например, они эмоционально реагируют, причем  не на то, что сказано, а на  то, кем и как, недостаточно  ответственны в поведении и  высказываниях, а это порождает  цепную реакцию (конфликт).

4. Отдельные участники склонны  к оборонительным действиям там,  где рационально признать ошибку  или найти компромисс.

5. Участники не мотивированы  интеллектуально выкладываться на совещании, отсюда их незаинтересованность, невовлеченность в процесс коллективного мышления.

 

2. Эффективное совещание

Если проанализировать управленческую деятельность в целом, то можно выделить ряд направлений, способствующих повышению  ее эффективности. Одним из них является правильное проведение совещаний, переговоров, деловых бесед. Именно на эту работу руководитель тратит до 50% своего рабочего времени. Деловое совещание - один из самых ответственных видов деятельности руководителя и важный фактор, влияющий на организацию режима работы всего коллектива. Потребность проведения совещаний очевидна. Они необходимы для ускорения процесса принятия решений и повышения их обоснованности, для эффективного обмена мнениями и опытом, для более быстрого доведения конкретных задач до исполнителя, но самое главное, для эмоционального воздействия на участников совещания и, как следствие, на весь коллектив. Хотя большинство руководителей организаций осознают всю необходимость и эффективность данного метода работы, далеко не все в полной мере владеют психологией проведения совещаний, методами делового общения. Практически каждый из членов управленческого аппарата может привести пример совещания, на котором он присутствовал, где неправильная подача информации, монотонный голос и вся окружающая обстановка вызывали мысли о мягком одеяле или подушке.