Проблемы структурных коммуникаций

4. Высокая степень пространственной  дифференциации создает преграды  для прохождения информации по  определенным коммуникационным  каналам в силу удаленности  отдельных структурных единиц  организации. В первую очередь  это касается каналов контроля  и обратной связи, а также  каналов, по которым передается  печатная информация (документы,  научная или технологическая  литература и т.д.). Действительно,  с помощью радио или телефонной  связи с удаленными объектами  иногда бывает трудно передать  большой объем информации или  проследить за выполнением распоряжений; кроме того, проблематичны возможности  подчиненных связаться с отдаленным  центральным органом управления. Как следствие, может возникнуть  взаимное недоверие между членами  организации, снижается эффективность  взаимодействия[9, c. 212].

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 Решение проблем  структурных коммуникаций.

Для снижения отрицательного воздействия этих проблем организация  может использовать следующие приемы:

1) постоянное регулирование  информационных потоков путем  создания банка информационных  данных, внутреннего рынка информации, пунктов отслеживания и сортировки  получаемой извне информации, отслеживания  мест информационных перегрузок;

2) контроль за процессами обмена информацией, информационными каналами. Для этого можно проводить такие мероприятия, как разработка плана-графика, периодическая отчетность, регулярные встречи с подчиненными для обсуждения возможных перемен в организации и т.д.;

3) организация системы  сбора информации от исполнителей  путем создания действующих каналов  от подчиненных к руководству,  исключающих фильтрацию информации  в ходе ее прохождения по  структурным уровням. Это возможно  с помощью ящиков для предложений,  частной телефонной связи, “кружков  качества” и т.д.;

4) создание дополнительных  каналов для исключения искажения  информации или двойственного  понимания информационных сообщений  путем повторения распоряжений  или приказов в специально  выпускаемых бюллетенях, информационных  листках, регулярных обсуждений  или собраний, доски объявлений, демонстрационных витрин, местных  средств радио или телевещания  и т.д. Кроме того, полезно вовлекать  самих пользователей информации  в разработку систем и процедур  сбора данных (например, упрощение  документооборота, самоконтроль и  др.) [7, c.2];

5) использование современных  информационных технологий, что,  подводит руководство организаций  к решению проблемы создания  качественной системы коммуникаций. В частности, к таким мероприятиям  относятся внедрение персональных  компьютеров на рабочих местах, электронной почты, выход в  Интернет, связи с другими организациями  и т.д.;

6) планирование рабочих  мест с учетом функциональных  особенностей и способностей  работников. При этом возможно  создание коммуникационных сетей  у работников, функционально связанных  между собой в процессе работы. К таким мероприятиям можно  отнести пространственное сближение  рабочих мест по принципу технологических  линий или цепочек;

7) предотвращение возникновения  барьеров между различными подразделениями  и должностными статусами в  организации, “снятие функциональных  и иерархических перегородок”. Действительно,  снятие различий между “мы”  и “они” и понимание организации  как единого организма в значительной  степени уменьшают трудности  в процессе коммуникации[7, c.2].

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Проблемы коммуникации в межличностном общении.

Коммуникациям очень часто  препятствует непонимание друг друга  членами коммуникационного процесса. Причины возникновения проблем  коммуникации из-за непонимания заключаются  в следующем.

1. Различия в восприятии  сообщения и его основной идеи  и концепции, что происходит  в силу:

- неправильного кодирования  сообщения руководителями без  учета культуры и установок  членов организации (сообщение  написано или передано на непонятном  языке, содержит много слов, принадлежащих  другой субкультуре, или специальных  терминов, выбрана область деятельности  или знания, малоизвестная членам  организации, и т.д.);

- конфликта между сферами  компетенции, основами суждений  отправителя и получателя информации (структурный конфликт такого  рода может привести к избирательному  восприятию информации ее получателем  в зависимости от собственных  интересов и потребностей и  игнорированию интересов отправителя);

- различных социальных  установок членов организаций,  различных структур ценностей.

2. Семантические барьеры,  возникающие из-за плохо сформулированных  сообщений, которые могут приводить  к потере информации при передаче  получателем, особенно много проблем  такого рода порождается в  многонациональной среде.

3. Невербальные межличностные  преграды (жесты, интонации, внутренний  смысл и другие формы невербальной  символической коммуникации).

4. Неудовлетворительная  обратная связь (например, из-за  неумения слушать).

Для того чтобы избежать потерь, возникающих из-за недостатков  межличностного общения, можно использовать такие приемы:

- предварительная подготовка  к передаче сообщения; например, разъяснение основных положений,  содержания сообщения;

- снятие семантических  барьеров путем исключения двусмысленности,  многозначности понятий;

- постоянное внимание  к невербальной символической  коммуникации — тону подаче  сообщения, жестам, мимике и т.д.;

- проявление эмпатии и открытости при общении и передаче сообщений;

- установление обратной  связи, для чего следует: задавать  вопросы получателю информации  о содержании сообщения и степени  его восприятия; оценивать невербальную  реакцию получателей на сообщение,  особенное внимание обращать  на жесты, позу и мимику, указывающие  на замешательство или непонимание;  создавать атмосферу доверия,  доброжелательности и готовности  обсудить возникающие проблемы  с учетом интересов и потребностей  получателей информационных сообщений[12, c.315].

Таким образом, наиболее эффективное  использование коммуникаций зависит  от таких важнейших факторов, как  профессионализм руководителей, структура  организации и ее характеристики, наличие устойчивых межличностных отношений между членами организации, культура подчиненных, положение организации во внешней среде (закрытость или открытость), компетентность работников.

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Почти невозможно переоценивать  важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что делают руководители, чтобы облегчить организации  достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. Если люди не смогут обмениваться информацией, ясно, что  они не сумеют работать вместе, формулировать  цели и достигать их.

Однако, коммуникации – это  сложный процесс, состоящий из взаимозависимых  шагов, каждый из этих шагов очень нужен для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу.

Отсутствие эффективных  коммуникаций приводит к тому, что  организация становится неуправляемой. Поэтому налаживанию и осуществлению  этих процессов посвящено значительное время в работе руководителя. Эффективно работающие руководители - это те, кто эффективен в коммуникациях. Они осознают суть и результат коммуникационного процесса, обладают развитыми формами письменного и устного общения, а современные руководители также хорошо владеют электронными средствами коммуникаций.

А для создания эффективных  коммуникаций необходимы:

‑ оптимальная организационная структура;

‑ ясные, четкие и определенные цели организации;

‑ конкретизация целей в подцелях каждого уровня управления;

‑ четко регламентирующие основные виды работ подразделений;

‑ нормативы оценки контрольных показателей;

‑ доступная и ясная система контроля исполнения решений.

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

 

1. Алиев В.Г., Дохолян С.В. Организационное поведение. - Махачкала: Ипц Даггосуниверситета, 1998.

2. Батаршев А.В. Организаторские и коммуникативные качества личности. (Для деловых людей). - Таллин: Центр информационных и социальных технологий «Регалис», 1998.

3. Доблаев В.Л. Теория организации. - М.: Институт молодежи,1995.

4. Добротворский И.Л. Менеджмент. Эффективные технологии: Уч. пос. – М.: Приор, 2002.

5. Зингер В., Ланг Л. Руководитель без конфликтов. - М.: «Экономика», 1990.

6. Комаров А.Г., Кудашев  А.Р. и др. Современный менеджмент: теория и практика – СПб.: Питер, 2004.

7. Крейнер С. Ключевые идеи менеджмента. / Пер с англ. – М.: ИНФРА – М, 2002.

8. Кричевский Р.Л. «Если  Вы руководитель» - М.: Издательство  «ДЕЛО», 1996.

9. Ладанов И.Д. «Практический  менеджмент» - М.: Элник, 1995.

10. Матвеева А., Хорошавина  Н. «Семь нот менеджмента»: Настольная  книга руководителя / Под ред. В. Красновой и А. Привалова. - 2-е изд. - М.: ЗАО «Журнал Эксперт», 1997.

11. Менеджмент организации.Учебное пособие / Под ред. 3.П. Румянцевой, Н.А. Саломатина. - М.: ИНФРА-М, 1997.

12. Менеджмент. Учебное пособие  для ВУЗов / Под ред. Ю.В. Кузнецова, В.И. Подлесных. СПб.: Бизнес-пресса, 2001.

13. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. - М.:Дело,1999.

14. Основы менеджмента.Учебное пособие - 2-е изд. - М.: Издательский Дом «Дашков и Ко», 2000.

15. Основы предпринимательской  деятельности. Учебное пособие / Под ред. В.М. Власовой. - М.: «Финансы и статистика», 1995.

16. Спивак В. Современные бизнес-коммуникации. - СПб: Питер, 2002.

Управление организацией.Учебник для вузов / Под ред. А.Г. Поршнева и др. - 2-е изд. - М.: ИНФРА-М, 1998.

17. Филонович С.Р. Лидерство и практические навыки менеджеров 17-модульная программа для менеджеров. Управление развитием организации. Модуль 9. – М.: ИНФРА-М, 1999.

18. Юкаева В.С. Управленческие решения: Учебное пособие. - М.: ИВЦ «Маркетинг», 1999.