Проблемы структурных коммуникаций

ВВЕДЕНИЕ

Коммуникация - это обмен  информацией, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для  принятия эффективных решений, и  доводит принятые решения до сотрудников  организации. Если коммуникации налажены плохо, решения могут оказываться  ошибочными, люди могут неверно понимать чего же хочет от них руководство, или, наконец, от этого могут страдать межличностные отношения. Эффективностью коммуникаций часто определяется качество решений и то, как они в действительности будут реализованы[11, c 56].

Почти невозможно переоценить  важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что делают руководители, чтобы облегчить организации  достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. Если люди не смогут обмениваться информацией, они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их. Однако коммуникации - это сложный процесс, состоящий  из взаимозависимых шагов. Каждый из этих шагов очень нужен для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу. Каждый шаг - это пункт, в котором, если мы будем небрежны и не будем думать о том, что делаем, смысл может быть утрачен.

Осуществление коммуникаций - это связующий процесс, необходимый  для любого важного управленческого  действия, в котором роль менеджера  одна из важнейших.

Осуществляются коммуникации путем передачи идей, фактов, мнений, ощущений или восприятии, чувств и  отношений от одного лица другому  в устной или какой-либо другой форме  с целью получения в ответ  желаемой реакции.

При рассмотрении коммуникационного  процесса необходимо учитывать, что  в условиях человеческого общения  важно не только то, как информация передается, но и то, как формируется, уточняется, развивается. Коммуникация и информация различные, но связанные  между собой вещи. Коммуникация включает в себя и то, что передается, и то, как это «что» передается.

Для того чтобы коммуникация состоялась, необходимо, как минимум, наличие двух людей. Поэтому каждый из участников должен обладать всеми  или некоторыми способностями: видеть, слышать, осязать, воспринимать запах  и вкус. Эффективная коммуникация требует от каждой из сторон определенных навыков и умений[5, c. 46].

В специфически человеческом обмене информацией особую роль для  каждого участника общения играет значимость информации, так как люди не просто обмениваются словами, а стремятся  при этом выработать общий смысл. А это возможно при условии, что  информация не только принята, но и  понятна, осмыслена.

По общему признанию, коммуникации имеют огромное значение для успеха деятельности предприятий и представляют одну из сложных проблем менеджмента. По существу это своего рода «кровеносная система» единого организма фирмы. Эффективно работающими руководителями считают тех, кто эффективен в  коммуникациях.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.1 ПОНЯТИЕ И ВИДЫ КОММУНИКАЦИЙ

Коммуникация (лат. communicatio), буквально означающее «общее» или «разделяемое всеми». В практическом плане - это процесс обмена идеями и информацией между двумя и более людьми, ведущий к взаимному пониманию.

Цели коммуникаций:

• Обеспечение эффективного обмена информацией между субъектами и объектами управления.

• Совершенствование межличностных  отношений в процессе обмена информацией.

• Создание информационных каналов для обмена информацией  между отдельными сотрудниками и  группами и координации их задач  и действий.

Регулирование и рационализация информационных потоков.

Основные функции коммуникации:

• информативная - передача истинных или ложных сведений;
• интерактивная (побудительная) - организация взаимодействия между людьми, например, согласование действий, распределение функций, влияние на настроения, убеждения, поведение собеседника путем использования различных форм воздействия: внушение, приказ, просьба, убеждение;
• перцептивная функция - восприятие друг друга партнерами по общению и установление на этой основе взаимопонимания;
• экспрессивная - возбуждение или изменение характера эмоциональных переживаний[3, c. 81].

 

 

 

 

 

 

Выделяют следующие виды коммуникаций в организации:

 

По  субъекту и средствам коммуникации	Межличностные коммуникации  Коммуникации при  помощи технических средств и  информационных технологий
По  форме общения	Вербальные  Невербальные
По  организационному признаку	Вертикальные Горизонтальные  Диагональные
По  каналам общения	Формальные  Неформальные
По  направленности общения	Нисходящие  Восходящие

 

По субъектам и средствам  коммуникаций:

межличностные коммуникации – коммуникации, осуществляемые между  людьми в ситуациях «лицом к лицу»  и в группах с помощью слов и несловесных средств общения;

коммуникации с помощью  технических средств, информационных технологий. Такие коммуникации в  современных условиях приобретают  важнейшее значение. Осуществляются с помощью электронной почты, телекоммуникационных систем, управленческих информационных технологий и др.

По форме общения:

вербальные коммуникации – коммуникации, осуществляемые с  помощью устной речи как системы  кодирования. Многие сотрудники организаций  проводят в состоянии различных  форм вербальных коммуникаций более 50% рабочего времени;

невербальные – сообщения, посланные отправителем без использования  устной речи как системы кодирования, с помощью жестов, мимики, поз, манер  и т.д. Они выступают как средства коммуникации в той степени, в  которой их содержание может быть интерпретировано другими. Невербальные коммуникации полезны, но их интерпретация субъективна и заранее несет в себе возможность ошибки.

По каналам общения:

формальные коммуникации – позволяют упорядочивать и  ограничивать информационные потоки; определяются организационными и функциональными  регламентами. Формальные коммуникативные  каналы широко используются в организациях, имеющих иерархическую структуру  управления;

неформальные коммуникации – социальные взаимодействия между  людьми, выражение человеческой потребности  в общении; дополняют формальные коммуникации. Неформальную систему  коммуникаций часто называют «виноградной лозой»; информация в ней часто  распространяется с помощью слухов.

По организационному признаку:

вертикальные коммуникации - связывают все уровни управления организации в единое целое.

горизонтальные коммуникации в организации представляют собой  пути и средства передачи информации отдельно на каждом иерархическом уровне организации.

По направленности общения:

нисходящие - через систему  нисходящих связей руководство организации  обеспечивает ориентацию целей подразделений  организации относительно главных  организационных целей; коррекцию  поведения, установок и поведенческих  стереотипов исполнителей на всех уровнях, координацию действий; поддержание  и упрочение авторитета власти и  контроля.

восходящие - потоки информации в направлении снизу вверх, т.е. в направлении подчиненные —  руководитель, представляют собой каналы обратной связи процесса управления. При этом руководители высших уровней  получают информацию о проблемах  и текущих делах в каждом подразделении организации, что позволяет им постоянно корректировать и изменять меры воздействия на поведение подчиненных всех нижестоящих уровней.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Формирование коммуникаций в организациях

 

Проблемы структурных коммуникаций

 

Наличие четко действующих  коммуникаций в организациях способствует решению многих важнейших организационных  проблем, в частности координации  деятельности отдельных структурных  единиц в организации относительно общей цели, обеспечению устойчивых отношений с внешней средой, предоставлению подразделениям организации необходимой  рабочей информации и целевых  указаний и др.

Однако создание коммуникационных сетей, формирование устойчивых коммуникационных каналов сопряжены с рядом  трудностей, вызванных как дефектами  в каналах информации, так и  дефектным кодированием или декодированием получаемых сообщений.

Проблемы, связанные с  созданием эффективно действующих  коммуникаций, можно разделить на две основные группы: проблемы структурных  коммуникаций и проблемы, возникающие  в ходе межличностного общения.

Основная проблема коммуникаций между элементами организационной  структуры обусловлена неопределенностью  во взаимоотношениях между отдельными структурными единицами организации. При этом распоряжения и директивы  руководящего органа организации могут  не соответствовать ситуации, не пониматься подчиненными, дублироваться, последующее  сообщение может противоречить  ранее посланным. Кроме того, в случае неопределенности ситуации горизонтальные связи между отдельными подразделениями или членами организации становятся ненадежными, информация к подразделениям поступает хаотично, что вызывает информационный голод или, наоборот, избыток противоречивой информации[11,c. 96].

В условиях неопределенности могут усиливаться следующие  основные виды барьеров в коммуникационных процессах.

1. Искажение сообщений  — явление, при котором в  структурные единицы организации  поступает информация, не адекватная  реальной ситуации. Искажения в  коммуникационных сетях приводят  к значительному замедлению темпов  работ в организации. Принятие  решения и его реализация должны  начинаться одновременно: понять, как  следует выполнять работу, не  менее важно, чем принять решение  о том, что следует делать. Но  искажение информации не позволяет  приступать к немедленной реализации  решения, поскольку оно основано  на неверных предпосылках. В связи  с этим приходится возвращаться  к данной ситуации, повторять  сообщения. Кроме того, искажения  информации приводят к неправильной  постановке целей, что немедленно  сказывается на остальных компонентах  организации[3, c. 85].

Все искажения в организационных  коммуникациях разделяются на три  группы:

- непреднамеренные искажения,  которые возникают в силу) недостатка  информации, неясности ситуации  или затруднений в межличностных  контактах;

- сознательные искажения,  которые представляют гораздо  большую опасность при принятии  решений в организации и постановке  целей: в данном случае промежуточное  звено в коммуникационной цепочке  не согласно с содержанием сообщения (например, не согласно с распоряжением вышестоящего органа управления) и стремится изменить характер его воздействия;

- фильтрация информации  в сообщении, когда отсекается  ненужная в данный момент информация, остается только суть. Эта операция  в коммуникационном процессе  может привести к потере информации, вредным упрощениям, которые препятствуют  принятию эффективных управленческих  решений. Отрицательный эффект  фильтрации наблюдается, когда  высших руководителей пытаются  снабжать только информацией  положительного содержания, не доводя до их сведения наиболее острые проблемы; когда существует страх перед наказанием; ощущается бесполезность информации из-за ее неправильной оценки.

2. Информационные перегрузки  возможны в тех случаях, когда  члены организации не в состоянии  эффективно реагировать на всю  необходимую им информацию и  отсеивают определенную ее часть,  по их мнению, наименее важную. Однако возможна ситуация, когда  именно эта часть информации  будет особенно необходима для  обеспечения нормального функционирования  организации или ее подразделения.  Особенно часто информационная  перегрузка наблюдается у руководителей,  замыкающих на себе решение  многих (даже самых мелких) вопросов, связанных с управлением деятельностью  подразделений организации. Отсутствие  четких фильтров и членов организации,  выступающих в роли “сторожей”, не позволяет руководителю эффективно  использовать самую важную часть  поступающей к нему информации.

3. Недостатки в структуре  организации оказывают существенное  негативное влияние на функционирование  коммуникационных сетей. Самым  распространенным из таких недостатков  следует признать неудачную конфигурацию  — существование большого количества  уровней управления, когда информация  при прохождении от уровня  к уровню теряется или искажается. Это особенно характерно для  восходящих коммуникационных потоков  (снизу вверх, от подчиненных  к руководителям)[1, c. 129].

Другим важным структурным  недостатком является отсутствие устойчивых горизонтальных связей между отдельными подразделениями организации, например, когда руководство организации  допускает только вертикальные связи, а коммуникации между подразделениями  одного уровня считаются незначимыми  и ненужными. Такой недостаток характерен для высокоцентрализованных и формализованных  линейных структур.

Еще одним существенным недостатком  следует признать наличие конфликтов между отдельными группами и подразделениями  организации. Зачастую конфликты заложены в самой структуре организации. Подразделения или отдельные руководители, находящиеся в состоянии конфликта, могут не только способствовать разрыву коммуникационных связей внутри организации, но и использовать коммуникационные сети для достижения собственных целей в борьбе с другими подразделениями или руководителями. Например, если в организации производятся два вида продукта или услуг и не предусмотрено разделение ресурсов, эквивалентное вкладу каждого из двух подразделений, то между ними возникает конфликт, каждый из участников которого использует коммуникационные каналы организации для принижения роли другого и возвышения собственной.