Из истории делового письма

     По  обоюдному согласию возможны изменения  условий договора, которые являются неотъемлемой частью данного договора. = Если будет достигнуто обоюдное согласие...

     При неуплате налога до указанного срока  плательщик лишается права повторно выставлять свою кандидатуру  на получение кредита. = Если налоги не будут  уплачены до указанного срока ...

     Как видно из примеров, словосочетание с легкостью заменяет предложение. Вместе с тем подобные словосочетания не просто уплотняют, занимая меньший объем, чем предложение, они создают жесткую структуру высказывания, в которой один компонент зависим от другого:

     В случае задержки оплаты...

     Для принятия решения ...

     С целью скорейшего принятия решения...

     Они мотивируют действие, являясь неразложимым и необходимым компонентом высказывания.  Предложение в деловой письменной речи часто осложняется однородными членами, причастными и деепричастными оборотами. Свойственный строю русского предложения так называемый прямой порядок слов заключается в предшествовании подлежащего по отношению к сказуемому (товар отпускается ...); определения - определяемому слову (кредитные отношения); управляющего слова - управляемому дополнению и обстоятельству (фиксировать цены, выделить кредит, направить в министерство). У каждого члена предложения есть обычное, свойственное ему место, определяемое структурой и типом предложения. Порядок слов в предложении отличается в официально-деловом стиле своей строгостью и консерватизмом. Несомненно, официально-деловой стиль, как и в целом, русский язык, претерпел существенные изменения. Его формирование теснейшим образом связано с формированием и развитием русского государства; 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     II. 3  Стандартизация и унификация языка документов

     Экономическая необходимость, развитие науки и техники обусловливают все возрастающую унификацию и стандартизацию документов, с одной стороны, и тенденцию к упрощению, очищению от устаревших канцелярских штампов и клише деловой корреспонденции, с другой стороны. Даже известные типы текстов (повествование, описание, рассуждение) модифицируются в деловом стиле, превращаясь в типы изложения утверждающе-констатирующего или предписувающе-констатирующего характера. Отсюда синтаксический "монотон", лексическая однородность речи, высокая повторяемость слов.  Стандартизация лексической сочетаемости, сужение значения слов объясняет ограничение их лексической сочетаемости, появление так называемой регламентированной сочетаемости: контроль обычно возлагается ; сделка – заключается; платеж – производится; счет - выставляется (или оплачивается); цена – устанавливается; право - предоставляется. Стандартизация синтаксических единиц (предложений, словосочетаний), которые не составляются, а как формула воспроизводятся в тексте документа, закрепляющего соответствующую ситуацию социально-правовых отношений: в установленном порядке; в соответствии с принятой договоренностью; в порядке оказания технической помощи; в случае невыполнения долговых обязательств; договор вступает в силу со дня подписания; жалобы подаются в установленном законом порядке; поставка производится автотранспортом;

     Язык деловых бумаг должен соответствовать традициям официально-делового стиля языка, основными признаками которого являются точность и стандартизированность используемых языковых средств. Стандартизация официальных бумаг заключается в установлении в государственном масштабе оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов. Эти правила принимаются в установленном порядке для всеобщего и многократного применения в делопроизводстве.  

     Формально-логический принцип текстовой организации, выражающийся в дроблении основной темы на подтемы, рассматриваемые в пунктах и подпунктах, на которые графически дробится текст и которые обозначаются арабскими цифрами. (Приложение  2)

     В зависимости от сложности деления  выбирается одно-, двух- или трехзначное  обозначение пункта, подпункта. Подзаголовки пунктов придают деловым текстам  подчеркнуто логический, аналитический характер (что свойственно текстовой организации контрактов, договоров, соглашений).                                                                  В качестве логических текстовых скреп в тексте документа выступают вводные слова: следовательно, таким образом, сверх того, с одной стороны, с другой стороны. В качестве средства связи в текстах документов выступают указательные местоимения и причастия, которые замещают в тексте номенклатурные наименования, термины: указанный, приведенный, следующий, данный, настоящий, последний и т.п.

     Подрядчик обязан приступить к  выполнению работ  не позднее трехдневного срока после перечисления оплаты. Указанный  срок необходим для  приобретения материалов по данному заказу.

     Текст объединяет логика развития темы, которая дробится на микротемы, каждая из которых рассматривается самостоятельно. При этом неизбежным оказывается использование параллельных синтаксических конструкций. (Приложение №3) Особенность текстовой организации постановлений, распоряжений, резолюций заключается в том, что этот текст - одно развернутое предложение директивного характера с инфинитивными конструкциями в качестве однородных членов. Нанизывание этих конструкций создает открытый ряд. Открытость для добавлений представляет собой своеобразие текстовой организации ОДС. (Приложение №4) Текстовая организация деловых писем, служебных записок отличается большей свободой, меньшей каноничностью, однако регламентированные письма приближаются по степени стандартизации к текстам ОРД (официально-распорядительных документов).      

     Новую эпоху в процессе стандартизации открыла машинная обработка и компьютеризация делопроизводства. Использование устойчивых формул, принятых сокращений, единообразного расположения материала при оформлении документа характерно для типовых и трафаретных писем, анкет, таблиц, текстов-аналогов и т.п., позволяет кодировать информацию, закрепляя определенные языковые средства за типовой ситуацией. Например, необходимость принять участие в выставке товаров предполагает заполнение заявки, изготовленной выставочной организацией типографским способом в форме анкеты. Особой стандартизации подвергаются так называемые тексты-аналоги, бланки, формуляры, в которых трафарет имеет вид формализованного текста.  Процесс создания трафаретных текстов заключается в выделении для группы однотипных текстов постоянных частей, содержащих заранее известную информацию, и пробелов для вписывания меняющихся сведений. Как правило, это номинации, даты оформления, подписания документа, указания стоимости, количества, формы поставки товара (оборудования), объема работ и т.п.  Трафаретные тексты с постоянными и меняющимися частями именуются бланками. "Бланк - это своего рода идеальная основа деловой бумаги, в заполненном виде это тот эталон, к которому она стремится и которого достигает. В бланке жесткость формы сводит к нулю все возможности нескольких толкований", - справедливо замечает П.В. Веселов, один из крупнейших специалистов в области документной лингвистики.( 5 с.78)  Анкетным методом можно смоделировать:    кадровые анкеты,  приказы,  докладные, объяснительные записки;  в табличной форме могут быть представлены следующие виды документов:  штатное расписание,  структура штатов,  график отпусков,  кадровые приказы. Трафаретными часто бывают договоры, деловые письма.  Трафаретизация, таким образом, обусловливает высокую степень информативной емкости текста благодаря свертыванию высказывания и возможности дешифровки (с помощью машинной обработки в том числе), развертывания его в полную структуру.  Типизация деловых документов позволяет моделировать текст любой разновидности. При этом человек, составляющий текст, оперирует некими модулями, типовыми блоками, которые представляют собой клишированные части текста (в текстах договоров это - представление сторон, предмет договора, порядок расчета, обязанности и права сторон, срок действия договора):  Акционерное общество открытого типа "Аэропорт Внуково", именуемое в дальнейшем Заказчик, в лице генерального директора В.В. Баранова, действующего на основании Устава, с одной стороны, и фирма "Сетевые системы", именуемая в дальнейшем Исполнитель, в лице директора М.В. Петрова, действующего на основании Устава, с другой стороны, заключили между собой договор о нижеследующем...  Или:  Между закрытым акционерным обществом "Оптовый рынок Бутово", далее именуемым Арендодатель, и ТОО "Рыба", далее именуемым Арендатор, заключается договор об аренде. Эти модули неизменно входят в тексты договоров (о выполнении работ, об аренде, о купле-продаже). Сам текст начального модуля договора практически не меняется (допускается варьирование членов предложения, синонимические замены), меняются юридические термины, определяющие социальные роли договаривающихся сторон: договор о выполнении работ: Заказчик - Исполнитель (Подрядчик);  договор о купле-продаже: Продавец - Покупатель;  договор об аренде: Арендодатель - Арендатор.    Регулирование отношений между людьми, учреждениями, странами потребовало письменных свидетельств, актов, документов, в которых присутствуют черты официально-делового стиля. Суть унификации служебных документов сводится к сокращению видов документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учёту и хранению. Таким образом, унификации и  стандартизация  характерны для языка документов. Стандартизация и унификация  – одно из обязательных – свойств официально-деловой письменной речи, в той или иной степени характеризует все типы деловых бумаг, обусловливает строгую композиционную соотносимость и закрепленность частей делового письма.  
 
 

     Заключение

     Процесс стандартизации и унификации охватывает все уровни языка деловых документов - лексику, морфологию, синтаксис, текстовую организацию - и определяет своеобразие и специфику официально-делового стиля. Деловая речь накопила огромное количество проверенных многолетней практикой речевых формул, шаблонов, идиом, знание которых помогает создавать новые деловые тексты. Стандартизованная речевая манера обусловливает использование стандартных средств и помогает обеспечить ту степень точности, которая отличает деловой документ от любой другой бумаги. Стандартизация и унификация облегчает восприятие и обработку информации, содержащейся в документе. Таким образом, официально-деловой стиль и те жанры, которыми он представлен в деловом общении, имеют ряд характерных черт, которые предполагают достаточно высокий уровень лингвистической подготовки составителя документа.

     Составитель документа должен знать:

• доминанту и основные черты официально-делового стиля (т.е. требования, предъявляемые к языку документа);
• арсенал устойчивых формул и правила их использования в том или ином жанре деловой письменной речи;
• характеристики жанров и их привязанность к той или иной ситуации делового общения.

     Составитель документа должен уметь:

• адекватно использовать речевые средства в тексте при соблюдении языковых норм;
• грамотно составить проект документа и (или) отредактировать его.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Литература 

1. Веселов, П.В.  Культура делового общения и  официальной переписки [Текст]/ П.В. 

    Веселов. – М.: Маркетинг, 1993.  
2. Гольдин, В.Е. Речь и этикет [Текст]/ В.Е.Гольдин. – М.: Просвещение, 2003.- 108с

3. Горбачевич, К.С.   Нормы современного русского  литературного языка [Текст]/

   К.С    Горбачевич.- 3-е изд. – М.: Просвещение, 2001.

4.Граудина, Л.К., Ширяев, Е.Н. Культура русской речи. [Текст]:учебник для вузов/

   Л.К Граудина., Е.Н. Ширяев.-  М.:  Мысль, 2004.

5. Данцев,А.А.    Русский язык и культура речи [Текст]: учебник для технических 

    вузов/   А.А.Данцев, Н.В. Нефёдов.- Ростов-на-Дону.: Феникс,2002.

6. Кохтев, Н.Н. Основы ораторской речи. [Текст]/  Н.Н. Кохтев.- 2-е изд. перераб. -

    М.,2004.

7. Розенталь,  Д.Э., Современный русский язык. [Текст]/  Д.Э. Розенталь И.Б Голуб, 

    М.А.  Теленкова.  - М.: Просвещение, 1995.

8. Русский  язык. Речевая культура [Текст]:    Энциклопедия/ глав. ред.  Гольдин  

В. Е. – М.: Аванта +, 1998.

        
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Приложения  №1

     Использование предлогов.