Введение

     Формирование  официально-деловой письменной речи обусловлено развитием государственности, аппарата управления и связано с  необходимостью документально закреплять административно-правовые отношения юридических и частных лиц. Деловая письменная речь – одна из форм делового общения, языковое средство фиксации (документирования) управленческой, деловой, служебной информации. Итог документирования – создание документа, «материального объекта с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования»(1 с.32). Юридическая сила документа обеспечивается комплексом реквизитов – обязательных элементов оформления документа. К ним относятся: наименование автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др. Совокупность реквизитов и схема их расположения на документе составляют формуляр документа. Однако формуляр регламентирован стандартами, принятыми в той или иной стране. 
  «Мировой опыт официальной переписки показывает, что при всех особенностях и специфике национальных школ делового письма к деловой корреспонденции неизменно предъявляются требования.

      1. Точность выражения мысли, исключающая  возможность каких бы то ни  было инотолкований и неясностей.

     2.   Логичность и структурированность изложения.

     3. Стандартизация и унификация языковых и текстовых средств. 
Свойства официально-деловой письменной речи складывались исторически и обусловлены особенностями делового общения.» ( 8 с.153)

     Глава I  Из истории русского делового письма

     Русская официально - деловая письменная речь имеет многовековые традиции и глубокие исторические корни. Знакомство с ее историей позволит лучше понять причины и закономерности формирования особого стиля языка, обслуживающего сферу официально-деловых отношений, выявить особенности национальной культуры русского делового письма.  Уже в Х веке в Древнерусском государстве практиковалось составление официальных документов. В этот период в основном документируются правовые отношения (жалованные и вкладные грамоты, завещания) создаются также документы, фиксирующие конкретные частные правоотношения (заемные, закладные кабалы, фиксирующие заем денег; полные грамоты, составляемые при продаже в рабство; отпускные грамоты и т. д.). Накопление опыта официально - делового письма выражалось в появлении устойчивых образцов обращений и завершений в текстах документов, формуляров. Генеральный регламент, утвержденный Петром I в 1720 г., ввел систему делопроизводства, получившую название «коллежской» по названию учреждений нового типа - коллегий. В коллежском делопроизводстве возникло большое число новых документов. В официально-деловой письменной речи появились новые слова, термины иноязычного происхождения, что объясняется стремлением Петра I приблизить русское официально - деловое письмо к западным образцам. В этот период вошли в оборот такие слова -   администратор, актуариус, асессор, аудитор, бухгалтер, губернатор, инспектор, маклер, министр. Появились и новые названия документов - векселя, облигации, реляции, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция, инструкция. Появляются реквизиты текста, отражающих различные стадии процесса документирования или стадии обработки документов: подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы. Губернская реформа Екатерины II завершила петровские преобразования государственного аппарата России, внесла единообразие в устройство губерний, различив места административные, судебные и финансовые. Появились  исследования в области русского официально - делового письма. К предмету теоретического делопроизводства Н.В. Варадинов относил «наружные свойства» деловых бумаг, такие, например, как титулы и формулы обращения к разным особам, части деловой бумаги (формуляр документа), порядок написания текста, а также выделял разные типы деловых бумаг с точки зрения их внешней формы:

     1.Сношения.

     2.Реестры,  журналы, протоколы, ведомости,  описи, отчеты.

     3 Официальные письма.

     4. Записки. 

     5. Выписки. 

     К внутренним свойствам он относил  стиль («слог») документов и особенности  написания, принятые в деловых бумагах.

       Сегодня увеличивается и количество  поводов для составления и  отправления деловых писем, жанровое разнообразие деловой корреспонденции. Все это, однако, не предполагает отказа от богатейшего опыта письменной деловой речи, накопленного предыдущими поколениями.

Глава II   Официально – деловая письменная речь, её функции  и особенности. Стандартизация и унификация языка документов

     II.1 Официально – деловая письменная речь

     Официально-деловой  стиль – это разновидность  современного русского литературного  языка, которая функционирует в  сфере правовой и административно-общественной деятельности. Официально-деловой стиль реализуется в устной и письменной формах.

     Стиль и смысловое содержание деловой  документации должны подчиняться следующим  требованиям:

• точность изложения информации: текст не должен допускать двоякого толкования, каждое предложение должно быть однозначным;
• лаконичность передачи информации;
• использование языковых клише, облегчающих восприятие текста;
• нейтральный тон изложения.

     Официально-деловая  документация составляется и читается официальными лицами. Составители  деловых документов абстрагированы от своей индивидуальности и выступают как представители той или иной организации. В связи с этим важна установка на отсутствие экспрессивных языковых средств. 

     II.2 Функции и особенности делового стиля

     Официально-деловому стилю присущи функции волеизъявления, долженствования, представленные в текстах широкой гаммой императивности - от жанров приказа, постановления, распоряжения до просьбы, пожелания, предложения, выражаемых в ходатайствах и деловой переписке.                                                        Функция фиксации правовых отношений (договор, контракт); функция передачи информации (информационные письма, отчеты, справки).                                         Официально-деловой стиль закреплен за сферой социально-правовых отношений, реализующихся в законотворчестве, в экономике, в управленческой и дипломатической деятельности. Все особенности официально-делового стиля, его знаковая природа обусловлены действием доминанты и функцией долженствования, обеспечивающей правовую и социально-регулирующую значимость деловых текстов.  Язык деловой переписки ранее представлял собой периферию официально-делового стиля. К периферии делового стиля относят информативную рекламу, патентный стиль и обиходно-деловую речь (заявления, объяснительные записки, расписки и т.п.). Организационно-распорядительная документация (ОРД) - вид деловой письменности, наиболее полно представляющий ее специфику. ОРД представляет собой центр деловой письменности, ядро официально-делового стиля.    

     Официально-деловому стилю присущи требования денотативной точности (денотат - предмет или явление окружающей нас действительности, с которыми соотносится данная языковая единица), к языку документов предъявляется требование коммуникативной точности - адекватного отражения действительности, отражения мысли автора в речевом фрагменте (предложении, тексте). В документах, поэтому используются клишированные стандартные фразы: Договор вступает в силу со дня подписания.  Во исполнении приказа. Любая фраза, любое предложение должны иметь только одно значение и толкование. Чтобы достичь такой степени точности в тексте, приходится повторять одни и те же слова, названия, термины: При предварительной оплате Заказчик обязан в трехдневный срок со дня оплаты вручить Исполнителю заверенную банком копию платежного документа или известить его телеграммой. При невыполнении Заказчиком требования настоящего пункта Исполнитель вправе по истечении десяти дней со дня подписания договора реализовать товар.                                                            Подробность изложения в официально-деловом стиле сочетается в форме отглагольного существительного:

Не дополнять, а вносить дополнения;                                                                                           не поручать, а давать поручения;                                                                                    не отвечать, а нести ответственность;                                                                           не решать, а принимать решение;                                                                                    не уточнять, а вносить уточнения;                                                                                       не платить, а производить оплату .

     Подчеркнутая  логичность изложения при стандартном расположении текстового материала на листе также весьма существенно отличают письменную деловую речь от устной. Деловое устное общение должно протекать на фоне положительных эмоций - доверия, сочувствия, доброжелательности, уважения.      

     Итак, язык деловой переписки отличает:   высокая степень терминированной лексики; юридических терминов (собственник, закон, регистрация, собственность, приемка объектов, передача объектов, акт, приватизация, падение, аренда, выкуп, личное дело); экономических терминов (дотация, затраты, купля-продажа, бюджет, расход, доход, платеж, смета, статьи бюджета, расходная часть бюджета);  экономико-правовых терминов (погашение кредита, права собственности, срок реализации товара, сертификат качества ).                                              Кроме юридических, экономических и экономическо-правовых терминов, в языке деловых бумаг используется достаточно большое количество  технических терминов: энергоносители, минерально-сырьевая база, вспомогательная техника;  аббревиатур:  АСУ автоматическая система управления;  АИС автоматическая информационная система;  КПД коэффициент полезного действия.                                 Кроме терминов сокращаются названия известных правовых актов:  ГК Гражданский кодекс;  УК Уголовный кодекс.                                                                   Сокращаются номенклатурные знаки самого различного свойства, представляющие собой наименования организаций: МВФ Международный валютный фонд; ЦБР Центральный банк России.   Указывают на форму собственности предприятия и входящие в качестве классификатора в названия предприятий: ООО общество с ограниченной ответственностью; ОАО открытое акционерное общество; ЧП частное предприятие; МП муниципальное предприятие; СП совместное предприятие. Сокращается номенклатура должностей: ИО - исполняющий обязанности.   

     Высокая степень терминированности характерная черта языка деловых документов. Однородность стилистической окраски лексики деловой письменной речи достигается за счет высокой частотности так называемой процедурной лексики. Представляющей в тексте документа конкретное действие: нарушение трудовой дисциплины (это может быть опоздание, прогул, явка на работу в нетрезвом виде и т.д.); срыв графика поставок (задержка в пути, несвоевременная отгрузка товара и т.д.); нести ответственность (подвергаться в случае нарушения штрафам, материальным взысканиям, уголовному преследованию и т.д.).                                                    

Термины и процедурная лексика составляют опорную, стилеобразующую лексику языка документов. Важнейшей особенностью процедурной лексики является то, что слова используются в тексте в одном возможном значении. Однозначность контекстного употребления обусловлена тематикой документа: Стороны обязуются обеспечить взаимные бартерные поставки...                                                  При всей многозначности слово стороны прочитывается только в юридическом аспекте - "юридические лица, заключающие договор".(3 с.35) Высокая степень обобщенности и абстрактности основной стилеобразующей лексики (расторжение, обеспечение, потери, расчет, работа, разногласия, изделие, наименование и т.п.) в деловой письменной речи сочетается с конкретностью значения номенклатурной лексики. Номенклатурная лексика с ее конкретно-денотативным значением дополняет высокий уровень обобщенности терминов и процедурной лексики. Эти типы слов используются параллельно: в тексте договоров - термины и процедурная лексика, в приложениях к договорам - номенклатурная лексика. В опросных листах, реестрах, спецификациях, заявках и т.п. термины как бы получают свою расшифровку.

     Договор-спецификация

     продукция: бензин А-76, мазут, цемент, рубероид.

     Договор-калькуляция 

     услуги: подготовка оригинала-макета,

     изготовление и подготовка формы, переплетные работы.

     В текстах документов не допускается  употребление бранных слов и сниженной  лексики, разговорных выражений  и жаргонизмов, тем не менее, в  язык деловой переписки попадают профессиональные и жаргонные слова: кадровик, платежка, накидка, незавершенка и т.п. (8 с.269)  

     К грамматическим особенностям делового стиля, представляющего  язык документов, относят словоформы. При этом особенно важно учитывать  закрепленность производных предлогов за определенной падежной формой. Как правило, они употребляются либо с родительным, либо с дательным падежом. Самой массовой ошибкой во всех типах документов является использование предлога согласно с родительным падежом вместо дательного.

     Употребляются с Р.п. (чего?) Употребляются с Д.п. (чему?) (Приложение № 1)

     Исходя  из (чего?) имеющейся потребности, в заключение (чего?) отчета, сообразно (с чем?) с принятым ранее решением, согласно (чему?) принятому ранее решению, включая (что?) начисления (пени) за непогашенную задолженность, впредь (до чего?) до особого распоряжения и тому подобные канцеляризмы, представляющие собой клишированные фразы, закреплены за одной грамматической падежной формой. Наряду с канцеляризмами-фразеологизмами (принять во внимание, принять к сведению, поставить на голосование, принимать меры, довести до сведения и т.п.) такие словосочетания создают жесткий текстовой каркас, проявляющийся во взаимообусловленности текстовых частей и фрагментов предложения. Так, в клишированном предложении Договор вступает в силу со дня подписания трудно выделить сказуемое и второстепенные члены предложения - настолько слова слиты в единое смысловое целое. На самом деле, нельзя написать Договор вступает и поставить точку, тем самым мы разрываем сказуемое вступает в силу. Договор вступает в силу - с правовой и лингвистической точек зрения тоже незаконченное предложение: непременно нужно указать: с какого момента. Таким образом, нередко предложение в языке документов становится неразложимым, легко воспроизводимым в определенной ситуации, знаком ситуации. Таких предложений в тексте документа бывает немного, однако конструктивная, текстообразующая роль их велика. На это указывает тот факт, что, как правило, они начинают и завершают текст договора, приказа, распоряжения и других типов документов. В деловой письменной речи доминируют простые предложения. Особенностью их функционирования в языке деловых бумаг является то, что они в документах часто передают информацию, которая по объему равна информации, передаваемой с помощью сложного предложения. Отдельные словосочетания могут передавать такую же информацию, как придаточные предложения: