Деловой этикет

Что делать в том случае, когда вы не знаете, как ответить на заданный вопрос? Ничто не мешает вам прямо сказать: «Я, к сожалению, не знаю». Тем не менее, правила хорошего тона требуют, чтобы вы продолжили мысль и добавили, в частности, такую фразу: «Но, мне кажется, я могу назвать человека, который ответит на ваш вопрос». Если этот человек находится поблизости или соответствующие разъяснение можно получить сразу же, позвонив ему по телефону, можете связать собеседника с тем сотрудником, который владеет интересующей вашего посетителя информацией. Если же для ответа на поставленный вопрос требуется время и дополнительные усилия, скажите, что вы свяжетесь с вашим собеседником позже и предоставите ему ответ на интересующий его вопрос.

Завершение  назначенной встречи

Для многих бывает довольно сложно завершить назначенную встречу, поскольку они опасаются задеть чувства посетителей. В результате беседа продолжается гораздо дольше, чем было намечено, причём никаких  положительных результатов собеседникам она принести уже не может.

Если ваш посетитель уклоняется от темы, которую вы собирались обсудить во время встречи, у вас может  возникнуть желание не завершать  разговор сразу же, но существенно  его сократить. В таком случае удобно сказать: «Поскольку у меня через несколько минут назначено совещание, мне хотелось бы теперь завершить обсуждение темы нашего разговора, чтобы можно было без промедления переходить к решению проблемы». Если «темы» для обсуждения в ходе беседы так и не возникло, а посетитель, лишь попусту болтает и отнимает у вас время, предложите ему отложить разговор до другого раза, в заключение заметив: «Мне бы хотелось поговорить с вами, но сейчас я, к сожалению, очень занят».

Самым жёстким, но иногда неизбежным способом завершения разговора с  посетителями, которые не понимают, что время, отведённое им для беседы, истекло, является появление в кабинете секретарши, которая во всеуслышание объявляет: «Извините, Андрей Юрьевич, но через несколько минут у вас назначена следующая встреча». Тогда Андрей Юрьевич быстро завершает разговор, подводя итоги обсуждения и намечая действия, которые следует предпринять в будущем. Посетители уходят в приподнятом настроении.

Если же у вас нет  секретарши, которая помогла бы вам  завершить бесцельный визит, вы сами можете известить пришедших о  том, что у вас назначена следующая  встреча, либо найти возможность  подвести итоги состоявшейся беседы в надежде на то, что посетители правильно поймут ваш намёк. Если же это не подействует, вам остаётся только подняться со стула, давая  понять, что аудиенция окончена.

Встречи в других учреждениях

Поступать в соответствии с правилами хорошего тона следует  не только хозяину, но и посетителям. Первое из предписаний гласит, что  приходить на встречу нужно вовремя. Если в силу обстоятельств вам  пришлось задержаться, сразу же позвоните  тому, кто вас ждёт. Когда под  рукой у вас нет телефона, попросите  кого-нибудь это сделать за вас. Если вы застряли в автомобильной пробке, а в машине у вас есть телефон  – предупредите того, с кем должны встретится, о непредвиденной задержке.

Приехав на встречу, назовите своё имя сотруднику, отвечающему  за приём посетителей, или секретарше, не забыв при этом указать время  назначенной встречи: «Я – такой-то. На три тридцать у меня назначена встреча с тем то и тем то». Вручите секретарше свою служебную визитную карточку (если таковая у вас имеется), чтобы та отнесла человеку, с которым вы встречаетесь.

Если секретарша не предложила вам раздеться, спросите её, куда вы можете повесить пальто.

В ожидании приёма вам следует  вести себя спокойно, не отвлекать  работающих пустыми разговорами, пытаясь  убить время. Не проявляйте признаков  нетерпения, демонстративно поглядывая на часы, хотя, если вас заставят ждать  более двадцати минут, можете спросить: «Вы случайно не знаете, когда человек, с которым вы встречаетесь, должен освободиться?» Если вы не можете так долго ждать, скажите об этом секретарше и договоритесь о переносе назначенной встречи на другой день. Независимо от того, насколько вас вывело из себя поведение начальника или партнёра по бизнесу, с секретарём вы должны держаться неизменно вежливо.

Поскольку принимающий вас  ответственный сотрудник, несомненно, человек занятый, вам лучше как  можно быстрее перейти к сути дела. Говорите о том, что вас привело  на встречу прямо и ясно, избегая  шуток, анекдотов и рассказов  о своей личной жизни. Когда закончите, дайте возможность принимающему вас высказать всё, что он считает  нужным, то есть внимательно выслушайте собеседника. Не перебивайте его  аргументами, которые приходят вам  в голову, и предоставлением дополнительной информации; вы сможете высказать  то, что считаете нужным, когда ваш  оппонент изложит свою позицию.

Будьте внимательны к  невысказанному пожеланию хозяина  своевременно завершить разговор. Встаньте. Протяните ему руку. Скажите: «Благодарю вас» и «До свидания». Не забудьте, взяв с вешалки пальто, поблагодарить секретаршу. Если ваша встреча с этим человеком была первой, напишите ему записку с выражением признательности не позднее, чем на следующий день. В том случае, когда у вас установились деловые отношения, вам следует послать ему письмо или записку с сообщением о тех действиях, которые вы собираетесь предпринять, исходя из результатов проведённой беседы.

6. ЭТИКЕТ ДЕЛОВОЙ ОДЕЖДЫ

Многим из нас не доставляет большого удовольствия старая истина, гласящая, что «встречают по одежке»; и, тем не менее, она справедлива, особенно когда речь идёт о современном деловом мире. Обратите внимание на людей, быстро продвигающихся по службе. Чаще случается так, что при наличии двух кандидатов на повышение получает должность тот, кто следит за собой, поскольку он более соответствует образу руководителя, чем человек, небрежно относящийся к своему внешнему виду. Какой бы несправедливой ни казалась вам такая постановка вопроса, не забывайте, что сотрудник в данном случае представляет не только себя самого, сколько компанию, в которой он или она работает.

Общие положения делового этикета в  одежде

Прежде всего, и мужчины, и женщины должны следить за собой  – речь идёт о безукоризненной  чистоте: чистых ногтях, чистых волосах  и чистой одежде. Платье, кроме того, всегда должно быть выглаженным, даже вещи из натуральных тканей, которые  легко мнутся, необходимо отутюжить, чтобы они не выглядели так, как  будто вы, предварительно скомкав, засовываете  их на ночь под подушку.

Духи, одеколон и лосьон, которым пользуются после бритья, хороши тогда, когда их запах не бьёт окружающим в нос. Если же ваши коллеги  вынуждены открывать окна кабинета, чтобы после вашего ухода запах  вашей туалетной воды выветривался как можно скорее, это производит поистине ужасное впечатление.

Об остальных средствах  личной гигиены – таких, как зубная паста, полоскание для рта и дезодоранты  – достаточно сказать, что при  работе в коллективе обходиться без  них просто невозможно.

Внешний облик женщины

То, как вам следует  выглядеть, во многом зависит от характера  учреждения, в котором вы служите. Имидж, вполне приемлемый для сотрудницы дома моделей, может оказаться совершенно неуместным в маклерской конторе. Определение  «неуместный» имеет в данном случае несколько значений. Для женщин это  означает носить подчёркнуто нарядные платья, чересчур пышные причёски, злоупотреблять косметикой и ювелирными украшениями, проявлять небрежность в одежде, надевать вещи крикливо-ярких расцветок  и вызывающих моделей.

Даже в том случае, если после работы вы привыкли выглядеть  изящно и сексапильно, на службе последнее  излишне. Ваша манера одеваться отражает не только ваше собственное мнение о самой себе, но и то, на какое  отношение к себе вы претендуете  со стороны окружающих вас людей. Если вы хотите показать сослуживцам, начальству, заказчикам и клиентам, что причисляете себя к бизнесменам  высокого класса, вам не стоит носить на работе слишком короткие юбки или  глубоко декольтированные блузки.

Выезжая на конференции и  деловые встречи, проводимые в курортных  гостиницах и клубах, женщине нужно  взять с собой туалеты, подходящие для разных ситуаций, а также спортивную одежду для игры в теннис или гольф, купальные костюмы и т.п. На встречах такого рода к платью можно относиться более свободно, чем в условиях повседневной работы в серьёзном  учреждении. Поэтому на время поездки  строгий деловой костюм может  быть заменён более удобными вещами, тем не менее, это вовсе не означает, что везде можно появиться  в джинсах и рубашках с коротким рукавом.

На подобных встречах уместны  костюмы, соответствующие вашему профессиональному  статусу, - брюки из ворсистой ткани  с пиджаками, юбки с блузками, вязаные  вещи и т.п., то есть такие наряды, которые занимают как бы промежуточное  место между строгим деловым  костюмом и спортивной одеждой. На конференциях, проводимых в городах, как правило, одеваются более официально, следуя деловому стилю. Перед такой поездкой женщине следует выяснить, какие  там должны проводиться мероприятия, - на некоторых конференциях часто  бывают запланированы вечерние приёмы официального характера, на других встречах – поездки на природу, пикники  и другие аналогичные развлечения.

Внешний вид мужчины

Выбирая себе одежду, мужчине  следует помнить о том, что  отдельные детали должны гармонировать  друг с другом. Необходимо следить  за тем, чтобы ткань костюма не пестрела полосами разной ширины; рубашки  и галстуки не выглядели поношенными; носки были бы такой длины, чтобы из-под штанины не выглядывала голая нога, причём цвет носков надо подбирать в тон костюма; воротнички рубашек должны соответствовать современной моде, как и лацканы пиджака, а также ширина и покрой брюк.

Плохое впечатление на окружающих производят броские ювелирные  украшения, волосы на груди, виднеющиеся  через расстёгнутую или слишком  тонкую рубашку, чересчур прилизанные, надушенные или, наоборот, жирные волосы на голове. Усы или борода, если таковые  есть, всегда должны быть аккуратно  подстрижены. Обувь лучше носить из мягкой, матовой, а не лакированной кожи; кроме того, на службе не следует  появляться в ковбойских сапогах  и грубых ботинках, которые не соответствуют  стилю официального костюма.

Поездки на конференции и  деловые встречи, как правило, не вызывают у мужчин раздумий над выбором  одежды. Если мероприятия проводятся в городах, как правило, их участники  одеты так же, как и на повседневной работе, а если в сельской или  курортной местности – можно  взять с собой рубашки, пиджаки  и брюки спортивно покроя. Если во время встречи предполагается проведение приёма, нужно захватить с собой тёмный костюм, либо выходной пиджак.

7. ЖЕСТЫ

Хорошие манеры прибыльны  – гласит пословица, и в этом деловые  люди убеждаются ежедневно. Тактичность, вежливость, опрятный вид – говорят  о вашем уважении к окружающим людям. Кроме того, о вас, вашем  настроении, отношении к присутствующим красноречиво говорят ваши движения и жесты.

Деловой этикет даёт строгие  рекомендации по выработке хороших  манер. Движения не должны быть медленными, вялыми. В рабочее время подтянутость – неотъемлемое качество человека, занимающегося делом. Ещё важнее, чтобы не было лишних движений –  суеты, движения не должны быть чересчур резкими и быстрыми. Походка должна быть уверенной, энергичной, но не стоит  размахивать руками и делать слишком  большие шаги. Прямая осанка будет  говорить о вашем достоинстве  и открытости.

Рукопожатие не должно быть вялым, но и долго трясти партнёра за руку и демонстрировать ему  свою силу неприлично. Ваша ладонь не должна быть влажной или холодной.

Присаживайтесь на стул и  вставайте с него бесшумно – стул нельзя двигать по полу, его нужно  переставлять, взявшись за спинку. Сидите прямо, слегка касаясь спинки. Помните, что вас ещё в детстве призывали  не раскачиваться на стуле – это  не только некрасиво, но и опасно. Некрасиво  подпирать голову рукой – это  говорит о вашей скуке, безразличии  к обсуждаемым вопросам.

Скрещивание рук на груди  допустимо, но этот жест особенно в  купе с напряжённым лицом может  восприниматься собеседником как недовольство или желание прекратить разговор. Класть ногу на ногу тоже можно, но не трясите  и не качайте ногой.

Для расположения собеседника  психологи рекомендуют чуть-чуть склонить голову набок. Это создаёт  впечатление, что человек внимательно  слушает. Слушая собеседника старайтесь периодически смотреть ему в глаза, не нужно надолго опускать глаза. Подтверждайте свой интерес к  высказываниям лёгкими кивками  головы или короткими словами. Не спешите возражать и спорить, пока ваш собеседник не договорил  до конца.

Если вы не хотите настроить  собеседника против себя, никогда  не следует его обрывать, отворачиваться, рыться в карманах, зевать, звонить, вступать параллельно в разговор с другим человеком. Будьте осторожны  с чужими визитками – вертеть  их в руках, мять, рисовать на них  – может быть расценено как  оскорбление.

Контролировать жесты, движения, мимику, как показывает практика, сложнее  всего. Важно, чтобы все движения были естественными, привычными.

8. ДЕЛОВЫЕ ПОДАРКИ

Подарки – это всегда приятно. Причём как дарить, так и  получать. Традиция дарить подарки  стала неотъемлемой частью культуры деловых отношений. Деловые подарки  коллегам, партнёрам, руководителям  и подчинённым делают нашу трудовую жизнь богаче, добрее и полноценнее. Подарки приятно дарить на дни  рождения, при повышении по службе и на традиционные праздники. Подарком можно продемонстрировать уважение к своим сослуживцам, выразить благодарность  людям, которые вас окружают и  помогают в профессиональном плане.