Деловой этикет

В том случае, когда вы уже обо всём договорились с посетителем, а он и не думает уходить, поднимитесь  со стула и скажите ему: «Мне очень жаль, но сейчас я вынужден вернуться к неотложным делам».

Если кто-то спросил вас: «У тебя есть свободная минутка?», а у вас совершенно нет времени, или вы по опыту знаете, что эта «минутка» растянется на целый час, позиция ваша должна быть непреклонной. «Минутка у меня есть, - следует сказать вам, - но если ты за неё не уложишься, нам лучше поговорить в другой раз».

Предусмотрительность

Старайтесь думать об окружающих вас сотрудниках. На работе, как и  в семье, постоянное общение сближает людей. Вы можете улучшить отношения  в своём рабочем коллективе, обращая  внимание на потребности окружающих и избегая таких действий, которые  их раздражают. Букетик цветов в  день рождения, дружеская услуга, спокойное  поведение, не отвлекающее других от дела, - всё это может способствовать созданию вокруг вас благожелательной атмосферы, и о вас станут говорить, как о сотруднике, умеющем работать с людьми.

Кроме того, предупредительность  поможет вам избежать неловких ситуаций, которые время от времени могут  возникать в любом отделе. Так, например, вы находитесь у кого-то в  кабинете, когда там зазвонил телефон  – хотя вы и не можете знать, личного  характера этот звонок или нет, - вам лучше подняться со стула  и спросить: «Может быть, мне подождать в приёмной, пока вы поговорите?» Если кто-то входит в кабинет с очевидным намерением найти там того, кто в данный момент отсутствует, вы могли бы спросить у вошедшего: «Я могу вам чем-то помочь?» Короче говоря, быть предусмотрительным – значит следовать неписаным правилам учтивости и в нужный момент приходить к людям на помощь, когда они сами не решаются вас об этом попросить.

Проявление  инициативы

И начальство, и сотрудники с осуждением относятся к проявлению на работе агрессивности. Что же касается инициативы, то она всеми приветствуется. Где между ними пролегает разделение? Агрессивность непрошено вторгается в жизнь, отражая попытку человека, утвердится силой; инициатива же движет людей к свершениям, помогает достижению совместно обозначенных целей.

Чего  следует избегать в общем случае

Если соблюдение перечисленных  выше правил поведения на службе может  помочь вам подняться по служебной  лестнице, то нижеследующие поступки могут навсегда оставить вас в  самом низу.

Сплетни

Не обсуждайте с сослуживцами других сотрудников вашей компании ни на работе, ни в дружеской обстановке. Слово не воробей, вылетит – не поймаешь.

Отсутствие  и опоздания

Старайтесь как можно  меньше отсутствовать на службе в  рабочее время. Если вам положены три персональных краткосрочных  отпуска или десять дней, которые  вы можете провести дома по болезни, избегайте  пользоваться ими без необходимости. Не следует пребывать на работе в  дурном расположении духа: ни насморк, ни головная боль не освободят вас  от служебных обязанностей. А регулярные отсутствия на работе будут занесены в ваше личное дело и станут частью вашей репутации.

Приезжайте на работу за несколько минут до её начала, и  пусть это время уйдёт у  вас на то, чтобы подготовиться  к рабочему дню.

Неряшливость

Будьте всегда подтянуты  и аккуратны – волосы должны быть причёсаны, рубашка заправлена в  брюки, ботинки начищены, костюм отутюжен. На вашем письменном столе должны царить чистота и порядок. Неряшливость же свидетельствует лишь о том, что  вы относитесь к работе спустя рукава.

Обсуждение  личных проблем

Личные проблемы лучше  оставлять дома. Даже в том случае, когда коллеги одновременно являются вашими друзьями, вопросы, не имеющие  непосредственного отношения к  службе, лучше обсуждать не на работе; поэтому вы правильно поступите, уделяя им внимание в своё собственное  время. Кроме того, в этом случае ваша личная жизнь не станет предметом  пересудов всех сотрудников отдела. Продвижению по службе способствуют профессиональные качества, а попытки  решить личные проблемы в рабочее  время отнюдь не свидетельствуют  в пользу ваших деловых качеств.

Разглашение конфиденциальной информации

Когда вы имеете доступ к  информации для служебного пользования, вам следует заботиться о том, чтобы она оставалась конфиденциальной. Вы можете быть в курсе ещё не преданных огласке планов, секретных  сведений финансового или личного  характера; не разглашайте то, что  вам известно. Если вы не знаете, имеет  ли определённая информация закрытый характер, спросите об этом у руководства. Не забывайте и о том, что размер вашей зарплаты также относится  к сведениям, не подлежащим разглашению; так к этому и относитесь.

Посещения родственников

Несмотря на то, что вашей жене (мужу) и детям может быть, очень интересно посмотреть, где вы работаете, удовлетворение их любопытства не ускорит вашего продвижения по службе. Если вы, тем не менее, решите показать им свое рабочее место, сделайте это в выходные дни, когда никого из сотрудников на работе не будет.

Личные  звонки

Проследите за тем, чтобы  по вопросам личного характера вам  звонили на работу только в случаях  крайней необходимости. Частые телефонные разговоры, не имеющие отношение  к службе, всегда привлекают внимание остальных сотрудников. Такого рода беседы мешают окружающим работать, а  к вам вскоре станут относиться как  к несерьёзному человеку.

Пустая  трата времени

Телефонные разговоры  – не единственная возможность тратить  рабочее время попусту. С таким  же успехом его можно убивать, бесцельно слоняясь по помещению, читая  журналы или болтая с другими  сотрудниками о делах, не имеющих  никакого отношения к работе. Занимайтесь  лучше выполнением своих непосредственных обязанностей, а если вам в данный момент нечего делать, можете помочь кому-нибудь из сослуживцев. Попробуйте представить  себе впечатление, которое сложиться  о вас у вашего начальника, когда  он заметит, что вы тратите впустую  время на самом деле принадлежащее  не вам, а компании.

Стоит ли «одалживаться»

Ещё Шекспир писал: «Никогда не бери взаймы и не давай в долг». Бывает очень нелегко отказать сослуживцу, который просит вас дать ему клейкую ленту или почтовую марку. Значительно легче самому не просить никого из сотрудников о подобных одолжениях. Постоянное «попрошайничество» не только отнимает время и у вас, и у окружающих, но и истощает запасы их канцелярских принадлежностей. К тому же на самом деле у вас нет в этом необходимости: распланируйте наперёд ваши потребности и запаситесь всем, что вам может понадобиться в работе.

Брать в долг деньги ещё  более опасно, поскольку это может  расстроить уже сложившиеся хорошие  деловые отношения. Сейчас, когда  в нашем распоряжении имеются  круглосуточно работающие банкоматы, сначала следует проверить, сколько  денег лежит на вашем собственном  счёте, и лишь в том случае, когда  они кончились, можете обращаться за помощью к другим. Вместе с тем, не следует забывать, что если у  вас нет карточки для банкомата, в случае необходимости можно  оплачивать расходы кредитной карточкой. Это лучше, чем брать деньги в  долг или одалживать их сотрудникам.

Грубая  брань

Избегайте на работе крепких  выражений. Неважно, употребляет их в своём лексиконе кто-то из ваших  сослуживцев, или нет. В том, чтобы  продвинуться по службе, вам они не помогут.

Жевательная резинка

Оставьте это удовольствие для дома. На работе оно отвлекает  от дела, иногда при этом люди неприятно  чавкают, нередко такая привычка вызывает неприязнь у нанимателя.

Курение

Старайтесь не курить на рабочем месте. Если же вы – заядлый  курильщик, можете выходить в специально отведённое для курения место  и там устраивать перекур.

Пьянство

Рюмочка за ленчем, если вы с  клиентом решили побеседовать о делах  в ресторане, не принесут вам большого вреда, но если вы переусердствуете, последствия  могут быть для вас просто катастрофическими. Пить на работе не следует никогда.

 

5. ДЕЛОВЫЕ ВСТРЕЧИ

К вам в кабинет (если таковой  имеется), возможно, часто приходят самые разные посетители: торговые агенты, представители других фирм, ваш секретарь, пришедшие на собеседование  люди, которые могут стать вашими будущими сотрудниками, коллеги, занимающие аналогичное вашему или отличающееся от него положение, клиенты и потенциальные  заказчики, а также просто незнакомые люди со своими просьбами, жалобами или  предложениями.

Посетители, пришедшие раньше назначенного срока

Если посетители приходят раньше того часа, на который вы назначили  им встречу, скажите секретарше, чтобы  она любезно их приняла, помогла  повесить на вешалку их верхнюю одежду и предложила присесть. Когда вы вынуждены заставлять посетителей  ждать, секретарша должна с ними быть особенно любезна. Ей следует известить  вас об их прибытии, а вам –  сделать всё возможное, чтобы  как можно скорее завершить то дело, которое вас задерживает. Есть замечательные случаи корректного  поведения достаточно высокопоставленных людей, которые лично выходят  к посетителю, вынужденному ожидать  приёма, извиняются перед ним и  говорят, когда они освободятся, чтобы принять того, кому была назначена  встреча. Секретарша предлагает ожидающему свежие журнала и угощает его  чашечкой чая или кофе.

Приветствия

Когда вам следует подняться  со стула? И женщины, и мужчины  должны встать, когда в кабинет  старший по возрасту или положению  человек. Стоя вы приветствуете также  клиента или заказчика. Для того чтобы сэкономить время, можете не вставать, когда входит секретарша, если только она не является новым сотрудником, который зашёл вам представиться. Оставайтесь сидеть и тогда, когда  к вашему рабочему столу подходит кто-то из коллег, независимо от его  или её пола либо возраста, как и  в предыдущем случае делая исключения для тех, кого хотят вам представить.

В прошлом правила хорошего тона требовали, чтобы женщина при  встрече с деловым партнёром-мужчиной всегда протягивала руку первой. Сейчас это вовсе не обязательно: и мужчина, и женщина могут первыми протянуть  руку клиенту, заказчику, человеку, не работающему в данной компании, а  также любому другому посетителю, с которым они встречаются  в первый раз.

Деловое приветствие традиционно  начинается с обмена рукопожатиями. В последние годы некоторые встречи  начинаются с поцелуев, которые могут  оказаться как уместными, так  и не уместными, в зависимости  от обстоятельств, географии происходящего  и этнического состава деловых  партнёров.

Приветственный поцелуй  – жест личного характера, поэтому  следует быть весьма осмотрительным, прибегая к нему в любой ситуации, связанной с деловыми отношениями. Не нужно целовать человека, с которым  вы едва знакомы. Это может вызвать  у него резкое неприятие, смущение или  замешательство, и вы оба окажетесь  в неловком положении. Проще говоря, чем дольше вы знакомы с человеком  и чем прочнее установившиеся между вами личные и деловые отношения, тем больше у вас есть оснований  для того, чтобы обменяться приветственными  поцелуями.

При этом обязательно нужно  помнить о поводе, по которому вы встречаетесь, а также хорошо представлять ситуацию, в которой происходит встреча. Обмен поцелуями между деловыми партнёрами во время светского приёма или на собраниях, либо банкетах, куда гости приглашены с супругами, может  быть вполне уместным. Если же встреча  носит чисто деловой характер, и проводится она в конференц-зале или комнате для переговоров, следует ограничиться дружеским  рукопожатием.

Избегайте целовать тех, чьё  служебное положение выше или  ниже вашего. К примеру, когда молодая  женщина целует ответственного сотрудника, это может произвести такое впечатление, будто она хочет попросить  его о каком-то одолжении. Если же целуют её, напротив, может показаться, что руководитель намерен злоупотребить  своим служебным положением, рассчитывая  на такие действия подчинённой, которые  обычно воспринимаются как предосудительные.

Добрые чувства и расположение к человеку всегда можно выразить открытой улыбкой и фразой типа: «Очень рад вас видеть» в сочетании  с рукопожатием. Если вовремя предыдущей встречи кто-то приветствовал вас  поцелуем, и вам теперь хочется  избежать такого приветствия, держитесь  от этого человека на достаточном  расстоянии, и перед тем, как он сможет близко к вам подойти, протяните  ему руку.

Внимание  к словам собеседника

Беседуя с посетителем  во время назначенной встречи, помните, что слушать, не менее важно, чем говорить. Посетитель пришёл к вам для того, чтобы что-то сообщить; дайте ему возможность высказать всё, что человек считает нужным, и пусть человек видит при этом вашу заинтересованность. Тело ваше должно помогать ушам слушать: смотрите на говорящего, не отводите взгляд в сторону. Отвечая, говорите искренне, предварительно взвесив свои слова.

Если вы не согласны с собеседником, сдерживайте раздражение и не высказывайте возникающие по ходу его речи отрицательные замечания; «нет» тоже нужно уметь сказать любезно. Если же вы разделяете точку зрения посетителя, умерьте свой энтузиазм, особенно в том случае, если принимать решение по обсуждаемому вопросу будете не вы, а ваше руководство; не давайте обещаний, в возможности, выполнения которых у вас нет полной уверенности.

Ничего так не раздражает и не задевает посетителя, которому вы назначили встречу, как постоянные телефонные звонки, прерывающие вашу беседу. Если есть такая возможность, дайте указание секретарше ни с кем  вас не соединять по телефону до окончания встречи, за исключением самых неотложных звонков. Если же кто-то позвонит вам по прямому номеру, сообщите ему, что у вас посетитель, и договоритесь, что перезвоните позже.

Принимая посетителя, вы можете оказаться в неловком положении, если заранее не продумайте своё поведение в некоторых ситуациях.

Как, например, вы откажете человеку в его просьбе? Можете, конечно, сказать  прямо: «К сожалению, я этого сделать не могу». Однако вы вполне в состоянии объяснить при этом причину отказа: «Такое решение противоречит политике нашей компании», или: «Мне неудобно делать это», либо можете привести любую другую причину отказа. Хотя, естественно, вы никому не обязаны давать какие бы то ни было объяснения.

Как вам лучше всего  завершить беседу с назойливым коммивояжёром, цель визита которого состоит в том, чтобы продать ненужную вам вещь? Можете сказать ему: «Я понял суть вашего предложения; оно достаточно интересно, и вы чётко объяснили его преимущества. К сожалению, я не могу уделить вам больше времени; обдумав всё, я свяжусь с вами позже».

Что вы сможете сделать, чтобы  обойти тему, которую вы не хотели, бы затрагивать в беседе? В том случае уместно сослаться на личные обстоятельства, либо поставить собеседника в известность о том, что решение компании по данному вопросу пока не подлежит разглашению. Поэтому ответить можно просто: «К сожалению, я не хочу (или не имею права) в настоящее время обсуждать этот вопрос. Надеюсь, вы меня правильно понимаете».