Зовнишньоторгова документация

ЗОВНІШНЬОТОРГОВА ДОКУМЕНТАЦІЯ 

  Документи, що підтверджують  виконання угоди  з іноземним контрагентом, тобто поставку товару, його транспортування, страхування, зберігання на складах, проходження через митницю, називають зовнішньоторговими.

   Залежно від виконуваних функцій, пов'язаних із зовнішньоторговим контрактом, зовнішньоторгові документи підрозділяються на вісім груп:

1. документація із забезпечення виробництва експортного товару;
2. документація щодо підготовки товару до відвантаження;
3. комерційні документи;
4. документи з платіжно-банківських операцій;
5. страхові документи;
6. транспортні документи;
7. транспортно-експедиційні документи;
8. митні документи.

   Товаросупроводжувальними  називають документи, які передаються  разом із вантажем від пункту відправлення до пункту призначення. До них належать документи, що входять у групи комерційних, транспортних та митних.

   Відвантажувальними (товаророзпорядчими) називаються документи, які складаються у зв'язку з відвантаженням товару. Зазвичай ці документи перераховуються у контракті.

   Зовнішньоторгові  документи оформляються на спеціальних  бланках і містять такі загальні для всіх документів реквізити: назву фірми-експортера (або вантажовідправника) та фірми-імпортера (або вантажоотримувача), їх адреси, номери телефонів, телефаксів, назву документа, дату та місце його виписки, номер контракту або замовлення і дату його підписання, номер наряду, трансу, відвантажувальної специфікації, назву та опис товару, його кількість (кількість місць, вагу нетто та брутто, кубатури), вид упакування та маркірування. Роботу із стандартизації зовнішньоторгових документів здійснює Європейська економічна комісія ООН. 

1. Документи із забезпечення виробництва експортного товару

   Перша група документів - документи із забезпечення виробництва експортного товари - містить:

• доручення на купівлю, що видається на підприємстві для купівлі виробів або матеріалів, необхідних для виробництва або виготовлення товарів, котрі замовлені покупцем або будуть запропоновані для продажу іншим способом;
• інструкція щодо виготовлення - документ, котрий видається на підприємстві для виготовлення товарів, які замовлені або будуть запропоновані для продажу;
• наряд на вивезення із складу - документ, котрий видається на підприємстві і містить вказівку відпустити із складу товари, замовлені клієнтом;
• таблиця фактурування - документ, що видається на підприємстві і містить відомості про продані товари та використовується як основа для складання комерційного рахунку;
• інструкція щодо упакування - документ, що видається на підприємстві і містить інструкцію відносно того, як слід упаковувати товари;
• наряд на внутрішнє транспортування - документ, який містить інструкцію 
  відносно транспортування товарів на підприємстві;
• статистичні та інші внутрішні адміністративні документи - документи, 
  що видаються на підприємстві з метою збору статистичних даних про виробництво та 
  інших внутрішніх статистичних даних, а також з іншими адміністративними цілями.

2. Документи з підготовки товару до відвантаження 

Друга група документів - документи з підготовки товару до відвантаження містить:

• заявку на фрахтування - документ, в якому постачальник просить перевізника зарезервувати місце для певного відправлення та зазначає бажаний засіб транспорту, 
  час відправлення тощо;
• інструкція з відправлення - документ, що містить докладні відомості про вантаж та вимоги експортера у зв'язку з його перевезенням;

   доручення на відвантаження (повітряні  перевезення) - документ, який виписується вантажовідправником, містить докладні дані про партії товару та дозволяє авіалінії або її агенту підготувати авіавантажну накладну;

• ордер на перевезення (місцеві перевезення) - документ, який містить інструкції відносно місцевого перевезення товарів, наприклад, зі складу підприємства на склад перевізника, котрий здійснює перевезення;
• повідомлення про готовність до відправлення - документ, який видається 
  постачальником та повідомляє покупця про те, що замовлені товари готові до 
  відправлення;
• ордер на відправлення - документ, що видається постачальником, який відправляє товар покупцю (вантажоотримувачу);
• повідомлення про відправлення - документ, за допомогою якого продавець або вантажовідправник інформує вантажоотримувача про відправку товарів;
• повідомлення про розподіл документів - документ, в якому сторона, що є відповідальною за виписку комплекту зовнішньоторгових документів, зазначає різних одержувачів оригіналів та копій цих документів, а також кількість екземплярів, що відправляються кожному з них;
• дозвіл на поставку - документ, який видається покупцем та дозволяє відправку 
  товарів після отримання від продавця повідомлення про готовність товару до відвантаження.

3. Комерційні документи 

  Третя група документів - комерційні документи - це документи, що дають вартісну, кількісну та якісну характеристики товару. Ці документи оформляє на своєму бланку продавець, а покупець проти них здійснює оплату.

  Вартісна  характеристика товару подасться у рахунку  та у проформі-рахунку.

  Комерційний рахунок є основним розрахунковим документом. Він містить вимогу до покупця про сплату зазначеної у нього суми платежу за поставлений товар.

  У рахунку зазначаються: ціна за одиницю  товару та загальна сума рахунку або  платежу; базисні умови поставки товару; спосіб платежу та форма  розрахунку; назва банку, де має бути здійснений платіж; відомості про  оплату вартості перевезення (коли оплачується та ким); відомості про страхування (ким оплачується) та розмір страхової премії (при поставках на умовах "СІФ").

  Рахунки звичайно виписуються  у значній кількості  екземплярів (до 25), що пов'язано з виконанням рахунками різноманітних функцій. Рахунок необхідний для подання таким установам:

• банку для одержання з покупця платежу;
• страховому товариству - для розрахунку страхової премії при страхуванні вантажу;
• валютним органам країни-імпортера за наявності валютних обмежень – для одержання імпортером іноземної валюти;
• митним органам - для розрахунку мит;
• торговельній палаті або іншій організації - для видачі сертифіката про походження товару;
• урядовим органам - для одержання експортно-імпортних ліцензій;
• транспортно-експедиторській фірмі, що приймає вантаж до перевезення, або залізниці - для оформлення залізничної накладної (оскільки залізниця відповідає за збереження вантажів, що перевозяться);

• статистичним органам - для ведення зовнішньоторгової статистики. 
Рахунки можна підрозділити залежно від виконуваних ними функцій на такі

види:

• рахунок-фактура;
• рахунок-специфікація;
• попередній рахунок;
• проформа-рахунок.

  Рахунок-фактура  виписується, як правило, після остаточного приймання товару покупцем. Крім свого основного призначення як документа, що вказує суму платежу за товар, рахунок-фактура може бути використаний як накладна, що направляється разом з товаром. На вимогу митних органів у багатьох країнах рахунок-фактура виписується на встановлених бланках, і такі рахунки одночасно є сертифікатами про проходження товару або поєднуються з ним.

 Рахунок-специфікація - поєднує реквізити рахунку та специфікації. У ньому, як правило, зазначається ціна за одиницю товару по видах та сортах, а також загальна вартість усієї партії товару. Виписується у тих випадках, коли партія містить різні за асортиментом товари. Іноді має назву специфікований рахунок.

 Попередній  рахунок виписується у тих випадках, коли приймання товару відбувається у країні або при часткових поставках. Він містить відомості про кількість та вартість партії товару і підлягає оплаті. Після приймання товару або поставки усієї партії продавець виписує рахунок-фактуру, за яким здійснюється остаточний розрахунок.

  Проформа-рахунок  - це документ, який, як і рахунок, містить відомості про ціну та вартість партії товару, але не є розрахунковим документом, тому що не містить вимоги про оплату зазначеної у ньому суми. Не виконуючи головної функції рахунку як платіжного документа, проформа-рахунок разом з тим виконує решту функцій рахунку. Якщо проформа-рахунок містить зазначення про ціну кожного виду або сорт товару, його називають специфікованим проформою-рахунком, Проформа-рахунок може бути виписаний на відвантажений, але ще не проданий товар і навпаки. Найчастіше проформа-рахунок виписується при поставках товарів на консигнацію, виставки, ярмарки та аукціони. У проформі-рахунку, який направляється консигнатору, можуть бути зазначені сума, яку власник товару (консигнант) має намір отримати, і витрати, які він мав при відправці товару. Проформа-рахунок може бути також кошторисом, за допомогою якого імпортер може ознайомитись з основними даними про товар, який він бажає купити, та з порядком розрахунків, а також визначити розмір витрат.

  Кількісна характеристика товару подається у специфікації, технічній документації, пакувальному листі.

  Специфікація  містить перелік усіх видів та сортів товарів, які входять у дану партію, з зазначенням для кожного місця, кількості та роду товару. Специфікація звичайно доповнює рахунок на товари різних сортів та назв.

  Технічна документація потрібна при поставках обладнання та технічних споживчих товарів тривалого користування для забезпечення їх своєчасного налагодження і правильної експлуатації. До технічної документації належать: паспорт, формуляри та описи виробів, інструкції з монтажу та експлуатації, різноманітні схеми, креслення, відомості запасних частин, інструменту, пристосувань тощо. Перелік необхідної технічної документації міститься звичайно в стандартних або технічних умовах, які є невід'ємною частиною контракту. Технічна документація готується мовою країни покупця або іншою мовою за вказівкою покупця. На товари серійного виробництва технічна документація має виготовлятися обов'язково друкарським способом.

  Пакувальний лист містить перелік усіх видів та сортів товару, які знаходяться у кожному товарному місці (ящику, коробці, контейнері), і необхідний звичайно у тих випадках, коли в одній упаковці містяться різні за асортиментом товари. Пакувальний лист розміщується в упаковці так, щоб покупець зміг його легко знайти, або кладеться у спеціальну кишеню із зовнішнього боку упаковки. Пакувальний лист містить такі дані: кількість кожного сорту (кількість штук в упаковці), номер упаковки (місця). Пакувальний лист використовується як доповнення до рахунку-фактури тоді, коли направляється значна кількість назв товарів або коли кількість, вага чи вміст кожного індивідуального місця різні. Пакувальний лист слід відрізняти від контейнерного вантажного сертифіката, який використовується для інших потреб. Пакувальний лист та рахунок-фактура мають практично однаковий зміст, відмінність полягає лише в тому, що в пакувальному листі не зазначені ціни. Пакувальний лист може мати форму комплектувальної відомості. Комплектувальна відомість звичайно містить перелік деталей, вузлів, агрегатів цілої машини, які упаковані у декількох товарних місцях, з описом вмісту кожного місця. Комплектувальна відомість має позначення у вигляді дробу, в чисельнику якого зазначається порядковий номер, а в знаменнику - кількість місць у даній партії. Складається комплектувальна відомість підприємством-виробником до відвантаження усієї партії товару.

  Якісна  характеристика товару дається в сертифікаті про якість, гарантійному зобов'язанні, протоколі випробувань, дозволі на відвантаження.

  Сертифікат  про якість - свідоцтво, яке засвідчує якість фактично поставленого товару та його відповідність умовам контракту. У ньому дається характеристика товару або підтверджується відповідність якості товару певним стандартам чи технічним умовам замовлення. Сертифікат про якість видається відповідними компетентними організаціями, державними органами, торговельними палатами, спеціальними лабораторіями як в країни експортера, так і у країни імпортера. Іноді сторони домовляються про подання сертифікатів різних контрольних та перевірочних установ, інститутів, палат мір та ваги, інших організацій. Сертифікат про якість може видавати (відповідно до умов контракту) і фірма-виробник.

  Гарантійне  зобов'язання або  гарантійний лист - документ, що підтверджує відповідність поставленого товару (найчастіше обладнання) умовам певного контракту. Воно може містити також гарантію постачальника відносно безперебійної роботи обладнання при дотриманні покупцем правил експлуатації.