Языковые формулы официальных документов

      Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В первой части документа указывается обоснование или причина составления документа. Во второй части излагается решение руководителя. Если содержание документа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только вторую часть. Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме от первого лица и начинается словом «приказываю». Пункты, которые включают управленческие действия, начинаются с глагола в неопределенной форме. В качестве исполнителей могут быть указаны организации или структурные подразделения. Указание срока исполнения дается отдельной строкой и оформляется арабскими цифрами. В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительных документов.

      VII. Служебная записка – это документ, адресованный руководству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Различают несколько видов служебных записок: докладные, аналитические, обзорные, информационно-статистические и др. Служебная записка состоит из заголовка, сведений об адресате и разработчике, даты написания, наименования темы, основного текста, подписи разработчика, указаний на приложения. Текст служебной записки оформляется на специальном бланке с логотипом организации или на обычных листах бумаги формата А4.

      VIII. Протокол – это документ, содержащий запись выступлений участников собрания, совещания, заседания, конференции и принятых по обсуждаемым на них вопросам решений. Различают два типа протоколов: простые (краткие), называемые еще протоколами решений, и сложные (полные). В простых протоколах указывают только повестку дня, фамилии докладчиков, фамилии выступивших в прениях и принятые решения. В сложных протоколах фиксируется весь ход и результаты собрания, заседания, конференции и т.п., а также вопросы и выступления присутствующих, предложения и решения. Протокол составляется по следующей форме:

1. Название документа (ПРОТОКОЛ) пишется в середине строки заглавными буквами.
2. Номер протокола (они нумеруются в пределах календарного года).
3. Дата заседания.
4. Вводная часть, где указываются: фамилии и инициалы председателя, секретаря и присутствующих на заседании или совещании; повестка дня с указанием докладчиков.
5. Вопросы в повестке дня необходимо располагать таким образом, чтобы наиболее важные и сложные стояли первыми. Вопросы перечисляются в именительном падеже. Наименование должности, инициалы и фамилию пишут в родительном падеже.
6. Основная часть протокола, где фиксируется весь ход совещания, собрания, конференции, встречи и т.п. Основная часть текста протокола состоит из позиций в соответствии с пунктами повестки дня. Каждую позицию нумеруют арабскими цифрами. Текст позиции строится по схеме: слушали – выступили – постановили.
7. Подписи. Протокол должны подписывать председатель и секретарь совещания, собрания или заседания.

      IX. Письмо-предложение (оферта) – это заявление продавца, экспортера о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий. Предложение может быть направлено в ответ на запрос покупателя, импортера либо по инициативе продавца, экспортера. При составлении предложения используются следующие стандартные языковые модели: В ответ на Ваш запрос от… мы предлагаем Вам…; Качество товара соответствует образцам, высланным Вам вместе с каталогом…; Товар сертифицирован (снабжен сертификатом качества)… и др. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      ЗАКЛЮЧЕНИЕ

      Таким образом, мы рассмотрели понятие  языковых формул, правила оформления официальных документов и основные виды языковых формул официальных документов, и их особенности. Несомненно, важная особенность деловой речи – широкое употребление языковых формул. Их наличие в деловой речи объясняется регламентированостью служебных отношений, повторяемостью ситуаций и тематической ограниченностью деловой речи. Задача составителя текста сегодня упрощена благодаря возможности выбора готовой формулы в соответствии с речевым замыслом: сообщить, высказать просьбу, развить свою точку зрения.

      В настоящее время языковые формулы официальных документов выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не обладает достаточной юридической силой, или являются элементами, определяющими его видовую принадлежность. Выражая типовое содержание, языковые формулы обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие.

      Следовательно, необходимо использование языковых формул официальных документов в деловом общении. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      СПИСОК  ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Деловая корреспонденция. Справочник. Янковская В. Ф., Чуковенков А. Ю., Янковая В. Ф., 2004 г., Изд.: МЦФЭР
2. Делопроизводство для секретаря в вопросах и ответах. Вялова Л. М., 2004 г., Изд.: МЦФЭР
3. Касаткин Л.Л., Клобуков Е.В., Лекант П.А. Краткий справочник по современному русскому языку/Под. ред. П.А. Леканта. –М.1991г.
4. Культура русской речи. Учебник для вузов. Под ред. проф. Л. К. Граудиной и проф. Е. Н. Ширяева. — М.: Издательская группа НОРМА-ИНФРА М, 1999.
5. Розенталь Д.Э., Джанджакова Е.В., Кабанова Н.П. Справочник по правописанию, произношению, литературному редактированию. –М.2001г.
6. Учебник для вузов под ред. проф. В.И.Максимова, Русский язык и культура речи, –М.:Гардарики, 2001.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      ПРИЛОЖЕНИЕ

      Общепринятые сокращения

      1) сокращения общего характера:  т.е. – то есть; и др. – и другие; и т.д. – и так далее;  и пр. – и прочие; и т.п. – и тому подобное.

      2) ссылки на части текста, иллюстрации,  таблицы: разд. – раздел;  см. – смотрите;  гл. – глава; п. – пункт; ср. – сравните; т. – тома; табл. – таблица; с. – страница; экз. – экземпляр.

      3) различные сокращения (при названиях):

      4) сокращения при цифрах:

      5) название единиц измерения (при  цифрах):

      6) Названия ученой степени, звания, должности (при фамилии):

      7) буквенные аббревиатуры: РФ –  Российская Федерация; РАН –  Российская академия наук; ВЦ  – вычислительный центр; ПК – персональный компьютер; ОРД  – организационно-распорядительная документация; ЧП – частное предприятие; СП – совместное предприятие; НПО – научно-производственное объединение; КБ – коммерческий банк и др.

      Таблица 2

      Перечень  реквизитов документов