Языковые формулы официальных документов

министерство  образования и  науки российской федерации 

федеральное агентство по образованию

государственное образовательное  учреждение

Высшего профессионального образования

Дальневосточная Академия Государственной  службы 
 
 

Факультет государственного и  муниципального управления

Специальность 080504.65 «Государственное и муниципальное  управление»

Кафедра истории и культуры 
 
 
 
 
 

Контрольная работа

По  дисциплине «Русский язык и культура речи» 

ЯЗЫКОВЫЕ ФОРМУЛЫ ОФИЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ 
 
 
 
 
 
 

Студентка                                         ______________________                

Группа 

113-вз                                                  ______________________          

  
 

Преподаватель                                  ______________________                

                   

                                                              ______________________             

   
 
 
 
 

Хабаровск 2009

                           

СОДЕРЖАНИЕ 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

       ВВЕДЕНИЕ

      Во  всех языковых культурах официально-деловая  письменная речь формируется по мере развития государственного аппарата. Формирование официально-деловой письменной речи в первую очередь связано с необходимостью документально закреплять правовые отношения юридических и частных лиц.

      Слово документ происходит от лат. documentum, что означает «доказательство, свидетельство». В русский язык оно вошло в Петровскую эпоху: документами стали называть деловые бумаги, имевшие правовую значимость.

      Документированием называют процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Правила документирования устанавливаются правовыми актами государства. Документирование в деловом общении имеет особое значение: ссылка на устную договоренность может быть опровергнута или подвергнута сомнению. Но если та же договоренность или распоряжение имеют форму документа, то считается, что ссылка на него обоснована юридически. Итог документирования – создание документа. Сегодня можно говорить об интернациональных свойствах документов, поскольку в международной практике они служит инструментом делового общения, языковым средством фиксации деловой, управленческой, служебной информации.

      Несмотря  на то, что каждая национальная школа делового письма имеет свою специфику, и свои особенности, неизменными остаются основные требования к структурному построению, смысловому наполнению и языковому оформлению деловых бумаг. Эти требования складывались исторически, и именно они определяют особенности делового общения. К ним относятся:

      1. Официальность и регламентированность деловых отношений, т.е. их подчинение установленным правилам и ограничениям, предполагают соблюдение норм делового этикета. В документах регламентированность отношений между адресантом (автором) и адресатом (получателем) выражается с помощью речевых этикетных формул обращения и прощания, а также соблюдением общей тональности послания в рамках корректности и учтивости. В деловой письменной речи не допускаются ирония, сарказм, оскорбления. Этикетные формулы не только придают письму необходимый тон вежливости и почтительности, но и свидетельствуют о характере взаимоотношений между отправителем и получателем корреспонденции (официальные, полуофициальные, дружеские отношения). Например: С уважением; Всегда к Вашим услугам; Искренне Ваш …

      2. Этика отношений между деловыми  партнерами. В деловой переписке этика отношений проявляется в необходимости соблюдения ряда требований, предъявляемых как к адресанту, так и к адресату.

      3. Важная особенность деловой речи – широкое употребление языковых формул. Языковые формулы – это стандартные (устойчивые) языковые обороты, используемые в неизменном виде. Их наличие в деловой речи объясняется регламентированостью служебных отношений, повторяемостью ситуаций и тематической ограниченностью деловой речи.

      Задача  составителя текста сегодня упрощена благодаря возможности выбора готовой формулы в соответствии с речевым замыслом: сообщить, высказать просьбу, развить свою точку зрения (Сообщаем, что…, Просим Вас рассмотреть вопрос о…, Считаем целесообразным…).

      Языковые  формулы нередко выступают как  юридически значимые компоненты текста, без которых документ не обладает достаточной юридической силой, или являются элементами, определяющими его видовую принадлежность, например в гарантийном письме: Оплату гарантируем. Наш расчетный счет…; в письме-претензии: … в противном случае дело будет передано в арбитражный суд. Выражая типовое содержание, языковые формулы обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие.

      В контрольной работе мы рассматриваем понятие языковые формулы, правила оформления документов, их использование в деловом общении, их виды и остановимся на описании языковых формул официальных документов. 
 
 

§1. ПОНЯТИЕ ЯЗЫКОВЫХ ФОРМУЛ И ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ

ДОКУМЕНТОВ

      Языковые  формулы – результат унификации языковых средств, используемых в повторяющихся ситуациях. Языковые формулы выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не получает достаточной юридической силы, или являются элементами, определяющими видовую принадлежность документа, например: Представляем Вам на рассмотрение и утверждение... Направляем Вам... Сообщаем Вам, что в период с... по... Установлено, что в период с... по... Сообщаем Вам, что по состоянию на... Акт составлен комиссией... Проверкой установлено, что... Считаем целесообразным... В соответствии с договоренностью, достигнутой... Во время переговоров стороны обсудили возможности... Просим Вас рассмотреть вопрос о... Просим Вас изыскать возможность... Принимая во внимание..., просим... и др. Гарантируем возврат кредита в сумме... до... Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты... Претензии по гарантии следует предъявлять... ...в противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции и т.д.

      Широкое использование устойчивых (шаблонных) языковых оборотов, употребляемых в неизменном виде, иначе говоря, - языковых формул, - одна из особенностей деловой речи. Их присутствие в деловой речи - следствие регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тематической ограниченности деловой речи.

      Таким образом, владение деловым стилем – это в значительной степени знание и умение употреблять языковые формулы.

      При составлении документа особое значение имеет его форма. Форма документа – это установленная совокупность реквизитов, расположенных в определенной последовательности. Выбор жанра документа обусловливает необходимость знания формы (схемы) соответствующего документа. Предполагается, что пишущему она знакома. А, выбрав соответствующий ситуации жанр документа, он выбрал тем самым и единственно возможную в данном случае форму документа. Всякий документ может быть рассмотрен как ряд или сумма постоянных элементов содержания, их называют реквизитами.

      Требования  к оформлению реквизитов изложены в последнем ГОСТе Р6.30–97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации» и распространяются на все типы документов. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов, поскольку их состав зависит от назначения каждого отдельного документа. Выделяют следующие типы реквизитов:

      1) постоянные, т.е. фиксируемые при изготовлении бланка документа;

      2) переменные, т.е. вносимые на бланк в процессе его заполнения.

      Существует  два типа бланков – угловые и продольные. Они различаются расположением реквизитов, предваряющих текст письма. На продольном бланке начало, и конец каждой строки реквизита равно удалены от края листа; реквизиты располагаются по центру. В последнее время продольные бланки писем чаще используются для ведения переписки между предприятиями.

      Угловое расположение реквизитов предполагает их размещение в верхней левой части листа. Особенно удобен угловой бланк для писем, факсов, так как правый верхний угол в этом случае используется для указания адреса получателя. Угловые бланки часто служат для ведения переписки между государственными учреждениями.

      Существует  ряд требований к содержанию и оформлению реквизитов документов. К основным реквизитам документов относятся: государственный герб, эмблема, наименование и код организации, код формы документа, дата и др. (см. Приложение 1, Таблица 2). Рассмотрим требования, предъявляемые к их содержанию и оформлению.

1. Государственный герб Российской Федерации. Изображение герба при продольном расположении реквизитов будет находиться в центре верхнего поля, а при угловом – в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием организации-автора.
2. Эмблема организации – условное графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке. Она может состоять из особым образом оформленных начальных букв фирмы либо рисунка, отражающего главное направление ее деятельности. Эмблему нельзя размещать на бланке, если на нем воспроизведен герб.
3. Код организации и код документа обычно печатают на бланке при его изготовлении.
4. Наименование организации-адресанта документа дается и в полном, и в сокращенном виде, например: Российская академия наук (РАН). Сокращенное наименование приводится только в том случае, если оно закреплено в учредительном документе.
5. Справочные данные об организации содержат сведения, важные для организации при информационных контактах. В этот реквизит могут входить: почтовый и телеграфный адрес, номера телефонов, электронной почты и другие коммуникационные данные, а также коммерческие данные: номер счета в банке, наименование банка, фамилия и инициалы коммерческого директора банка.
6. Дата является обязательным реквизитом. Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа. На бланке письма дата обычно располагается в левом верхнем углу. Датой письма считается число его подписания. Способ написания даты зависит от характера документа. В России применяются два способа оформления дат – цифровой и словесно-цифровой. Цифровой способ считается наиболее экономичным. Элементы даты приводятся арабскими цифрами, отделенными точками, в последовательности: число, месяц, год. Словесно-цифровой способ имеет несколько разновидностей. На документах со сведениями финансового характера оформление даты выглядит следующим образом: 01 сентября 2008 года или 01 сентября 2008 г. Если дата состоит из месяца и года, квартала и года, полугодия и года, то ее написание имеет следующую форму: в апреле 2008 г.; в октябре-ноябре 2007 г.; в I квартале 2008 г.; в III–IV кварталах 2007 г.; в первом полугодии 2007 г.
7. Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа включает индекс и дату письма, на который дается ответ и располагается ниже индекса и даты исходящего письма. Этот реквизит бывает только на бланке для писем.