Ведення особових справ

Заповіт — це документ, у  якому випадемо волевиявлення однієї особи (заповідача) щодо розпорядження  майном, що йому належить, на випадок  смерті.

Заповіт, як правило, викладається і в письмовій формі із зазначенням  місця і часу його складання, підписується заповідачем і нотаріально засвідчується.

Якщо цих умов не дотримано, документ є недійсним. Складається  він у 2 примірниках. Один із них залишається  в нотаріальній конторі, а інший  — заповідачеві.

Документ підписується у  присутності нотаріуса самим  заповідачем. Якщо ж останній не може власноручно підписати заповіт (через  фізичні вади, хвороби або з  інших причин), то за його дорученням і за присутності його та нотаріуса  заповіт може підписати інша особа, за винятком того, на чию користь  він складений. При цьому в  документі треба відзначити причини, за. якими заповідач не підписався власноручно. (див. додаток 7.)

3.3 Заяви

Заява — це вид звернення, за допомогою якого громадяни  реалізують через державні органи або  громадські організації надані їм права (на чергову відпустку, обмін житлової площі, отримання надбавок до заробітної плати тощо).( див. додаток 8-8.2)

Заява про призначення  пенсії.

Реквізити:

назва установи, структурного підрозділу, до якого звертається  громадянин; назва виду документа (заява), прізвище, ім'я, по батькові та адреса того, хто подає заяву; дата народження; відомості про - паспорт (серія, номер); вид пенсії, яку просять - призначити, а також відомості про те, чи отримує той, хто подає заяву, іншу пенсію; зобов'язання повідомляти  відділ соціального забезпечення про  вступ на роботу (тимчасову, постійну, сезонну), про зміни в складі сім'ї; дата, підпис того, хто складає заяву; відмітка про реєстрацію документа.

3.4 Посвідчення

Посвідчення — документ, що свідчить про факти діяльності, повноваження громадян. (див. додаток 9)

Групи:

1.  Посвідчення особи.

2.  Посвідчення про  надання громадянам певних повноважень.

3.  Посвідчення про  відрядження.

Посвідчення особи — документ, що підтверджує факт діяльності громадян в організації, закладі тощо.

Реквізити:

назва установи, що видала посвідчення; назва виду документа (посвідчення); прізвище, ім'я, по батькові (кому видано); термін дії; підпис керівника; печатка  установи, дата видачі. Обов'язково мають  бути фотографії.

Посвідчення про відрядження  — типовий-документ, що свідчить про  направлення працівника до того чи іншого пункту призначення.

Реквізити:

кутовий штамп, печатка й  підпис керівника установи; позначки про прибуття та вибуття службової  особи.

Службова-особа не пізніше  ніж через три дні після  повернення із відрядження зобов'язана  подати письмовий звіт (доповідну  записку) про результати відрядження й авансовий звіт--про витрачені кошти.

 

3.5 Розписка

Розписка — це документ, що підтверджує передачу й одержання  документів, грошей, товарів та ін., завірений підписом одержувача.(див. додаток 10) Має довільну форму:

Реквізити:

назва виду документа (розписка); посада, прізвище, ім'я та по батькові того, хто дає розписку; кому дається  розписка; у чому конкретно дано розписку (обов'язково слід вказати  точне найменування матеріальних цінностей, предметів, інструментів); на підставі якого розпорядження чи документа  одержано цінності; дата й підпис одержувача цінностей." Текст розписки розпочинається словами: Видана мною, інженером... Ця розписка видана... Я, учитель середньої школи № 2...

Дата пишеться за таким  зразком: 11 березня 2003 року.

Грошові суми пишуться цифрами, а в дужках — словами: в сумі 600 (шістсот) грн.

 

 

4. Підготовка та передання особових справ та карток на архівне зберігання

4.1 Номенклатура  справ

Номенклатура справ —  це систематизований перелік найменувань  справ, створюваний у діловодстві  установи, оформлений у відповідному порядку із зазначенням строків  зберігання справ. ( див. додаток 11) Номенклатура справ є обов'язковим для кожної установи документом, який складається  для створення в установі єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документа  за змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі  діловодства. У діловодстві є  три види номенклатури справ: типова, примірна та індивідуальна. Типова встановлює типовий склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, з єдиною системою індексації, і  є нормативним актом. Примірна встановлює примірний склад справ, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний  характер.

Типові й примірці номенклатури справ розробляються органами вищого рівня для організацій, що належать до сфери управління установи, і  використовуються ними як методичні  посібники під час складання  індивідуальної номенклатури справ.

Незалежно від наявності  типової чи примірної номенклатури кожна установа повинна мати індивідуальну  номенклатуру справ.

Як правило, індивідуальна  номенклатура справ установи складається  з номенклатури справ окремих  структурних підрозділів, що розробляються  посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, із залученням фахівців, підписуються керівником архівного підрозділу установи.

Номенклатура справ складається  на підставі вивчення документів з  усіх питань його діяльності. Після  виконання документів вони групуються у справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і  зміст документів у справах. Основною частиною заголовка справи є виклад питання (предмет), з якого вона заводиться. Розміщення справ у номенклатурі повинно "відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються з урахуванням взаємозв'язку документів, включених до конкретних справ. Як правило, першою розміщується група справ, що включає документи органів вищого рівня, далі група організаційно-розпорядчої документації самої установи (накази, розпорядження, рішення тощо), планово-звітна документація і листування. У групі листування першими розміщують справи, що містять листування з органами вищого рівня. Кожна справа, включена до номенклатури справ, повинна мати умовне позначення (арабськими цифрами) — індекс, який складається з індексу структурного підрозділу та порядкового номера в межах підрозділу. За відсутності структурних підрозділів як розділи номенклатури можуть бути використані напрями діяльності підприємства чи посади керівників. Наприклад, генеральний директор, заступник директора, комерційний директор.

У разі наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на конкретному томі із зазначенням: т. 1, т. 2 тощо.

Наприкінці діловодного  року номенклатура справ обов'язково закривається підсумковим записом, у якому зазначається кількість  і категорії фактично заведених  за рік справ. Підсумковий запис  скріплює своїм підписом особа, відповідальна  за діловодство.

Номенклатура справ установи складається у трьох примірниках, на кожному з яких обов'язково заповнюються грифи погодження з експертною комісією й посадовою особою, відповідальною за архівний підрозділ установи. Перший примірник — недоторканний, зберігається у структурному підрозділі. Другий передається в канцелярію установи, а третій використовується для формування справ і пошуків потрібного документа.

Номенклатура справ структурних  підрозділів після їх розгляду й  аналіз зводяться канцелярією в  єдину (зведену) номенклатуру справ  установи.

Організації, які належать до сфери управління установи, складають  окремі номенклатури справ, які не включаються у зведену номенклатуру справ установи.

Під час розроблення єдиної номенклатури справ установи, крім зведення номенклатури структурних  підрозділів, вивчається й аналізується діяльність установи в цілому. При  цьому використовуються положення (статути) про установи та їх структурні підрозділи: штатні розписи, типові чи примірні номенклатури, номенклатури та

описи справ за минулі роки, класифікатори документів і кореспондентів із зазначенням строків зберігання документів, а також враховуються завдання установи на наступний рік.

Структурний принцип номенклатури справ використовується в разі чітко  встановленої в установі структури. Підзаголовком у такій номенклатурі є найменування структурного підрозділу. При цьому першим розділом номенклатури бажано зазначати канцелярію. Наприклад, канцелярія, організаційний відділ, плановий відділ, відділ реалізації та збуту  тощо.

Функціональний принцип, тобто за напрямами діяльності, використовується у разі розподілу основних напрямів діяльності між структурними підрозділами, службами, творчими колективами та окремими виконавцями. Розділи й  підрозділи номенклатури справ установи, побудованої за таким принципом, відображають управлінські функції  та галузі й розміщуються в ній  за ступенем важливості. Наприклад, планування, фінансування, прогнозування тощо.

Як до номенклатури справ  структурного підрозділу, так і до зведеної номенклатури справ установи включаються найменування справ, що відображають усі документовані  ділянки роботи установи.

До номенклатури справ  включаються незакінчені діловодством справи, що надійшли з інших установ  для їх продовження, у тому числі  довідкові й контрольні картотеки, номенклатури справ, документи, створені за допомогою ПК. Справи з питань, вирішення яких триває більше одного року (перехідні справи), вносяться до номенклатури справ кожного року протягом всього строку їх вирішення. До номенклатури справ не включаються друковані видання, брошури, довідники, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформація тощо.

Зведена номенклатура справ  установи після її остаточного доопрацювання  погоджується з експертною комісією (ЕК) установи й експертно-перевіряючою комісією (ЕПК) відповідно до державного архіву, після чого затверджується керівником установи. Установи, що не передають  документи на державне зберігання, погоджують номенклатуру справ з  ЕК органів вищого рівня.

Протягом діловодного  року в номенклатурі справ структурного підрозділу й у зведеній номенклатурі справ у графі "Примітка" робляться  відмітки про заведення й включення  нових справ, про перехідні справи, про посадових осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ  у архівний підрозділ установи та інші установи для їх продовження  тощо. Наприкінці діловодного року номенклатура справ установи обов'язково закривається підсумковим записом, який скріплює своїм підписом керівник діловодної служби. Про наявність  заведених за рік справ повідомляють архівний підрозділ установи.

Зведена номенклатура справ  складається в чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з архівними  установами. Примірники зведеної номенклатури справ розподіляються в такому порядку: зберігаються у справі канцелярії; передаються до архівного підрозділу установи для здійснення контролю за формуванням справ у структурних  підрозділах.

 

 

4.2 Формування  та оформлення справ

Формування та оформлення справ — це групування документів у справи відповідно до номенклатури справ.

Справа — це перелік  документів, сформованих за будь-якою ознакою за відповідними правилами. Правильне формування справ допомагає  оперативному пошуку документів, забезпечує їх збереження, встановлює порядок  в організації діловодства.

Формування справ в  установі, як правило, проводить канцелярія або секретар.

Під час формування справ  слід дотримуватись таких правил:

•  групувати у справи тільки оригінали (за їх відсутності  — засвідчені в установленому  порядку копії) правильно оформлених і виконаних документів, не допускати  включення до справи чорнових, особистих, дублетних документів, що підлягають поверненню, та розмножених копій;

•  групувати у справи документи одного діловодного року (за винятком особових, судових, перехідних справ). Особові справи формуються протягом усього часу роботи в установі;

•  групувати у справи окремо документи постійного й тимчасового  строків зберігання.

Як виняток, коли цього  вимагає специфіка роботи установи, документи постійного й тимчасового  строків зберігання, пов'язані з  вирішенням одного питання, можуть групуватися  протягом ділового року в одну справу. Після закінчення ділового року або  перед передачею справи в архівний підрозділ установи документи повинні  бути розкладені за окремими справами згідно з номенклатурою: в одній  — справи постійного, в іншій  — тимчасового строку зберігання:

•  включати до справи документи  тільки з одного питання або групи  споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, спочатку ініціативний, а потім інші документи  в логічній послідовності;

•  якщо документи за своїм  змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, заводиться нова справа з обов'язковим внесенням  її найменування та строку зберігання в діючу номенклатуру справ;

•  документи, створені за допомогою ПК, групуються у справи на загальних підставах.