Вариант 13

       Различают следующие виды документов:

     - По назначению (средства фиксации фактов (авто протоколы, отчеты) и средства передачи документов (письмо, телеграмма)).

     - По происхождению (служебные и личные документы).

     - По форме (индивидуальные, типовые, трафаретные).

     - По срокам исполнения и хранения (постоянные, долговременные, временные).

     - По месту составления (внутренние и внешние).

     - По наименованию (проказы, указы, отчеты).

     - По стадиям создания (выписки, отпуск, оригиналы).

       При составлении документов используются  следующий состав реквизитов:

     01 – герб РФ

     02 – герб субъекта РФ

     03 – эмблема организации или  товарный знак

     04 – код организации 

     05 – код формы документа

     06 – наименование организации 

     07 – справочные данные об организации 

     08 – наименование вида документа 

     09 – дата документа

     10 – регистрационный номер документа

     11 – ссылка на регистрационный  номер и дату документа

     12 – место составления или издания  документа

     13 – гриф ограничения доступа  к документу 

     14 – адресат

     15 – гриф утверждения документа

     16 – резолюция 

     17 – заголовок к тексту

     18 – отметка о контроле

     19 – текст документа 

     20 – отметка о наличии приложения

     21 – подпись

     22 – гриф согласования документа 

     23 – визы согласования документа

     24 – печать 

     25 – отметка о замирении копии

     26 – отметка об исполнителе

     27 – отметка об исполнении документа  и направлении его в дело

     28 – отметка о поступлении документа  в организацию

     29 – отметка для автоматического  поиска документа.

     01. – помещают на бланках документа в соответствии с положением о государственном гербе РФ.

     02. – помешают на бланках документа в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.

     03. – эмблему организации или товарный знак помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (Положение об организации) если на бланке уже есть герб РФ или герб субъекта РФ, то эмблему не воспроизводят.

     04. – код организации расставляют по общероссийскому классификатору предприятий.

     05. – код формы документа расставляют по общероссийскому классификатору управления документации.

     06. – наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному учредительному документу. Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе и располагают ниже наименования на русском языке. Пример: ООО «СИГМА»

     “SIGMA” Ltd

     07. – справочные данные об организации  включают: почтовый адрес, номер  телефона и другие сведения  по решению организации (номера  факсов, счетов в банке, адрес  электронной почты, web – страница в интернете). Пример: 352290 Краснодарский край

     Отрадненский  р-н

     Ул. Мира

     АО  «ОГОНЕК»

     Р/с 20012345627744121235

     Тел.:

     Факс:

     08. – наименование вида документа составляемого или изданного в организации регламентируется уставом и должно соответствовать видам документов предусмотренной в УРД. Этот реквизит оформляется заглавными буквами и пишется на всех документах кроме писем.

     09. – датой документа является дата его подписания или утверждения. Оформляется тремя парами арабских цифр, следующей последовательности: день, месяц, год.

     10. – регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять.

     11. – ссылка на регистрационный номер включает регистрационный номер и дату, на который дается ответ.

     12. – указывают в том случае если затруднено его определение по реквизитам.

     13. – гриф ограничения доступа для служебного пользования (СЕКРЕТНО), конфиденциально (коммерческая тайна) расставляется без кавычек в правом углу.

     14. – адресат при адресовании в организацию ее название указывают в именительном падеже, должность в дательном падеже.

     15.    – гриф утверждения документа расставляется в правом верхнем углу документа. Документ может утверждаться должестным лицом или специальным создавшим документом. При утверждении документа должестным лицом расставляется гриф утверждения и слово «УТВЕРЖДАЮ», наименование должности лица утверждающего документ, личная подпись и её расшифровка, ее дата.

     Пример:                                       УТВЕРЖДАЮ                                         

                 Гениральный директор                                                   

     ЗАО «ГРАНД»                                                   

     Личная  подпись расшифровка подписи

     16. – резолюция  пишется руководителем непосредственно на документе и включает:

     -         фамилию исполнителя (кому поручается)

     -         содержание поручения (конкретные действия)

     -         срок исполнения

     -         подпись руководителя и дата подписания.

     Пример:  Соловьеву А.В. подготовить проект приказа                   

       К 18.09.01 личная подпись  18.08.01

     17. – заголовок к тексту включает  краткое содержание документа.  Заголовок согласуется наименованием  вида документа и может отвечать  на вопросы: о чем, о ком  или кого, чего.

     Пример: 1).об увольнении Иванова И.И. (в приказе)               

      2). АКТ                

     списания  продукции.

     18. – отметка о контроле ставится  должным лицом или подразделением, осуществляющим контроль подразделения.  Отметку о контроле обозначают  на поле документа рядом с  заголовком буквой «К» или  словом на штампе «контроль».

     19. – текст документа обычно состоит  из двух частей. В первой части  указывается причины, основания,  цели составления документа. Во  второй выводы, просьбы, предложения,  распоряжения, приказы. Если содержание  документа не нуждается в пояснении  текст содержит одну заключительную  часть.

     20. – если в приложении не употреблялось  в тексте то указывается его  наименования, количество листов  и экземпляров. При наличии  нескольких приложений то они  нумеруются.

     Пример: приложение 1: Контракт от 20.07.01 №21, на 2л. в 3 экз.                                

     2 АКТ приема работ от 15.09.01 №17, на 1л. в 17 экз.         

       Приложение к распорядительным  документам должно оформляться  в правом верхнем углу и  должно иметь отметку «Приложение»  с указанием названия распорядительного документа, его даты и его регистрационного номера.

     Пример:                                                        Приложение 1                                                              

     К приказу директора ОАО «ЭРА»                                                              

     От 01.04.2001 №12

     21. – подпись включает наименование  должности лица подписавшего  документ (с указанием предприятия,  если документ оформлен не  на бланке) личную подпись и  ее расшифровку. В расшифровке  подписи инициалы ставятся перед  фамилией.

     22. – гриф согласования документа  состоит из слова «СОГЛАСОВАННО», должности лица, с которым согласовывается  документ (включает наименование  организации, подписи и ее расшифровки  и даты согласования).

     Пример: СОГЛАСОВАНО         

              Начальник Департамента образования        

              Подпись ее расшифровка        

              18.09.01

     23. – визы согласования документа  включает подпись визирующего,  ее расшифровки, дату, при необходимости  должность визирующего.

     Пример: Юрист консулат        

              Подпись ее расшифровка        

              18.09.2001

     24. – печать заверяет подлинность  подписи должестного лица на  документах предусмотренных соответствующими  нормативными актами; удостоверяющих  право лица, фиксирующих факты,  связанные с финансово-хозяйственной  деятельностью.

     25. – отметка о замирении копии  необходима при заверении соответствия  копии документа подлиннику. Отметка  содержит за верительную надпись  «Верно», должность лица заверившего  подпись, подпись и ее расшифровка,  дата замирения.

     Пример: Верно        

              Менеджер по персоналу         подпись ее расшифровка         

              18.09.2001         

       Для замирения более важных  документов расставляется печать.

     26. – отметка об исполнителе включает  фамилию исполнителя документа  и номер его телефона. Отметку  об исполнителе располагают на  лицевой стороне или при отсутствии  места на оборотной стороне  последнего листа документа в  нижнем углу.

     27. – отметка об исполнении документа  и направление его в дело  включает следующие данные: краткие  сведения об исполнении, если  отсутствует документ, свидетельствующий  об исполнении или при наличии  такого документа ссылку на  его дату и номер документа.

     28. – отметка о поступлении документа  в организацию содержит порядковый  номер и дату поступления документа.  Отметку о поступлении документа  в организацию проставляют в  виде штампа. Автоматическим нумератором  или иным способом у нижнего  поля первого листа документа.

     29. – отметка для автоматического  поиска может включать имя  файла и другие данные о  документе.        

       При печатании документов используют 8 стандартных положений табулятора: