Управленческая документация

28. Отметка о  поступлении документа располагается  в нижней части первого листа документа и включает сокращенное наименование организации — получателя документа, дату поступления документа, его индекс.

29. Идентификатором  электронной копии документа  является отметка (колонтитул),проставляемая  в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Требования к  документам, изготавливаемым с помощью  печатных устройств

Текст документов на бланках формата А4 печатается через полтора межстрочных интервала, на бланках формата А5 — через один межстрочный интервал. Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через два межстрочных интервала.

Реквизиты (кроме  текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. Остальные части реквизитов «адресат», «гриф утверждения», «отметка о наличии приложения», «гриф согласования» отделяют друг от друга полутора-двумя межстрочными интервалами. Например:

СОГЛАСОВАНО

[1,5]

Руководитель  организации

[1-2]

Л.И. Петрова

Реквизиты документа  отделяют друг от друга двумя-тремя  межстрочными интервалами.

Название вида документа печатают прописными буквами.

Расшифровку подписи  в реквизите «подпись» печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.

Максимальная  длина строки многострочных реквизитов — 28 знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (пять строк), его  допускается продлевать до границы  правого поля. Точку в конце  заголовка не ставят.

При печатании  документов используются восемь стандартных  положений табулятора:

0 — от границы  левого поля для печатания  реквизитов «заголовок к тексту»,  «текст» (без абзацев), «отметки  о наличии приложения», «фамилия  исполнителя и номер его телефона», «отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименования должности в реквизитах «подпись» и «гриф согласования», заверительной надписи «Верно», а также слов «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ»;

1 — после  пяти печатных знаков для начала  абзацев в тексте;

2 — после  16 печатных знаков для составления  таблиц и трафаретных текстов;

3 — после  24 печатных знаков для составления  таблиц и трафаретных текстов;

4 — после  32 печатных знаков для реквизита «адресат»;

5 — после  40 печатных знаков для реквизитов  «гриф утверждения» и «гриф  ограничения доступа к документу»;

6 — после  48 печатных знаков для расшифровки  подписи в реквизите «подпись»;

7 — после  56 печатных знаков для составления  таблиц и трафаретных текстов, а также для проставления кодов по ОКПО и ОКУД.

При наличии  нескольких грифов утверждения и  согласования их располагают на одном  уровне вертикальными рядами, начиная  с 0-го или 5-го положения табулятора.

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печатают от 0-го положения табулятора, а относящийся к ним текст — через один межстрочный интервал.

При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» («стр.») и знаков препинания.

Каждый лист документа должен иметь поля не менее: 20 мм — левое, нижнее; 10 мм — правое; 15 мм — верхнее.

Требования к  бланкам

Состав реквизитов и порядок их расположения на бланке установлены ГОСТ Р 6.30-97.

Общий бланк  в зависимости от документов организации  включает реквизиты: Государственный герб РФ, герб субъекта РФ, эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания), наименование организации.

Бланк письма включает реквизиты: Государственный герб РФ, герб субъекта РФ, эмблему организации  или товарный знак, код организации, наименование организации, справочные данные об организации. При необходимости проставляются ограничительные отметки для зон расположения таких реквизитов, как дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа, адресат, заголовок к тексту.

Бланк конкретного  вида документа включает следующие  обязательные реквизиты: Государственный  герб РФ, герб субъекта РФ, эмблему организации  или товарный знак, код организации, место составления или издания  документа. Можно сделать отметки для границ документа, проставление его регистрационного номера, указания места составления или издания документа, заголовка к тексту, отметки о контроле.

Установлено два  формата бланков — А4 и А5 по ГОСТ 9327. Бланки каждого вида изготавливаются  на основе углового или продольного расположения реквизитов. Расположение реквизитов на бланках и их размеры приведены в прилож. 2.1 и 2.2.

На бланках  документов реквизиты заголовочной части располагают центрованным (начало и конец каждой строки реквизита  удалены от границ площади) или фланговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы площади) способом.

Изображение Государственного герба на бланках с угловым  расположением реквизитов помещают на верхнем поде бланка над серединой  строк наименования организаций, а на бланках с продольным расположением реквизитов — в центре верхнего поля. Диаметр изображения не должен превышать 20 мм.

Наименование  организации (полное, сокращенное или  аббревиатура), вышестоящих органов, а также структурного подразделения  должно соответствовать наименованиям, установленным соответствующими правовыми актами. Наименование структурного подразделения допускается печатать и типографским, и машинописным способами.

При печатании  бланков должны применяться типографские шрифты размером от 6 до 16 кегля по ГОСТ 3489.2, ГОСТ 3489.6, ГОСТ 3489.10 и ГОСТ 3489.33. Для оформления реквизита «Наименование организации» допускается применять рисованные шрифты от 6 до 24 кегля.

Бланки документов должны иметь поля: левое и нижнее — 20 мм, верхнее — не менее 15 мм, правое — не менее 10 мм.

Печатать бланки документов следует на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенного цвета, позволяющими тиражировать документы с помощью средств  оперативной полиграфии.

При печатании  на бланках трафаретных частей текста основания смежных строк, в Которые вносится машинописный текст, должны располагаться на расстоянии, кратном межстрочному интервалу пишущих машин.

Ограничительные отметки для полей и отдельных  реквизитов наносятся на бланк в  виде уголков или других обозначений. Допускается наносить на бланки отметки для фальцовки и для пробивки отверстий дыроколами.

При создании документа  на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках.

Требования к  изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации

Эти требования изложены в ГОСТ Р 6.30-97 «Унифированная система организационно-распорядительной документации»:

«5.1. Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации (далее — гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.

5.2. Гербовые  бланки изготавливают только  полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

5.3. Изготовление  гербовых бланков осуществляют по заказам органов государственной власти, иных государственных органов и учреждений (далее — организаций), определенных Положением о Государственном гербе Российской Федерации, соответствующими правовыми актами субъектов Российской Федерации.

5.4. Гербовые  бланки в организации подлежат  учету. На гербовых бланках  типографским способом или нумератором  проставляют порядковые номера, а при необходимости — и  серии этих номеров. Учет гербовых  бланков ведется раздельно по  видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале), при этом используются следующие реквизиты:

при поступлении  бланков 

наименование  вида гербового бланка;

дата поступления;

номер сопроводительного  документа;

наименование  организации — поставщика гербовых бланков;

количество экземпляров;

серия и номера гербовых бланков;

при выдаче бланков 

наименование  вида гербового бланка;

количество экземпляров;

серия и номера гербовых бланков;

наименование  структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица — получателя гербовых бланков;

расписка в  получении;

примечание (отметка  об уничтожении и т.д.).

5.5. Гербовые  бланки хранят в надежно запираемых  и опечатываемых шкафах.

5.6. Уничтожение  гербовых бланков осуществляется  по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.

5.7. Контроль  за изготовлением, использованием  и хранением гербовых бланков  возлагают на подразделение организации,  ответственное за делопроизводство  организации. Лица, персонально ответственные  за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом руководителя организации.

5.8. Регистрационно-учетные  формы включают в номенклатуру  дел организации.

5.9. Проверку  наличия, использования и хранения  гербовых бланков проводят не  реже одного раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя организации. О проведенных проверках делают отметки в учетно-регистрационных формах после последней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до сведения руководителя организации.

5.10. Допускается  тиражирование средствами оперативной  полиграфии организации документов  на гербовом бланке, предназначенных для рассылки, при условии заверения каждой копии документа печатью организации». 
 
 

5.Список литературы

1.Материалы с сайта http://www.i-u.ru/

2.Курс лекций  по предмету: «Документирование управленческой деятельности».