Текстовое документирование: назначение, область применения

 

Московский  банковский ЭКОНОМИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ

Специальность «БАНКОВСКОЕ ДЕЛО»

 

 

 

 

 

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ  РАБОТА

по дисциплине «Документационное обеспечение  управления»                  на тему «Текстовое документирование: назначение, область     применения»

 

 

Выполнила студентка 3 курса

группы 3 ЗОК-1

Афанасьева Ольга  Анатольевна

Проверил:

к.н. Паршаков В.Р.

 

 

 

 

 

 

Москва 2011

Содержание

Введение           3

1.Начертательный способ закрепления и передачи информации  4

2.Виды письма          6

2.1 Пиктографическое письмо, его особенности,

  применение в настоящее время        6

2.2 Логографическое письмо (идеографическое письмо),

  его достоинства и недостатки       7

2.3 Слоговое письмо. Возникновение фонетического

(буквенного) письма         10

3.Область применения текстового документирования    12

3.1 Стенография          12

3.2Техническое  документирование       14

Заключение          16

Список используемой литературы       17

 

Введение

Стремительное наращивание  информационных ресурсов, бурное развитие компьютерных технологий и активное теоретическое осмысление информационных процессов во второй половине 20 столетия не просто оказали влияние на характер и содержание документоведческих исследований, но и привели к встраиванию  документоведения в цикл наук о социальной информации. В результате документоведение оказалось самым тесным образом  связано с такими научными дисциплинами, как социальная информатика, документалистика, вычислительная техника и программирование, информационная безопасность и защита информации и др. Лишь совместно  с этими науками документоведение имеет возможность на современном  этапе эффективно решать теоретические  и прикладные задачи, связанные с  производством, передачей, потреблением, хранением документированной информации.

Для решения некоторых  своих проблем документоведение широко использует достижения в области  технических и естественных наук, поскольку документ является материальным объектом, носителем информации, обладающим вполне определёнными физическими  свойствами. Кроме того, создание, поиск, хранение документов связаны со средствами документирования и передачи информации, в том числе с использованием сложной современной оргтехники.

 

1.Начертательный способ закрепления  и передачи информации

Понятие «делопроизводство» базируется на понятии «документирование». Под документированием понимается запись (фиксация) информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование — регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Документирование всегда осуществляется по определенным правилам, установленными правовыми нормативными актами или выработанными традицией.

Создание документов или документирование может осуществляться на естественном языке или на искусственных языках с использованием новых носителей информации. При документировании на естественном языке создаются текстовые документы — документы, содержащие речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

Текстовый документ, созданный с помощью письма, - это традиционный документ на бумажном носителе или видеограмма документа - изображение документа на экране электронно-лучевой трубки.

При документировании на искусственных языках создаются документы на машинных носителях — документы, созданные с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку информации электронно-вычислительной машиной.

При использовании простых орудий создаются рукописные письменные документы (текстовые документы, информация которых зафиксирована любым типом письма), изобразительные документы (документы, содержащие информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта) и графические документы (изобразительные документы, в которых изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени).

В обществе документы являются основными носителями управленческой, научной, технической, статистической и иной социально значимой информации. Документы — носители первичной информации, именно в документах информация фиксируется впервые. Это свойство и позволяет отличать документы от других источников информации - книг, газет, журналов и др., содержащих переработанную, вторичную информацию. Фиксация, отображение информации в документе обеспечивает еe сохранение и накопление, возможность передачи во времени и пространстве, возможность обращаться к информации спустя много времени после ее создания. В социальном плане любой официальный документ полифункционален, т.е. одновременно выполняет несколько функций, что позволяет ему удовлетворять различные человеческие потребности. К функциям документа относятся:

1.Информационная: любой документ создается для сохранения информации, ибо необходимость зафиксировать информацию -причина появления любого документа;

2.Социальная: документ является социально значимым объектом, поскольку любой документ порожден той или иной социальной потребностью;

3.Коммуникативная: документ  выступает в качестве средства  связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями,

4.Культурная: документ - средство  закрепления и передачи культурных традиций, что лучше всего прослеживается на больших комплексах документов, например в научно-технической документации находит отражение уровень научного и технического развития общества;

 

2.Виды письма

2.1 Пиктографическое  письмо, его особенности, применение  в настоящее время

Пиктография - это фиксация и передача информации с помощью рисунков. Пиктографическое письмо появилось еще в период расцвет первобытного общества в верхнем палеолите. С помощью последовательного размещения ряда рисунков, изображающих отдельные конкретные предметы, передается определенная информация о хозяйственных, общественных, военных и других ситуациях.

Пиктография (лат. pictus - рисованный, живописный, греч.) - древнейший вид письма, письмо руками. Условными рисунками изображали не только предметы, но и действия, события, т.е. целое сообщение. Для пиктографии не нужен алфавит, т.е. набор определенных знаков, необходимо только изображать предметы и ситуации (например, человека, лодку, охоту и т.д.). "Читающий" пиктограмму не связан какими-либо правилами чтения (как, например, в буквенном письме), он должен лишь правильно опознать изображения.

 Пиктографическое письмо  имело множество несомненных  достоинств, которые определили  возможности его развития в  более высокие формы письменности, вплоть до фонетической. К числу этих достоинств следует отнести:

1.возможность вводить  новые промежуточные звенья повествовательности; 

2.достаточно высокий уровень  абстрагирования, выделение главного, существенного; 

3.отсутствие необходимости  в реалистичности изображения,  в таком письме заложены значительные  возможности схематизации и перерастания  в условные изображения. 

Основные направления  исторического развития пиктографии  следующие: выработка единого способа  начертания рисунка, понятного для  всех (или большинства) Представителей данного племени (рода, общины); закрепление за каждым рисунком более или менее определенного значения, смысла (иначе говоря, тенденция к общезначимости и однозначности, хотя, конечно, до полной однозназначности было еще далеко); обогащение набора пиктографических рисунков такими знаками, которые позволяют конкретизировать текст, пиктограммы, особенно в том, что касается счета, собственности имен и др.

Применение  пиктографического письма в настоящее  время

Некоторые виды пиктографии  используются и в наши дни. Например, на вывесках: изображены ботинки - значит, здесь чинят обувь. Иногда пиктограммы  рассчитаны на людей, не знающих языка: например, в гостиницах для иностранцев  у кнопок звонков в номере - изображение  уборщицы, официанта и т.д. Пиктографическое письмо встречается у народов, не имеющих собственной письменности.

2.2 Логографическое письмо (идеографическое письмо), его достоинства и недостатки

Основой системы письменности остаётся прежняя многозначная идеограмма, но конкретная привязка знака каждый раз к определённому слову  обеспечивается добавлением знаков, выражающих чисто звуковые элементы слова либо в целом, либо его части (особенно грамматических элементов), и знаками — детерминативами, уточняющими круг понятий, к которому относится данное слово.                                          

Идеографический знак, прикрепленный  к определенному слову, называется логограммой. Для знаков, выражающих последовательности звуков, используются тоже логограммы, но в «ребусном» употреблении. Такие последовательности — не обязательно слоги; так, в древнеегипетской письменности гласные вообще не передавались. Словесно-слоговым письмом могли передаваться тексты любого содержания, т.к. такое письмо обеспечивало достаточно адекватную фиксацию речи и надёжное воспроизведение текста при чтении. Отсутствие обязательной непосредственной связи первоначальных идеограмм с фонетической стороной речи позволяло использовать одни и те же знаки в качестве логографических элементов для разных диалектов (в Китае) и для разных языков (на древнем Ближнем Востоке).

В древнейших видах письма этого типа знаки монументальных надписей долго сохраняли форму  рисунков-иероглифов; наряду с ними существовала скоропись (на папирусах, черепках — в Египте, на бамбуковых палках — на Дальнем Востоке, и т.п.). Такие системы письма возникали всюду, где впервые складывалось государство, и обычно независимо друг от друга; отдельные случаи сходства знаков объясняются либо общей типологией, либо случайностью.

В течение нескольких тысячелетий  пиктографическое письмо постепенно перерастало в идеографическое письмо, где рисунки заменяются определенными знаками. Идеографическое письмо развивалось в направлении от изображения определенных представлений (образов, понятий) независимо от их звучания в устной речи — к иероглифам. Иероглифы одновременно указывали, и образы (представления, понятия), и те звуки, из которых состоят слова, обозначающие данные образы (представления, понятия). На рубеже IV—III тыс. до н.э. иероглифическое письмо уже широко применялось в Месопотамии, а в 2400 г. до н.э. оно превратилось в упорядоченное словесно-слоговое письмо клинописного типа. Клинописное письмо было достаточно сложной системой, состоящей из нескольких сотен и даже тысяч специальных знаков. Его усвоение требовало значительной специализации и профессионализации. В древневавилонском обществе сформировался целый социальный слой — слой писцов. В течение III тыс. до н.э. складывается и египетская иероглифика. В идеографическом письме знак-рисунок постепенно превращается в "знак-идею" (идеограмму). В этом случае он означает уже не сам изображаемый конкретный предмет, а ассоциируемое с ним обобщенное понятие. Например, круг с расходящимися лучами означает уже не "солнце", а "жару", "тепло", "горячий" или "теплый". Старец, опирающийся на палку, означает старость и т.п.

Разновидностью идеографического является иероглифическое письмо, используемое с конца IV в. до н.э. Иероглиф - условный изобразительно-образный графический знак идеографического письма, обозначающий слова (понятие), слоги и звуки. Термин "иероглифический" применяется и по отношению к знакам других систем письма. Так, иероглифами называют знаки древнейшего (II в. до н.э.) и современного китайского и японского письма, знаки не клинописной, а изобразительной разновидности хеттского письма (II-I в. до н.э.) и т.д. Знак в идеографическом письме превращается в образ-символ. Он становится более обобщенным, схематичным. Образ-символ - это переходная ступень от безусловного изображения к условному знаку. Однако знаки идеографического письма - идеограммы, иероглифы - не могли служить для графического изображения звуков речи.

Способ обозначения звуков речи с помощью графических знаков впервые был изобретен уже  в III в. до н.э. шумерами, создавшими самую  древнюю из земных цивилизаций. Хотя шумерское письмо, как и древнеегипетское, находилось на переходной стадии от словесного к слоговому, первый шаг к графическому изображению речи был уже сделан. Прошло несколько столетий, прежде чем античные греки, отталкиваясь от открытого шумерами и развитого  семитами слогового письма, научились  разлагать слова на фонемы, записывать звучащую речь с помощью букв, объединенных в систему алфавита.

Преимущества словесно-слогового  письма: международный характер логограмм, меньшее число знаков на одинаковый отрезок текста по сравнению с буквенным письмом. Поэтому логограммы применяются в составе вспомогательных подсистем письма (цифры, алгебраические и химические формульные знаки и т.п.). Недостатки: многочисленность знаков в системе (от нескольких сот до многих тысяч), трудность (громоздкость) при освоении чтения.

2.3 Слоговое письмо. Возникновение фонетического (буквенного) письма

Высшей формой письменности, сложившейся во II тыс. до н.э., было фонетическое письмо, буквенное, в котором знаки обозначают не предметы, а слоги, звуки и графически передаются отдельные звуковые обозначения.

В связи с частой необходимостью передачи имен появился качественно новый и перспективный прием — изображение имен людей некоторыми предметами, сходными по звучанию, но имеющими, разумеется, совсем иную природу.

Так постепенно зарождаются зачатки фонетического письма. Фонетическое письмо можно считать самым точным изображением речи. Развитие фонетического письма делится на два этапа. Первый - это буквенно-слоговое письмо - клинописное, возникшее на рубеже IV-III в. до н.э. Второй - алфавитное письмо (II в. до н.э.), в котором каждой графеме (букве) соответствует или первоначально соответствовала фонема (звук). Буква - графический знак. Совокупность букв, принятых в данной письменности и расположенных в определенном порядке, называют азбукой (по первым славянским буквам - аз и буки). Возникшее на базе греческого, латинское письмо послужило основой для большинства современных систем письма. В XII-XIII вв. славяне также заимствовали греческое письмо.