Технология ведения секретарской деятельности, методы и способы ее рационализации и автоматизации

Чтение документа;

Его анализ;

Применение набора правил для подготовки реферата;

«Составление» реферата;

Воспроизведение реферата в виде текста.

Существующие на сегодняшний день методы автоматического реферирования еще не признаны удовлетворительными из-за громоздкости и сложности применяемого математического аппарата. Наиболее перспективным, по мнению большинства специалистов, считается лингвосемантический метод, совершенствование которого предусматривает использование метода перефразирования текста и изучение роли контекста. Из имеющихся программ автоматического реферирования наиболее интересной является «Либретто». Эта программа реализует автоматическое реферирование документов на русском и английском языках в среде Microsoft Word. «Либретто» составляет связанный реферат документа. Программа имеет два режима работы: собственно реферирование и выделение ключевых слов. В режиме реферирования из текста отбираются предложения, в наибольшей степени, характеризующие его содержание. В режиме выделения ключевых слов производится выборка из текста наиболее информативных слов. Программа выделяет в тексте значимые и незначимые слова, самостоятельные и зависимые предложения, определяет семантический вес предложений и удаляет незначащие фрагменты. Отобранные предложения при необходимости слегка перефразируются. Используются специальные вероятностные модели, машинная морфология русского языка и другие интеллектуальные алгоритмы. На сегодняшний день секретари программы автоматического реферирования практически не используют. Поэтому внедрение такого рода программ реферирования - условие, которое в будущем не только изменит деятельность секретарей, но и повысит качество их работы.

Обзорная деятельность является наиболее распространенной формой концептографического обслуживания руководителей необходимой информацией. Эту деятельность сегодня нельзя считать только прерогативой органов научной информации, государственных издательств. Обзорная деятельность – важная профессиональная обязанность секретарей. Знание ими основных теоретических и методологических знаний в области обзорной деятельности можно оценивать как условие повышения качества и эффективности их профессиональной деятельности.

Согласно определениям, представленным в различных источниках информации:

Обзор – это информационное издание, создаваемые путем логической переработки документальной информации в целях получения необходимого выводного знания о состоянии, развитии и возможных путях решения данной проблемы.

Несмотря на существующее многообразие классификаций обзоров, большинство специалистов выделяют три вида обзора: библиографический, реферативный и аналитический.

Библиографический обзор – это такой обзор (универсальный, специальный, индивидуальный), который отражает выводное знание в виде системы документальных источников информации, использование которых позволяет решить соответствующие задачи информационного управления.

Реферативный обзор – это обзор (универсальный, специальный, индивидуальный), который воспроизводит выводные знания в виде системы фактографической информации, необходимые для информационного управления.

Монографический обзор – обзор (универсальный, специальный, индивидуальный), который воспроизводит выводные знания в виде самого информационного решения (концепции, теории), то есть оптимально необходимой обзорной информации.

Процесс составления обзора сугубо индивидуален и зависит от многих факторов – уровня квалификации, знаний и творческих способностей составителя обзора, условий организации работы, наличия и использования материалов (документов-первоисточников), четкого определения целей и задач обзора, тематических, хронологических, географических границ разработки проблемы (темы) и др. Овладение навыками работы над обзором – важный путь оптимизации содержания деятельности секретаря.

Специалисты выделяют следующие этапы подготовки и выпуска обзора:

1 этап – Разработка предмета и рабочего плана обзора.

4.1.  Выбор темы, разработка заказа на составление обзора с указанием основных требований и типологических характеристик.

4.2.  Составление предварительного тематического рубрикатора проблемы, рассматриваемой в обзоре.

4.3.  Составление предварительного списка литературы.

4.4.  Составление и согласование с заказчиком рабочего плана обзора.

4.5.  Установление структуры и объема обзора.

2 этап – Составление обзора.

2.1. Аналитико-синтетическая обработка документальной информации:

2.1.1. Поиск, отбор и систематизация.

2.1.2. Анализ, оценка и синтез.

2.1.3. Обобщение, выводы и рекомендации.

2.1.4. Прогнозы развития (решения).

2.2. Литературное оформление обзора.

2.2.1.Введение.

2.2.2 Основная часть.

2.2.3.Заключение (выводы).

2.3. Разработка справочного аппарата обзора.

2.4. Оформление и сдача заказчику рукописи обзора.

3 этап – Редактирование обзора.

4 этап – Тиражирование и распространение обзора19.

Структура обзора содержит следующие элементы: реферат, вводную часть, аналитическую часть, выводы (обязательные элементы); рекомендации, приложение (факультативные элементы).

В вводной части обзора обосновывается выбор темы с указанием актуальности и значимости вопроса, назначение обзора, временного интервала анализируемого периода, видов использованных источников, тематических границ анализа рассматриваемого вопроса.

Аналитическая часть содержит анализ и его результаты, обобщение и оценку систематизированных сведений; существующие взгляды, концепции, нерешенные вопросы; использованные методы и средства исследования, состояние исследований и разработка; достигнутый научно-технический уровень, организационно-экономическую ситуацию, тенденции развития.

При современном развитии вычислительной техники многие процессы работы над обзорами можно автоматизировать с помощью гипертекстовых систем. В статье В.Н. Чередниченко «Использование гипертекстовой технологии в обзорно-аналитической деятельности», на примере системы Guide показаны возможности гипертекстовой технологии при составлении аналитического обзора.

Как видим, знания и умения в области информационно-аналитической деятельности сегодня значимы в профессиональной деятельности секретарей и являются главным фактором повышения их профессионализма.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Работа секретаря весьма многогранна. На всех рассмотренных выше ступенях сегодня, как показывают результаты анализа литературы, секретари так или иначе, занимаются высоким интеллектуальным трудом, от которого зависит успех фирмы, организации и предприятия.

Секретарь должен уметь выполнять все виды работ: от простейших технических до творческих. Секретарь – это высокообразованный, творчески одаренный, высокопрофессиональный помощник руководителя, которому он всегда доверяет и на которого может полностью положиться при выполнении поручений любой сложности. Согласно данному определению секретарь– прежде всего это помощник руководителя.

Государственные секретари еще в дореволюционной России были образованными и компетентными людьми с развитым чувством долга и ответственности. Зная законы, будучи инициативными и заинтересованными, они, ко всему прочему, были также гибкими и дипломатичными, стараясь использовать любую возможность с тем, чтобы употребить накопленные знания и опыт на благо государства.

Среди других личных качеств, которые нужны современному секретарю можно отметить и такие, как умение быстро вникать в суть событий или явлений: общительный характер и контактность, разумная осторожность в принятии решений, артистизм – качество, которое поможет секретарю преодолеть личные эмоции ради дела, провести на хорошем уровне прием посетителей и т.п. чувство юмора: способность к самостоятельному обучению, расширению кругозора.

Кроме того, следует отметить, что секретарь должен следить за своим внешним видом, соблюдать порядок на своем рабочем месте, уметь пользоваться оргтехникой и соблюдать требования делового этикета.

Информационно-документационное обеспечение - главная составляющая секретарской деятельности.

В ходе работы над дипломным проектом были опрошены секретари всех структурных подразделений ПИК «Идел-Пресс». Целью данного исследования явлюсь желание определить содержание деятельности секретаря как работника, занимающегося организационным и информационным обслуживанием аппарата управления в новых социально-культурных условиях.

Анализ документации, регламентирующий деятельность секретаря и результаты опроса показали, что они в своей деятельности руководствуются: действующим законодательством РФ, уставом ПИК «Идел-Пресс», правилами внутреннего трудового распорядка, положениями о структурных подразделениях организации, приказами (указаниями) руководства организации, нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства и должностными инструкциями.

Анализ результатов опроса показал, что на изменение мнения общественности в оценке роли секретарей в различных профессиональных сферах деятельности повлияли следующие факторы: изменение образа секретаря в положительную сторону в связи с возросшими по отношению к ним требованиями; увеличение объема выполняемых функций и т.д. Требования к профессиональным умениям, знаниям, навыкам со стороны руководителей (проректоров, деканов и т.п.) к секретарям за последние годы значительно расширились и увеличились. Изменения требований к секретарю, связаны со спецификой деятельности руководителя вузовской сферы, который ежедневно занимается интеллектуальным трудом, с расширением сектора специальностей и специализаций в вузе, внедрением компьютерных технологий во все сферы человеческой деятельности.

Анализ деятельности секретарей обследуемого учреждения показал, что условно всех опрашиваемых секретарей можно разбить на две группы:

1 группа – это секретари, занимающиеся большей частью документационным и информационным обеспечением (секретарь руководителя и заместителей);

2 группа - это секретари, занимающиеся обслуживанием как организационным, так и информационным (секретари стенографистки, машинистки и пр.).

Деятельность данных групп очень неоднородна. Это связано с тем, что: во-первых, содержание их работы определяется, прежде всего, уровнем управления; во-вторых, все выше перечисленные профессиональные обязанности, не одинаковые по сложности, требуют различной компетентности и соответствующего уровня подготовки; в-третьих, состав профессиональных функций секретаря всегда определяет руководитель в соответствии с должностной инструкцией.

Результаты исследования показывают, что работа секретаря творческая. Для выполнения на качественном уровне всех профессиональных обязанностей им нужны глубокие аналитические знания в области организации и технологии документационного обеспечения управления.

Для эффективного выполнения всех перечисленных функций в работе секретарей немаловажное значение имеет умение организовать свою работу.

Результаты анализа нашего исследования наглядно подтвердили проявление в современном обществе тенденций усиления информационно - документных функций в деятельности секретаря. Поэтому важным условием совершенствования деятельности данных специалистов выступает регулярное повышение уровня их квалификации, автоматизация технологических процессов документирования и организации работы с документами, рационализация документного и бездокументного обслуживания и т.п.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

1.  Конституция Российской Федерации. Принята всенародным голосованием 12.12. 1993.

2.  Гражданский кодекс РФ. Принята Государственной Думой 30.11.1994 №51-ФЗ. Часть первая (в ред. от 21.07.2005) // СЗ РФ. – 1994. - №32. - ст. 3301; 2005.-№30 (ч.2).- ст. 3120.

3.  Трудовой кодекс Российской Федерации. Принят Государственной Думой 30.12. 2001 № 197-ФЗ (в ред. от 09.05. 2005) // СЗ РФ. - 2002. - №1 (Ч.1). ст. 3; 2005.-№19.- ст. 1752.

4.  Закон РСФСР от25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (в ред. от 11.12.2002) // Ведомости СНД И ВС РСФСР. – 1991. - №50. – ст. 1740; 2002. - №50. - ст. 4926.

5.  Закон РФ от 21.07.1993 №5485-1 «О государственной тайне» (в ред. от 22.08.2004) // СЗ РФ. – 1997. – 41. – С.8220-8235.

6.  Федеральный закон РФ от 27 июля 2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // СЗ РФ. – 2006. - №25.

7.  Федеральный закон от 044.07.1996 №85-ФЗ «Об участии в международном информационном обмене» (в ред. от 29.06.2004) // СЗ РФ. – 1996. – №28. – ст.3347; 2004. - №27. - ст.2711.

8.  Федеральный закон от 10.01.2002 №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» // СЗ РФ. – 2002. - №2. – ст.127.

9.  Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне // СЗ РФ. – 2004. – 32. – ст.3283.

10.  Федеральный закон от 22.10. 2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // СЗ РФ. – 2004. - №43. – Ст.4169.

11.  Федеральный закон от 01.06. 2005 № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации» // СЗ РФ. – 2005. - №23. – ст. 2199.

12.  ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: ИПК Издательство стандартов. - М., 1998. – 13 с.

13.  ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». - М.: Изд-во стандартов, 2003. – 16 с.