Технология ведения секретарской деятельности, методы и способы ее рационализации и автоматизации

2.  Аннотация не должна повторять сведений, содержащихся в заглавиях, и перефразировать их.

3.  Научная терминология, применяемая в аннотации, должна быть общепринятой, соответствовать современному уровню знаний. Приводимые в библиографическом описании малоизвестные и устаревшие термины или, термины, используемые только данным автором, следует пояснять.

4.  Рекомендуемый средний объем аннотации 500 печатных знаков.

Соблюдение выше рассмотренных требований, значительно повысит качество обработки документов.

Для специалиста – секретаря, работающего с документами, важно знать, что процесс аннотирования включает в себя следующие основные этапы:

1.  анализ текста документа;

2.  изучение дополнительных источников;

3.  отбор сведений, характеризующих существо данного произведения;

4.  литературное оформление и редактирование аннотаций.

Анализ текста произведения. Прежде всего, определяется вид издания (моноиздание, сборник, часть многотомного или выпуск серийного издания). Устанавливается, какому вопросу, теме или области науки посвящено произведение. Обращается внимание на структуру издания, выявляются принципы группировки материала. Анализ формы изложения материала помогает при определении читательского адреса. С этой точки изучают, насколько полно, доступно и наглядно изложены вопросы.

При анализе отмечаются особенности полиграфического исполнения и редакционно-издательского оформления, в частности наличие элементов научно-справочного аппарата. Помимо текста самого произведения секретарь-референт просматривает предисловие, вступительную статью, примечания. Если сведений оказывается недостаточно, следует обратиться к дополнительным источникам.

Изучение дополнительных источников: рецензии, критические статьи, критико-библиографические, исторические и историко-литературные работы. Выявляются эти источники с помощью справочных и библиографических изданий.

Отбор сведений, характеризующих данное произведение. При аннотировании произведений, созданных в прошлые эпохи, приводят фактические данные об авторе, характеризуют идейную, научную и художественную ценность его произведений, а также условия, в которых они были написаны. При составлении аннотаций на современные произведения печати секретари-референты должны быть объективными, не должны полагаться только на личные впечатления. Очень распространенным приемом аннотирования является цитирование. В одном случае цитируются слова автора, в другом – действующего лица, в третьем – отзыв ученого, критика, очевидца событий, воспоминания современников.

Литературное оформление и редактирование аннотации. Лаконичность – отличительная черта литературно оформленной аннотации. Задача состоит в том, чтобы объединить разрозненные сведения, при этом выделить наиболее существенное, главное. Например, чтобы привлечь внимание читателей к конкретной книге, в самом начале рекомендательной аннотации сообщают об интересном факте или подчеркнуть значение данного произведения в ряду других, близких по содержанию.

При составлении аннотаций секретари могут воспользоваться формализованными схемами составления аннотаций (см. приложение № 4). Назначение этой формализованной методики заключается в снижении субъективности действий человека, преследующего цель дать характеристику и оценку первичного документа; в повышении качества подготавливаемых вторичных документов и в снижении временных и интеллектуальных затрат на их подготовку.

Последовательное выполнение действий, расписанных в каждом этапе аннотирования при составлении аннотаций, повлияет на качество составляемой аннотации и позволит лучше овладеть общей методикой аннотирования.

Следующий способ аналитического свертывания необходимой для управленческого звена информации является реферирование. Реферирование – наиболее значимый процесс в раскрытии содержания документов. Реферирование – процесс мысленной подготовки и письменного изложения читаемого текста, результатом которого является составление вторичного документа - реферата. Несмотря на активное изучение этого процесса специалистами, само понятие «реферат» до сих пор не получило однозначного толкования.

Реферат – краткое точное изложение содержания документа, включающее основные фактические сведения и выводы, без дополнительной интерпретации или критических замечаний автора реферата (ГОСТ 7.9 – 95).

Согласно этому ГОСТу реферат выполняют следующие функции:

- дают возможность установить основное содержание документа, определить его релевантность и решить, следует ли обращаться к полному тексту документа;

- предоставляют информацию о документе и устраняют необходимость чтения полного текста документа в случае, если документ представляет для читателя (руководителя) второстепенный интерес;

- используются в традиционных и автоматизированных информационных системах для поиска документа и информации.

Рефераты должны отвечать следующим требованиям:

Текст документа не должен содержать интерпретацию содержания документа, критические замечания и точку зрения автора реферата, а также информацию, которой нет в исходном документе.

Текст реферата должен отличаться лаконичностью, четкостью, убедительностью формулировок, отсутствием второстепенной информации.

Текст реферата начинают фразой, в которой сформулирована главная тема документа. Сведения, содержащиеся в заглавии и библиографическом описании, не должны повторяться в тексте реферата. Следует избегать лишних вводных фраз (Например: «автор статьи рассматривает...»). Исторические справки, если они не составляют основное содержание документа, описание ранее опубликованных работ и общеизвестные положения, в реферате не приводятся.

В тексте следует употреблять синтаксические конструкции, свойственные языку научных и технических документов, избегать сложных грамматических конструкций.

В тексте реферата следует применять стандартную терминологию. В рефератах по общественным наукам допускается использование терминологии исходного документа. Следует избегать употребления малораспространенных терминов или разъяснить их при первом упоминании в тексте. Необходимо соблюдать единство терминологии в пределах реферата.

В тексте реферата следует применять значимые слова из текста исходного документа для обеспечения автоматизированного поиска.

Сокращения и условные обозначения, кроме общеупотребительных в научных и технических текстах, применяют в исключительных случаях или дают их определения при первом употреблении.

Единицы физических величин следует приводить в международной системе СИ по ГОСТ 8.417. Допускается приводить в круглых скобках рядом с величиной в системе СИ значение величины в системе единиц, использованной в исходном документе.

Имена собственные (фамилии, наименования организаций и др.) приводят на языке первоисточника. Допускается транскрипция собственных имен или перевод на язык реферата с добавлением в скобках при первом упоминании собственного имени в оригинальном написании.

Географические названия следует приводить в соответствии с последним изданием «Атласа мира». При отсутствии данного географического названия в «Атласе мира» его приводят в той же форме, что и в исходном документе.

Таблицы, формулы, чертежи, рисунки, схемы, диаграммы включаются только в случае необходимости, если они раскрывают основное содержание документа и позволяют сократить объем реферата.

Объем текста реферата определяется содержанием документа, а также доступностью и языком реферируемого документа. Рекомендуемый средний объем текста реферата 850 печатных знаков.

Реферативное чтение исходного текста подразделяется на ознакомительное, изучающее и собственно реферативное. Оно преследует задачу определить тематику документа, разобраться в содержании и осмыслить его. Во время реферативного анализа текст документа разбивается на отдельные фрагменты. Задачей автора реферата является извлечение информации с нужной степенью полноты из каждого фрагмента. Затем эта информация изучается, выявляется наиболее ценная и определяется способ ее представления в соответствии с целевым назначением реферата. Процедуру реферативного анализа облегчает использование специальных методов реферирования.

Экстрагирование – широко распространенный метод анализа, сущность которого в том, что из текста выбираются предложения, которые лексически и синтаксически полностью переносятся в реферат-экстракт.

Анкетные (поаспектные) методы подразделяются на два вида: адаптивные и позиционные. Качественное их отличие в том, что адаптивное реферирование применяется, как правило, для политематических текстов, позиционное же реферирование оказывается наиболее эффективным для текстов узкотематического, отраслевого характера.

Характерная черта адаптивного реферирования – нестрогая постановка задачи референту. С помощью инструкций и методических рекомендаций указывается, что следует включать и как целесообразно строить изложение в реферате.

В отличие от адаптивного, позиционное реферирование носит более жесткий алгоритмический характер. Путем анализа узкой тематической области выявляются аспекты содержания, определяется строгий порядок их следования и составляется план содержания будущего реферата. Реферирование сводится к заключению соответствующих позиций плана и построению вторичного документа.

Наиболее распространенный способ изложения – перефразирование. Здесь имеет место частичное текстуальное совпадение с исходным текстом. Перефразирование предполагает опущение значительной части сведений из первичного документа и перестройку его смысловой и синтаксической структуры. Перестройка текста достигается за счет операций: замещения (заменяются одни фрагменты текста другими), совмещение (объединяются несколько предложений в одно) и обобщение.

Третий способ изложения – интерпретация. Это самый сложный вид реферативного изложения, который в настоящее время не поддается формализации. При интерпретировании текст первоисточника остается неизменным, поскольку референт оперирует не самим текстом, а его смыслом. Разновидностью интерпретирования рефератов могут служить авторефераты диссертаций, многочисленные тезисы (материалы докладов, научных совещаний и конференций).

Секретари при осуществлении процесса реферирования могут использовать методику формализованного составления рефератов, назначение которой заключается в снижении субъективности действий человека; в повышении качества подготавливаемых вторичных документов и т.д. (см. приложение № 5). Технология формализованного реферирования включает выполнение следующих операций:

Составление библиографического описания первичного документа;

Анализ текста первичного документа;

Синтез текста;

Редактирование извлеченных из текста первичного документа предложений;

Запись и оформление реферата.

Результатом использования формализованной методики реферирования является составление реферата-экстракта – вторичного документа, полученного путем извлечения из текста первичного документа наиболее важных в смысловом отношении предложений, обладающих формальными текстовыми признаками.

Структура реферата-экстракта включает:

Библиографическое описание;

Текст реферата, состоящий из следующих аспектов содержания первичного документа:

целевая установка;

предлагаемый вариант решения (или объект, предмет рассмотрения)

особенности предлагаемого варианта решения;

назначение или область применения предмета рассмотрения;

место исследования;

экспериментальная проверка;

оборудование или технические средства реализации;

результаты;

выводы;

преимущества предлагаемого варианта решения;

рекомендации.

В реферируемом документе могут отсутствовать какие-либо выше перечисленные аспекты, однако последовательность их изложения сохраняется (см. приложение №5).

Знакомство с методами и способами изложения информации повысит качество составляемых секретарями-референтами рефератов на те или иные документы.

Согласно ГОСТу 7.9-95, реферат включает в себя следующие аспекты содержания исходного документа:

предмет, тему, цель работы;

метод или методологию проведения работы;

результаты работы;

область применения результатов;

выводы;

дополнительную информацию.

В последние годы большой интерес специалистов информационных сфер деятельности к реферированию вызван реализацией этого процесса в автоматизированном режиме. Под автоматическим реферированием понимается свертывание исходного текста (кроме индексирования и описания), которое осуществляется алгоритмически, посредством ЭВМ.

В любую систему автоматического реферирования входит два компонента:

Специальный словарь, называемый списком контрольных слов, который хранится в запоминающем устройстве ЭВМ;

Набор правил для объединения слов из списка в фразы и построения предложений.

В процессе реферирования ЭВМ автоматически «обнаруживает» или «отпускает» определенные слова, фразы и предложения. «Обнаруженный» текст представляет собой экстракт, называемый машинным рефератом. Можно выделить пять операций, необходимых для составления машинного реферата: