Технология ведения секретарской деятельности, методы и способы ее рационализации и автоматизации

Технология ведения секретарской деятельности, методы и способы ее рационализации и автоматизации

ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время в новых социально-экономических условиях роль секретаря резко возросла, его функции кардинально изменились. Термин "секретарь", как об этом уже неоднократно говорилось на страницах специальной печати, понятие сложное и имеет градацию от технического секретаря до секретаря-референта - помощника руководителя и ученого секретаря научных советов. Отсюда разный набор видов работ и разные требования к профессиональной подготовке секретаря. Но во всех случаях работа секретаря требует организации, а так как она связана с документированием, оформлением документов и их обработкой, сегодня повсеместно в работе секретаря используются автоматизированные технологии. Их применение повышает требования к профессиональным знаниям и умениям секретаря. В небольшой фирме секретарь заменяет собой службу делопроизводства крупной организации, то есть один выполняет все функции этой службы. Многогранная и сложная работа секретаря (секретаря-руководителя, секретаря-референта, секретаря-машиниста), должность которого требует сегодня высшего профессионального образования, является объектом нашего исследования.

Сегодня успешность управленческой деятельности во многом зависит от качества и эффективности информационного и документного обслуживания секретаря.

Основная цель секретарской деятельности эффективное организационно-информационное обеспечение деятельности руководителя. Достижение секретарем указанной цели становится возможным на основе реализации ряда функций и вытекающих из их содержания задач.

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствовать работу секретаря по документному и бездокументному обслуживанию за счет внедрения новых технологий. Поэтому изучение деятельности секретаря в современных условиях является весьма актуальным. Все сказанное выше определило актуальность моего дипломного исследования.

Объект исследования - деятельность секретаря (ПИК «Идел-Пресс»).

Предмет исследования - организация и совершенствование секретарской деятельности ПИК «Идел-Пресс».

Цель исследования – изучить технологию ведения секретарской деятельности, методы и способы ее рационализации и автоматизации.

Задачи работы:

-  изучить теорию и методику организации секретарской деятельности;

-  проанализировать историю организации секретарской деятельности;

-  проанализировать профессиональные и личностные качества секретаря;

-  изучить законодательную и нормативную базу деятельности секретаря «Идел-Пресс»;

-  проанализировать основные задачи и направления работы секретаря «Идел-Пресс» по документному обслуживанию;

-  рассмотреть функции секретаря «Идел-Пресс» по бездокуметному обслуживанию;

-  исследовать современные информационные технологии в секретарской деятельности и их использование в работе «Идел-Пресс»;

-  разработать рекомендации по совершенствованию (рационализации) деятельности секретаря.

Для решения поставленных выше задач нами были использованы следующие методы:

- элементы системного анализа (при изучении системы управленческой документации, изучении технологии работы с документами, разработке рекомендации по совершенствованию деятельности секретаря);

- анализ документов (используется при изучении литературы по теме исследования, изучении документации, регламентирующей деятельность секретаря систему управленческой документации, потоков документации);

- опрос (используется для изучения содержания деятельности секретаря);

- наблюдение (для определения содержания деятельности секретаря).

При работе над дипломным проектом был проведен анализ изученности темы. Секретарская деятельность сегодня является объектом изучения многих специалистов. Общие вопросы организации секретарской деятельности (включающая в себя вопросы правового регулирования деятельности секретаря, уровня информационной культуры и т.п.) достаточно подробно рассмотрены Т.В. Кузнецовой, Л.В. Санкиной, М.В. Стенюкова, Ю.М. Демина и мн. др. (см. список литературы).

История секретарской деятельности изучена такими специалистами, как Т.В. Виноградова, А.Ю. Конькова, М.И. Додонова и др.

Вопросы использования новых технологий в секретарской деятельности рассматривались в публикация С.Л. Кузнецова, Г.Ю. Максимович, Л.В. Санкиной, О.Б. Назаренко, и мн. др.

Дипломная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованной литературы, терминологического словаря и приложений.

В первой главе рассматриваются исторические предпосылки возникновения секретарской деятельности, описываются деловые и личные качества секретаря, его должностные обязанности и т.п.

Во второй главе рассматривается деятельность секретаря в области документного и бездокументного обслуживания.

В третьей главе приводится рекомендации по совершенствованию деятельности секретаря в новых условиях.

ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ СЕКРЕТАРСКОЙ ДЕЯТЕЛНЬОСТИ : ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА

1.1 Секретарь, секретарь-референт, помощник руководителя: соотношение понятия. Уровни деятельности секретаря

В любом учреждении, организации, фирме секретарь занимается документированием управленческой деятельности, организацией документальных массивов, частичной подготовкой реферативных и аннотированных списков, необходимых для руководителя (т.е. для потребителя, в лице руководителя или коллектива (иногда)) и организует их использование и т.д. От уровня теоретической и практической подготовки секретарей, зависит качество и эффективность работы управленческого звена предприятия. Поэтому в последние годы возросла роль подготовки и переподготовки секретарских кадров.

Понятие секретарь, согласно Т.В. Кузнецовой, достаточно сложное и имеет много градаций – от секретаря-помощника руководителя, секретаря-референта, ученого секретаря, секретаря структурного подразделения до технического секретаря.

Само понятие «секретарь» сегодня рассматривается во многих учебных и понятийно-терминологических словарях.

Наиболее полным является определение слова «секретарь», приведенное в словаре иностранных слов:

«секретарь (с фр. secretajre) – 1) выбранный или назначенный руководитель общественной организации или государственного учреждения; 2) ранг государственного служащего (напр. дипломата); 3) лицо, ведущее протокол собрания, заседания; 4) работник, ведущий делопроизводство, переписку какого-либо лица, организации, учреждения». Данное понятие наиболее полно раскрывают все грани секретарской деятельности.

Международный профессиональный клуб секретарей (Professional Secretaries International) дал следующее определение современному секретарю: «современный секретарь - это инициативный и здравомыслящий помощник руководителя, обладающий всеми профессиональными навыками, необходимыми для работы в офисе, принимающий решения в пределах своей компетенции и при необходимости берущий управление на себя» .

В словарях слово «секретарь» определяется как «лицо, ведущее деловую переписку отдельного лица или какого-нибудь учреждения, а также ведущее делопроизводством», а в словаре С.И. Ожегова, секретарь – работник, ведающий деловой перепиской, текущими делами отдельного лица или учреждения .

Теперь рассмотрим, как определяется слово «референт» применительно к работнику управленческого аппарата. Референт (от латинского)- производное от слова реферат, определяется как должностное лицо, являющееся докладчиком, консультантом по определенным вопросам. Референт докладывает руководителю определенный материал, предварительно его прореферировав, то есть изучив и кратко изложив. Таким образом, если секретарь руководителя лишь докладывает полученные документы, их систематизируя и подбирая необходимые дополнительные документы, секретарь-референт просматривает периодические издания и Интернет, выбирая информацию, которая может потребоваться руководителю, и сообщает о ней в реферированной форме. На него падает обязанность подбирать материалы к докладу или выступлению руководителя, продумывать и предлагать возможный план выступления руководителя, составлять варианты текстов документов, сообщений и докладов. Отсюда значительно более высокие требования к претенденту на должность секретаря-референта. Безусловно, это всегда специалист, получивший высшее образование. В определенных случаях от него требуется образование, профильное направлению деятельности руководителя. Деятельность секретаря-референта, конечно, не ограничивается только второй частью его должности – референт. Секретарь-референт выполняет и всю другую работу, возлагаемую на секретаря руководителя. Он, прежде всего, его опора, доверенное лицо. Его главная цель - максимально освободить руководителя от подготовительных стадий важных мероприятий, отдельных видов текущей организационной работы, высвободить его время для творческой деятельности, существенно облегчить его управленческую работу.

Таким образом, секретарь-референт должен уметь выполнять все виды работ: от простейших технических до творческих. Секретарь-референт – это высокообразованный, творчески одаренный, высокопрофессиональный помощник руководителя, которому он всегда доверяет и на которого может полностью положиться при выполнении поручений любой сложности. Согласно данному определению секретарь–референт – помощник руководителя.

В вузовской среде также имеется должность ученого секретаря. Требования к квалификации ученого секретаря, предъявляемые «Квалификационным справочникам должностей руководителей, специалистов и других служащих» следующие: «Ученая степень доктора или кандидата наук. Наличие научных трудов. Опты научной и организационной работы не менее пяти лет», и в справочнике эта должность находится в разделе должностей руководящих научных и инженерно-технических работников, общих для научно-исследовательских учреждений, конструкторских, технологических, проектных и изыскательных организацией.

Ясно, что перечисленные обязанности потребовали от секретаря высоких качеств, которые обеспечивали бы идеальные отношения с руководителем, коллегами по работе, посетителями. Речь идет, помимо прочего, и о внешнем виде, особенностях характера, любви к своей, ставшей теперь престижной профессии.

Без преувеличения можно сказать, что секретарь в наше время стал неким связующим, координирующим звеном в аппарате управления подразделения или организации в целом. И теперь под словом «секретарь» подразумевается и помощник руководителя, и руководитель службы документационного обеспечения управления, и референт, обеспечивающий успешное функционирование «команды» руководителя в деловой сфере. Все зависит от масштаба организации и ее структуры.

Как видим, работа секретаря референта разнообразна и многогранна. Круг знаний, умений и навыков, необходимых секретарю с каждым годом расширяется. Поэтому важным условием изучения секретарской деятельности является изучение уровней его деятельности.

Особым спросом на рынке труда профессия секретаря-референта стала пользоваться в условиях становления разнообразных форм малого и среднего бизнеса.

В нашей стране, к сожалению, не разработан нормативный документ, который помог бы каждому секретарю оценить свой уровень в соответствии с требованиями к профессиональным и личным качествам, обязанностям, правам и ответственности на определенном уровне квалификации. Подобный документ мог бы регламентировать секретарские должности от низшей к высшей и содействовать профессиональному росту секретарей. Такой документ позволил бы и руководителю более эффективно использовать возможности и опыт секретаря, способствовал бы более детальному обсуждению круга конкретных обязанностей секретаря при устройстве его на работу.

Впервые такой документ, который называется «Ступени карьеры и повышение квалификации секретаря», был разработан скандинавской группой Европейской ассоциации профессиональных секретарей (EAPS). Там прослеживаются уровни профессионального роста секретарей. В последней редакции этого документа рассматривается путь секретаря как восхождение по служебной лестнице от уровня А к уровню Д. Уровень А был отменен в ходе последнего редактирования из-за того, что внедрение современной компьютерной техники исключило существование секретаря этого низового уровня.

По мнению М.В. Стенюкова, нетрудно заметить аналогию профессиональных уровней, представленных в этом документе EAPS, тем должностным ступеням, которые прослеживаются в российской практике секретарей: секретарь-машинистка, секретарь, секретарь-референт, референт, руководитель секретариата или офис-менеджер. Согласно названному нормативному документу, в работе секретарей выделяются следующие ступени профессионального роста:

Уровень А примерно соответствует уровню секретаря-машинистки в России.

Уровень В (соответствует уровню секретаря в России)

Описание работы:

- печатать (на родном и английском языках) рукописи или под диктовку;

- редактирование документов;

- хранение документов;

- обслуживание командировок и совещаний;

- телекоммуникации, включая рассылку меморандумов;

- самостоятельная работа (т.е. написание черновиков несложных писем и меморандумов, работа по содержанию офиса, проверка счетов и решение проблем, связанных с командировками).

Уровень ответственности:

- за свою собственную работу;

- за составление документов;

- обязан знать структуру компании и направления ее деятельности.

Образование и стаж работы:

- три года изучения бизнеса и делопроизводства;

- обучение секретарскому делу или несколько лет стажа работы в области делопроизводства;

- дополнительное изучение иностранного языка.

Личные качества:

- рациональность и организованность;

- способность выбирать приоритеты;

- стремление к сотрудничеству;

- инициативность;

- аккуратность;

- склонность к работе в области сервиса.

Уровень С (соответствует уровню секретаря-референта в России).

Уровень С базируется на уровне В плюс дополнительное образование и стаж работы на уровне В.