Современные технические средства в делопроизводстве

– сеть, резко повышает возможность несанкционированного доступа к информации, информационная защита требует проведения комплекса организационных и технических мероприятий.

Абонент (узел, хост, станция) – устройство подключенное к сети. Чаще всего абонентом является персональный компьютер (ПК). Так же может сетевой принтер или любое другое периферийное устройство.

Сервер – абонент, который  предоставляет свои ресурсы другим абонентам, но сам не использует их. Таким образом, он обслуживает сеть.

Клиент – абонент сети, который  только использует сетевые ресурсы, но сам не предоставляет их.

Для передачи данных используется также мобильная связь, имеющая  различные стандарты:

– GSM - наиболее распространенный стандарт мобильной связи в мире. Работает на частотах 900 и 1800 МНz. Используется для предоставления голосовых услуг, отправки текстовых сообщений и обмена служебной информацией;

– GPRS - радиоканал пакетной передачи данных - позволяет передавать данные на скорости до 120 Кбит/с;

– EDGE - расширенный канал передачи данных - скорость передачи данных до 473,6 Кбит/с;

– UMTS - формат связи третьего поколения - скорость передачи данных в сети UМТS составляет 14 Мбит/с. Главной особенностью таких сетей является возможность осуществления видеозвонков;

– CDMA - технология множественного доступа с кодовым разделением каналов) - альтернативный GSМ стандарт связи.

Еще один способ передачи данных – факсимильная связь.

Телефакс представляет собой  электромеханическое устройство, состоящее из сканера, модема, принтера, мотора и шестерней. Сканер считывает изображение документа, оцифровывает его и передает информацию в модем. Модем преобразует цифровые сигналы в последовательность модулированных сигналов и обеспечивает их передачу на другой факсимильный аппарат через обычную телефонную линию. Модем принимающего телефакса преобразует данную последовательность обратно в цифровую и передает ее на принтер. Принтер распечатывает изображение на специальной термобумаге в соответствии с полученной информацией.

Интеграция ПК с телефонной сетью и наделение его возможностями телефакса позволяет пользователям получать, обрабатывать и отправлять факсимильные сообщения, не отрываясь от своих компьютеров и это удобно.

Факс-рассылка значительно  упрощает работу персонала при рассылке большого количества разных документов большому числу адресатов.

Модемная связь. Без модема невозможна система электронных коммуникаций. Это устройство позволяет включиться в информационные потоки электронных баз данных, электронной почты и многого другого. Электронное письмо, посланное по электронной почте в любую точку земного шара, дойдет до адресата меньше, чем за час.

Когда компьютер используется для обмена информацией по телефонной сети, необходимо устройство, которое может принять сигнал из телефонной сети и преобразовать его в цифровую информацию. На выходе этого устройства информация подвергается МОдуляции, а на входе ДЕМодуляции, отсюда и название МОДЕМ. Назначение модема заключается в замене сигнала, поступающего из компьютера (0 и 1), электрическим сигналом с частотой, соответствующей рабочему диапазону телефонной линии.

 

Заключение

 

Постоянное развитие средств информационных технологий позволяет внедрять в делопроизводство технологии, не использующие бумагу, информационный обмен осуществляется с помощью электронных телекоммуникационных средств, хранение и обработка информации – с помощью персональных компьютеров и периферийных средств, копирование и тиражирование офисной документации с помощью современного копировального оборудования.

Сейчас, в условиях многократно  возрастающих информационных потоков, невозможно представить работу банковских структур, торговых и посреднических фирм, государственных учреждений и других организаций без современной вычислительной техники и компьютерных сетей. Технические средства заменяют собой огромный штат сотрудников, обработчиков документов, курьеров и значительно повышают производительность труда в делопроизводстве. А ведь иногда и каждая минута задержки в пересылке важных информационных сообщений может вылиться в весьма ощутимые денежные потери и имидживые крахи.

В этой работе я рассмотрел современные технические средства, используемые при создании и обработке документа, изучил способы документирования информации, классифицировал типы и виды документов, рассмотрел разновидности носителей документов, описал способы тиражирования документов, а так же рассмотрел средства телекоммуникаций.

Таким образом, я изучил используемые современные технические средства обработки документов в делопроизводстве.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список  источников и использованной литературы

 

1 Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

2 Сапков В. В. – Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства: учеб. пособие для образовательных учреждений начального профессионального образования - 4-е изд., стер. - М.: Академия, 2008.

3 Матвеева В.А. – Методические материалы для подготовки к контрольной работе по дисциплине 'Документирование управленческой деятельности ('Делопроизводство и корреспонденция'): ГОУ ВПО, Российская таможенная академия, Каф. информатики и информационных таможенных технологий. - М.: РТА, 2005.

4 Галахов В.В. под ред. Корнеев И.К., Кудряев В.А. – Делопроизводство: образцы, документы, организация и технология работы: с учетом нового ГОСТ 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" - 3-е изд. перераб. и доп. - М.: Проспект, 2008.

5 Кузнецов, С.Л. – Делопроизводство на компьютере: компьютерные технологии в делопроизводстве- 3-е изд., перераб. и доп. - М.: Бизнес-школа: Интел-Синтез, 2000.

6 Корнеев И. К., Ксандопуло Г.Н – Технические средства управления: учеб. для вузов - М. : ИНФРА-М, 2010.

7 Кутузов В. И., Масюто О.М. – Организация документационного обеспечения управления на основе новых информационных технологий: учеб. пособие - Оренбург : ГОУ ОГУ, 2008.

8 Паневчик В.В. Делопроизводство: учеб. пособие- 3-е изд. - М.: Вышэйш. шк., 2004. На обложке: Документационное обеспечение управления.