Современные технические средства в делопроизводстве

МИНОБРНАУКИ РОССИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ

«ОРЕНБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

 

Факультет вечернего и заочного обучения

 

Кафедра ___________________________________________________

 

 

 

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

 

по дисциплине «Документирование  управленческой деятельности»

 

Тема Современные технические средства управления в делопроизводстве

 

 

 

 

 

 

 

                                                     Руководитель работы

                                                                    ______________Воржева Н.В.

                                                                    «         »                            2012г.

 

                                      Исполнитель

                                                         студент группы з09ЭУП

                                                               _____________Аминев Р.А.

                                                                   «         »                            2012г.

 

 

 

 

 

Оренбург 2012

Содержание

 

 

Введение..................................................................................................................	3
1 Классификация технических средств………………………………………...	4
2 Способы документирования……….…………………..…………………..…	4
3 Типы и виды документов…………..……………………….......................... 4 Разновидности носителей документов………………………………………	5 7
5 Современные технические средства, используемые в делопроизводстве… 6 Способы и средства тиражирования и обработки документов………………………………………………………………………	9   10
7 Средства телекоммуникации..........................................................................	12
Заключение.......................................................................................................	14
Список источников и использованной литературы………………………….	15

 

Введение

 

Управление организацией, как технология, представляет собой процесс получения, обработки и передачи информации. Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации этой информации, т. е. в создании документов. Практически каждое управленческое действие находит отражение в соответствующем документе.

С каждым днем происходит лавинообразный рост количества информации. Это относится и к информации, возникающей в сфере управления и зафиксированной в документах. Осуществление документационных процессов связано с созданием, обработкой, хранением, передачей и использованием огромных массивов документов.

Деятельность любой организации  зависит от способности эффективно использовать информацию. Прежде чем предпринять какое-либо управленческое действие или решение необходимо собрать, переработать и проанализировать необходимую для этого информацию, как правило, зафиксированную в документах. В условиях использования традиционной технологии обработка возрастающих объемов документов становится все более трудоемкой. Вместе с тем в условиях становления рыночных отношений и обостряющейся конкуренции ценность оперативной и достоверной информации для принятия оптимальных управленческих решений постоянно возрастает.

По мере роста количества деловых документов, расширения и усложнения деятельности организации, процессы, связанные с управлением документооборота, грозят окончательно выйти из-под контроля, что заставляет использовать современные технические средства и информационные технологии.

В большей степени для использования  новых технических средств и  технологий приспособлены делопроизводственные процессы, т. к. для создания и обработки  документов используются стандартные операции. Для документирования определенных управленческих действий используются стандартные документы. Стандартна структура формуляра и текста управленческих документов. Значительная часть управленческих операций носит формально-логический характер, т. е. легко поддается расчленению на более простые операции.

В настоящее время есть необходимость использования современной техники и технологии в управленческих процессах, а также объективные предпосылки для их реализации.

Актуальность темы связана с тем, что с развитием информационного общества во все сферы деятельности человека, в том числе и делопроизводство внедряются все более новые технологии. С каждым годом документооборот в организациях увеличивается и необходимы технические средства для упрощения обработки, хранения, составления документации, в свою очередь слабое применение средств оргтехники приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого и технического персонала.

Цель работы: изучить используемые современные технические средства обработки документов в делопроизводстве.

Для достижения цели были поставлены следующие задачи:

- классифицировать технические  средства в делопроизводстве;

- изучить способы документирования  информации;

- классифицировать типы и виды документов;

- рассмотреть разновидности носителей  документов;

- рассмотреть технические средства, используемые в делопроизводстве;

- описать способы изменения,  тиражирования и физической обработки  документов;

- рассмотреть средства телекоммуникаций.

 

1 Классификация  технических средств

 

Технические средства, используемые в управлении и делопроизводстве, называют оргтехникой.

В соответствии с назначением  все технические средства в делопроизводстве можно разбить на следующие группы:

– средства для составления документов;

– копировальная и множительная оргтехника;

– средства хранения, поиска и транспортирования документов;

– техника управленческой связи.

 

2 Способы документирования

 

Под способом документирования понимается действие или совокупность действий, которые применяются в процессе записи информации. По мере развития человеческого общества количество этих способов постоянно увеличивалось и становилось все более разнообразным.

Исторически первым способом документирования был начертательный способ и заключался в нанесении языковых знаков и знаков изображений на поверхность материального носителя, обычно при помощи какого либо красящего вещества.

На смену простейшим средствам  пришли перья, первые упоминания о них в VII веку. В 1809 году была запатентована первая ручка.

В 1938 Венгерским журналистом  Йозефом Ласло Биро была изобретена шариковая ручка.  Практически  всем приходится работать с документами и пользоваться ручными пишущими средствами, однако их использование не обеспечивает высокой производительности в процессе документирования.

Среди разнообразия способов документирования можно выделить:

а) Механическая запись – перфорирование, аналоговая и механическая звукозапись, фотохимический способ (фото-документирование), кинодокументирование;

б) Электронный способ документирования. Электронное документирование – оптическая (лазерная) и магнитооптическая запись и воспроизведение информации, голография.

Документирование может  осуществляться не только на естественном языке (текстовое документирование), но и на искусственном языке – информация кодируется. Кодирование происходит с помощью так называемого двоичного кодирования с помощью двух символов – 0 и 1, называемых битами. Таким способом стало осуществляться кодирование букв, цифр, других знаков и символов, а также изображения, звука. Именно двоичное кодирование было заложено в конструкцию компьютеров.

С появлением компьютеров  началось быстрое развитие автоматизации  процессов документирования информации, её передачи, хранения и использования.

К настоящему времени работа с документами осуществляется преимущественно с помощью компьютерной техники. Во второй половине 1990-х годов вошёл в употребление и сам термин “электронный документ”.

 

3 Типы и виды документов

 

Информация, содержащаяся в  документе, имеет определенную специфику, выражающуюся в следующем:

а) документ является носителем  социальной информации, созданной человеком  для использования в обществе;

б) документ предполагает наличие  семантической (смысловой) информации, являющейся результатом интеллектуальной деятельности человека. Наличие содержания - один из отличительных признаков документа;

в) информация передается дискретно, т.е. в виде сообщений. Сообщение, зафиксированное  на каком-либо материальном носителе, становится документом. Для документа  характерна завершенность сообщения. Исключение составляют незаконченные литературные произведения, эскизы, наброски, черновики, характеризующие творческий процесс их создателя (писателя, ученого, художника);

г) как любой объект, имеющий  знаковую природу, сообщение представляет собой закодированный текст. Знаковость - обязательное свойство любого документного сообщения;

Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" определяет понятие документ (документированная  информация), как зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся  на две  группы. Первая — это документы  по общим и административным вопросам. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятий. Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными:

– по месту составления: внутренние и внешние;

– по содержанию: простые и сложные;

– по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные и типовые, созданные для группы однородных предприятий;

– по срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;

– по происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

– по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты;

– по средствам фиксации: письменные, графические, фото и т.д.

Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. Обязательно проходят процедуру утверждения уполномоченным органом – вышестоящей организацией, руководителем организации, коллегиальным органом.

Их относят к бессрочным и действуют до их отмены или утверждения новых. В них могут вноситься изменения. К ним относятся: устав, учредительный договор, положение об организации, положение о структурном подразделении, положение о коллегиальном органе организации, регламент, штатное расписание, должностная инструкция.

Организационно-правовые документы оформляются на стандартном листе бумаги А4 или на общем бланке, при этом обязательными реквизитами являются следующие: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.

Распорядительные  документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение  конкретные юридически властные предписания субъектов управления. С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:

– правовые акты федерального уровня;

– правовые акты, действующие на уровне субъектов РФ;

– правовые акты организаций, учреждений, предприятий.

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации.