Составление номенклатуры дел, формирование дел для их хранения

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

Содержание: 
 

1. Составление номенклатуры дел, формирование дел  для их хранения.
2. Требования к составлению и оформлению актов.
3. Составить акт списания товароматериальных ценностей предприятием бытового обслуживания ООО «Мойдодыр». В документе необходимо указать перечень устаревших материалов и оборудования, которые подлежат реализации; а также ценностей, которые подлежат ремонту. Другие данные в тексте и реквизиты укажите самостоятельно.
 

1. Составление номенклатуры дел, формирование дел для их хранения.

      Важной  функцией делопроизводственной службы является систематизация и хранение документов. Массив исполненной документации – это своеобразная память организации, обращение к которой дает возможность  анализировать работу коллектива, решать спорные вопросы, принимать новые решения.

      Для текущего и длительного хранения документы комплектуются в дела. ГОСТ Р 51141-98 определяет дела как «совокупность  документов или документ, относящийся  к одному вопросу или участку  деятельности, помещенных  в отдельную обложку». На каждой обложке (папке) помещается заголовок-этикетка типа «Приказы директора колледжа за 2003 г.», «Переписка с организациями о поставке комплектующих» и т.п. Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, называется номенклатурой дел.

      Наличие номенклатуры дел в каждой организации, на предприятии обязательно. Она  используется как схема распределения  и группировки исполненных документов в дела, в качестве указателя индексации документов и дел, а также как схема построения справочной картотеки на исполненные документы.

      Ведение дел вне номенклатуры не допускается. В номенклатуру не включаются всевозможные платные издания и другие материалы, не отражающие вопросы основной деятельности организации.

      Различают сводную номенклатуру дел организации  и номенклатуру дел структурных  подразделений. Сводная номенклатура дел состоит из номенклатур дел структурных подразделений.

      В небольших организациях, не имеющих  структурного деления, составляется одна номенклатура. Ее составляет секретарь-референт. Сводную номенклатуру большой организации составляет делопроизводственная служба. Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за документацию структурного подразделения.

      По форме, структуре и реквизитам сводная номенклатура дел организации и номенклатура дел ее структурных подразделений аналогичны. 

Форма сводной  номенклатуры для организации

      НАИМЕНОВАНИЕ  ОРГАНИЗАЦИИ

      НОМЕНКЛАТУРА  ДЕЛ                                                      УТВЕРЖДАЮ

      _________№____________________                                  Наименование должности 

              на ___________год                                                       руководителя организации

      _______________________________                                  Подпись И. О. Фамилия

                           (место составления)                                                 00.00.0000 

Наименование  раздела
Индекс  дела	Заголовок дела (тома, части)	Количество  дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5

 

Наименование  должности

руководителя  службы

ДОУ организации                                            (подпись)                          И. О. Фамилия

00.00.0000

ОДОБРЕНО

Протокол  заседания экспертной

комиссии  организации

от  00.00.0000          № 00 
 

     Примерная последовательность расположения разделов в номенклатуре дел может выглядеть  следующим образом: канцелярия, секретарь-референт, производственно-технический отдел, отдел организации труда и заработной платы, бухгалтерия, отдел кадров, административно-хозяйственный, профсоюзная организация и т.д.

      Номенклатура  дел организации печатается в  нескольких экземплярах. Первый экземпляр (контрольный) хранится в канцелярии (у секретаря-референта), второй – используется в качестве рабочего экземпляра, третий – находится у лица, ответственного за архив в качестве учетного документа, четвертый – государственном архиве, в который передаются документы данной организации.

      После окончания делопроизводственного года сводную номенклатуру дел закрывают. Закрытие номенклатуры оформляют итоговой записью, в которой указывают количество фактически заведенных за год дел по категориям учета и их общее число. О фактическом наличии заведенных за год дел сообщается архиву организации. Сводная номенклатура дел организации пересматривается не реже чем раз в 5 лет. В конце каждого года она уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января нового календарного года.

      ГОСТ  Р 51141-98 определяет понятие формирования дел как группирование исполненных  документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизацию документов в нутрии дела.

      Формирование  дел должно отвечать следующим основным требованиям: оперативности поиска документов; надежности документационного обслуживания управления; сохранности документов.

      Единые  требования к формированию и оформлению дел изложены в ГСДОУ. Согласно ГСДОУ, формирование дел должно осуществляться централизовано по месту регистрации документов. В небольших организациях формирование дел возлагается на секретаря-референта. В крупных организациях эту функцию осуществляет канцелярия.

      Работа  по формированию дел состоит из следующих  операций: распределение и раскладка  исполненных документов в дела; расположение документов внутри дел в определенной последовательности и оформление обложек дел.

      В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии) в  одном экземпляре, оформленные в  соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. В дело не помещают документы, несоответствующие заголовку дела, неправильно оформленные, подлежащие возврату, черновики, незаверенные копии. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю для доработки.

      В дело должны подшиваться документы по одному вопросу, имеющие один срок хранения. Документы постоянного и временного срока хранения следует группировать в отдельные дела.

      В дела группируются документы одного календарного года. Исключение составляют переходящие дела, в которые группируют документы за несколько лет (например, личные дела).

      Каждое  дело должно содержать не более 250 листов (30 – 40 мм толщины). Приложения присоединяются к тем документам, к которым  они относятся. Приложения большого объема следует объединять в отдельные тома.

      Документы внутри дела следует располагать  в хронологической и логической последовательности. Такая систематизация, как правило, в основе своей совпадает  с расположением документов по их датам (подписания, поступления или  исполнения). Переписка, например, систематизируется в такой последовательности: документ-ответ помещается за документом- запросом. Если документ-ответ будет исполнен в следующем году, его прилагают к документу-запросу. Распорядительные документы организации группируются в дела по видам, а внутри вида – в хронологическом порядке, и т.д.

      Методическое руководство и контроль за правильностью формирования дел в структурных подразделениях осуществляют заведующий канцелярией и заведующий архивом. На малых предприятиях эта функция возлагается на секретаря – референта.

      До  передачи исполненных документов в  архив организации, они могут находится в структурных подразделениях на исполнении и в канцелярии (у секретаря - референта) на хранении.

      Документы, находящиеся в процессе исполнения, хранятся у исполнителя в папках с надписью «На подпись», «К докладу», «Срочно» и т.п. На папках должны быть указаны фамилия и инициалы исполнителя. Папки в течении рабочего дня находятся на столе исполнителя, а по окончании работы убираются в ящик стола или шкаф. Текущая работа с документами закрытого характера оговаривается специальной инструкцией.

      Хранение  исполненных документов текущего года осуществляется в специальных папках – регистраторах. Папки типа «скоросшиватель» здесь непригодны, поскольку в них документы располагаются в обратной хронологической последовательности. Пригодны для длительного хранения папки с мягкой системой крепления документов. Это позволяет группировать документы в прямой хронологической последовательности.

      В текущих архивах подразделений, в канцелярии, у секретаря –  референта для размещения укомплектованных в дела документов применяются стеллажи и шкафы, механические картотеки элеваторного типа и т.д. Хранение законченных дел в столах сотрудников запрещается.

      Для удобства поиска необходимого дела и  соответствующего документа рекомендуется  рабочий экземпляр номенклатуры дел прикрепить к стеллажу, к дверце шкафа и т.д.

      Документы, законченные делопроизводством, в  конце года сдаются в архив  организации.

 

2. Требования к составлению и оформлению актов.

      Актом называют документ, составленный несколькими  лицами (комиссией), подтверждающий установленные факты, события или действия. Актами фиксируются результаты ревизий, инвентаризаций, приема-передачи или списания материальных ценностей, прием законченных работ и т.д.

      Акт, как правило, оформляется на чистом листе бумаги формата А4 с сокращенным воспроизведением постоянных реквизитов, флаговым методом, в угловом варианте исполнении. Название документа печатается от левого поля формуляра с двойной разрядкой «А К Т».

   Текст акта состоит из двух частей – вводной и констатирующей. Вводная часть включает изложение основания для составления акта и перечень лиц, присутствующих при актировании. В необходимых случаях в состав реквизитов акта включается реквизит утверждения.  

 

    

НАИМЕНОВАНИЕ  ОРГАНИЗАЦИИ        А К Т                                                                      УТВЕРЖДАЮ       00.00.0000                                      № 00               (при необходимости)                                   место издания                            должность,                                                                                       (подпись) И. О. Фамилия                                                                                       дата       Краткое содержание события или       факта, сформулированное отгла-       гольным существительным в име-       нительном падеже        Основание:      Распорядительный, нормативный документ или устное                                  указание, послужившее основанием  для   составления                                 акта       Составлен комиссией:       Председатель:          Наименование должности  И.  О. Фамилия       Члены комиссии:     Наименование  должности  И. О. Фамилии                                          (располагаются в алфавитном порядке)       Присутствовали:      Наименование  должности  И. О. Фамилии  лиц,                                          присутствующих при составлении  акта, располага-                                          ются в алфавитном порядке       Текст констатирующей части акта. Описание проведенной работы, фиксация установленных фактов; могут содержаться выводы и заключения комиссии и конкретные предложения. Констатирующая часть может быть разделена на пункты, оформлена таблицей. Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных лиц или нормативными документами, регламентирующие составление акта.  Составлен в ____ экземплярах: 1-й  – кому  (куда) 2-й  – кому  (куда) и т.д. Приложение : Наименование приложения, если оно  есть.  Председатель                        (подпись)                  И. О. Фамилия Члены комиссии                   (подпись)                  И. О. Фамилия                                                 (подпись)                  И. О. Фамилия Присутствовали                    (подпись)                  И. О. Фамилия В дело 00-00 (подпись), дата