Состав и порядок оформление кадровых документов

Порядок работы с личными  делами не регламентирован законодателем, в связи, с чем работодатели самостоятельно решают вопросы их формирования и  ведения.

Исключение составляют личные дела государственных служащих.

Личное дело оформляется  после издания приказа о приеме на работу. Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие  процедуру приема на работу, а впоследствии – все основные документы, возникающие  в период трудовой деятельности работника  у данного работодателя.

На основе анализа нормативных  актов по кадровому в состав личного  дела входят следующие документы:

-  внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

-  анкета или личный листок по учету кадров;

-  автобиография или резюме;

-  копии документов об образовании;

-  копии документов об утверждении в должности (в случаях, предусмотренных законодательством);

-  характеристики или рекомендательные письма;

-  заявление о приеме на работу;

-  трудовой договор;

-  дополнение к личному листку по учету кадров;

-  копии приказов о приеме на работу, переводе, увольнении (или выписки из них);

-  справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.

Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле должна содержать  сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и  номерах листов дела, на которых  расположен каждый документ. Листы  личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно.

Внутренняя опись документов личного дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления  описи.

Личный листок по учету  кадров включает в себя биографические сведения о работнике, его образовании, предыдущих местах работы с начала трудовой деятельности, семейном положении  и другое.

Работник сам заполняет  от руки личный листок при поступлении  на работу. При его заполнении используются следующие документы:

-  паспорт;

-  трудовая книжка;

-  военный билет;

- документ об образовании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство, аттестат);

-  документы об имеющихся изобретениях.

«Анкета» - документ аналогичный  «Личному листку по учету кадров», который  иногда применяется при оформлении приема на работу. В отличие от личного  листка, анкета подписывается не только самим лицом, принимаемым на работу, но и специалистом кадровой службы. Иногда работника, принимаемого на работу, просят предоставить и «Резюме».

При формировании личного  дела в него помещают копии документов, подтверждающие социально значимые факты (документы об образовании  – аттестат, диплом, сертификат, свидетельство  о рождении ребенка, свидетельство  о расторжении брака и другое). Необходимо помнить, что помимо копии  документов необходимо удостовериться в наличии оригиналов соответствующих  документов.

Копии документов об утверждении  в должности помещаются в личные дела руководителей (копия протокола  заседания Совета директоров или  учредителей фирмы, копия протокола  общего собрания акционеров).

Если при приеме на работу представлялись характеристики или  рекомендательные письма, работником составлялось заявление о приеме на работу, то они также подшиваются  в личное дело работника.

Трудовые договоры, заключенные  с работником, могут входить в  состав документов личного дела или  формироваться в отдельные дела.

В личное дело могут быть включены такие документы, как списки изобретений, научных трудов и другое.

Дополнение к личному  листку по учету кадров – это  документ вторичный по отношению  к личному листку по учету кадров, он фиксирует только изменения произошедшие в трудовой деятельности и личной жизни работника. В этом документе  содержаться: ФИО работника и  разделы, предназначенные для внесения изменений и дополнений. Как правило, такой документ составляется в виде таблицы. В первом разделе фиксируются сведения о работе, о переводах, изменениях в названии должности, структурного подразделения и так далее со ссылкой на дату и номер приказа по личному составу. Во второй раздел вносятся данные об изменениях в профессиональной и личной жизни работника (например, изменение семейного положения, места постоянной регистрации), в образовании, в повышении квалификации, в знании иностранных языков и тому подобное.

Изменения и дополнения в  персональные данные вносятся на основании  приказов по личному составу и  документов, предоставляемых работниками (свидетельства о заключении брака, диплома и т.д.). Устное заявление работника не является основанием для внесения указанных изменений. Новые документы с внесенными изменениями и дополнениями помещаются в личное дело вместе с ранее подшитыми.

В практике работы кадровых служб организаций принято включать в состав личного дела копии приказов (или выписки из них) о переводах  на другую работу, освобождении от должности, поощрениях, наложении и снятии дисциплинарных взысканий, изменении фамилий и  другие. Однако вся эта информация содержится в «Дополнении к личному  листку по учету кадров». В связи  с этим можно рекомендовать не включать названные документы в  личное дело.

Все документы, относящиеся  к личному делу, по мере поступления  подшиваются в папку. Листы дела нумеруются в процессе формирования дела. При помещении в личное дело нового документа данные о нем  первоначально вносятся в опись  дела, затем листы документа нумеруются и только после этого документ подшивается.

Обложка личного дела, как  и обложки дел постоянного  хранения, составляется и оформляется  по форме установленной ГОСТом «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования».

На обложке личного  дела указываются полностью: наименование организации, заголовок дела, фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже, проставляется индекс дела, порядковый номер дела.

Под этим номером личное дело регистрируется в «Книге (Журнале) учета личных дел», предусматривающей  следующие графы: порядковый номер, фамилия, имя, отчество работника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета.

Личные дела хранятся в  сейфе, металлических шкафах или  специальных помещениях, позволяющих  обеспечить их сохранность, как документы  строгой отчетности, отдельно от трудовых книжек. Ответственность за их хранение возлагается на лиц, ведущих кадровую документацию.

При работе с документами, входящими в состав личных дел, необходимо учитывать, что они относятся  к персональным данным работника, охраняемым в соответствии с действующим  законодательством.

          Приказом работодателя должен быть установлен порядок выдачи, ознакомления с личными делами сотрудников и круг лиц, допускаемых к пользованию личными делами, также можно это сделать в Положении о персональных данных работников. В случае изъятия из личного дела документа в описи дела производится запись с указанием основания для подобного действия (приказ, разрешение руководителя) и нового местонахождения документа. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения», с документа, подлежащего изъятию, снимается копия, которая подшивается на место изъятого документа. Отметка в описи и копия заверяются росписью работника отдела кадров.

Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они  заведены. Работник имеет право знакомиться  только со своим личным делом в  помещении кадровой службы. Факт ознакомления с личным делом также фиксируется  в описи дела.

При работе с личным делом, выданным во временное пользование, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных  записях, вносить в него новые  записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы или  помещать в него новые и разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения. Изменения в личные дела вносятся только лицами, ответственными за их ведение. При возврате дела тщательно проверяется сохранность документов, отсутствие повреждений, включения в дело других документов или подмены документов.

В помещении кадровой службы хранятся личные дела только работающих сотрудников. Личные дела могут располагаться  по порядку номеров или по алфавиту фамилий сотрудников.

После увольнения работника  его личное дело извлекается из папки  и оформляется для передачи на архивное хранение.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

 

 Документирование процессов  управления персоналом занимает  важное место в трудовом законодательстве, которое во многом по-новому  трактует порядок письменного  оформления тех или иных процедур, выполняемых кадровой службой. Анализ вышеизложенной информации позволяет сделать, прежде всего, следующие общие выводы:

- появились новые обязательные для кадровой службы документы (например, документы, закрепляющие порядок защиты персональных данных работников);

-  увеличилось общее количество обрабатываемых в кадровой службе документов (например, при оформлении ежегодного оплачиваемого отпуска);

-  расширился круг документов, которые должны быть доведены до работника под расписку;

-  ряд документов, принимаемых работодателем, требует учета мнения представительного органа работников;

-  наличие соответствующих документов по личному составу необходимо при разрешении трудовых споров.

Для сокращения времени на обработку документов и исключения штрафных санкций по результатам  проверок необходимо иметь четкое представление  о составе кадровых документов, а  также порядке их оформления и  последующего хранения.

Таким образом, кадровая документация, всегда игравшая существенную роль в  жизни каждого трудоспособного  человека в нашей стране, продолжает оставаться актуальной и в условиях развития рыночных отношений, так как  служит документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение  по старости и инвалидности, предоставляется  в суд при трудовых конфликтах, сдается в государственные архивы на длительное хранение.