Состав и порядок оформление кадровых документов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

            В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

 Основная роль принадлежит  кадровому потенциалу на предприятии.  Именно кадры играют главную  роль в производственном процессе, именно от них зависит, насколько  эффективно используются на предприятии  средства производства и насколько  успешно работает предприятие  в целом.

Поэтому остается актуальным правильное оформление  документов кадровых служб, которые имеют свою специфику. В условиях рыночных отношений, с созданием большого числа различных фирм, предприятий, организаций остро встала проблема правильного документирования трудовых правоотношений, организации работы и сохранения кадровой документации.

Организации большое значение должны придавать оформлению, ведению  и сохранению документации по личному  составу. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями организаций (хотя они несут персональную ответственность  за документальный фонд предприятия). В результате чего кадровая документация ведется с грубыми нарушениями  соответствующих требований общегосударственных  законодательных и нормативных  актов.

При работе с документами  необходимо руководствоваться нормативными актами РК, которые предусматривают составление документов по определенным правилам.

Проанализировав Трудовой кодекс РК, можно выделить основные моменты  по оформлению и ведению документации в кадровых службах предприятия.

 

 

 

 

 

 

 

1.  ПОНЯТИЕ И СУЩНОСТЬ УЧЕТА КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

В соответствии с названным  стандартом делопроизводство – это  отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию  работы с официальными документами. Соответственно, кадровое делопроизводство – это более узкое понятие, подразумевающее организацию работы с документами, которые касаются кадровых вопросов. Кадровая документация – совокупность форм (документов), отражающих наличие и движение персонала. Понятие «документ» определяется как зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документированная информация составляет основу управления. Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную  форму и перемещают во времени  и пространстве. Документы и документированная  информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической  силой. Можно сделать вывод о том, что понятия «управление», «делопроизводство», «кадровое делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.

Итак, кадровое делопроизводство – это отрасль деятельности, документирующая  трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии  и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают  документальное оформление.

Движение персонала –  одна из базисных категорий управления персоналом, под которой, как правило, понимают: прием на работу, перевод на другую работу, предоставление отпуска, увольнение. Документальное оформление кадровых процедур – неотъемлемая обязанность любого работодателя независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы.

К сожалению, сегодня не все  руководители уделяют должное внимание и значимость «бумажному управлению». Часто об учете кадров и кадровой документации руководители вспоминают только тогда, когда с проверкой приходят сотрудники контролирующих органов или бывший работник обращается с иском в суд. В таких крайних случаях исправление сложившейся ситуации требует значительных финансовых и временных затрат, которые далеко не всегда являются залогом успеха в суде и вряд ли помогут избежать привлечения работодателя, соответствующих должностных лиц или организации к ответственности.

Именно поэтому так  важно установить правильное ведение  кадровой документации, в том числе  провести оформление трудовых отношений  в соответствии с действующим  трудовым законодательством.

На работодателей –  индивидуальных предпринимателей возлагаются  практически все права и обязанности  работодателей – юридических  лиц (организаций) со всеми вытекающими из этого последствиями. Кадровую документацию теперь придется вести всем работодателям.

Кадровое делопроизводство – для работодателей всегда актуальный вопрос, который требует хороших  знаний трудового законодательства, правил ведения и оформления документов, - недооценивать его нельзя.

О важности кадровой документации свидетельствует, прежде всего, то, что  любой кадровый документ имеет юридическую  и даже коммерческую ценность. С  помощью некоторых кадровых документов, используемых в качестве важных письменных доказательств, работодатель может  доказать свою позицию в суде.

Например, организация для  подтверждения налоговых льгот  по налогу на прибыль и налогу на имущество может представить  следующие кадровые документы: штатное  расписание, расчетные ведомости  по зарплате, приказы по кадрам, копии  трудовых книжек, Табель учета рабочего времени.

Важность кадровой документации подтверждается, прежде всего, тем, что  любой кадровый документ фиксирует  юридически значимые факты, которые  являются основанием совокупности корреспондирующих  друг другу прав и обязанностей работника  и работодателя. Документируя трудовые отношения, подавляющее большинство  кадровых документов содержит информацию, обладающую высокой социальной значимостью. Поэтому отношение к работе с  такими документами должно быть чрезвычайно  серьезным. Поскольку от правильности заполнения кадровых документов зависит  подтверждение определенных юридических  фактов, на основе которых возникают  те или иные права работника.

Особое внимание следует  уделять ведению трудовых книжек, которые являются основным документом для расчета трудового и страхового стажа работника. В случае потери трудовой книжки другие кадровые документы (приказ о приеме и увольнении, трудовой договор, личная карточка, книга учета  движения трудовых книжек, расчетные  и платежные ведомости и др.) могут помочь работнику подтвердить  трудовой стаж документально.

В целом от документирования трудовых отношений может зависеть обеспечение социальных, пенсионных и иных гарантий, предоставленных законодательством Республики Казахстан для работников.

Итак, ведение кадрового  делопроизводства позволяет эффективно решить сразу несколько задач:

- документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретного работодателя;

-  построить стройную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам управления. Это удобной инструмент, с помощью которого можно выстроить и закрепить документально единые принципы корпоративных отношений;

- регламентировать взаимоотношения работника и работодателя. Введение кадровых документов позволяет добиться «баланса интересов» работодателя и работников путем четкой регламентации: чем конкретно должен заниматься каждый работник (например, в должностных инструкциях) и каковы функции работодателя;

-  создать организационно-правовые основы трудовых отношений, как для работников, так и для работодателя. С одной стороны кадровые документы поддерживают интересы работодателя, а с другой – направляют его для недопущения игнорирования требований трудового законодательства. Наличие грамотно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора;

-  разрешить трудовые споры. Очень часто от качества оформления кадровых документов зависит успех позиции работодателя при возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам.

Однако, это далеко не все. Основной смысл кадровой документации – в придании большей прозрачности трудовому процессу. Вся система  кадровой документации устанавливает определенные правила, при соблюдении которых сотрудники чувствуют стабильность, а администрация значительно повышает управляемость персонала. Нельзя не признать, что максимально точная регламентация круга прав и обязанностей отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.

В процессе возникновения  и документального оформления трудовых отношений образуется множество  документов под обобщающим названием  «кадровая документация».

В специальной литературе комплекс кадровых документов систематизируется  по различным признакам.  Например, по целевой принадлежности выделяют две больших группы кадровых документов:

1. Документы по учету  личного состава работников, к  которым относятся приказы о  приеме на работу, переводе на  другую работу, предоставлении отпуска,  увольнении, личная карточка работника  и другие. Основная часть документов  по личному составу вошла в  состав унифицированных форм  первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

2. Вторую группу составляют  документы, связанные с осуществлением  функций по управлению персоналом  и организацией труда (Правила  внутреннего трудового распорядка, Положение о структурном подразделении,  должностные инструкции, Структура  и штатная численность, Штатное  расписание).

Кроме того, разработчики вышеуказанного классификатора применяют и другой принцип систематизации кадровой документации, а именно по типичным кадровым процедурам различают следующие виды кадровых документов:

1.  Документация по приему на работу:

-  Заявление о приеме на работу;

-  Контракт о назначении на должность;

-  Приказ о приеме на работу;

- Протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу.

2.  Документация по переводу на другую работу:

-  Заявление о переводе на другую работу;

-  Представление о переводе на другую работу;

-  Приказ о переводе на другую работу.

3.  Документация по увольнению с работы:

-  Заявление об увольнении;

-  Приказ об увольнении;

-  Протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении.

4. Документация по оформлению  отпусков:

-  График отпусков;

-  Заявление о предоставлении отпуска;

-  Приказ о предоставлении отпуска.

5. Документация по оформлению  поощрений:

-  Представление о поощрении;

-  Приказ о поощрении;

-  Протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении.

6. Документация по оформлению  дисциплинарных взысканий:

-  Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;

-  Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины;

- Приказ о наложении дисциплинарного взыскания;

-  Протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания.

В реальности состав кадровых документов может быть значительно  шире или может быть приспособлен к специфике труда у конкретного  работодателя.

Типовые формы некоторых  документов и в целом порядок  ведения кадрового делопроизводства определяется работодателем самостоятельно в рамках локального нормотворчества  с учетом требований действующего законодательства, масштабов и специфики организации  труда.

Для регламентации документооборота в целом работодателю можно рекомендовать  принять локальный нормативный  акт – например, Положение о  документообороте или Инструкцию по делопроизводству, регулирующую перечень основных документов с распределением ответственности за их ведение, учет, хранение, а также порядок и  сроки движения документов (как внутренних, так и внешних).

При этом необходимо отметить, что создание и ведение кадровой документации – это не право, а  одна из обязанностей работодателя, которая  регламентирована нормативно-правовыми  актами.

Кроме того, документирование трудовых отношений занимает важное место в трудовом законодательстве.

Трудовой кодекс устанавливает  необходимость документирования трудовых правоотношений:

-  трудовой договор должен быть заключен в письменной форме;

- прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, с которым работник знакомится под роспись;

-  на всех работников ведутся трудовые книжки;

-  по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое);

- обязательное издание приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания;

- прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя.

Сюда же можно отнести  унифицированные формы первичной  учетной документации по учету труда  и его оплаты.

Исходя из вышеприведенных  положений, весь комплекс кадровых документов можно разделить на два вида:

1.  Обязательные кадровые документы, наличие которых прямо предусмотрено Трудовым Кодексом РК для всех работодателей (юридических лиц и индивидуальных предпринимателей).

К этому виду кадровых документов относятся локальные нормативные  акты, и потому обязательные для  каждого работодателя и документы, создаваемые в процессе возникновения  и документального оформления трудовых отношений в соответствии с требованиями Трудовго Кодекса. Первые связаны с организационно-нормативным регулированием трудовых отношений и установлением режима и условий труда у конкретного работодателя, вторые служат учету личного состава работников.

2.  Факультативные кадровые документы, которые работодатель может принимать в рамках локального нормотворчества, их перечень, порядок ведения работодатель определяет самостоятельно.