Складання та оформлення окремих видів текстового матеріалу

МІНІСТЕРСТВО  ОСВІТИ І НАУКИ  УКРАЇНИ

ДЕРЖАВНИЙ ВИЩИЙ НАВЧАЛЬНИЙ ЗАКЛАД

“КИЇВСЬКИЙ  НАЦІОНАЛЬНИЙ ЕКОНОМІЧНИЙ  УНІВЕРСИТЕТ

ІМЕНІ ВАДИМА ГЕТЬМАНА” 

Кафедра  інформатики 
 

Реферат

з дисципліни: «Діловодство з використання комп’ютерної техніки» 

Тема: «Складання та оформлення окремих видів текстового матеріалу» 
 

 
Виконав: студент  
Байраківський А. Л. 
І групи, ІІ курсу, спеціальності 6509/1 
 
Перевірив: викладач 
Лупандин Олексій Ігорович 
 

Київ 2010

Зміст

1. Заява

2. Посадова інструкція

3. Договір

4. Протокол

Список використаної літератури 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Заява – це письмове офіційне повідомлення, твердження або прохання.

Заява — це документ, у якому приватна чи посадова особа звертається з проханням тобто пропозицією на адресу установи чи посадової особи. 

     Заява може бути:

     — простою (викладається тільки прохання);

     — мотивованою (вказується мотивація  прохання);

     — складною (заява містить додатки).

     Особиста  заява пишеться, як правило, від руки і в одному примірнику; службова заява пишеться з використанням  технічних засобів і має відповідні реквізити (назва та адреса організації, вихідний номер тощо), може адресуватися кільком посадовим особам чи організаціям.

     Внутрішні заяви мають такі реквізити:

     1. Адресат. З великої літери в  давальному відмінку вказується, кому адресована заява: посада, назва підрозділу, установи, звання, прізвище, ініціали посадової особи, якій адресовано заяву. При цьому слід уникати однакових закінчень у назві посади й прізвищі:

     Директорові…  Морозову Т. /.;

     Ректору(ові) …Борнагу Л. П.;

     завідувачу(-еві) … Сліпцю Л. Г.

     Спочатку  вказується прізвище адресата, потім  ініціали, наприклад: Михайленку Р. Т.

     2. Адресант. З малої літери в  родовому відмінку вказується, від  кого подається заява: посада, звання, назва підрозділу, установи, прізвище, ім’я, по батькові (повністю). При цьому прийменник від не вживається.

     3. Назва документа (як правило,  з малої літери).

     4. Текст (з абзацу, з великої літери).

     5. Додаток (підстава) у складній  заяві: перелік документів, які  додаються до заяви. За необхідністю  вказується кількість сторінок кожного з документів.

     6. Дата.

     7. Підпис адресанта (якщо підпис  розшифровується, то спочатку  слід писати ініціали, потім —  прізвище). 

Зміст і розміщення реквізитів зовнішніх  заяв і заяв, які пишуться в спеціалізованому діловодстві, відрізняються від вищенаведених. Так, зокрема, у зовнішніх особистих заявах необхідно вказувати, як правило, домашню адресу чи дані документа (паспорта, посвідчення тощо). У зовнішніх службових заявах необхідно вказувати, зокрема, посаду, підрозділ і повну назву установи заявника. В усіх зовнішніх заявах слід використовувати тільки загальновживані абревіатури й скорочення.

     У спеціалізованому діловодстві реквізити  заяв передбачають подання у відповідній  формі специфічної інформації. У  заяві-зобов’язанні необхідно, наприклад, зазначити термін і спосіб повернення позики, дані про заробітну плату. У позовній заяві необхідно детально викласти конкретні факти з указанням прізвищ, посад, подій тощо, додати оригінали чи копії документів з інших установ (квитанції, довідки, висновки експертизи тощо). 

     Заява про переведення на іншу посаду має  деякі відмінності. В реквізиті  «Адресат» співробітник спочатку зазначає у родовому відмінку свою посаду, потім  прізвище та ініціали. В тексті вказують причину переведення.

     Зразок заяви – (Додаток 1) 
 
 

     2. Посадова інструкція – документ, що визначає організаційно-правове становище працівника в структурному підрозділі, що забезпечує умови для його ефективної праці. Посадова інструкція - це обов’язковий кадровий документ.

     Посадові  інструкції складаються з розділів: "Загальні положення", "Завдання та обов'язки", "Права", "Відповідальність", "Повинен знати", "Кваліфікаційні вимоги" та "Взаємовідносини (зв'язки) за професією, посадою". У робочих інструкціях розділи "Загальні положення", "Взаємовідносини (зв'язки) за професією" можуть бути відсутні.

     1. У розділі "Загальні положення"  наводяться дані про сутність, особливості і мету робіт, порядок  укладення та припинення трудового  договору, класифікаційні критерії, визначальні ознаки спеціальності й спеціалізації, додаткові відомості про посаду, професію або роботи працівника тощо.

     2. Розділ "Завдання та обов'язки" розкриває зміст робіт, які  має виконувати працівник. У  робочій інструкції цей розділ  повинен містити характеристики  робочого місця.

     3. У розділі "Права" визначаються  і наводяться делеговані працівникові  правові засоби, за допомогою  яких забезпечується виконання  покладених на нього завдань  та обов'язків.

     4. Розділ "Відповідальність" містить  показники особистої відповідальності  за виконання робіт, а також переліки результатів, яких необхідно досягти працівникові в процесі професійної діяльності за вказаною посадою, професією або роботою.

     5. У розділі "Повинен знати"  подаються додаткові порівняно  з кваліфікацій-ною характеристикою  вимоги до знань, умінь, майстерності працівника, викликані реальними умовами виробництва, особливостями устаткування, матеріалів, інструментів, що використовуються для виконання робіт.

     6. Розділ "Кваліфікаційні вимоги" містить норми, які стосуються  рівнів освіти, кваліфікації, досвіду, спеціалізації, достатніх для повного і якісного виконання робіт за посадою або на робочому місці.

     7. Розділ "Взаємовідносини (зв'язки) за професією, посадою" розкриває  взаємовідносини та зв'язки з  іншими працівниками в підрозділі  і за його межами, умови заміщення в разі відсутності тощо.

     У зв'язку із тим, що окремі кваліфікаційні характеристики працівників містять  тільки основні або типові завдання та обов'язки, роботодавець може доповнювати  посадові (робочі) інструкції роботами, які входять до складу статутів, регламентів, технологічних карт, інструкцій та інших нормативних документів, установлених адміністрацією за погодженням з профспілковим або іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом. 

     Зразок  Посадової інструкції – (Додаток 2)

     3. Договір – це документ, в якому зафіксовано угоду між сторонами про взаємодію й належним чином оформлено.

     Сторонами договору можуть бути фізичні особи, працівники підприємств, організацій, установи, фірми.

     Договір – це юридичний документ, тому, формуючи його умови, необхідно уникати двозначності, нечіткості.

     Крім  договорів з господарської діяльності є ще трудові договори.

     Існують різні види договорів з господарської  діяльності:

     - про постачання;

     - про закупівлю;

     - про оренду виробничих та службових приміщень;

     - про розрахунково-касове обслуговування;

     - про купівлю-продаж;

     - про спільну діяльність;

     - про одержання позики;

     - про оренду житлового приміщення;

     - про майнову відповідальність  та інші.

     Найпоширенішими договорами між підприємствами, організаціями. Установами, фірмами є договори про постачання, оренду, спільну діяльність, підряд.

     Договори  з господарської діяльності оформляють на загальних трафаретних (не часто) бланках або на чистих аркушах  паперу формату А4.

     Якщо  договір складено на кількох аркушах, то їх нумерують, і кількість аркушів  зазначають у тексті документа.

     Основні реквізити:

     10 – назва виду документа (договір);

     11 – дата (проставляють дату підписання  документу);

     12 – індекс;

     14 – місце складення чи видання;

     19 – заголовок до тексту (про  що договір);

     21 – текст (Текст договору поділяють  на дві частини:

     Вступну, де зазначають назви сторін, між  якими укладається договір, посада, прізвище, імена, по батькові осіб, які  підписують договір; у разі потреби  наводять посилання на документи, що засвідчують уповноваження особи, котра підписує договір.

     Основну, в якій є пункти:

     “Предмет  договору”, “Обов’язки сторін”, “Порядок розрахунків”, “Відповідальність  сторін”, “Порядок розірвання договору”, “Форс-мажор”, “Загальна сума договору”, “Термін дії договору”, “Інші умови договору”.

     22 – позначка про наявність додатка  (в разі потреби);

     26 – відбиток печатки (проставляють  відбитки гербових або круглих,  що прирівнюються до гербових) печаток усіх сторін, що підписали  даний договір.

     Нижче від реквізиту 22 оформляють пункт  “Юридичні адреси та підписи сторін”.

     У деяких договорах (наприклад, про оренду житлового приміщення, про матеріальну  відповідальність) розділів може не бути, а лише зазначаються пункти.

     Дуже  часто в договорах такі слова, як “Постачальник”, “Покупець”, “Продавець”, “Власник”, “Завод”, “Товариство”, “Фірма”, “Банк”, “Клієнт” пишуться з великої літери, оскільки вони набувають значення власного імені. 

Зразок  Договору – (Додаток 3) 
 

     4. Протокол – документ колегіальних органів, у якому фіксують місце, час і мету проведення зборів, конференцій, засідань, нарад тощо, склад присутніх, зміст доповідей, виступів, що заслухані, та ухвали з обговорених питань.

     За  обсягом фіксованих даних протоколи  можуть бути стислими, повними та стенографічними.

     Комерційні  підприємства складають протоколи  засідань Ради директорів (засновників), протоколи загальних зборів акціонерів  тощо.

     Протокол  веде секретар, конспектуючи, стенографуючи  або записуючи на диктофон виступи  учасників засідання.

     Протоколи  бувають трьох видів:

     -  короткі – записують питання,  які обговорюють (порядок денний), прізвища доповідачів і виступаючих  в обговоренні, а також прийняті  рішення; 

     - повні – містять, крім порядку  денного й прийнятих рішень, короткий запис виступів;

     - стенографічні – весь хід засідання  записують дослівно.

     У тих випадках, коли текст доповіді додають, виступ не записують, а після  прізвища доповідача вказують: «Текст доповіді додається».