Система министерского делопроизводства XIX - начала XX вв.

Общегосударственные нормы  в делопроизводственной сфере, заложенные в «Общем учреждении министерств», в конце XIX в. стали нуждаться в  корректировке и развитии. Отдельные  ведомства пытались самостоятельно упростить делопроизводственный процесс. Например, в канцелярии попечителя Московского учебного округа внедряются элементы механизированной обработки  документов: пометки на них (о получении, регистрации, направлении на исполнение, об исполнении и др.) наносились с  помощью механических нумераторов  или штампов.

Наиболее четко направления  рационализации делопроизводства сформулированы в «Положении о письмоводстве  и делопроизводстве в военном  ведомстве», изданном в 1911 г.

На протяжении XIX в. издавались сборники образцов документов, называемые «письмовниками», с целью помочь чиновникам и частным лицам составить  документ в соответствии с существующими  правилами.*

В XIX в. начинается процесс  формирования теории делопроизводства. Он связан с именами      М.М. Сперанского, Ф. Русанова, Н.В. Варадинова, К. Зосимского, В. Вельбрехта.*

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Делопроизводство  в учреждениях России XVIII в. (коллежское делопроизводство)

 

В результате активной преобразовательной деятельности Петра I в начале XVIII в. в России были осуществлены административные реформы. Высшим светским учреждением стал Сенат, церковным — Синод. Центральные учреждения — приказы заменены коллегиями, преобразованы местные учреждения и созданы бурмистерские избы, городовые магистраты, ратуши, губернские и провинциальные канцелярии.

Система делопроизводства, сложившаяся в учреждениях XVIII в., получила название коллежской. Главное отличие коллежского делопроизводства от приказного заключалось в том, что его организация регламентировалась законодательством. Основным законодательным актом стал «Генеральный регламент»*, утвержденный 28 февраля 1720 г. Петром I.** Он определил структуру коллегий, штатный состав, должностные обязанности чиновников, правила внутреннего распорядка и поведение чиновников, убранство «камор» - присутственных мест, организацию работы с документами: правила регистрации, контроль за исполнением документов, порядок их составления, удостоверения, хранения.

Существенное влияние  на организацию делопроизводства в  учреждениях XVIII в. оказал коллегиальный  принцип принятия решений, узаконенный  Генеральным регламентом. Организация  делопроизводства коллегий возлагалась  на канцелярию. Здесь готовились дела для слушания на  заседании присутствия, оформлялись в соответствии с  правилами принятые решения, регист­рировались входящие и исходящие документы, осуществлялся контроль за их исполнением, хранились документы, по которым были приняты решения, и копии отосланных документов, а также печать коллегии.

Главным в канцелярии был  секретарь. Он руководил действиями всех чиновников, входивших в ее штат: канцеляристов, регистраторов, копиистов, актариуса, переводчика, толмачей, вахмистра (сторожа коллегии). В его обязанности входила подготовка дел к слушанию в присутствии, причем важные дела он готовил сам, иные распределял между канцеляристами и следил за их подготовкой, лично докладывал подготовленные дела на заседании присутствия. Ход заседания присутствия фиксировал нотариус в протоколе. По принятым и записанным в протоколе решениям коллегии секретарь готовил проекты документов или поручал их исполнение канцеляристам.

Генеральный регламент узаконил необходимость регистрации документов и регламентировал технологию ее ведения. Основная цель регистрации  была определена как охрана документов. Одновременно регистрационные журналы  служили для справочной работы и  для контроля за исполнением документов. Журналов было несколько: повседневная записка, росписи «вершенных и невершенных дел», регистратура, состоящая из четырех книг — А, В, С, D.

Генеральный регламент установил  сроки исполнения документов. Указы  следовало исполнять в течение  одной недели, «ежели скорее нельзя». Если требовались какие-либо справочные материалы из губернии, на их доставку отводился месяц и время, необходимое на дорогу. При необходимости каких-либо уточнений разрешалось увеличить срок еще на две недели. Коллегия после получения необходимых сведений должна была принять решение и оформить его в течение недели, иначе существовала угроза «наказанием смертным или ссылкою на галеры и лишению всего имения по силе дела или вины».

Генеральный регламент ввел понятие «архив». Все оконченные дела на протяжении трех лет находились в канцелярии или конторе, а затем  под расписку сдавались в архив  коллегии архивариусу. Помимо этого  предписывалось создать архивы при  Коллегии иностранных дел и при  Ревизион-коллегии. В первом хранились «особые уставы, регламенты и все документы», необходимые для всех коллегий, во втором — финансовые документы коллегий.

Помимо присутствия и  канцелярии в коллегиях для ведения  «счетных дел» были созданы конторы  под руководством камерира, в подчинении у которого находились каморшрейберы. Здесь велось делопроизводство по финансовой деятельности коллегий.

После проведения губернской реформы в 1775 г., когда были ликвидированы  коллегии (за исключением Военной, Морской  и Иностранных дел), а их функции  переданы местным учреждениям (губернским правлениям, казенным и судебным палатам, нижним земским судам, уездным казначействам), сохранился коллегиальный принцип  принятия управленческих решений. Поэтому  во вновь созданных учреждениях  в основном сохранились структура  коллегий, состав чиновников, их должностные  обязанности, организация работы с  документами. Все решения принимались  в общем присутствии, а технологический  процесс обработки документов осуществлялся  в канцелярии*.

Реформаторская деятельность в административной сфере оказала  большое влияние на состав официальных  документов и их формуляр. Возникло много новых видов документов. Их определения даны в Генеральном  регламенте. Для наименований документов этого периода характерна западноевропейская терминология.

Виды документов, служившие  для обмена информацией между  учреждениями, определялись их соподчиненностью.

Особенно четко порядок  «для сообщения властей и мест»  установил закон 1775 г. От вышестоящих  учреждений подчиненным направлялись указы, подчиненные учреждения направляли в вышестоящие инстанции рапорты  и доношения, равные инстанции посылали друг другу предложения и сообщения.

В XVIII в. появляется новый вид документа — протокол. Его назначение, правила составления и оформления подробно изложены в специальной статье Генерального регламента.

Частные лица продолжали обращаться в государственные учреждения в  форме челобитных, которые стали  называть прошения челобитчиковы. В последней четверти XVIII в. за этим видом документа прочно закрепилось наименование прошение*.

В XVIII в. активно развиваются  другие системы документации. Для «сношений» между военными характерны рескрипты, реляции, рапорты, донесения, приказы, ордера, предписания; для учета численного состава армии составлялись штаты, табеля, списки, ведомости; ход военных действий отражался в дислокациях, диспозициях, предположениях и др. Договорные отношения с иностранными государствами фиксировались в трактатах, договорах, конвенциях, протоколах; для «сношений» с иностранными государствами пользовались нотами, меморандумами, письмами; дипломаты отправляли на родину реляции, письма, депеши. Судебная документация включила допросы, клятвенные обещания, показания; результат судебного разбирательства излагался в приговорах, определениях, выписках из журналов. Бухгалтерский учет отражался в балансе — особой таблице, показывающей состояние хозяйственной деятельности на определенную дату; главной книге для систематизации всех хозяйственных операций. В этот период в России начинают применять термины «баланс», «дебет», «кредит», «бухгалтер». Статистический учет вели в по-\ душных переписях, названных ревизиями. Результат ревизий фиксировался в «ревизских сказках», на основании которых составлялись губернские сводки. В XVIII в. активно складывается система документации по личному составу: введены формулярные (послужные) списки чиновников — документ, дающий полное представление о чиновнике, находившемся на государственной службе (его семейное положение, занимаемые должности до выхода в отставку или на пенсию).

Формуляр документа в XVIII в. также претерпел значительные изменения.

Трудности использования  столбцов в справочных целях, сложности, возникавшие при их хранении, привели  к отмене столбцов. Указ Петра I 1700 г. предписал заменить их тетрадями: «Всякие  нашего великого государя и челобитчиковы дела писать в лист и в тетради дестевые, а не в столбцы».*

Введение листовой формы  документа изменило его формуляр. Реквизиты выделились из текста и  заняли определенные места на листе  бумаги. Появились новые реквизиты  — регистрационные номера: входящий и исходящий. Иногда стали обозначать наименование вида документа: рапорт, доношение, сообщение и т.д. Из текста выделились реквизиты: адресат, автор, вид документа, подпись, дата составления (подписания), получения документа, скрепы, регистрационные номера (исходящий и входящий).

Документ начинали с обозначения  адресата, который начинался с  предлога «в» и писался вдоль  верхнего поля листа: «В Правительствующий  Сенат», «В Государственную Берг-коллегию». Автор указывался под адресатом  и в большинстве случаев начинался  предлогом «из»: «Из Тульского  уездного суда». Далее, писали наименование вида документа и, иногда, его краткое  содержание: «рапорт о получении  указа».

Подпись включала наименование должности, имя и фамилию, иногда титул и следовала сразу за текстом документа. Скрепы проставлялись  в правом нижнем углу листа и включали, так же как и подпись, наименование должности или чина, имя и фамилию. Обязательной стала скрепа секретаря.

В левом нижнем углу проставляли  дату подписания: «Генваря 21 дня 1753 года».

Исходящий регистрационный  номер писали вдоль поля документа.

При получении документа  в левом верхнем углу проставляли  входящий регистрационный номер  и дату получения: «Получено июля 15 дня 1745 года».

Документы в ряде случаев  скреплялись печатью.