Система электронного документооборота "Кодекс: документооборот"

Клиентская часть:

• Обеспечивает доступ к отчетам через автоматизированные рабочие места соответствующих подразделений;
• Предусматривает доступ через WEB-интерфейс, с возможностью выбора соответствующего отчета и просмотра запрашиваемой информации через Internet Explorer, Microsoft Word или Microsoft Excel.
• “Кодекс: Агент обмена”

Обмен может осуществляться как между одинаковыми подсистемами, находящимися в разных подразделениях одной организации, так и между  разными подсистемами внутри одного подразделения.

При обмене документами в  рамках одной локальной сети рекомендуется  использовать одну базу данных обмена, к которой подключаются все базы данных подсистем СЭДД. Обмен происходит при задании исполнителя (рассмотрителя), который участвует в обмене. Информация о документе поступает в базу данных обмена с указанием даты отправки, подсистемы, в которую направляется документ, адресата и необходимых  служебных данных. При получении  документа адресатом в базу обмена записывается информация о дате получения  этого документа.

При обмене документами с  использованием Агента обмена (по электронной  почте) информация о документе также  поступает в базу данных обмена. Агент обмена формирует файл формата HTML и отсылает его по электронной  почте в адрес, указанный в  Адресной книге отправителя. При  получении сообщения, Агент обмена получателя формирует квитанцию  о получении информации и отправляет ее в адрес отправителя. После  получения квитанции Агент обмена отправителя перемещает информацию об отправленном документе в базу данных Архива.

Возможность обмениваться информацией  позволяет быстрее передавать поручения  исполнителям и лучше контролировать сроки исполнения контрольных документов.

• “Кодекс: Модуль электронно-цифровой подписи”

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) - реквизит электронного документа, предназначенный для его утверждения  и защиты от подделки. ЭЦП создается  с помощью криптографического преобразования информации с использованием закрытого  ключа (электронного сертификата). Для  выдачи ключей и обеспечения их достоверности  внутри предприятия должен быть создан удостоверяющий центр.

В состав Консорциума Кодекс входит зарегистрированный на основании  федерального закона об электронно-цифровой подписи (ЭЦП), и успешно функционирующий  Удостоверяющий Центр «Кодекс». Возможности  Удостоверяющего Центра «Кодекс» позволяют  обеспечить в соответствии с законодательством  РФ электронными сертификатами всех участников ведомственного защищенного электронного документооборота ИОГВ.

ЭЦП имеет смысл только в том случае, если на предприятии  действует система электронного документооборота (ЭДО), т.е. документы  регистрируются, рассылаются, согласовываются, изучаются в электронном виде.

На первый взгляд может  показаться, что ЭЦП - лишний атрибут  документа, и все можно отрегулировать правами доступа в ЭДО. Но это  работает только если документ формируется  одним сотрудником, а остальные  его только исполняют или знакомятся. Но как только количество человек, подготавливающих и утверждающих документ, увеличивается, необходимо контролировать, чтобы утверждалась именно последняя версия документа. Используя ЭЦП можно обеспечить неизменность документа после проставления согласительной подписи каждого  участника.

Кроме того, на предприятиях, имеющих удаленные подразделения  и филиалы, где используется электронная  почта для передачи документов, использование  ЭЦП снимает необходимость в  распечатке и сканировании документов.

Использование ЭЦП регламентируется законом №1-ФЗ "Об электронной  цифровой подписи" от 2002г., однако этот закон носит скорее формальный характер. Поэтому ЭЦП пока не находит повсеместного  применения в отношениях между предприятиями, однако, никто не мешает использовать электронные документы с ЭЦП внутри предприятия.

Для обеспечения юридически значимого документооборота в исполнительных органах государственной власти в Систему электронного документооборота "Кодекс: Документооборот" внедрена поддержка ЭЦП на различных стадиях  работы с документами в следующих  приложениях:

Система подготовки документов. На различных этапах работы с документом система позволяет устанавливать ЭЦП на документ:                                                                                 
- Издание документа с последующей передачей в функциональные подсистемы 
-    Согласование документа                                                                 
-    Утверждение документа                   -    Заверение документа

Служебная корреспонденция. В данной подсистеме ЭЦП используется для подписи резолюции документа.

Контроль  исполнения. В подсистеме Контроля исполнения реализовано подписание контрольных карт со стороны Контролера и со стороны Исполнителя. Автоматизирован обмен электронными контрольными картами с ЭЦП и контроль целостности ЭЦП.

 

 

Возможности и особенности  работы системы

С помощью корпоративных сервисов путем настройки обмена информацией  в электронном виде и предоставления доступа к накопленным данным все функциональные подсистемы легко  объединяются в Единую систему электронного документооборота и делопроизводства.

Система может работать как локально (на одном рабочем месте), так и  в корпоративной сети у многих сотен пользователей. Между подсистемами, установленными в разных подразделениях, формируется единая информационная среда, которая не только обеспечивает обмен документами, но и предоставляет  возможность организации единого  хранилища данных и повсеместного  доступа к нему данных по технологии Интернет/Интранет в рамках компетенции  каждого пользователя.

Система «Кодекс: Документооборот» является на сегодняшний день одной из наиболее экономичных. Она не требует со стороны  заказчика ни высоких финансовых затрат, ни затрат на обучение или переучивание персонала, и может быть внедрена в максимально короткие сроки. За умеренную цену Заказчик получает готовые  решения, которые запускаются и  начинают работать с первого дня  внедрения.

О высоком качестве и эффективности  системы «Кодекс: Документооборот» свидетельствуют истории успеха 300 организаций по всей России, которые  используют данную систему в своей  практической деятельности. Среди них - Министерство юстиции и Министерство промышленности и энергетики Российской Федерации, Правительство Ленинградской области, Законодательное собрание Санкт-Петербурга, администрации городов Выборг, Кингисепп, Кировск, Кострома, Ноябрьск, Тосно, Архангельской, Иркутской, Самарской и Саратовской областей, Сибирское отделение Российской Академии наук, университет города Ульяновска.

Свое наиболее полное проявление возможности  системы нашли свое проявление в  проекте Единой системы электронного документооборота и делопроизводства (ЕСЭДД) Администрации Санкт-Петербурга. Успешно начатый и поддерживаемый консорциумом «Кодекс» с 1998 года, данный проект является одним из крупнейших IT-проектов в нашей стране, реализованных  для органов государственной  власти.

 

 

Главные характеристики системы "Кодекс: Документооборот"

• Готовые решения для типовых задач (функций) делопроизводства

Каждая из систем, входящих в состав корпоративной системы, специализирована (буквально "заточена") под реализацию типовых задач обработки документов: регистрация и контроль движения служебной корреспонденции, регистрация и контроль рассмотрения обращений граждан, централизованный контроль распорядительных документов и поручений, согласование проектов правовых актов, подготовка и регистрация документов, создание электронного полнотекстового банка документов, создание электронного архива организации, учет почтовых отправлений, учет кадрового состава организации, контроль выполнения договоров. 
 
Это дает возможность предложить готовые решения автоматизации основных участков делопроизводства для большинства органов государственной власти. 
 
Возможность внедрения готовых решений усилена многовариантностью реализации одних и тех же функций делопроизводства в зависимости от условий внедрения. Существуют, например, функционально одинаковые варианты системы для малых локальных сетей (файл-серверный вариант), и многопользовательских сетей (SQL-вариант), есть варианты внедрения для организаций с небольшим или, наоборот, с большим документооборотом и др.

• Реальность в постановке задач

Система "Кодекс: Документооборот" рассчитана на применение в реальных условиях функционирования бумажного  документооборота. Поэтому первая задача, на которую она рассчитана, состоит  в поддержке и обслуживании бумажного  документооборота. Вторая задача, которую  она позволяет решить, - постепенный  переход от бумажного к электронному документообороту, внедрению технологии применения штрихкодов при регистрации  входящей документации с последующим  потоковым сканированием документов и автоматической привязкой их к  соответствующим регистрационным карточкам, использованию электронной цифровой подписи при работе с электронными документами.

• Гибкость настроек и быстрота получения необходимой информации

- настройка на особенности  работы с документами в конкретной  организации;

- разграничение доступа как к самим электронным документам и информации о них, так и к операциям с этой информацией;

- быстрый и удобный  доступ к информации;

- быстрое формирование  статистических и аналитических  отчетов. 

• Модульность и единое информационное пространство

Каждое подразделение, ведущее  учет документов, может иметь автономную систему делопроизводства (модуль). Каждый модуль содержит функцию обмена документами с любым другим модулем, что дает возможность внедрять корпоративную  систему по частям, связывать головную организацию и территориально удаленные  подразделения, создавая единое информационное пространство.

• Простота освоения и экономичность

Экономичность системы определяется использованием собственных продуктов  и технологий “Кодекс”, ориентацией  на наиболее массовые программно-технические  платформы, прежде всего Microsoft, невысокими затратами на внедрение. Благодаря  простоте в освоении и администрировании  системы низка стоимость обслуживания комплекса. Кроме того, пользователь не должен обладать повышенной компьютерной квалификацией.

 

 

Программно-технические  платформы для внедрения системы "Кодекс: Документооборот"

Системы, входящие в состав "Кодекс: Документооборот", имеют два варианта внедрения в зависимости от компьютерных возможностей Заказчика.

Файл-серверный вариант

Программное обеспечение серверов: Windows NT 4.0 и выше, Novell Netware.

Программное обеспечение рабочих  станций: Windows 95, 98, NT, 2000 и выше, клиентское программное обеспечение "Кодекс".

Клиент - серверный вариант

Программное обеспечение серверов: Windows NT 4.0 и выше, MS SQL server 7.0 и выше, "Кодекс-сервер".

Программное обеспечение рабочих  станций: Windows 95, 98, NT 2000 и выше, клиентское программное обеспечение "Кодекс".

Опыт внедрения

Почти 15 лет Консорциум "Кодекс" успешно работает в сфере создания технологий электронного документооборота и делопроизводства. Еще в 1991 году были разработаны функциональные системы  делопроизводства, которые долгое время  и с успехом использовались в  исполнительных органах власти Санкт-Петербурга. С 1999 года создаются системы электронного документооборота и делопроизводства нового поколения, которые активно  совершенствуются в ходе внедрения  и сопровождения в органах  власти и других организациях. В  настоящее время автоматизированные системы "Кодекс: Документооборот" внедрены в органах государственной  власти девяти субъектов Российской Федерации и муниципальных образованиях 24 городов, двух министерствах Российской Федерации и их территориальных органах, а также в нескольких десятках предприятий и организаций.

Первым крупным проектом автоматизации  делопроизводства в органах государственной  власти субъектов Российской Федерации  стал проект Единой системы электронного документооборота и делопроизводства Санкт-Петербурга (ЕСЭДД), охватывающий все органы исполнительной власти Санкт-Петербурга.

Этот проект выделяется среди проектов внедрения СЭД в органах власти не только по масштабу охвата, но и по степени апробирования современных  технологий электронного делопроизводства. Исполнитель проекта ОАО "Центр  компьютерных разработок" наряду с  автоматизацией традиционных функций  делопроизводства создает и внедряет технологии электронного обмена документами  между системами, формирования хранилищ эталонных электронных текстов  документов, использования в повседневной работе электронной цифровой подписи  и др..

В результате реализации проекта ЕСЭДД:

• все подразделения Администрации Губернатора Санкт-Петербурга и другие органы исполнительной власти Санкт-Петербурга объединены в единое информационное пространство;
• функции делопроизводства комплексно автоматизированы;
• в Администрации Санкт-Петербурга внедрена единая технология учета документов, организации движения документов по рассмотрителям/исполнителям, централизованного контроля за ходом исполнения документов и поручений, централизованного контроля за ходом подготовки и согласования проектов правовых актов, формирования хранилищ электронных документов, технология автоматизации кадрового делопроизводства;
• сделаны конкретные шаги к переходу на работу с электронными документами.