Система электронного документооборота "Кодекс: документооборот"

 

История создания

Система была создана в 1991 году. Система  «Кодекс: Документооборот» начала развиваться  как функциональная система в 1999-2000 годах. До этого момента она была разбита на модули, слабо связанные  между собой. Объединение задач  в единое информационное пространство позволило автоматизировать многие процессы, связанные с документооборотом, и начать развитие на системы в направлении полной замены бумажного документооборота электронным.

Первым крупным проектом автоматизации  делопроизводства в органах государственной  власти субъектов Российской Федерации  стал проект Единой системы электронного документооборота и делопроизводства Санкт-Петербурга (ЕСЭДД), охватывающий все органы исполнительной власти Санкт-Петербурга.

Условно модули системы «Кодекс: Документооборот» подразделяются на два поколения (1-е  и 2-е). Данное разделение используется в основном разработчиком для  внутренней классификации. Связано  это с тем, что разработка систем 1-ого поколения была начата в 1999 году и велась в соответствии с  программными технологиями, доступными на тот момент. Язык программирования был выбран Visual Basic 6.0, а СУБД – MS SQL Server 7.0. Так же на тот момент допускалось ведение баз данных в формате Access. Технические требования для работы систем тоже были минимальные. Для локальных станций, например, допускалось: ОС Windows 98, ОЗУ 32 Mb, HDD 40 Mb, пакет MS Office 97.

Однако, со временем, модули были сильно модифицированы, в соответствии с  пожеланиями пользователей. Технологическая  платформа так же не стояла на месте. В результате этого требования к  рабочим станциям и серверам баз  данных возросли. Для локальных станций  минимальные технические требования составляют: Pentium III, ОЗУ не менее 128 Mb, ОС Windows 2000 и выше, MS Office 2000 и выше, Internet Explorer 5.5 и выше.

В связи с тем, что компания Microsoft выпустила MS SQL Server 2000 (а позднее MS SQL Server 2005), формат баз был переведен в форматы новых СУБД с учетом особенностей. Поддержка форматов баз под SQL Server 7.0 официально прекращена, но поддержка функциональности модулей при использовании баз в формате Access оставлена. Не изменилась и среда разработки (это по прежнему Visual Basic 6.0), хотя многие доработки систем производятся с использованием технологий .NET. Для формирования отчетов используются Crystal Report и Word Report.

К модулям 1-ого поколения относятся  такие «основополагающие» задачи, как  «Служебная корреспонденция», «Контроль  документов», «Обращения граждан», «Экспедиция», «Учет договоров» и «Согласование  и регистрация документов».

Модули 2-ого поколения начали развиваться  позднее, после 2004 года. Для их разработки изначально была выбрана платформа Microsoft .NET, дающая большие преимущества. Так же были учтены пожелания пользователей  и модернизации и интеграции отдельных  модулей между собой и с  внешними приложениями. Так, например:

• При создании модуля «Подготовка и работа с документами» изначально была заложена возможность интеграции не только в приложения MS Office, но так же в OpenOffice и Autodesk AutoCAD;
• Для распознавания текста документа и штрих-кода используется программное обеспечение Abbyy ® FineReader Engine, модуль, позволяющий внедрить технологию распознавания в системы документооборота.

На данный момент разделение модулей  на два поколение является весьма условным.

 

Развитие

Процесс внедрения на каждом из объектов предварительно определяется еще на стадии объявления конкурса. Но это  только начало сотрудничества. Успешное внедрение СЭД предопределяет расширение круга автоматизируемых функций  и возникновение обратной связи, обеспечивающей развитие систем.

Обычно, заказчик предлагает расширение системы путем увеличения количества рабочих мест и внедрения дополнительных подсистем. В этом случае допоставляются подсистемы, которые не планировалось  внедрять на первых этапах.

При успешном внедрении более детальное  знакомство пользователей с возможностями  систем вскоре начинает дополняться  их интересом к автоматизации  дополнительных функций делопроизводства или функций управления путем  совершенствования функциональности самих систем.

Так, в результате сотрудничества с представителями Правительства  Саратовской области в системе "Кодекс: Документооборот" появилась  функция оперативного оповещения исполнителей, которая позволяет с заданной периодичностью обращаться к подсистеме более высокого уровня (например, к  подсистеме центральной канцелярии Администрации) и проверять, не расписаны  ли к исполнению документы на сотрудников  данного структурного подразделения. При этом подсистема верхнего уровня выдает информацию о расписанных  поручениях. Этот же заказчик стимулировал развитие подсистемы "Письма и обращения  граждан" в направлении автоматического  формирования сопроводительных документов и учета устных обращений на приеме у руководителей. Сотрудничество с  Правительством Саратовской области  дополнило "Кодекс: Документооборот" функцией штрих-кодирования документов.

Внедрение в Администрации Губернатора  Ханты-Мансийского автономного округа так же позволило усовершенствовать "Кодекс: Документооборот" и теперь подсистема "Кодекс: Управление персоналом" способна учитывать особенности  в кадровом учете для северных территорий.

Творческое сотрудничество с пользователями, кроме развития системы в части  расширения и совершенствования функционала, дает также возможность и продвижения систем. Например, внедрение в Правительстве Ленинградской области систем электронного документооборота приводит к постепенному внедрению систем в муниципальных образованиях Ленинградской области и т.д.

 

Состав системы

Основополагающий принцип системы - принцип модульности, который позволяет  наиболее полно реализовать практические потребности участников документооборота. «Кодекс: Документооборот» состоит  из следующих функциональных модулей (подсистем):

 

 

• "Кодекс: Служебная корреспонденция" автоматизирует следующие функции делопроизводства по работе со служебными документами:

 

-регистрация входящих и исходящих документов организации (первичных, повторных документов, запросов, ответов на запросы, служебной корреспонденции, приказов, распоряжений);

 

-организация движения документов по исполнителям;

 

-контроль исполнения документов;

-формирование уникального регистрационного номера документа в соответствии с едиными принципами нумерации документов в системе электронного документооборота и делопроизводства (СЭДД);

-штрих-кодирование документов, автоматизированное преобразование документов в электронный вид (потоковое сканирование) многоплановый статистический анализ документооборота.

-формирование и рассылку файлов обмена для передачи регистрационных данных документов в другие подразделения;

-формирование, представление на экране и печать выходных документов в виде карточек, справок, отчетов, протоколов;

-многокритериальный (атрибутный) поиск информации о документах по значениям соответствующих атрибутов;

-вывод результатов поиска в файл, на печать, в папку;

-корректирование и удаление регистрационных данных о документах (только для пользователей, имеющих соответствующий статус).

 
Систему "Кодекс: Служебная корреспонденция" можно рассматривать как универсальную  систему электронного документооборота, предназначенную для внедрения  в канцелярии (департаменте делопроизводства, секретариате) любой организации. Данная система предназначена для учета  входящей, исходящей корреспонденции  и контроля за ее движением. При этом объем документооборота может составлять сотни тысяч документов в год.

 

 

• "Кодекс: Контроль исполнения документов" автоматизирует следующие функции делопроизводства по работе с контрольными документами:

 

-регистрация контрольных документов, заданий, исполнителей, рассылка контрольных карт по исполнителям;

 

-регистрация переносов сроков заданий;

 

-автоматическое и ручное снятие с контроля полностью отработанных контрольных документов;

 

-формирование соответствующего дела на основе номенклатуры дел данного подразделения;

 

-автоматическая перерегистрация документов при передаче контрольных документов в подведомственные подразделения, работающие с аналогичной подсистемой. 
 
Система "Кодекс: Контроль исполнения документов" целесообразна в организациях, имеющих в структуре внутреннего управления выделенную функцию централизованного контроля исполнения поручений и документов. Следует отметить при этом, что система "Контроль исполнения" является, прежде всего, системой поддержки административного управления, поэтому собственно делопроизводственные задачи контроля рассмотрения и исполнения документов могут быть прекрасно решены с помощью универсальной системы "Служебная корреспонденция".

 

 

 

• "Кодекс: Письма и обращения граждан" автоматизирует следующие функции:

 

-ввод данных о заявителях (гражданах и/или организациях);

 

-регистрация обращений и вопросов, поставленных в них;

 

-контроль рассмотрения обращений и поручений руководителя, данных в связи с их рассмотрением.

-формирование уникального регистрационного номера обращения в соответствии с едиными принципами нумерации документов СЭДД;

-постановку обращения на контроль;

-ввод данных о ходе исполнения обращений;

-прием обращений, зарегистрированных в других подразделениях и организациях;

-формирование и рассылку файлов обмена для передачи регистрационных данных в другие подразделения;

-формирование, представление на экране и печать выходных документов (карточек, справок, отчетов, протоколов);

-поиск информации о заявителях, обращениях и исполнителях по значениям атрибутов соответствующих объектов;

-вывод результатов поиска в файл, на печать, в папку;

-корректирование и удаление данных о заявителях, обращениях, вопросах, исполнителях (только для пользователей, имеющих соответствующий статус).

 

Применение системы "Кодекс: Письма и обращения граждан" целесообразно  в организациях, имеющих относительно большой объем письменных и устных обращений граждан от 1000 до сотен  тысяч обращений в год. 
 
Помимо собственно делопроизводственного аспекта данная система реализует социальный аспект работы с населением: учет всех писем, написанных одним человеком, поставленных им вопросов, анализ обращений по проблемам, территориальный анализ и т.д.

 
Все вышеназванные системы содержат развитый сервис, связанный: с обменом  данными между другими подсистемами, многокритериальным поиском документов, формированием значительного количества выходных форм, необходимых конечным пользователям, настройками систем, администрированием доступа и других административных функции.

 

• "Кодекс: Система подготовки документов" позволяет создать электронный полнотекстовый архив документов (Банк документов) в процессе подготовки документов. Система интегрирована с продуктами MS Office. Документы готовятся на стандартных электронных бланках, содержащихся в библиотеке базы данных "Кодекс". Форма этих бланков соответствует стандартным бланкам предприятия или организации, где внедрена система. Система осуществляет учет использования бланков, требуемый по правилам делопроизводства. Наполнение библиотеки бланков может осуществляться самим Пользователем. Тексты документов записываются в полнотекстовую базу данных, что предоставляет дополнительный сервис при дальнейшей работе с документами. Просмотр базы полнотекстовых документов возможен по технологии Internet/Intranet с любого компьютера при наличии прав доступа. 
  Обеспечивается интеграция функциональных подсистем, реализующих бизнес-логику работы с документами, с архивом документов. Интеграция с электронным архивом реализуется на основе интерфейсов ODBC, HTTP.

Данная система применима  в любой организации, где стоят  задачи:

-создания корпоративного банка документов, предназначенного для оперативного информационного обеспечения сотрудников организации;

-электронного опубликования документов в сети Интернет/Интранет.

Система позволяет:

-подготовить текст по всем правилам, в соответствии с принятыми стандартами,

-создать и использовать библиотеку бланков,