Роль кадровой документации в управлении персоналом организации

     Распорядительные  документы.

     К этому виду внутренних документов относятся  приказы и распоряжения руководителя. С их помощью руководитель организации осуществляет полномочия по управлению организацией, предусмотренные уставом этой организации.

     Распоряжения  первого должностного лица организации делятся на две самостоятельные группы. Первая группа - приказы по основной деятельности организации (по производственным вопросам, об утверждении в организации штатного расписания, инструкции по кадровому делопроизводству, порядка проведения аттестации), вторая - приказы по личному составу (о приеме на работу, об увольнении, о переводе на другую должность, о предоставлении отпусков, о поощрениях и дисциплинарных взысканиях).

     Документы, входящие в первую группу, охватывают деятельность организации в целом, к работе кадровой службы они относятся только косвенно. Во вторую группу, напротив, входят документы, непосредственно связанные с трудовой деятельностью сотрудников. Многие из этих документов ведутся по строго определенной форме, утвержденной Госкомстатом России.

     Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника

     Речь  идет о трудовой книжке, трудовом договоре, справках о трудовой деятельности, копиях приказов о приеме на работу и увольнении сотрудников. Назначение этих документов заключается в том, чтобы максимально точно отразить имеющийся у работника трудовой стаж. Дело в том, что стаж (общий трудовой, страховой или непрерывный) имеет значение, как для будущего пенсионного обеспечения сотрудника, так и для назначения ему пособия по временной нетрудоспособности в период работы.

     Информационно-расчетные  документы

     Информационно-расчетные  документы ведутся кадровой службой  для учета персональных данных сотрудников, для закрепления информации, связанной с их трудовой деятельностью. Здесь мы должны, прежде всего, отметить личную карточку работника, штатное расписание, график отпусков, табель учета рабочего времени, график сменности, личные дела. Форма большинства этих документов также унифицирована.

     В отличие от распорядительных документов, которые идут по управленческой «лесенке»  сверху вниз (от руководителя, издающего, например, приказ о приеме на работу, к сотруднику, который зачисляется  на основании этого приказа), информационно-расчетные  бумаги двигаются в обратном направлении. От работника к руководителю отдела, от руководителя отдела к руководителю организации. Например, при составлении графика отпусков начальник структурного подразделения спрашивает вначале у каждого работника о времени желаемого отдыха. Затем он обобщает все пожелания сотрудников, вносит свои корректировки, связанной с нормальной работой отдела, и передает в отдел кадров для составления единого графика отпусков, который утверждает руководитель организации.

     Внутренняя  служебная переписка

     Внутренняя  переписка в организации используется для документального оформления всех кадровых решений. Например, руководитель структурного подразделения, желая  наказать подчиненного за прогул, требует  от него объяснительную записку. А затем  обращается к директору организации с докладной запиской, в которой просит привлечь виновного сотрудника к дисциплинарной ответственности. Если же речь идет о поощрении работника за трудовые заслуги, начальник направляет в адрес директора представление о поощрении работника.

     При помощи внутренней служебной переписки  происходит также официальный обмен  мнениями между должностными лицами организации, между должностными лицами и руководством организации.

     Журналы учета и контроля

     Регистрационные журналы (книги) ведутся в организации для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности). Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу (силу доказательства), при помощи которой работодатель может с уверенностью победить в трудовом споре с работником.

     Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы  разрабатываются самой организацией. Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. А журнал учета личных дел или журнал учета прохождения медицинских осмотров не имеет рекомендуемой формы, поэтому разрабатывается самой организацией по своему усмотрению.

     Информационные  показатели, характеризующие работу с кадрами, отражаются в комплексах документов, создаваемых и обрабатываемых в кадровых службах. Под обобщающими  понятиями «кадровая документация»  или «документация по личному  составу» подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках организации и деятельности самой кадровой службы: персональные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические, организационно-распорядительные.

     Рассмотрим  более детально некоторые из указанных выше документов.

     Правила внутреннего трудового  распорядка⁶ (Приложение № 1) –согласовываются путем обсуждения на собрании трудового коллектива, визируется юристом, утверждается руководителем организации.

     Структура текста:

• Общие положения: отражают условия труда работников, их количество, категории специалистов, кто является руководителем и т.д.
• Порядок приема, перевода и увольнения.
• Основные обязанности сотрудников.
• Рабочее время и его использование.
• Поощрения за успехи в работе, взыскания за нарушение трудовой дисциплины.
• Отпуска.
• Командирование, временное командирование и перевод на новое место работы.
• Зарплата, социальное страхование, компенсации.
• Освобождение от работы.
• Порядок рассмотрения трудовых споров. 

      Должностная инструкция (Приложение №2). Должностные инструкции разрабатываются по каждой должности, утверждаются руководителем организации.

      Основными разделами должностной инструкции являются:

• Общие положения
• должностные обязанности
• права работника
• ответственность работника

      Грамотно  составленная должностная инструкция позволяют рационально распределить функциональные обязанности между работниками, улучшить социально-психологический климат, устранить конфликты, четко определить функциональные связи работника, повысить ответственность, дает четкое представление о трудовых обязанностях работника и помогает разрешать возникающие трудовые споры. Однако этот локальный акт часто недооценивают и пренебрегают им. Разумеется, определяющую роль при формировании условий труда работника играет трудовой договор. Однако получить полное представление о служебных обязанностях из текста договора довольно сложно. Поэтому между работником и работодателем часто возникает непонимание, доходящее порой до открытого конфликта, а то и до судебного разбирательства. Должностная инструкция как раз и является документом, призванным устранить все возможные разногласия сторон по поводу служебных обязанностей и максимально конкретизировать функции подчиненного.

     Обязанность по составлению должностных инструкций установлена только для государственных (муниципальных) служащих. Однако и коммерческим организациям инструкции принесут неоценимую пользу. 

     Приказы по личному составу. По ним оформляются прием, увольнение и перемещение сотрудников организации. Содержание приказа о приеме на работу должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.       Оформляются приказы по личному составу на бланке типовой унифицированной формы № Т-1, Т-1а⁷ формата А4 (Приложение № 3). Заполняется в двух экземплярах: один остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию, визируется юрисконсультом, другим должностным лицом, в обязанности которого входит работа с персоналом организации, и подписывается руководителем организации. Отметка об ознакомлении с приказом проставляется самим работником и содержит подпись работника и дату ознакомления. Приказ о приеме на работу объявляется работнику под подписку в трехдневный срок со дня подписания трудового  договора.

     Приказ  о прекращении трудового договора составляется на бланке формы Т-8, Т-8а⁸ (Приложение № 4). В графе “основание” указываются документы, послужившие причиной увольнения (заявление, докладная или объяснительная записка) или статья ТК РФ, соответствующая причине увольнения.    

     Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса “ЛС”. Приказы по личному составу хранятся 75 лет⁹.     

     В процессе деятельности в организации могут издаваться и другие приказы по работе с кадрами: о поощрении, взыскании, командировке, дежурстве, обучении, отпусках и т.д., срок хранения которых не превышает 5 лет. Такие приказы имеют индекс (№1 к, №2 к…). Некоторые из них также составляются по унифицированным формам и формируются в отдельное дело.

     Согласно  ст. 192 ТК РФ за совершение дисциплинарного  проступка, т.е. неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания:

1. замечание;
2. выговор;
3. увольнение по соответствующим основаниям.

     О применении дисциплинарного взыскания работодатель должен издать приказ.

     Если  применяется такое взыскание, как  увольнение по соответствующим статьям, приказ составляется по унифицированной  форме № Т-8 или № Т-8а¹⁰.

     Поскольку унифицированная форма приказа  о применении к работнику таких дисциплинарных взысканий, как замечание и выговор, пока не утверждена, то работодатель самостоятельно определяет структуру и содержание данного приказа. Приказ может составляться по простой форме, а может и по унифицированной, утвержденной в организации.

     Во  избежание конфликтных ситуаций при наложении дисциплинарного  взыскания рассмотрим подробнее  то, что необходимо указать в приказе:

     1) дисциплинарный проступок. Под таковым в юриспруденции понимается неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей. Дисциплинарные проступки можно разделить на две группы:

     а) неисполнение или ненадлежащее выполнение обязанностей, предусмотренных трудовыми  договорами, должностными инструкциями;

     б) нарушение дисциплины труда.

     2) время совершения (обнаружения) дисциплинарного  проступка. Эти сведения необходимы  для того, чтобы подтвердить, что  дисциплинарное взыскание применяется  к работнику в пределах сроков, установленных ТК РФ¹¹.

     3) вид применяемого взыскания (замечание или выговор). В данном случае следует помнить, что в соответствии с Трудовым кодексом РФ за каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание¹²;

     4) документы, на основании которых  издается приказ о применении к работнику дисциплинарного взыскания.

     5) документы, содержащие объяснения  работника¹³. Объяснения необходимы для того, чтобы определить вину работника, поскольку она является одним из квалифицирующих признаков дисциплинарного проступка.

     Проект  приказа о применении дисциплинарного  взыскания должен визироваться начальником  юридического отдела (юристом). Визированию должна предшествовать проверка приказа на предмет соответствия законодательству применяемого дисциплинарного взыскания, соблюдения сроков привлечения к дисциплинарной ответственности. Начальник юридического отдела (юрист) должен ознакомиться со всеми материалами, касающимися дисциплинарного проступка, а также объяснениями работника, на которого готовится приказ.

     Кроме того, в организации может  быть предусмотрено визирование проекта  приказа непосредственным руководителем  работника, привлекаемого к  дисциплинарной ответственности.

     Приказ о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под расписку в течение 3 рабочих дней со дня его издания¹⁴. В случае отказа работника подписать такой приказ составляется соответствующий акт. Это правило в равной степени касается как приказа о применении дисциплинарного  взыскания в виде увольнения, так и  приказа об объявлении замечания или  выговора.