Роль кадровой документации в управлении персоналом организации

Содержание 

1. Введение………………………………………………...……………..3
2. Место кадровой службы в структуре организации…………………5
3. Классификация и характеристика кадровой документации……….9
4. Заключение ………………………………..…...……………………30
5. Список используемых источников и литературы …...……………31
6. Приложения …………………………………………………………32

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. ВВЕДЕНИЕ

 

      Документационное  обеспечение как функция управления присутствует в любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности, компетенции и других факторов. По определению, закрепленному в ГОСТ Р 51141-98, документационное обеспечение управления – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами¹. Значение кадрового документа для организации в целом и для управления персоналом в частности трудно переоценить.

      Отдел кадров традиционно представляет собой самостоятельное структурное подразделение организации (предприятия, учреждения), подчиненное либо руководителю организации (предприятия, учреждения), либо его заместителю по кадровой работе (по управлению персоналом). В зависимости от вида и отраслевой принадлежности организации (предприятия, учреждения), количества и структуры кадрового потенциала изменилась структура и численный состав самой кадровой службы.

     В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики  своевременное и правильное решение  стратегических и тактических задач  определяет жизнеспособность организации (предприятия, учреждения).

     Термин  «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности организации (предприятия, учреждения) и организации в них документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.

      Составление, оформление кадровых документов и организация работы с ними регламентированы постоянно обновляющимися законодательными и нормативно-методическими актами, знание и выполнение которых обязательны для каждого, имеющего дело с кадровыми документами.

     Среди источников российского трудового права следует отметить Конституцию РФ и Трудовой кодекс РФ. Однако, это далеко не полный перечень законодательных актов, регламентирующих деятельность кадровых служб. Поступление на государственную гражданскую службу осуществляется в соответствии с главой 4 Федерального закона от 27 июля 2004 года № 79-ФЗ "О государственной гражданской службе в Российской Федерации", по конкурсу в соответствии с Указом Президента РФ от 01 февраля 2005 года № 112 "О конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации". Порядок поступления граждан на муниципальную службу регламентирован Федеральным законом от 02.03.2007 № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»), а также законами субъектов Российской Федерации о муниципальной службе и т.д.. Есть еще множество нормативных актов, регламентирующих непосредственно ведение кадровых документов. 

      Цель  курсовой работы: рассмотреть роль кадровой документации в управлении персоналом организации. 

     Для реализации цели курсовой работы необходимо решить ряд основных задач:

1. Рассмотреть работу кадровой службы и взаимосвязь с другими структурными подразделениями организации.
2. Рассмотреть примеры кадровой документации организации.

 
 

2. МЕСТО КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ В  СТРУКТУРЕ ОРГАНИЗАЦИИ.

 

     В организации кадровое делопроизводство может осуществляться как специальным  отделом (отделом кадров), отдельным  специалистом, либо специалистом службы делопроизводства, на которого возложены обязанности по ведению кадрового делопроизводства. Все зависит от штатной численности сотрудников организации, от ее структуры. Рассмотрим работу кадровой службы, как отдельной самостоятельной единицы в структуре организации, и ее взаимосвязь с другими структурными подразделениями организации, их руководителями и сотрудниками.

     Отдел кадров находится в постоянной тесной взаимосвязи с другими структурными подразделениями организации, их руководителями и сотрудниками.

     Учёт  рабочего времени, учёт явок на работу и ухода с нее, составление отпусков, поощрения и штрафные санкции производится в тесном взаимодействии с руководителями структурных подразделений, которые  осуществляют контроль за своевременным приходом работающих на рабочее место и ухода с него, а также правильным использованием рабочего времени в течение всего рабочего дня. В конце месяца они сообщают в отдел кадров в письменном виде о количестве не явившихся или опоздавших работников. Кадровый отдел составляет общий табель по всем отдела и структурным подразделениям.

     В бухгалтерию отдел кадров представляет сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, проекты приказов о приеме, перемещении и увольнении материально ответственных лиц, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения о приеме, перемещении, увольнении и очередных отпусках работников организации.

     Ряд вопросов, такие как подбор персонала, приём и прекращение трудового договора (увольнение), оформление трудовых договоров субординирует и контролирует непосредственно руководитель организации, либо (при наличии) заместитель руководителя по кадровой работе (по управлению персоналом).

Рассмотрим  случай, когда в отдел кадров входят: начальник отдела, специалисты отдела. Начальник отдела кадров координирует работу отдела. В его обязанности входит:

• Подбор сотрудников с предварительным анализом их деловых, профессиональных и личных качеств, их последующий учёт с отражением подробной информации о каждом работнике в соответствии с действующим законодательством.
• Осуществление работы по подбору, отбору и расстановке кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств, контроль правильности использования работников в подразделениях организации.
• Обеспечение приема, размещения и расстановки молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью, совместно с руководителями подразделений организация проведения их стажировки и работы по адаптации к производственной деятельности.
• Участие в разработке кадровой политики и кадровой стратегии предприятия.
• Проведение работы по обновлению научно-методического обеспечения кадровой работы, ее материально-технической и информационной базы, внедрению современных методов управления кадрами с использованием автоматизированных подсистем, созданию банка данных о персонале предприятия, его своевременному пополнению, оперативному представлению необходимой информации пользователям.
• Осуществление методического руководства и координации деятельности специалистов по кадрам, контроль исполнения руководителями подразделений законодательных актов и постановлений правительства, постановлений, приказов и распоряжений руководителя предприятия по вопросам кадровой политики и работы с персоналом.
• Проведение систематического анализа кадровой работы в организации, разработка предложения по ее улучшению.
• Осуществление контроля за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка. Проведение анализа причин текучести, разработка мероприятий по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, контроль их выполнения.
• Контроль составления установленной отчетности по учету личного состава и работе с кадрами.
• Руководство работниками отдела.

 

В обязанности специалистов отдела входит:

• Оформление трудовых договоров с работниками, а также дополнительных соглашений к трудовым договорам, регистрация трудовых договоров и дополнительных соглашений.
• Составление должностных инструкций.
• Оформление и ведение личных дел, трудовых книжек сотрудников, личных карточек работников по форме №Т-2².
• Оформление иных видов установленной кадровой документации в соответствии с Инструкцией по ведению кадровой документации в организациях.
• Оформление и выдача справок с места работы, заверенных копий трудовых книжек, иных документов для предоставления по месту требования.
• Организация табельного учета, составление графиков отпусков.
• Обеспечение составления установленной отчетности по учету личного состава и работе с кадрами.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. КЛАССИФИКАЦИЯ И ХАРАКТЕРИСТИКА КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

 

     Трудовые  правоотношения работодателя с работником регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации. На основании статей Кодекса  в организации должен быть установлен порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу).

     К таким документам относятся:

• Трудовые договоры;
• Приказы по личному составу (о приеме, увольнении, перемещении сотрудников и т.п.);
• Трудовые книжки;
• Личные карточки формы Т-2;
• Личные дела;
• Лицевые счета по заработной плате;

     Документы по личному составу являются важными  документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.    

     При работе с документами по личному  составу следует учитывать, что  персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) по закону отнесены к категории конфиденциальной информации³.      

     Сотрудники  отдела кадров имеют дело с большим  массивом служебной документации. Приказы, акты, справки, заявления, договоры - все  эти документы проходят через  кадровую службу организации. Человеку непосвященному может показаться, что их поток хаотичен, неуправляем. Однако кадровые специалисты знают, что это не так. Внутри организации существует четкий порядок, по которому каждый документ имеет свое строго определенное место в системе организационного документооборота.

     Внутренние  документы организации, с которыми имеют дело сотрудники кадровых служб, можно четко разделить на шесть  основных видов (групп). Это локальные  нормативные акты, распорядительные документы, документы, подтверждающие трудовую деятельность работника, информационно-расчетные документы, официальная внутренняя переписка, журналы (книги) учета и регистрации документов.

     Документы, входящие в каждую из этих групп, имеют  свои особенности. Они предназначены  для различных целей, по-разному разрабатываются, утверждаются и вводятся в действие. В своей работе дадим общую характеристику каждой из названных групп внутренних документов организации.

     Локальные нормативные акты⁴

     Локальные нормативные акты определяют общие  принципы работы организации. В них устанавливается режим труда и отдыха сотрудников, их должностные функции, система оплаты труда и премирования, основные права и обязанности сторон трудового договора.

     Разрабатываются эти документы в соответствии с действующим трудовым законодательством и не должны ему противоречить. Например, если локальный акт устанавливает для работников дисциплинарное наказание, которого нет в Трудовом кодексе (например, штраф или лишение права на отпуск), то такое наказание будет считаться незаконным. Обратившись в суд или в Гострудинспекцию, работники без труда могут оспорить неправовую норму внутреннего документа.

     Следует отметить, что большинство локальных  актов обязательны для всех сотрудников  организации. Остальные предназначены  только для тех работников, чьи интересы они непосредственно затрагивают. В качестве примера локального акта, который обязателен для всех, можно назвать правила внутреннего трудового распорядка⁵. Это один из самых главных внутренних документов организации. В качестве локального акта, действие которого распространяется только на отдельных сотрудников, можно назвать, например, должностную инструкцию специалиста, перечень должностных лиц с ненормированным рабочим днем или же положение о проведении медосмотров для работников, занятых на вредных работах.