Роль архівів у сучасному житті

       У записних книгах реєструвалися  акти, що встановлюють форми залежності  селян від землевласників («порядних  і позичкові записи»), акти на  боржників, які відпрацьовують  відсотки з позики в господарстві  землевласників («служиві кабали»  і т.д.).

       
 
 
 
 
 
 

2. Основні задачі і функції  відомчих архівів

 

Головними завданнями відомчого  архіву є:

- комплектування архіву документами, склад яких передбачено положенням про архів;

- забезпечення збереження, обліку, якості обробки, відбору і використання документів, що зберігаються в архіві, а також підготовка і передача документів Гаф СРСР на державне зберігання, відповідно до вимог, встановлених Головархіву СРСР, іншими установами державної архівної служби;

- здійснення методичного керівництва та перевірок стану організації документів у діловодстві організації, а також архівної справи та організації документів у діловодстві в підвідомчих організаціях.

Функції  відомчих архівів:

- ведуть списки організацій (структурних підрозділів для архівів організацій) джерел комплектування архівів;

- приймають впорядковані документи організацій,

- враховують, забезпечують збереження прийнятих в архів документів;

- створюють, підтримують в актуальному стані НСА до документів архіву;

- проводять експертизу цінності та здійснює комплекс організаційних і методичних заходів щодо передачі документів на постійне зберігання;

- беруть участь у розробці нормативних та методичних

документів  з архівної справи та ДОП;

- беруть участь у проведенні заходів щодо підвищення кваліфікації працівників архіву та служби ДОП, в тому числі в організаціях - джерелах комплектування архіву;

- здійснюють перевірку правильності формування та оформлення справ у структурних підрозділах організації та інших організаціях-джерелах комплектування.  

3. Розвиток архівної справи  на території Україні 

     8 грудня  1991 р.  керівники трьох республік (РРФСР, УРСР, БРСР), що входили до складу СРСР, таємно зібралися в Біловезькій пущі і заявили, що СРСР припиняє своє існування; відповідно була припинена діяльність органів СРСР. Так припинив своє існування Союз Радянських Соціалістичних Республік і почалася історія незалежної України.

       Висловлюючи волю і прагнення  українського народу, Верховна Рада України 16 липня  1990 р. прийняла Декларацію про державний суверенітет України, в якій проголосила невід'ємне право української нації на самовизначення, верховенство і самостійність, повноту і неподільність влади уряду республіки в межах її території. Після спроби державного перевороту в Росії 19 серпня 1991р. Верховна Рада України, виходячи з права на самовизначення, передбаченого Статутом ООН та іншими міжнародно-правовими документами, здійснюючи Декларацію про державний суверенітет України, 24 серпня 1991р. проголосила незалежність України та створення самостійної Української держави - Україна.

       В даний час на території  України діють 32 архіву. Із завданням  керівництва архівними будівництвом  справляється Центральне архівне управління.

     Мережі  архівних установ:

     а) Укрцентрархів;

     б) центральні архіви;

     в) місцеві архівні органи.

       Таким чином, в даний час  триває процес розвитку архівної справи в Україні. Розбудова держави неможлива без відродження і розвитку культури документаційного забезпечення управління. За роки створення нової Україна накопичено певний досвід практичного вирішення різноманітних за обсягом, характером і значенням управлінських завдань.  

4. Експертиза цінності  документів 

       Добір документів на збереження або знищення є результатом  проведення експертизи цінності документів. Експертиза  цінності  документів   проводиться   в   кілька   етапів, починається в поточному діловодстві і закінчується в державному архіві.

     Першим етап визначення цінності документів можна вважати складання номенклатури справ, коли як би визначаються терміни  збереження  створюваних документів.

     Другий етап експертиза цінності вже самих документів проводиться через два роки,  коли  документи  вийшли  з  оперативної  роботи,  при  підготовці документів до тривалого збереження чи здачі в архів установи.

       Третій етап знову уточнюється цінність документів при передачі  їх  на

постійне  збереження з архіву установи в державний  архів.

       Експертиза  цінності   документів   у   установах   проводиться   під керівництвом  експертної  комісії  (ЕК),  що  діє  постійно,  а  у   великих

установах  діють  центральні  експертні  комісії  (ЦЕК),  що   поєднують   і

координують роботу ЕК структурних підрозділів. Порядок  організації  роботи  ЦЕК  (ЕК)  і  їх  функції  визначені  в «Основних  правилах  роботи  відомчих  архівів».  ЕК   створюється   наказом керівника з  числа  кваліфікованих  працівників,  що  мають  великий  досвід роботи, завідувачів канцелярією, відомчим архівом  і  керівника  бухгалтерії (3-5  чоловік).  У невеликих фірмах  до  складу  ЕК  входять секретар   і бухгалтер.

       Задачі ЕК (ЦЕК ):

- розгляд  проектів номенклатури  справ   установ  і  його  структурних

підрозділів;

- організація щорічного добору документів на збереження і знищення;

- розгляд річних  розділів  описів  справ  постійного  збереження  й

описів  справ тимчасового збереження (понад 10 років).

      Експертиза  наукової  і  практичної   цінності   документів   повинна

проводиться   систематично.   Конкретні   терміни   збереження    документів

установлюються  за допомогою спеціально розроблених  і затверджених  архівними установами  переліків  документальних  матеріалів  із   указівкою   термінів збереження різних категорій документів. Архівними установами розроблені типові переліки.  Вони  встановлюють терміни   збереження   документації,   типової   для   більшості    установ, організацій,  підприємств  і  відбивають  загальні  функції  і  питання   їх діяльності   (керівництво,   контроль,   планування,    облік,    звітність, фінансування, організація праці, постачання і збут продукції і т.п.).

       У  залежності  від  значимості  документів  терміни   їх   збереження

встановлюються  постійні чи тимчасові (1, 3, 5, 10, 15 і т.д. років).  Термін

обчислюється  з 1 січня року, що іде за роком  закінчення справи.

       Виділяються 4 групи справ :

       - постійного  збереження,  що  підлягають  у  подальшому  передачі  в

державний архів;

       - тривалого збереження в архіві  установи (понад 10 років);

       - тимчасового збереження (до 10 років);

       -  які  підлягають  знищенню  в  зв'язку   з   закінченням   термінів

збереження.

       Організація зобов'язана систематично  описувати документи по особовому складу і документи тимчасового збереження (понад  10  років),  забезпечувати їхню схоронність і облік.

       За результатами  експертизи  цінності  документів  складаються   описи

справ постійного, тимчасового (понад 10 років) термінів збереження, а  також

акти  про виділення справ до знищення.  
 
 
 
 

5. Роль архівів в сучасному житті  

      Матеріал, що накопичує людство в своїй діяльності потребує елементарного збереження, не говорячи вже про його класифікацію та систематизацію. Досвід минулих поколінь є важливим не тільки для історичної пам’яті, а й для вирішення практичних поточних питань повсякденності. Крім того, наявність архівних матеріалів допомагає в розвитку суспільних наук, а також багатьох природознавчих дисциплін. Переосмислення теоретичної спадщини колишніх дослідників є однією з рушійних сил наукового прогресу.

     Одним із елементів культури людства є його прагнення зрозуміти історичний процес – відновити все те, що було в минулому, спрогнозувати та спробувати передбачити, що буде в майбутньому. В цьому плані важливого значення набуває розуміння цінності історичного джерела. Саме ж вивчення історичного процесу базується на вивченні масового, статистичного, головним чином, матеріалу. Стає цілком зрозуміло, що чим далі, тим більший прогрес історичної науки, розуміючи тут історію як науку про минуле в самому широкому значенні цього слова, стає все в більшій залежності від стану архівів. Тут мається на увазі не тільки абстрактний інтерес до знання, але також і інтерес, викликаний потребами практичного життя – інтерес політика, громадського діяча або адміністратора. Щоб використати увесь досвід минулих часів, щоб запобігти помилкам в дальшому будівництві, щоб зрозуміти розвиток і напрямок життя, однаково і адміністратор, і політик повинні звернутися до архіву, щоб знайти відповідь на пекучі питання сучасного.

       Архівна справа на Україні пройшла нелегкий шлях. На жаль, сьогодні можна констатувати, що внаслідок недбалого ставлення до всього українського з боку минулих наших іноземних „покровителів”, утрачено багато документів, що мали велике значення для української культури. Відновлення незалежності України призупинило ці процеси, поставило архівну справу на ґрунт наукового та державного інтересу. Сьогодні в нашій країні розуміють, що добре впоряджена архівна справа потрібна не тільки невеликій кількості людей – діячам науки та громадським діячам – а й всьому суспільству. Тут переплітаються не тільки суспільні або державні інтереси, а дуже часто виникає приватний, особистий інтерес. Розуміючи культуру як все, що винайдено та реалізовано людством, слід визнати, що збереження архівної спадщини, є одним з вузлових моментів культурних процесів в будь-якої країні. Архіви – це те, що не дозволяє суспільству впасти в хаос, дезорганізувати та дезорієнтувати прагнення багатьох людей. В Україні функціонує система архівів, яка охоплює архівну справу як на центральному рівні, так і на регіональному, місцевому. Це десятки закладів, діяльність яких надає вагомого внеску в загальний розвиток української культури.

       Говорячи про проблеми, без яких не обходиться сьогодні архівна справа, слід визнати, що без підтримки держави, ця галузі не здатна ефективно розвиватися. Зрозуміло, реалізувати завдання архівістики можна лише за умови кардинальних зрушень у їх матеріальному забезпеченні. Також і з боку суспільства має бути, як мінімум, добра воля і усвідомлення як загальної стратегії розвитку, так і нашого нинішнього місця у світовому інформаційному просторі й у світовому архівному співтоваристві, інтегральною частиною якого ми таки є. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВИСНОВКИ 

     З часу встановлення в Україні загальноросійського  адміністративного поділу й управління, почалось утворення нових архівних фондів, які становлять уже частину  загальноросійського провінціального  будівництва. Відтоді у Петербурзі Україною відали вже не окремі установи чи їх відділи, а загальнодержавні органи управління – Сенат, колегії, а пізніше  – Державна рада та міністерства. У  процесі їх діяльності відклалася велика кількість документальних матеріалів з історії України. Проте найбільше  за цей період відклалося документальних матеріалів, які вийшли з губернських  установ.

      Однієї з найважливіших завдань архівних установ на сучасному етапі є вдосконалювання системи використання Архівного фонду для забезпечення потреби суспільства в ретроспективній інформації. Іншим найважливішим завданням архівних установ є оптимізація складу й змісту Архівного фонду, для чого необхідне вдосконалювання системи комплектування державних архівів, зміцнення зв'язків між державними й відомчими архівами, посилення впливу на роботу експертних комісій в установах і на організацію документів у діловодстві. І третьої, не менш важливим завданням є забезпечення повної схоронності всіх документальних багатств країни.