Робочі документи: мета підготовки, форми та зміст

1. Робочі документи: мета підготовки, форми та зміст.

 

Робочі документи аудитора — це записи, зроблені ним під час планування, підготовки, проведення перевірки, узагальнення її даних, а також документальна інформація, отримана в ході аудиту від третіх осіб, підприємства-клієнта, чи усні відомості, задокументовані аудитором за допомогою тестування.

Як уже зазначалося, склад і кількість аудиторських документів аудитор визначає в кожному  конкретному випадку. При цьому  вирішальне значення має мета складання  робочих документів а саме:

—планування аудиторської перевірки;

—документальне  підтвердження виконаних аудитором  процедур, робіт;

—збирання матеріалів з перевірки фінансової звітності  з наступним узагальненням їх;

—складання  аудиторського звіту і підготовка висновку про фінансову звітність;

—здійснення поточного  контролю самим аудитором за ходом  виконання аудиту згідно з планом і програмою;

—контроль робочого часу аудитора і об його праці (гонорару);

—контроль якості проведеної перевірки;

—отримання  за необхідності інформації про перевірку  конкретного підприємства, здійснену  кілька років тому, наприклад у  разі судового розгляду, спорів, претензій, які виникли, тощо;

—забезпечення можливості отримати відповіді на так  звані зворотні питання (від клієнта, акціонерів та інших заінтересованих  юридичних і фізичних осіб), тобто  довести правоту аудитора чи внести додаткову ясність у деякі  питання;

—обгрунтований  вибір методики, методів і прийомів проведення аудиту, напрямів і підходів перевірки;

—документальне  оформлення встановленого чи визначеного  самим аудитором аудиторського  ризику з зазначенням його величини;

—формування уявлення про професіоналізм, кваліфікацію, компетентність аудитора і сприяння підвищенню їх;

—отримання  матеріалів для наступних аудиторських перевірок. На вибір кількості, складу, змісту і форми подання аудиторських документів впливають також такі фактори: кваліфікація аудитора, його попередній досвід роботи (як загальний, так і на конкретному підприємстві-клієнті); умови договору на проведення аудиту; нормативи, правила і внутрішні  стандарти, встановлені та використовувані  аудиторською фірмою або приватним  аудитором. Але при цьому робочі аудиторські документи мають  відповідати ряду вимог:

——містити достатньо  повну і детальну інформацію, щоб  інший аудитор, який не брав участі у цій перевігці, міг скласти  чітке уявлення про виконану роботу і підтвердити висновки цієї перевірки;

—документи  мають бути складені в ході перевірки, складання їх після завершення перевірки  і підготовки аудиторського висновку не допускається;

—складаючи  робочі документи, аудитор повинен  враховувати не тільки інформацію, що стосується звітного періоду, який перевіряється, а й дані попереднього періоду (наприклад, сальдо за рахунками  на кінець періоду, що передував звітному), а також відомості, отримані після  складання бухгалтерської звітності, про події, що відбулися після  завершення звітного періоду, які можуть суттєво вплинути на діяльність або  фінансове становище підприємства;

—документи  мають відображати найсуттєвіші моменти, з яких аудитору слід висловити  думку, охоплювати найважливіші напрями  перевірки і завдання, поставлені й вирішені аудитором;

—давати можливість оцінити фінансову звітність  згідно з установленими критеріями й ознаками;

—містити інформацію, необхідну чи корисну для наступних  аудиторських перевірок;

—відображати  стан і оцінку системи внутрішнього контролю на підприємстві та ступінь  довіри до нього;

—фіксувати  проведені аудиторські процедури  з перевірки .та оцінки системи бухгалтерського  обліку клієнта, дотримання прийнятої (встановленої) облікової політики і відповідність бухгалтерського обліку клієнта встановленим принципам, стандартам, вимогам і законам;

—документи  мають бути складені чітко, розбірливо;

—скорочення або  умовні позначення, що використовуються, мають бути пояснені на початку папки  робочих документів;

—слід обов'язково зазначати місце і дату складання  документа, прізвище аудитора і його підпис, номер документа, порядковий номер сторінки в робочій документації;

—мають бути наведені джерела інформації та дані про походження доданих документів, що фіксують господарсько-фінансову  діяльність підприємства, а також  про виконані аудитором процедури;

—особливі вимоги висуваються до складання робочих  документів у випадку, якщо до проведення аудиторської перевірки, крім аудитора, залучаються його асистенти. У цьому  разі план аудиторської перевірки та її програма мають бути більш детальними, щоб вони могли бути використані  як своєрідні інструкції для асистентів з доручених їм питань. Докази (свідчення), отримані асистентами, слід оформити документально  так, щоб аудитор згодом зміг зробити  на їх підставі однозначні чіткі висновки.

Залежно від  змісту, тривалості використання, охопленого проміжку часу і ряду інших параметрів робочі документи аудитора можна  поділити на кілька видів. 
 
 
 
 
 
 
 
 

4.4. Документування  аудиторських послуг 

Документальне оформлення аудиторської перевірки  складається з двох видів документації — робочої та підсумкової. 

Аудитор зобов'язаний вести документацію зі справ, які  стосуються прийнятих рішень за результатами проведеної аудиторської перевірки  і які, в свою чергу, будуть покладені  в основу аудиторського висновку.

Суть робочої  документації 

Робоча документація — це записи, за допомогою яких аудитор  фіксує проведені процедури перевірки, тести, отриману інформацію і відповідні висновки, які робляться під час  проведення аудиторської перевірки. У  робочу документацію вноситься інформація, яка, на думку аудитора, є важливою для того, щоб правильно виконати аудиторську перевірку, і яка  повинна підтвердити висновки та пропозиції в аудиторському висновку. Робоча документація може бути оформлена  у вигляді стандартних форм і  таблиць на папері або зафіксована  на електронних носіях інформації, на кіно- чи відеоплівку. 

Під час планування та проведення аудиту робоча документація допомагає краще здійснювати  аудиторську перевірку та контроль над процесом ЇЇ проведення, в ній  реєструються результати аудиторських експертиз, виконаних для підтвердження  прийнятих аудитором рішень. 

Суть робочих  документів, їх зміст, форма, володіння  та порядок зберігання викладені  в МСА 230 "Документація". 

Основним призначенням робочих документів вважають: розробку плану перевірки; підтвердження  виконання плану перевірки; систематизацію інформації, яка збирається в процесі  перевірки; організацію оперативного управління процесом перевірки; створення  основи для визначення ефективності виконаної роботи кожним аудитором; оцінку адекватності поточних методів аудиту, які використовуються, чинному господарському законодавству. 
 
 

Зміст робочої  документації значною мірою є  питанням професійного судження аудитора, оскільки немає ні можливості, ні необхідності документувати кожне спостереження  або обстеження. 

Функції робочих  документів наведені на рис. 4.6. 

За МСА 230 аудитор  зобов'язаний вести документацію зі справ, які стосуються прийняття  рішень за результатами проведених аудиторських процедур, що пізніше будуть покладені  в основу аудиторського висновку. Залежно від обсягу роботи у клієнта  аудитору слід зібрати докази, які  б підтвердили або спростували  твердження про те. що фінансова  звітність об'єктивно, повно й  достовірно відображає фінансовий стан клієнта, а здійснені господарські операції є законними і доцільними. 
 
 

У таблиці 4.1. пропонується приблизний перелік робочої документації. 

Таблиця 4.1 

Приблизний перелік  робочої документації аудитора№  з/п  Назва документа або розділу, за якими оформлюються документи  Джерело інформації

1  2  3

Розділ І. Документи  з організації аудиту

1.1.  Лист-пропозиція клієнту  Аудитор

1.2.  Відповідь клієнта  Клієнт

1.3.  Інша кореспонденція  Аудитор, клієнт, треті особи

1.4.  Окремі вимоги Державної комісії з цінних паперів і фондового ринку, Національного банку України. Міністерства статистики, Міністерства фінансів до порядку підготовки та подання фінансової звітності  Нормативні документи

1.5.  Окремі вимоги Державної комісії з цінних паперів і фондового ринку. Національного банку України, Аудиторської палати України до порядку підготовки та подання аудиторського висновку  Нормативні документи

1.6.  Інформація про судові справи та надіслані на адресу клієнта претензії й оцінка їх із точки зору вимог українського законодавства  Клієнт

1.7.  Документація з попереднього обстеження клієнта  Клієнт

1.8.  Договір на проведення аудиту  Клієнт-аудитор

1.9.  Документи, що підтверджують розрахунки з клієнтом  Банківські документи

Розділ II. Інформація про організаційну структуру  підприємства

2.1.  Дані про акціонерів (основні акціонери, адреса, телефон)  Клієнт

2.2.  Дані про директорів (прізвище, ім'я та по-батькові, телефон, факс, сфера відповідальності)  Клієнт

2.3.  Дані про головного бухгалтера (прізвище, ім'я та по-батькові, телефон, факс)  Клієнт

2.4.  Місцезнаходження органу управління справами  Клієнт

2.5.  Копії статуту, засновницького договору, свідоцтва про реєстрацію  Клієнт

Розділ ІІІ. Інформація про підприємство і його діяльність

3.1.  Основні види діяльності й розміщення дочірніх підприємств та філій  Клієнт

3.2.  Конкретне законодавство і правила (якщо є)  Клієнт

3.3.  Історія підприємства (коротко)  Клієнт

3.4.  Зведені минулі результати (основні фінансові показники за кілька років)  Клієнт

3.5.  Характеристика основного персоналу (освіта, досвід, кваліфікація, досягнення)  Клієнт

3.6.  Опис особливостей бухгалтерського обліку і внутрішнього контролю  Клієнт

3.7.  Схеми організації управління  Клієнт

3.8.  Схеми послідовності операцій  Клієнт

3.9.  Контакти клієнта (основні партнери й основні конкуренти)  Клієнт

3.10  Банківська інформація  Клієнт

3.11  Інформація про юристів  Клієнт

3.12  Важливі угоди (торговельні договори, договори про продаж із відстроченням платежу або з орендою, договори про позики)  Клієнт

3.13  Особливості оподаткування клієнта  Клієнт

Розділ IV. Фінансова  звітність 

4.1.  Баланс (ф. 1)  Копії документів клієнта

4.2.  Звіт про фінансові результати (ф. 2)  Копії документів клієнта

4.3.  Звіт про власний капітал (ф. 4)  Копії документів клієнта

4.4.  Звіт про рух грошових коштів (ф. 3)  Копії документів клієнта

4.5.  Примітки до звітності (ф. 5)  Копії документів клієнта

4.6.  Список виправних проведень, запропонованих клієнту  Колії документів клієнта

4.7.  Список запропонованих клієнту виправних проведень, які стосуються перекласифікації бухгалтерських рахунків  Копії документів клієнта

4.8.  Форми для узагальнення інформації стосовно подальшої оцінки аудитором імовірності нормального функціонування клієнта в реальному майбутньому  Аудитор

4.9.  Огляд деяких аспектів фінансової звітності  Аудитор

4.10  Річна звітність клієнта за попередній рік  Клієнт

4.11  Додаткова або спеціальна звітність клієнта перед державними органами  Клієнт

4.12  Інформація про розподіл дивідендів за акціями клієнта  Клієнт

4.13  Інша звітна інформація  Клієнт