Реквизиты документов

Реквизиты документов 

01 - ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  ГЕРБ РОССИЙСКОЙ  ФЕДЕРАЦИИ 

     В соответствии с положением «О Государственном  гербе Российской федерации» воспроизведение  Государственного герба РФ является обязательным:

• на бланках и печатях
• на бланках центральных органов федеральной исполнительной власти
• на бланках иных органов исполнительной власти

 

02 - ГЕРБ СУБЪЕКТА  РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ 

     Герб  субъекта Российской Федерации размещается  на бланках документов органов представительной и исполнительной власти субъектов  Российской Федерации. Использование  герба регламентируется соответствующими нормативными актами (законами, уставами и т.д.) субъектов Федерации.

     Герб  города, района Российской Федерации  размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти города и района и регламентируется нормативными актами городов и районов  Российской Федерации. 

03 - ЭМБЛЕМА или ТОВАРНЫЙ  ЗНАК ОРГАНИЗАЦИИ 

     Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) проставляется на бланках  документов в соответствии с законом  Российской Федерации «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров». Изображение  эмблемы помещают на бланках организации  в соответствии с учредительными документами (уставом, положением). Эмблему  не воспроизводят, если на бланке помещен  Государственный Герб Российской Федерации  или герб субъекта Российской Федерации. 

04 - КОД ОРГАНИЗАЦИИ 

     Код организации проставляется по Общероссийскому  классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Для органов государственной  власти и управления код проставляется  по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ). Код является элементом электронной идентификации  документа и служит для ускорения  передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций. 

05 - ОСНОВНОЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  РЕГИСТРАЦИОННЫЙ  НОМЕР (ОГРН) ЮРИДИЧЕСКОГО  ЛИЦА 

     Основной  государственный регистрационный  номер юридического лица проставляют  в соответствии с документами, выдаваемыми  налоговыми органами. 

06 - ИДЕНТИФИКАЦИОННЫЙ  НОМЕР НАЛОГОПЛАТЕЛЬЩИКА/КОД  ПРИЧИНЫ ПОСТАНОВКИ  НА УЧЕТ (ИНН/КПП) 

     Идентификационный номер налогоплательщика/код причины  постановки на учет проставляют в  соответствии с документами, выдаваемыми  налоговыми органами. 

07 - КОД ФОРМЫ ДОКУМЕНТА 

     Код формы документа проставляется  по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код  формы документа служит для ускорения  передачи документированной информации по каналам электронной связи  и сокращения возможных ошибок. В  ОКУД представлены наименования и кодовые  обозначения унифицированных форм документов, входящих в Унифицированные  системы документации (УСД). 

08 - НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ 

     Наименование  организации является собирательным  обозначением автора документа и  должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных  документах. Над наименованием организации  указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации, если она имеется. Наименование на иностранном  языке воспроизводится в тех  случаях, когда оно закреплено в  учредительных документах организации, и располагается ниже наименования на русском языке или справа от него.

     Наименование  филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения, должностного лица указывают в том  случае, если они являются авторами документа и располагают ниже реквизита «Наименование организации».

     Если  документ подготавливается двумя или  более организациями, то он составляется не на бланках. В этом случае наименования организаций располагаются в соответствии с рангом. Если организации одного ранга, их наименования располагают на одном уровне, в противном случае наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации. 

09 - СПРАВОЧНЫЕ ДАННЫЕ  ОБ ОРГАНИЗАЦИИ 

     Справочные  данные об организации включают: почтовый адрес номера телефонов, код по ОКПО, код по ОКУД и другие сведения по усмотрению организации (номера телефаксов, счетов в банке адрес электронной  почты и др.). 

10 - НАМЕНОВАНИЕ ВИДА  ДОКУМЕНТА 

     Наименование  вида документа, составленного или  изданного организацией, должно быть определено уставом (положением организации) и должно соответствовать видам  документов предусмотренным ОКУД. В  бланке письма наименование вида документа  не указывается. 

11 - ДАТА ДОКУМЕНТА 

     Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - это дата заседания, для акта - это  дата события. Если автором документа  являются две или более организаций, то датой является наиболее поздняя  дата подписания. Способ написания  даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового  характера, предлагается использовать словесно-цифровой способ датирования, например: 6 июля 2006 года, а в остальных  случаях - цифровой способ, например: 06.07.2006. День месяца и месяц оформляют  двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. Допускается оформление даты в иной последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2006.07.06. Место проставления даты зависит от бланка и вида документа. 

12 - РЕГИСТРАЦИОННЫЙ  НОМЕР ДОКУМЕНТА 

     Регистрационный номер документа - это цифровое или  буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое  документу при его регистрации. Регистрации подлежат все создающиеся  в организации документы и  документы, поступающие от других организаций  и частных лиц. Наличие на документе  регистрационного номера свидетельствует  о том, что он включен в информационный массив организации и находится  под ее контролем и ответственностью.

     Регистрационный номер документа состоит из его  порядкового номера, который может  дополняться индексом дела по номенклатуре, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Для внутренних документов, таких как приказы, распоряжения и т.п., регистрационный номер  – это обычный порядковый номер  документа. Регистрационный номер  документа, составленного двумя  или более организациями, состоит  из регистрационных номеров каждой из этих организаций, проставляемых  через косую черту в порядке  указания авторов в документе. 

13 - ССЫЛКА НА РЕГИСТРАЦИОННЫЙ  НОМЕР И ДАТУ  ДОКУМЕНТА 

     Ссылка  на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный  номер и дату документа, на который  должен быть дан ответ. Ссылка используется только в таких видах документов, которые являются ответами на запрос, например: письма, справки, докладные  записки и др. Сведения в реквизит переносят с поступившего документа. 

14 - МЕСТО СОСТАВЛЕНИЯ  или ИЗДАНИЯ ДОКУМЕНТА 

     Место составления или издания документа  указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование  организации» и «Справочные данные об организации». Место составления  или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления и включает в себя только общепринятые сокращения. 

15 - АДРЕСАТ 

     Адресат рассматривается как совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен  адресату. В качестве адресата могут  быть организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например: 

 

     Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например: 

     или

 

     Если  документ отправляется в несколько  однородных организаций или в  несколько структурных подразделений  одной организации, то их указывают  обобщенно, например: 

 

     Допускается центрировать каждую строку реквизита  «Адресат» по отношению к самой  длинной строке, например: 

 

     Документ  не должен содержать более четырех  адресатов. При большом числе  адресатов составляют список рассылки документа. В состав реквизита «Адресат»  может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в  последовательности, установленной  правилами оказания услуг почтовой связи. Если письмо адресуется организации, в реквизите «Адресат» указывается  наименование организации, затем почтовый адрес, например: 

 

     При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем его почтовый адрес, например: 

 

16 - ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ  ДОКУМЕНТА 

     Документ  утверждается должностным лицом  или специально издаваемым документом. При утверждении документа гриф утверждения должен состоять из слова  УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, инициалов, фамилии и даты утверждения, например: 

     или

 

     При утверждении документа несколькими  должностными лицами их подписи располагают  на одном уровне. При утверждении  документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения  состоит из слова УТВЕРЖДЕН (А,Ы,О), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например: 

     или