Развитие документа. Способы документирования и материальные носители информации

      МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

Высшего профессионального образования

         «Уральский государственный экономический университет»

Центр дистанционного образования

       КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

По дисциплине: Документальное обеспечение государственного

и муниципального управления    

                    Тема:  Развитие документа. Способы документирования

и материальные носители информации.

                                                     Исполнитель: студент гр. ГМУ-11-СР  

                                                             Ашихмина  Ю.А.

Направление МЕНЕДЖМЕНТ

Екатеринбург

2011

Содержание….…………………………………………………………..2

Введение….……………………………………………………………...3

1.  Развитие документа. Способы документирования и материальные носители информации………………………………………………….4

1.1 Понятие «информация», «документ», «носитель информации»

1.2 Материальный носитель……………………………………………5

2.  Древнейшие природные материальные носители…………………7

2.1 Эволюция типов носителей информации…………………………

2.2 Средства письма .…………………………………………………………….9

Заключение……………………………………………………………..10

Список использованной литературы…………………………………..11

Введение

С древнейших времен люди использовали самые разнообразные носители информации. Несмотря на совершенствование типов носителей, сам принцип записи  данных за несколько тысячелетий практически не изменились.

В документе фиксируются явления, события и факты деятельности человека. Функции, которые выполняет документ: информационная, организационная, коммуникативная, воспитательная. Важнейшей из  функций является информационная.

Информация - это сведения о лицах, фактах, событиях и явлениях. Достоверность предоставленной информации имеет большое значение.

Материальный носитель – документ, содержащий данные с записанной на нем информацией, предназначенный для ее передачи во времени и пространстве. В качестве носителей, на которых вырезались, высекались и писались документы, использовались самые разные материалы. Берестяные грамоты, клинописные таблички, папирус, пергамент- вот далеко не полный перечень носителей, применявшихся когда-то для хранения документов.

Цель работы–изучить историю появления и развития первых документов. Предметом исследования стали свойства, признаки различных древних материальных носителей, их роль и значение в жизни общества.

1. Развитие документа. Способы документирования и материальные носители

1.1 Понятие «информация», «документ», «носитель информации»

Документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается средствами письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. В качестве такого носителя может служить бумага, фото-, кинопленка и т.д.

Информация – важнейшая сущность нашего мира. В естественных и технических науках информация имеет иное, специфическое определение. Обмен информацией – необходимое условие жизни человеческого общества.

В бытовом смысле под информацией обычно понимают те сведения, которые человек получает из окружающей природы и общества с помощью органов чувств. Информация – совокупность сведений, циркулирующих в природе, обществе, а также в созданных человеком системах. Информацию собирают, хранят, передают, обрабатывают и используют. Для этих целей используются разработанные информационные технологии (системы методов и способов сбора, накопления, хранения, поиска, обработки и выдачи информации). Понятие – информация, теснейшим образом связано понятием - документ.

Документ – это материальный объект с закрепленной на нем информацией для передачи ее во времени и пространстве

Сама информация не выступает достаточным признаком документа. Материальная составляющая - одно из двух необходимых и обязательных слагаемых документа, без которого он существовать не может. Материальная составляющая документа - это его вещественная  сущность, форма документа, обеспечивающая его способность хранить и передавать информацию в пространстве и времени.

Материальную составляющую документа определяет носитель информации. Материальный объект становится документом только в случае единства вещественного носителя и заключенной в нем информации. Двуединая природа документа - одна из основных особенностей его как известной системы.

Отличительными признаками документа являются:

- наличие смыслового содержания;

-  завершенность сообщения;

-  стабильная вещественная форма, обеспечивающая долговременную сохранность документа, возможность многократного (долговременного) использования и перемещения информации в пространстве и времени;

Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих, поэтому содержание понятия "документ" многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ служит, прежде всего, способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка - историческим источником, для ученого -  научным документом, а специалисты в области управления - средством  передачи управленческих решений.

Документ отображает информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. Однако, и термин "документ", также как и термин "информация", неоднозначен и прошёл свой путь развития. История документов и делопроизводства тесно связана с эволюцией материалов, на которых записывались документы, с развитием технологии их передачи, а также с изменением правил их создания и оформления.

1.2 Материальный носитель

Материальный носитель – документ, содержащий данные с записанной на нем информацией, предназначенный для  передачи. Носитель информации – это любой материальный объект, содержащий информацию, способный достаточно длительное время сохранять в своей структуре занесенную в него информацию – камень, дерево, бумага, металл, пластмассы, лента с намагниченным слоем, пластик со специальными свойствами и т.д.

Зачастую сам носитель помещается в защитную оболочку, повышающую ее сохранность и, соответственно, надежность сохранения. Например, бумажные листы - в обложку, микросистему памяти – в пластик, магнитную ленту - в корпус.

Носители информации применяются для:

·  записи;

·  хранения;

·  чтения;

·  передачи и распространения;

Классификация носителей информации:

  По основному назначению:

- общего (широкого) назначения, например, бумага;

- специализированные ( только для цифровой записи);

По количеству циклов записи:

-  для однократной записи;

-  для многократной записи;

  По долговечности:

-  для кратковременного хранения;

-  для долговременного хранения;

В общем случае границы между этими разновидностями носителей довольно расплывчаты и могут варьироваться в зависимости от ситуации и внешних условий.

Основными материалами информационных носителей являются:

-   бумага (перфолента, перфокарта, листы);

-   пластик (штрих-код, оптические диски);

-   магнитные материалы (магнитные ленты и диски);

-   полупроводники (различные типы ПП – памяти);

Так же ранее имели распространение: обожжённая глина, камень, кость, наскальные рисунки, древесина, пергамент, берёста, папирус, воск, ткань и др.

Для внесения изменений в структуру материала носителя используются различные виды воздействия:

-   механическое (резьба, сверление, шитье);

-   термическое (выжигание);

-   электрическое (электрические сигналы);

-   химическое (краска) и др.

Носитель, в совокупности с механизмом для записи называется устройством хранения информации. Эти устройства могут быть основаны на самых разных физических принципах записи.

Необходимость обмена информацией, сохранения письменных свидетельств о своей жизни существовала у человека всегда. За всю историю человечества было перепробовано множество носителей информации. Так как носитель обладает рядом параметров, эволюция носителя информации определялась тем, какие требования к нему предъявлялись.

Первым способом запечатления мысли явилось слово. Слово передавало общее представление человека об окружающем мире, его суть и эмоции. Однако слово как средство запечатления имеет существенные недостатки. Являясь средством передачи мысли, оно ограничено расстоянием и кратковременно. Уже в глубокой древности человек пытался преодолеть эти недостатки. Для передачи сообщений применялись так называемые материальные носители.

В качестве носителей, на которых вырезались, высекались и писались документы, использовались самые разные материалы. Берестяные грамоты, клинописные таблички, папирус, пергамент - вот далеко не полный перечень носителей, применявшихся когда-то для хранения документов.

Таким образом, материальные носители как документы на раннем этапе развития человечества выполняли те же функции, что и сейчас. В них отражались хозяйственные операции, велись статистические подсчеты, заключались договора, велась переписка, существовали сборники законов общества, уклад их жизни, отношение к частной собственности и рабовладению.

В данном случае можно говорить о том, что закономерности, лежащие в основе исторического возникновения и развития письменности и документов, должны изучаться всесторонне, исследования необходимо проводить в направлении накопления фактических материалов.

2. Древнейшие природные материальные носители информации

2.1 Эволюция типов носителей информации

Человечество за тысячелетия своего существования накопило огромное количество информации. Мозг человека не в состоянии хранить такой объем ее и без искажения передавать. Появление письменности - одной из первых информационных технологий - стимулировало поиски и изобретение специальных материалов для письма. Однако на первых порах человек использовал для этой цели наиболее доступные материалы, которые можно было без особых усилий найти в окружающей природной среде: пальмовые листья, раковины, древесная кора, черепаховые щитки, кости, камень, бамбук и т.д.

Носители информации непрерывно совершенствовались, появились: пергамент, папирус, береста, бумага, фотопленка, перфорационные носители, магнитные, оптические носители. Любой вид материального носителя информации имеет свои достоинства и недостатки. Способы документирования информации и формы передачи информации модернизируются, становятся всё более удобными в использовании.

Камни и стены пещер как носители информации

Первыми носителями информации были стены пещер в эпоху палеолита. Сначала люди рисовали на стенах пещер, камнях и скалах.  Самые древние наскальные изображения это были изображения  животных, охота и бытовые сцены. К числу самых древних изображений на стенах пещер эпохи палеолита относятся и оттиски рук человека, и беспорядочные переплетения волнистых линий, продавленных в сырой глине пальцами той же руки.

Изображения зверей  в пещерах были  живыми, яркими. Их создатели хорошо знали поведение животных, их повадки. Они замечали в их движениях такие чёрточки, которые ускользают от современного наблюдателя. Примечательно, что, изображая зверей, древние мастера использовали для моделировки их тел неровности скалы, впадины, выступы, имеющие сходство с очертаниями фигур. Изображение как бы ещё не отделилось от окружающего его пространства, не стало самостоятельным.

Следует полагать, что самые старые носители информации служили не только простым украшением, наскальные рисунки предназначались для передачи информации или совмещали эти функции.

Самые древние письмена дошли до нас в виде надписей, выбитых на скалах. Однако угольные, глиняные, меловые рисунки смывало дождём, и для увеличения надёжности хранения информации первобытные художники стали выбивать силуэты животных на скалах острым камнем. Но камень как носитель информации и зубило как инструмент для письма, в применении крайне неудобны. Хотя камень повысил сохранность информации, её скорость записи и передача оставляли желать лучшего. Поэтому люди стали писать на том материале, который легче найти или изготовить. Вместе с тем позднее на камне выбивались письмена религиозного содержания, государственные указы, тексты культового назначения.