СОДЕРЖАНИЕ

стр

Введение

 

     Актуальность  выбранной темы заключается в  том, что делопроизводство всегда занимало важное место в работе государственного аппарата. От организации делопроизводства во многом зависит оперативность работы отдельных учреждений и государственного аппарата в целом.

     Делопроизводство  имеет длительную историю. Документы  вначале возникали как свидетельства происходивших событий, а затем – как способ закрепления имущественных отношений между людьми. Рождение документов связано с возникновением письменности.

     Документы  с возникновения письменности стали  способом и формой записи, фиксации, иначе говоря, способом документирования фактов, событий, чтобы сохранить о них память и служить их доказательством или свидетельствовать о них.

     В учреждениях дореволюционной России делопроизводство носило бюрократический  характер, представляя собой, в руках  чиновничества, средство защиты интересов господствующего класса.

     История делопроизводства в СССР – важнейший  период в развитии делопроизводства. В советский период развитие делопроизводства на прямую связано с разрушением  устоев старого эксплуататорского  строя и формированием нового государственного аппарата.

     Целью данной работы является рассмотрение вопроса рационализации делопроизводства в 19 – начале 20 веков.

     Для достижения поставленной цели нам необходимо решить следующие задачи:

     1. охарактеризовать основные этапы делопроизводства в 19 веке,

     2. рассмотреть рационализацию делопроизводства в начале 20 века.

     Структура работы. Данная работа состоит из введения, содержательной части, заключения и  списка использованной литературы.

1. Делопроизводство в России в первой половине 19 века

 

     В первой половине XIX в. происходит дальнейший рост производительных сил в сельском хозяйстве и промышленности. В недрах феодально-крепостнической формации развивается капиталистический уклад. Крепостная мануфактура вытесняется капиталистической, создается рынок вольнонаемного труда, растет внутренняя и внешняя торговля.

     Разложение  барщинного хозяйства, начавшееся еще со второй половины XVIII в., привело к кризису феодально-крепостнического строя, который сопровождался обострением классовой борьбы. Стремясь защитить крепостнический строй, царское правительство в 1801—1811 гг. проводит реформы высшего и центрального аппарата государственного управления [1, c.67].

     Процесс создания высших государственных учреждений был своеобразным: наряду со старыми высшими учреждениями с начала XIX в. появляются новые, подчиненные непосредственно императору. В 1801 г. был создан Непременный совет, преобразованный в 1810 г. в Государственный совет — высшее законодательное учреждение.

     В сентябре 1802 г. был создан Комитет министров — высшее административное учреждение, осуществлявшее надзор за правительственным аппаратом.

     Постановку  делопроизводства в XIX в. характеризует еще большая (по сравнению с коллежским) его регламентация, устанавливаемая законом.

     В начале XIX в получили окончательное и единообразное устройство канцелярии — структурные части учреждений, где было сосредоточено «все письмоводство» [3, c.78].

     Для решения общих дел, относившихся ко всем департаментам, а также дел, подлежавших непосредственно разрешению министра, в каждом министерстве была создана канцелярия. Она делилась на отделения и столы, управлялась директором. Кроме того, в департаментах, имевших несколько отделений, «для общей связи письмоводства» создавалась при директоре «особенная канцелярия» Во главе ее стоял правитель, в штат канцелярии входили журналист, экзекутор, казначей и их помощники.

     Обязанности служащих определялись законами и инструкциями. Уже в начале века были широко распространены должностные инструкции, составленные по четко выработанной форме [2, c.90].

     Основным  законодательным актом — «Общим учреждением министерств» 1811 г.- устанавливался единообразный порядок «производства дел» во всех министерствах, их департаментах и отделениях. Весь процесс делопроизводства делился на следующие этапы:

     1)  порядок вступления дел;

     2) движение их, или собственно так  называемое «производство»;

     3) отправление дел,

     4) ревизия;

     5) отчеты [5, c.63].

     Таким образом, четко выделяются основные этапы работы с документами: организация приема документов, направление на исполнение и исполнение, регистрация документов и контроль за их исполнением, отправка документов.

     Все входящие в министерство документы  фиксировались в журнале. В каждом департаменте был аналогичный журнал учета, куда заносилась основная информация. Именно тогда в исходящих документах впервые появилась подпись лица, готовившего документ.

     Возникла  целая система контроля за исполнением  документов. Ежемесячно проводилась  ревизия дел в структурных  подразделениях, в специальных ведомостях велись записи о количестве исполненных и неисполненных документов. В конце года составлялась общая ведомость по министерству.

     Существовал архив документов, в котором хранились  копии всех исходящих документов ( отпуски ), подшитых к входящим документам. На все документы составлялись описи.

     "Общим  учреждением министерств" были  установлены единые принципы  ведения делопроизводства министерств  России - от создания документов  до их архивного хранения. Особое  внимание было уделено порядку взаимодействия министерств с другими учреждениями и императором в зависимости от сложившейся в то время иерархии:

• от императора министр получал указы и повеления, направлял ему доклады и представления;
• от Государственного совета министр получал высочайше утвержденные мнения, обратно направлял представления;
• от Сената министр получал сенатские указы, обратно направлял представления, рапорты, доношения;
• от Комитета министров министр получал выписки из журналов заседаний, а направлял записки и представления [6, c.29].

     По  срокам исполнения документы делились на три категории: «текущие», «чрезвычайные» и «не терпящие времени».

     Документы «текущих» сроков исполнялись по обычным правилам. К ним относились срочные ведомости, донесения, представления по личному составу. Решения по этим документам принимались в департаментах, исполнялись они в отделениях.

     Из  документов «текущих» сроков министру представлялась переписка с лицами, равными по положению, и документы  им выбранные — чаще всего о  награждениях, увольнении и т. п.

     Документы «чрезвычайных сроков» — это  документы, которые нельзя было исполнить на основе действовавших правил и разрешение вопросов, затронутых в них, требовало «особенных, чрезвычайных» мер.

     «Не терпящие времени» — это срочные  документы, чаще всего связанные с интересами казны.

     В итоге необходимо отметить, что в  первой половине 19 века между собой министерства общались с помощью отношений, сообщений, официальных писем. Подчиненным направлялись предписания, а те в ответ посылали рапорты, донесения, представления.

     Ход заседаний совещательных органов - Совета министра, Общего присутствия  департамента - фиксировался в специальных  журналах.

2. Основные этапы делопроизводства в России во второй половине 19 века

 

     Вторая  половина XIX в. характеризуется существенными сдвигами в развитии производительных сил России, ее экономики, социальных отношений, культуры. Крестьянская реформа 1861 г. явилась стимулом быстрого роста капиталистической промышленности, развития капитализма в сельском хозяйстве.

     В 60—70-х годах были проведены реформы в области управления. Они расширили права местных учреждений, ввели выборность некоторых органов хозяйственного управления (земские и городские учреждения) и суда. Были осуществлены также финансовая реформа (создание Государственного банка и контрольных палат), реформа цензуры и просвещения, военная реформа. Это были буржуазные преобразования, так как они учитывали, прежде всего, интересы буржуазии и создавали благоприятные условия для ее развития [9, c.103].

     Во второй половине XIX в. в системе управления и делопроизводстве произошли существенные изменения, что привело и к изменениям формы документов. Официальные документы составлялись на бланках с угловым расположением реквизитов. Во второй половине XIX в. обложки дел часто оформлялись типографским способом.

     Документы в XIX в. обязательно подписывались  и скреплялись. Подпись и скрепа включали наименование должности чиновника, его инициалы и фамилию.

     В "Общем учреждении министерств" впервые зафиксировано, что документ приобретает юридическую силу только при условии его правильного оформления: "Предписания Министров только тогда признаются действительными, когда они имеют установленную форму".

     На  протяжении XIX в. - начала XX в. создается  законодательная платформа делопроизводства. В этот период регулярно издавались сборники образцов документов - так называемые письмовники. До 1917 года их было выпущено более 100 [10, c.67].

     Революционным шагом в делопроизводстве было изобретение  пишущих машинок. Случилось это  в последней трети XIX в. Тексты документов стали более компактными, появилась возможность изготавливать одновременно несколько копий документа, что позволило значительно экономить время на документирование.

     Тогда же технические изобретения - телеграф и телефон - стали причиной появления новых видов документов: телеграмм и телефонограмм.

     В итоге хочется отметить, что в 19 веке (как в первой половине, так  и во второй) неоднократно делались попытки рационализировать делопроизводство. Правила применения пишущих машинок, гектографов для копирования документов были изложены в "Положении о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве", изданном в 1911 г.

3. Основные этапы делопроизводства в России в начале 20 века

 

     На  протяжении всего XIX и начала XX веков  осуществляется законодательная регламентация делопроизводства высших, центральных и местных учреждений. Благодаря принятой в то время системе кодификации законодательства в Сводах законов Российской империи достаточно легко получить подробные сведения о законодательной регламентации делопроизводства учреждений любого уровня. Своды законов начинают издаваться с 1832 года. Затем, пополняясь новыми узаконениями, переиздаются в 1842, 1857 и последующие годы. Первые два тома Сводов содержат узаконения, касающиеся верховной власти, деятельности высших, центральных и местных (губернских, уездных) учреждений, включая их делопроизводство [8, c.70].

     Особенностью  организации делопроизводства в  этот период являлась не только ее четкая законодательная регламентация, но и появление достаточно обширной делопроизводственной литературы, в том числе и работ теоретического характера.

     Машинописный текст приобрел более компактную форму, за счет чего сократился объем документов.

     Появление телеграфа вызвало к жизни  новый вид переписки – телеграммы, которые очень быстро сделались массовыми документами, а изобретение телефона привело к появлению телефонограмм – письменной записи переданного по телефону сообщения.