Приказы по личному составу

• освобождение работника, замещающего временно отсутствующего работника, от выполняемых им постоянно своих функций;
• возложение на работника дополнительно исполнения обязанностей по должности отсутствующего работника без освобождения от основных обязанностей.

Оформление замещения  с освобождением от своих обязанностей проводится так же, как обычный  временный перевод, то есть используется форма № Т-5. если же работник на время  замещения отсутствующего работника  не освобождается от своих обязанностей, унифицированная форма о переводе не может быть использована, и приказ разрабатывается службой кадров.

Так как такие случаи в  работе любой организации не единичны, можно разработать свою унифицированную  форму, введя ее приказом руководителя.

Составление приказа о  замещении необходимо даже в тех  случаях, если в должностных инструкциях  работников есть раздел «Взаимозаменяемость». Так как на работника будут  возложены дополнительные функции, его согласие обязательно и особо  должна быть оговорена оплата за замещение.

Приказ (распоряжение) о поощрении работника подготавливается по унифицированной форме № Т-11,  для группы работников – № Т-11а.

Если поощрение не предполагает денежного вознаграждения, из текста приказа по форме № Т-11 исключается  раздел «в сумме …». Однако, если виды поощрений предполагаются разные, на каждого работника издается отдельный  приказ по форме № Т-11 или в  форму № Т-11а вносятся изменения  – «вид поощрения» переносится в  виде дополнительного столбца. Изменения  в форму надо внести приказом руководителя.

Основанием для составления  таких приказов служит докладная  записка (представление) руководителя подразделения. В представлении  должно содержаться предложение  о поощрении и мотивы его вынесения. Так как решение о поощрении  принимает руководитель, на представлении  должна быть его резолюция, в которой  часто указывается и сам вид  поощрения. Проект приказа готовится  в кадровой службе, визируется ее руководителем, а если предлагается материальная форма  поощрения – обязательно должна присутствовать виза главного бухгалтера организации. Завизированный приказ подписывается руководителем организации. Работник знакомится с приказом, ставя свою роспись на первом экземпляре приказа. На основании приказа работник кадровой службы вносит соответствующие записи в личную карточку работника – форма № Т-2 (или № Т-2 ГС (МС)) и трудовую книжку. Запись в трудовой книжке о награждениях и поощрениях вносится не позднее недельного срока после издания приказа (распоряжения).

Приказ о дисциплинарном взыскании подготавливается на основе нескольких документов: докладная записка руководителя структурного подразделения, где работает сотрудник, и объяснительная записка самого сотрудника. Так как причины взысканий разнообразны и наложение взыскания требует особенно тщательного обоснования, эти приказы, как правило, не имеют унифицированной формы (за исключением случая увольнения) и составляется службой кадров в текстовой форме.

В констатирующей части приказа  о наложении дисциплинарного  взыскания (замечания или выговора), прежде всего, указывается проступок, затем время его совершения или  обнаружения проступка, так как  сроки наложения взыскания ограничены. В постановляющей части приказа  устанавливается вид взыскания: замечание или выговор, и основание, в котором перечисляются документы, послужившие основой для издания  приказа (докладная записка, акт, объяснительная записка). Проект приказа должен быть завизирован руководителем отдела, где работает работник, привлеченный к ответственности, и юристом, который  проверяет его на предмет соответствия законодательству. Взыскания объявляются работнику обязательно под расписку в течение трех рабочих дней со дня его издания. В случае отказа работника подписать указанный приказ (распоряжение) составляется акт. Если дисциплинарный проступок совершили несколько человек одновременно и мера наказания одинакова, можно составить общий приказ на всех.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику подготавливается на основе графика отпусков и заявления работника.

В организации может быть принят порядок, при котором сотрудники не пишут заявления на очередной  ежегодный отпуск, а отдел кадров готовит приказ на основании утвержденного  графика отпусков с уведомлением работника за две недели о начале отпуска. Заявления о предоставлении социальных, внеочередных отпусков и  отпусков по личным обстоятельствам  пишутся работником обязательно.

При оформлении приказа на отпуск конкретному работнику используется унифицированная форма № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска  работнику». В том случае, если в  отпуск оформляется сразу несколько  работников, составляется приказ по унифицированной  форме № Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам», что характерно для периода летних отпусков и особенно в учебных  заведениях.

Новая унифицированная форма  приказов, утвержденная 05.01.2004, отличается от ранее применяемой формы. В  ней виды отпусков разбиты на подпункты: а – основной и б – дополнительный, с указанием продолжительности  каждого вида отпуска.

Приказы об отпуске объявляются  работнику под расписку. На основании  приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке, лицевом счете и производится расчет заработной платы, причитающейся  за отпуск, по форме № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

Достаточно часто в  связи с производственной необходимостью работник отзывается из отпуска. В соответствии со ст. 125 Трудового кодекса отозвать работника из отпуска можно только с его согласия. Отзыв из отпуска  оформляется приказом. Так как  утвержденная унифицированная форма  такого приказа не предусмотрена, он составляется в обычной текстовой  форме с использованием информации из унифицированной формы приказа  об отпуске.

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку подготавливается на основе служебного задания. Служебное задание подписывается руководителем подразделения, в котором работает командируемый работник, и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом.

Если командируется один человек, приказ готовится по унифицированной  форме № Т-9, если одновременно направляются несколько работников, используется форма № Т-9а.

Помимо фамилии, имени  и отчества командируемого в приказе  указывается цель, время и место  командировки (берутся из задания) а  при необходимости – источники  оплаты сумм командировочных расходов и другие условия направления  в командировку.

После подписания приказа  о командировании выписывается командировочное  удостоверение по форме № Т-10.

Увольнение работника  отражается в цепочке документов и начинается чаще всего с заявления  или служебной записки. Однако основанием могут быть и другие документы. Например, решение о ликвидации юридического лица, приказ о проведении реорганизации (сокращение штатной численности), решение  аттестационной комиссии; акт с подтверждением дисциплинарного проступка; акт  о несчастном случае, объяснительная записка работника, протокол медицинского освидетельствования, приговор суда и  др.

На основании личного  заявления, служебной записки или  других документов составляется проект приказа.

Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора имеет унифицированную форму № Т-8 при увольнении одного работника и № Т-8а – нескольких работников.

Наибольшей точности требует  указание причины ухода с работы со ссылкой на статью Трудового кодекса. Для формулировки этого раздела  приказа можно воспользоваться  правилами ведения трудовых книжек или инструкцией по заполнению трудовых книжек, в которых установлена общая схема записей об увольнении. Так как запись об увольнении в трудовой книжке должна точно соответствовать тексту приказа, требования к формулировкам в приказе и трудовой книжке едины.

Следует учитывать, что запись о причинах прекращения трудового  договора вносится в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса  Российской Федерации или иного  федерального закона.

Все ссылки на статьи и пункты Трудового кодекса Российской Федерации  в приказе (а затем в трудовой книжке) приводятся без сокращений. Приказ после подписания регистрируется. Увольняемый работник знакомится с  приказом и ставит свою визу. 

Копия приказа помещается в личное дело.

На основании приказа  о прекращении действия трудового  договора делается запись в личной карточке, лицевом счете, трудовой книжке, производится расчет с работником.

Приказы по личному составу  обязательно регистрируются (отдельно от приказов по основной деятельности). В качестве регистрационной формы используют книгу (журнал) регистрации (при сравнительно небольшом количестве кадровых приказов, издаваемых в течение календарного года) или регистрационные карточки (при больших массивах приказов для удобства справочно-поисковой работы).

В регистрационной форме  указываются: дата и номер приказа, содержание, кем подписан приказ.

С учетом различий в сроках хранения приказов по личному составу рекомендуется  индексировать (нумеровать) их по следующему правилу. К порядковому номеру кадрового приказа добавляется буквенное обозначение, чтобы отличить его по номеру от приказа по основной деятельности. Целесообразно ввести разные буквенные обозначения для разных по содержанию кадровых приказов, например: N 28-к - приказ о движении кадров (прием, перевод, увольнение, изменения кадровой информации), N 12- км - о командировании, N 45-о - об отпуске, N 32-п - о поощрении.

Приказ вступает в силу с момента  его подписания, если в его тексте не указано другого срока.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

В ходе проведенного исследования, позволило сделать нам следующие выводы:

Приказы по личному составу  являются основными документами, определяющими  служебное положение работников, и служат основанием для внесения соответствующих записей в их учетные документы.

Приказами по личному составу оформляются  прием на работу или назначение на должность, перемещение по службе, освобождение от должности или увольнение, исключение из списков личного состава, оформление отпуска, объявление поощрений и  взысканий.

Госкомстат России разработал и  утвердил унифицированные формы  только для оформления основных кадровых операций – приема, переводов, увольнения, предоставления отпусков, направления  в командировку и применения мер  поощрения. Приказы (распоряжения) по иным вопросам кадровые службы должны разрабатываться  самостоятельно.

Приказы могут составлять каждый раз  индивидуально (т.е. для каждого работника, для каждого действия), по простой  форме, а могут оформляться  по разработанным и утвержденным в  организации унифицированным формам.

Проекты приказов по личному составу  составляются работниками отдела кадров предприятия на основании представлений  руководителей структурных подразделений, тщательного и всестороннего  изучения причин издания приказов, соответствия представляемых кандидатов и соблюдения требований законодательства о труде.

Различают простые (индивидуальные) и  сложные (сводные) приказы по личному  составу. В индивидуальных содержится информация только об одном сотруднике, в сводных - о нескольких сотрудниках  независимо от того, под какие управленческие действия они подпадают (прием, перевод, увольнение, изменение фамилии и  др.).

Фамилия, имя, отчество в  приказе по личному составу указываются  полностью, а наименование должности  должно соответствовать наименованию, данному в штатном расписании, без сокращения наименования подразделения  предприятия.

Таким образом, составление  и оформление кадровой документации – одна из наиболее важных сторон деятельности кадровой службы любой организации, а вопросы документирования трудовых отношений должны систематически контролироваться руководителем организации с  учетом требований законодательства по архивному делу и нормативных  документов по оформлению кадровой документации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованных источников и литературы

 

1. Верховцев А.В. Делопроизводство в кадровой службе / А.В.Верховцев. / ИНФРА – М.: 2003. – 224 с.
2. Красавин А.С. Приказы по кадрам в организации / А.С. Красавин // Секретарь-референт. - 2004. - № 3. - С. 34-42.
3. Пшенко А.В. Распорядительная документация по личному составу / А.В. Пшенко // Справочник кадровика. – 2007. - №2. – С. 83-87.
4. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., перераб. и доп. / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; под ред. И.К. В.А. Кудряева. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2005. – 456 с.
5. Труханович Л.В., Щур Д.Л. Справочник по кадровому делопроизводству. – 3-е изд. перераб. и доп. – М.: Издательство «Дело и Сервис», 2005. – 640 с.

6. Трудовой кодекс Российской Федерации (на 20.11.2006). – М.: Гросс-Медиа, 2007. – 192 с.