Правила оформления ОРД

   Возможно  оформление виз документа на отдельном  листе согласования.

   Допускается, по усмотрению организации, полистное  визирование документа и его  приложения.

  «Визы согласования документа» (визы) - реквизит, включающий в себя  личную подпись специалиста и  дату оценки документа. При  необходимости указывают должность  и расшифровку подписи визирующего.

При наличии у визирующего замечаний  или возражений по содержанию документа  виза включает в себя указание на это. Например:

или

     Визы  проставляют на последнем листе  подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письмо).

Допускается оформлять визы на оборотной стороне  последнего листа документа (распорядительный документ, единственный экземпляр письма, отправляемого по факсу) или на отдельном  листе согласования. На листе согласования указывают наименование, автора, дату и номер согласованного документа.

     Предварительная оценка содержания документа специалистами  необходима руководителю для принятия единственно верного управленческого  решения. Право руководителя - принять  во внимание мнение специалистов и  вернуть проект документа на доработку  или взять на себя ответственность  и подписать документ.

     Последовательность  сбора виз: исполнитель (автор текста), его руководитель, руководители структурных  подразделений, к деятельности которых  содержание документа имеет отношение, заместитель руководителя организации, в чьем подчинении находится структурное  подразделение исполнителя, другие заместители руководителя организации. Порядок визирования представлен  на рис. 1.

   3.25. Оттиск печати  заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

   Документы заверяют печатью организации.

   3.26. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

   Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

   3.27. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например: 

В.А. Жуков 

924 45 67 

   3.28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

   Отметка об исполнении документа и направлении  его в дело подписывается и  датируется исполнителем документа  или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

   3.29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

   Допускается отметку о поступлении документа  в организацию проставлять в  виде штампа.

   3.30. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.